Elektronik Veri Alışverişini (EDI) Anlamak İçin Eksiksiz Kılavuz

giriiş

E-Ticaret şirketleri ve lojistik hizmet sağlayıcıları için iş belgelerinin değiş tokuşu günlük bir gerçekliktir. Elektronik Veri Değişimi (EDI), işletmeler için araçsal bir iletişim teknolojisidir. EDI, 1040'ların sonlarından beri bir ölçüde var olmasına rağmen, mevcut avatarı, B2B iletişimini geliştirmek için en uygun olanıdır.

Tedarik zincirindeki her aşama bir satın alma siparişi, konşimento, nakliye etiketi , faturalar veya sipariş onayları gerektirir. Kâğıt telaşında ve yağan sözcüklerde değerli zamanı ve doğruluğu kaybetmek kolaydır. İşletmelerin üzerindeki yükü azaltmak için EDI en güvenilir kaynaktır. Bu çok yönlü teknoloji hakkında daha fazla bilgi edelim.

EDI: Yeni Nesil İş İletişiminin Habercisi

Daha çok EDI olarak bilinen Elektronik Veri Alışverişi, işletmelerin birbirleriyle dijital olarak iletişim kurmasına yardımcı olan bir teknolojidir. Güvenli bir ağ yolu üzerinden iki bilgisayar sistemi arasında iş belgelerinin değiş tokuşunu kolaylaştıran bir ortamdır.

Bugün EDI, iki veya daha fazla işletme arasında fatura ve konşimento gibi belgeleri işlemek için önde gelen iletişim kaynağı haline geldi. Ama bu her zaman böyle değildi. EDI'nin değerini tam olarak anlamak ve takdir etmek için kuruluş tarihine hızlıca bir göz atalım.

EDI'nin tarihi

EDI, ABD Ordusu Başçavuş Ed Guilbert'in buluşuydu. 1960'ların başında, Bay Guilbert, nakliye ve kargo hakkında bilgi alışverişi yapmak için bir elektronik mesajlaşma standardı geliştirdi. Bu, EDI'nin ortaya çıkışını işaret ediyordu.

Bir Amerikan-Hollanda buharlı gemisinin, teleyazıcılar üzerinden elektronik olarak el yazısı mesaj alışverişi yapan bir sistem olan teleks mesajlaşma yoluyla nakliye manifestoları göndermesinden sonra uluslararası üne kavuştu. İlk kez bir sevkıyat manifestosu, iletilmesinden sonraki iki dakika içinde gönderildi.

O zamandan beri EDI, takip eden yıllarda hızla takip eden birçok önemli olayla birlikte lojistik endüstrisinin popülerliğini ve güvenini kazandı. EDI formatlarını ulaşım sektörü için standart hale getiren TDCC'nin (Ulaştırma Veri Koordinasyon Komitesi) kurulması bunlardan biridir. Daha sonra Elektronik Veri Değişim Derneği olarak değiştirilmiştir.

Diğerleri, VAN'ın (Katma Değerli Ağ) geliştirilmesi ve İnternet üzerinden veri iletimine izin veren HTTP protokolünün formülasyonuydu. 1990'ların başından bu yana, EDI birçok Amerikan kuruluşunun güvenini kazanmıştır ve tarih, 1991'de yaklaşık 12000 şirketin halihazırda EDI'yi kapsamlı bir şekilde kullandığını göstermektedir.

EDI'ler Tarafından Desteklenen Belge Biçimi Türleri

EDI'lerin en önemli özelliklerinden biri, kağıt tabanlı etkileşime olan ihtiyacı ortadan kaldırması, hatta ticari alışverişler için e-posta kullanımını ortadan kaldırmasıdır. Ama bunu nasıl yapıyor?

EDI'ler, belgeleri internet üzerinden bir bilgisayar sistemine elektronik olarak iletilen standart biçimlerde destekler. Bu formatları, bilgisayarların anlayıp işleyebileceği bir kod şablonu olarak düşünebilirsiniz. EDI, belirli iş amaçlarına yönelik 1000'den fazla iş belgesi standardını destekler. Burada bir çift örnek var:

• ANSI X12 formatı, Kuzey Amerika'da 300.000 işletme tarafından kullanılmaktadır. Örneğin, gelişmiş sevkıyat bildirimi için EDI 856 ve satınalma siparişi sevkiyatları için EDI 250.
• EDIFACT, ulaşım ve ticaret için çok sayıda alt küme içeren, BM tarafından yönetilen evrensel bir EDI standardıdır. Örneğin, DELFOR (teslimat tahmini) ve INVOIC- faturaları.
• Sağlık sektörü için özel olarak tasarlanmış HIPAA formatı.
• ODETTE standardı, öncelikle Avrupa otomotiv endüstrisi için tasarlanmıştır ve OFTP ve OPTP2 EDI kodlarını kullanır.

Farklı EDI Sistemleri Türleri:

Birçok farklı EDI türü, EDI'nin temas noktaları ve elektronik sistemler aracılığıyla yapılandırılmış bilgi alışverişinde çok yönlülüğünün bir kanıtıdır. EDI iletişim kanallarının en yaygın kullanılan modlarından bazıları şunlardır:

1) Noktadan Noktaya EDI

Bu, iki ayrı işletme arasında doğrudan ve güvenli bir iletişim kanalıdır. Bu bağlantı, ilgili taraflardan herhangi biri tarafından çoğaltılamaz veya diğer işletmelerle paylaşılamaz. Bu EDI yaklaşımı, her iki şirketin de aynı EDI protokolünü benimsemesini gerektirir. Ayrıca, uygun EDI işlemleri için her iki tarafın da AS2 veya FTPS gibi aynı EDI paketini kullanmasını zorunlu kılar.

2) VAN veya Ağ Servis Sağlayıcı aracılığıyla EDI

Bu yöntemde bir işletme, internet bağlantısı olan bir katma değerli ağ (VAN) üzerinden diğer taraflarla EDI tabanlı iletişim başlatabilir. VAN ağ hizmeti sağlayıcısı, işletme sahibi için bir posta kutusu oluşturacaktır. Posta kutusu daha sonra işletmelerin belge göndermesi ve alması için bir depo haline gelir.

VAN liderliğindeki EDI, işletmelerin EDI biçimleriyle hızlı belge paylaşımı yapmasına olanak tanır ve noktadan noktaya EDI'den daha uygun maliyetlidir. Ayrıca, işletmelerin belgelerinin nerede olduğunu gerçek zamanlı olarak takip etmelerini sağlayan merkezi bir sistem görevi görür.

3) Web tabanlı veya Bulut Tabanlı EDI

Geleneksel EDI altyapısını elden geçiren web veya bulut tabanlı bir EDI, HTTP, FTPS veya AS2 protokollerini izleyerek B2B veri alışverişini kolaylaştırır. Aslında AS2, güvenli şifrelemesi ve satın alınabilirliği nedeniyle günümüzün dijital ortamında en yaygın kullanılan EDI sistemidir.

İşletmeler, belge alışverişi için bulut EDI yazılımını (piyasada bol miktarda bulunur) uygulayabilir. Bulut EDI sağlayıcısı genellikle şirketlerin XML ve düz dosyaları paylaşmasına izin veren bir EDI tercümanı sunar.

4) Üçüncü Taraf EDI

Bu yaklaşıma genellikle EDI dış kaynak kullanımı denir. Burada işletmeler, bir üçüncü taraf hizmet sağlayıcı ile entegre olur ve altyapıyı kurmadan ve kurulum maliyetlerine maruz kalmadan platformlarını kullanır.

Üçüncü taraf EDI çözümleri artık talep görüyor çünkü şirketler EDI'lerini ERP'ler ve WMS gibi mevcut yazılımlarla entegre etmeyi tercih ediyor.

EDI'nin e-Ticaret ve Lojistikteki Rolü

EDI'lerin e-ticaret ve lojistikte rol oynadığı ana alanların listesi aşağıdadır:

1) Satıcı Uyumunda Merkezi Teknoloji

Satıcı uyumluluğu, lojistikte EDI'nin yoğun olarak kullanıldığı popüler alanlardan biridir. Örneğin, satınalma siparişleri ve faturalar gibi EDI teknolojisinin desteklediği çok sayıda iş belgesini ele alalım. Aslında, Walmart, Target ve Costco gibi büyük perakende zincirleri, satıcılarının EDI ile iletişim kurmasını zorunlu kılar.

Walmart örneğini ele alalım. Hatta 4 EDI satıcı uyumluluk gereksinimi yayınlar. Walmart, ticaret ortaklarının 821 (talep) ve 820 (havale) gibi bir dizi 7 temel EDI belgesine sahip olmasını istiyor. Ayrıca satıcıların, Walmart'ın ticaret ortakları olmaya hak kazanmak için EDI bağlantılarını 6 hafta içinde başarıyla kanıtlamalarını istiyor.

2) Konşimento ve Diğer Sevkiyat Belgelerini İşleme

EDI'ler, bilgilerin otomatik, daha basit ve güvenli bir şekilde dağıtılması nedeniyle nakliye ve denizcilik endüstrisinde kalıcı bir statü sağlamıştır. EDI'ler genellikle konşimentoları, navlun elleçleme listelerini ve kargo beyannamelerini işlemek ve iletmek için kullanılır.

EDI'ler, liman yetkilileri ve nakliye hatları arasında kesintisiz bir iletişim kanalı oluşturmaya yardımcı olur. Yetkili makamlardan mola, konaklama veya bağlama izni almayı daha hızlı ve daha kolay hale getirir. Benzer şekilde, nakliye komisyoncuları, EDI'nin CUSDEC formatını kullanarak Basit İdari Belgelerini gümrük beyannamesi için sunabilirler.

3) Depo ve Envanter Yönetimini Kolaylaştırın

EDI, ticari işlemlerin sorunsuz geçişini sağlayabilen veri belirteçleri oluşturur. Depo ve envanter yönetimi için yararlı olduklarını kanıtlamış birkaç EDI belgesi vardır. Bunlar şunları içerir:

• 3PL'lerin tedarikçilere tarih, teslimat yöntemi ve ödeme durumu gibi ayrıntıların yanı sıra gönderi onayını hızlı bir şekilde göndermesine olanak tanıyan EDI 945 veya depo nakliye tavsiyesi.
• EDI 856 veya gelişmiş nakliye bildirimi, tedarikçilerin 3PL'leri bir parti kargo veya malın erken varışı hakkında bilgilendirmesini sağlar.
• EDI 862 veya nakliye programı, sipariş miktarındaki artış veya azalma gibi bir sevkiyatta yapılan herhangi bir değişiklik hakkında bilgi verir.

4) TMS ve ERP İletişimlerini Optimize Edin

Günümüzde birçok e-ticaret ve taşıyıcı şirket , EDI'yi TMS (Nakliye Yönetim Sistemi) ve ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımı ile entegre etmeye çalışmaktadır. Bunu yaparken, çevrimiçi işletmeler nakliye şirketleriyle ticari iletişimlerini ilerletebilirler.

Mesajların işletmeler arasında elektronik olarak taşınmasını sağlamak için 50'den fazla EDI standart dokümantasyon formatı vardır. Gemi içeriği ayrıntıları için EDI 109, motorlu taşıt teslim römork manifestoları için EDI 212 ve navlun faturaları için EDI 859 örneklerini alın.

Benzer şekilde, EDI ERP'lerle birleştirilirse, veri girişi hatalarını önemli ölçüde azaltabilir ve iş verilerini depolamak için merkezi bir veritabanı oluşturabilir. Ayrıca sipariş işleme süresini hızlandırır ve daha iyi müşteri hizmeti sunmaya yardımcı olur.

5) Lojistikte Sürdürülebilirliği Zorlar

EDI kullanmanın işletmelerin karbon ayak izlerini azaltmalarına ve iş uygulamalarında sürdürülebilirliği tanıtmalarına yardımcı olduğu çok iyi anlaşılabilir. Öncelikle kağıt kullanımını ortadan kaldırarak ağaçların korunmasına yardımcı olur.

Bundan daha fazlası, EDI sipariş hatası olasılığını azaltır. Bunu yaparken, yeniden sipariş ve iade olasılığını azaltır, böylece araçların nakliye süresinden, yakıt kullanımından ve karbon emisyonlarından tasarruf sağlar.

İşletmeler Tarafından EDI Teknolojisini Dahil Etmenin 5 Faydası

EDI'nin perakende sektörü ve lojistikteki rolünü artık anladığımıza göre, işletmeler için ne kadar faydalı olduğuna daha yakından bakalım:

1) Belgeleri 2x hızında işleyin

2019 tarihli bir B2B e-Ticaret Pazar Raporuna göre, EDI, elektronik olarak gerçekleştirilen tüm B2B satışlarının tahmini %78,4'ünü oluşturuyor. Bunun başlıca nedeni, EDI iletiminin yalnızca birkaç dakika içinde gerçekleştiği hızdı. Bu, şirketlerin iş süreçlerini hızlandırmasını ve iş döngüsü verimliliğini yaklaşık %61 oranında artırmasını sağlar.

2) Operasyonel Maliyetleri 1/20 oranında azaltın

EDI'nin temel özelliklerinden biri, kağıt bazlı işlemlerin kullanımını azaltmaktır. Bu da baskı, depolama, dosyalama, postalama ve geri alma maliyetleri dahil olmak üzere çeşitli değişkenlerdeki maliyetleri azaltır.

EDI'ler makine çevirisi olduğundan, manuel sipariş işleme maliyetini de düşürür. Genel olarak, işletmelerin bir işi yürütürken toplam maliyetlerinin yaklaşık %35'inden tasarruf etmelerini sağlar.

3) Hata yüzdesini %30 düşürerek sipariş doğruluğunu garantileyin

EDI'lerle ilgili neredeyse hiç teknik hata yoktur. EDI formatları katı protokoller ve bağlılık normları ile bağlı olduğundan, daha az hata olasılığı vardır. Aslında endüstri araştırması, EDI'nin işletmelerin hatalarını ve tutarsızlıklarını %30 oranında azaltmasına yardımcı olduğunu gösteriyor.

Bu, çevrimiçi işletmelerin Home Depot ve Walmart gibi büyük perakendecilerle ticaret sözleşmelerini güvence altına almasına yardımcı olur. Halihazırda 160.000 şirket manuel sipariş işlemeden EDI işlemlerine geçti.

4) İş verimliliğini 2 kat artırın

EDI'lerin işletmelere dahil edilmesi, siparişten tahsilata ve satın alma döngülerinin iyileştirilmesine yardımcı olmuştur. Ayrıca tedarik zinciri operasyonlarında, yerine getirmede ve teslimat sürelerinde görünürlüğü artırmaya yardımcı olur.

Ayrıca EDI, şirketlerin ticaret ortaklarının SLA sözleşmelerini karşılamasını sağlayarak iş verimliliğini artırmaya yardımcı olur. Bu hatlar boyunca, EDI'ler işletmelerin hizmet ters ibrazlarını ve uygunsuzluk cezalarını ortadan kaldırmasına yardımcı olur.

5) İşlem güvenliğini %90 oranında güçlendirin

EDI işlemleri, çoğunlukla VAN'lar ve web/bulut tabanlı çözümler olmak üzere güvenli ve korumalı ağlar üzerinden gerçekleştirilir. Bu çözümler, işletmelerin işlem ayrıntıları hakkında bilgi sahibi olmaları için eksiksiz bir denetim izi oluşturur.

Hepsi olmasa da çoğu, veri bütünlüğünü ve güvenliğini sağlamak için şifrelenmiş kodlar kullanır. Bunun dışında EDI hizmet sağlayıcıları yetkisiz personele karşı önleyici tedbirler de almaktadır. Bu önlemler, yetki doğrulama, dijital imza ve siber güvenlik adımlarını içerir.

EDI'nin Geleceği Neye benziyor?

Son birkaç yılda, EDI teknolojisinin en iyi yıllarını geride bıraktığına dair bazı spekülasyonlar var. Ama gerçek bundan çok uzak. Geçerli piyasa istatistiklerine göre, EDI'nin 2029 yılına kadar 4,04 milyar USD'ye ulaşacağı tahmin ediliyor ve tahmin döneminde %11,6'lık bir YBBO gösteriliyor. Tedarik zinciri işletmelerinin %59-%80'inin EDI'yi benimsediği tahmin edilmektedir.

EDI teknolojisinin ayırt edici özelliklerinden biri, değişen BT altyapısına ve iş ihtiyaçlarına uyarlanabilirliği olmuştur. EDI'yi API (Uygulama Programlama Arayüzü) ile entegre etme çalışmaları devam etmektedir. Bu, API'lerin standartlaştırılmış belgeleri birden çok iş ortağı arasında dağıtmasına ve EDI teknolojisinin daha fazla şirkete ulaşmasına olanak tanır.

Ayrıca, B2B işletmelerinin e-ticarete girerken değişen beklentileri EDI ile yönetilebilir. EDI'ler, otomasyonun güçlerine dayanan "sürtünmesiz" ticaret sunmak üzere ölçeklendirilir.

Ayrıca, güvenlik ekosistemleri ve EDI ile belge iletiminin rahatlığı göz önüne alındığında, B2G (işletmeden devlete) e-satınalmada önemli bir oyuncu haline geldi.

Aslında, Avrupa Birliği tam da bu amaç için Peppol (Pan European Public Procurement Online) standardını oluşturmuştur. Bu, EDI'nin geleceğinin B2B dünyasının ötesine genişlediğini gösteriyor.

Çözüm

EDI, kritik iş bilgilerinin sorunsuz bir şekilde aktarılmasına izin veren kayda değer bir işletmeler arası iletişim teknolojisidir. Dünya Savaşı'ndan sonraki ilk yıllardan beri ticaret ve lojistikte geniş bir kullanım geçmişine sahiptir.

EDI, posta iş iletişiminde maliyeti, hataları ve yavaş hızı azaltan güvenilir, güvenli ve otomatik bir çözüm olduğunu kanıtlamıştır. EDI'nin geleceği, API gibi daha yeni teknolojilerle harmanlanarak faydasını artırmayı amaçlıyor. İşletmeler, hibrit bir çözüm oluşturmak için her ikisinin de işlevlerini entegre ederek verimliliği bir sonraki seviyeye taşıyabilir.

SSS

1) EDI uyumluluğu nedir?

EDI uyumluluğu, bir işletmenin, ortaklarının gereksinimlerine dayalı olarak ticari ortaklarıyla EDI işlemlerini güvenli ve doğru bir şekilde değiş tokuş edebileceğini belirlediği bir süreçtir.

2) Bazı iyi EDI yazılımları nelerdir?

Piyasadaki bazı iyi EDI yazılımları arasında IBM (büyük perakendeciler ve e-Ticaret şirketleri için), Cleo (birden çok yazılımla entegrasyon için), Truecommerce (sorunsuz envanter yönetimi ve stoksuz satış için) ve SPS Commerce (müşteri hizmetleri ve operasyon yönetimi için) yer alır.