EDI Shipping: E-Ticaret İşletmeleri için Kapsamlı Bir Kılavuz

EDI nakliye çözümleri onlarca yıldır ortalıkta dolaşıyor, ancak bunların sağladığı faydalar genellikle e-ticaretteki işletme sahipleri tarafından bilinmiyor.

Sayısız e-ticaret kuruluşu EDI gönderimini kullanıyor. Gönderim stratejinizi nasıl geliştirebileceğini anlamak için zaman ayırmamak, paha biçilmez bir rekabet avantajını kaçırmak anlamına gelir.

EDI nakliye ve lojistik süreçlerine ilişkin bu hızlandırılmış kursta, yaygın olarak kullanılan bu iş akışları ve teknolojileri derinlemesine inceleyeceğiz, böylece e-ticaret nakliye operasyonlarınızda bunlardan yararlanabilirsiniz.

EDI nakliyesi nedir?

EDI gönderimi ve EDI'nin yerine getirilmesi, iş ortakları arasında hızlı, verimli ve hatasız veri aktarımına olanak tanır.

EDI (elektronik veri değişimi), iş belgelerinin standart bir elektronik formatta değişimi için tasarlanmış teknolojik bir sistemi ifade eder.

EDI'nin nakliye ve lojistik sektöründe yönetebileceği ve paylaşabileceği belgelerden sadece birkaçı:

• Faturalar ve önceden gemi bildirimleri
• Ödeme belgeleri
• Nakliye belgeleri
• Envanter belgeleri
• Gümrük belgeleri
• Nakliye ayrıntıları
• Depo ayrıntıları
• Konşimentolar
• Satın alma siparişleri

Bir kuruluş bir sipariş gönderdiğinde veya talepte bulunduğunda, EDI teknolojisi anında gerekli belgeleri oluşturur ve alıcının sistemine yükler.

E-ticaret gönderiminde EDI'yi anlama

EDI gönderiminin etkinliği, tüm kullanıcıların benimsediği standartlaştırılmış elektronik formatlardan kaynaklanmaktadır.

Tüm satıcılar, nakliyeciler, perakendeciler ve lojistik sağlayıcılar aynı operasyonel sistemi kullandığında, bilgi bir kuruluşun sisteminden diğerinin veritabanına sorunsuz bir şekilde aktarılır.

EDI iş akışı üç basit adıma ayrılabilir:

1. Veri hazırlama: İşletmeler, elektronik belgeleri (örneğin, satın alma siparişleri, faturalar) alışverişe hazırlamak için standart bir format kullanır.
2. Gönderme: Daha sonra belgeler EDI çözümünüzden alıcıya güvenli bir elektronik kanal üzerinden gönderilir. Bu süreç otomatik olarak gerçekleşir ve sıfır insan girdisi gerektirir.
3. Onay ve entegrasyon: Mesajlar doğrulanır ve alındığını onaylamak için onaylar gönderilir. Hatalar incelenmek üzere otomatik olarak işaretlenir. Veriler daha sonra otomatik olarak alıcının arka uç sistemlerine entegre edilir.

Bu iş akışının manuel olarak gerçekleştirilmesi muhtemelen saatler sürecek ve birden fazla personelin katılımını gerektirecektir.

EDI gönderim teknolojisiyle fatura gönderme ve almayı hızlandırabilir, e-ticaret tedarik zincirindeki anlaşmazlıkları ortadan kaldırabilir ve sipariş tamamlama süreçlerini hızlandırabilirsiniz.

Önemli EDI belgeleri

EDI nakliye ve sevkıyat çözümleri bir dizi standartlaştırılmış EDI belgesine dayanır.

Her biri belirli bir işlevi yerine getiren düzinelerce belge vardır. Karşılaşacağınız en yaygın EDI belgelerinden bazıları şunlardır:

1. Satınalma Siparişi (EDI 850): Satınalma siparişi, alıcı tarafından belirli sayıda ve türde malı kararlaştırılan fiyattan sipariş etmek için gönderilen temel bir EDI belgesidir.
2. Satın Alma Siparişi Onayı (EDI 855) : Bir satıcı, alıcının satın alma siparişini aldığını ve işlediğini onaylamak için bir EDI 855 gönderir.
3. Gelişmiş Gönderi Bildirimi (EDI 856): Satıcı, alıcının kargo gönderilmeden önce tüm ayrıntıları onaylamasına olanak sağlamak için gelişmiş bir gönderim bildirimi veya ASN gönderir.
4. Fatura (EDI 810): Satıcı, EDI 855'e ek olarak alıcıya bir fatura da gönderecektir. EDI 810, vadesi gelen ücretlerin ana hatlarını çizer ve "alındığında ödenmesi gereken ödeme" gibi geri ödeme koşullarını içerir.
5. Konşimento (EDI 211): EDI 211, kağıt Motorlu Taşıyıcı Konşimentoya eşdeğerdir. Gönderici bunu taşıyıcıya gönderir ve teslimatın açıklamasını sağlar.
6. İşlevsel Onay (EDI 997): Alacaklı veya gönderici, her işlem talebine yanıt olarak işlevsel bir bildirim gönderir.
7. Ödeme Emri/Havale Tavsiyesi (EDI 820): Ödeme yapanlar, satıcılara bekleyen ödemeler hakkında bilgi sağlamak için EDI 820'yi kullanır.

İhtiyacınız olan EDI belgeleri, tedarik zincirindeki konumunuza, birlikte çalıştığınız ticari ortaklara ve faaliyet gösterdiğiniz sektöre bağlıdır.

Nakliye ve lojistikte EDI'nin 6 faydası

EDI taşıma ve gönderim süreçlerini e-ticaret stratejinize entegre etmek, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok sayıda avantaj sağlayabilir:

1. Verimlilik

Verimlilik, EDI nakliye çözümlerinin en büyük faydasıdır.

Kağıt belgelerin değişimi önemli miktarda manuel giriş gerektirir. Ekip üyeleriniz kağıt belgeleri fakslamak veya taramak ve e-postayla göndermek zorunda kalarak değerli zamanınızı boşa harcarlar.

Öte yandan EDI, tedarik zincirinizde veri girişini otomatikleştirmenize ve verimliliği optimize etmenize olanak tanır.

EDI çözümleri, sipariş verilerinizi güvenli ve merkezi bir konumda birleştirirken belgeleri neredeyse anında gönderip alır.

2. Maliyet tasarrufu

EDI gönderimi bütçeniz için de faydalıdır.

Manuel sipariş verme ve faturalandırma stratejileri sıkıcı ve yoğun emek gerektirir, ekibinizin dikkatini daha dinamik görevlerden uzaklaştırır ve iş gücü israfına yol açar.

EDI tabanlı süreçleri uyguladığınızda, fatura ve satınalma siparişi işlemeyle ilgili işçilik maliyetlerini büyük ölçüde azaltabilirsiniz.

Artık yüzlerce fiziksel belgeyi işlemek, yönetmek, saklamak ve düzenlemek zorunda kalmayacağınız için belge yönetimi giderlerinizi de azaltabilirsiniz.

3. Azaltılmış hatalar

EDI gönderi çözümleri, manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır, iş akışlarınızı dönüştürür ve veri girişi hataları riskini azaltır. EDI sizin ve ortaklarınızın doğru ve zamanında gönderiler almasını sağlamaya yardımcı olur.

Ayrıca hataların en aza indirilmesi, son tüketicilerinizin daha iyi bir deneyim yaşamasını kolaylaştırır. Stok yokluğunu, envanter eksikliğini veya yanlış seçilmiş gönderileri önleyebilirsiniz.

Sipariş doğruluğu önemlidir çünkü marka imajınızı geliştirir ve büyüme hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur.

4. Geliştirilmiş envanter yönetimi

Faturaları, satın alma siparişlerini ve diğer belgeleri manuel olarak yönetirken, sürekli olarak günlerce, hatta haftalarca eski olan bilgilerle çalışırsınız.

Yanlış veya güncel olmayan veriler gecikmelere, yanlış yönetilen envantere ve stokların tükenmesine neden olur; bunların hepsi işletmeniz için kötü haberlerdir.

EDI gönderi çözümleri ile gerçek zamanlı envanter ve sipariş verilerine erişebilirsiniz. Bu bilgiler yeterli ürün tedarikini korumanıza, fazla stoklamayı önlemenize ve nakit akışınızı güçlendirmenize yardımcı olacaktır.

Kuruluşunuzun tamamında görünürlüğü en üst düzeye çıkarmak için EDI sisteminizin diğer yazılım çözümlerinizle entegre olduğundan emin olun.

Uygulamalarınız tamamen entegre olduğunda tüm nakliye, sipariş ve lojistik operasyonlarınız için birleşik bir iletişim merkezi oluşturabilirsiniz. Sonuç, çok daha verimli ve çevik bir iştir.

5. Azaltılmış atık

Son yıllarda lojistik sektörü karbon ayak izini azaltmak ve daha az atık üretmek için yoğun bir çaba sarf ediyor.

EDI nakliye ve lojistik teknolojisi, atık üretiminin azaltılmasında hayati bir rol oynamaktadır. Dijitale geçtiğinizde, artık fiziksel belgeler oluşturmak, dağıtmak ve depolamak zorunda kalmayacağınız için kağıt tüketiminizi büyük ölçüde azaltabilirsiniz.

Dijital yaklaşımı benimseyerek, artık aşağıdaki görevleri gerçekleştirmek için kaynak harcamanıza gerek kalmadığından, yardımcı maliyet tasarruflarından da yararlanabilirsiniz:

• Kağıt satın almak
• Fiziksel belgeleri yönetme
• Faturaların ve diğer kağıt belgelerin geri dönüşümü
• Faturaları, makbuzları ve satın alma siparişlerini postayla göndermek

Kuruluşunuz çevre dostu olmaya kararlıysa, EDI sevkıyatı girişiminize değerli bir katkı olacaktır.

6. Geliştirilmiş ortak ilişkileri

Ortaklarınızla olumlu ilişkiler geliştirmek istiyorsanız şirketinizle etkileşimlerinizi mümkün olduğunca sorunsuz hale getirmeye çalışın. EDI çözümleri tam da bunu yapmanıza yardımcı olur.

EDI ile mesajları anında iletebilir, iş verimliliğinizi artırabilir ve iş ortaklarınıza daha etkili hizmet verebilirsiniz.

Ayrıca işletmenize hızla bilgi aktarabilir, sipariş verebilir, satın alma işlemi gerçekleştirebilir ve gelişmek için ihtiyaç duydukları kaynakları elde edebilirler.

Siz ve tedarikçi ortaklarınız EDI kullandığınızda herkes kazanır.

EDI taşımacılığının zorlukları ve karmaşıklıkları

EDI gönderimi kullanışlıdır ve yaygın olarak kullanılır, ancak bu onun kusursuz bir çözüm olduğu anlamına gelmez.

Gönderiminizi ve diğer lojistik iş akışlarınızı yönetmenin en pragmatik yolu olmasına rağmen EDI, aşağıdakiler de dahil olmak üzere kendi payına düşen eksiklikleri sunmaktadır:

Maliyetler ve karmaşıklık

EDI nakliyesinin en büyük dezavantajı ilgili maliyetler ve karmaşıklıklardır.

Sisteminizi kurmak ve bakımını yapmak için bir yazılım lisansı satın almanız, EDI teknolojisini uygulamanız ve bunu diğer çözümlerinizle entegre etmeniz gerekir. Bu süreç birkaç ay sürebilir ve BT ekibiniz üzerinde önemli yüklere neden olabilir.

Daha az güçlü bir BT departmanına sahip daha küçük bir işletme işletiyorsanız entegrasyonunuzu kolaylaştırmak için dış kaynakları getirmeniz gerekebilir. Bunu yapmak, EDI'yi uygulama maliyetlerini artıracaktır.

Sisteminiz çalışır durumdayken bile, tasarlandığı gibi çalışmaya devam etmesi için sürekli olarak kaynak ayırmanız gerekecektir. Devam eden bu bakım maliyetleri güçlü bir getiri sağlayacaktır ancak EDI'ye geçmeden önce bunların farkında olmalısınız.

Uyumluluk

EDI belgeleri "standartlaştırılmış" olarak kabul edilse de, yine de çapraz uyumluluk sorunlarıyla karşılaşabilirsiniz. Her işletme farklı alanlara ihtiyaç duyabilir ve aynı belge formatlarında farklı verileri kabul edebilir, bu da entegrasyon engellerine yol açabilir.

Bu farklılıklar genellikle kuruluşların her bir ortakla ayrı entegrasyonlar kurmasını ve sürdürmesini gerektirir. Ek olarak, her bir ortak güvenli iletişim için farklı bir yönteme ihtiyaç duyabilir ve bu da inşa edilmesi ve bakımının yapılması gereken ek altyapıyı gerektirebilir.

Ayrıca EDI dokümanları sürekli olarak güncellenmektedir. Siz ve eşiniz aynı platformdaki belgeleri kullanıyor olsanız bile her dosyanın aynı sürümüne sahip olmayabilirsiniz. En yeni belge sürümünü kullanıyorsanız ve onlar da geçen yılın sürümünü kullanıyorsa uyumluluk sorunları ortaya çıkabilir.

Veri gizliliği

Yaygın siber saldırıların ortasında, işletmeler veri güvenliği konusunda haklı olarak endişeleniyor.

EDI nakliye ve lojistiğine katılmak için ağınız ile satıcı ortaklarınızın ağları arasında bir bağlantı oluşturmanız gerekir. Düzgün yönetilmediği takdirde bu ağ bağlantıları BT altyapınızı saldırılara karşı savunmasız bırakabilir.

Bunu akılda tutarak, BT altyapınızı ve ağınızı korumak için net protokoller uygulamak çok önemlidir. En yeni siber güvenlik en iyi uygulamalarına bağlı kalın ve güvenlik duvarları ve anti-virüs çözümleri gibi modern koruyucu yazılımları sürdürün.

Ayrıca, ticaret ortaklarınızı titizlikle incelemelisiniz. Bir ticaret ortağıyla EDI nakliyesine başlamadan önce, siber güvenliği ciddiye aldıklarını doğrulamak önemlidir.

Güvenli ve emniyetli EDI işlemleri nasıl sağlanır?

Kuruluşunuzu aşırı siber güvenlik risklerine maruz bırakmadan EDI gönderi işlemlerinin avantajlarından yararlanmak istiyorsanız aşağıdaki kutuları işaretlediğinizden emin olun:

Güvenli bir EDI protokolü seçin

Uygun bir EDI protokolü, işletmeniz ve ticari ortaklarınız arasında hızlı, verimli ve güvenli veri paylaşımının temelini oluşturur. Pek çok farklı protokol mevcut olmasına rağmen en yaygın ve güvenli olanlardan üçü şunlardır:

• HTTP/HTTPS: Köprü Metni Aktarım Protokolü ve Güvenli Köprü Metni Aktarım Protokolü uzantısı, TLS veya SSL dahil olmak üzere çeşitli çözümler kullanılarak şifrelenebildikleri için EDI için en yaygın kullanılan güvenlik protokollerinden ikisidir. Bununla birlikte, aşağıda özetlenen diğer güvenlik protokolleri kadar güvenilir veya sağlam değillerdir.
• AS2 (Uygulanabilirlik Bildirimi 2): AS2, HTTP veya HTTPS protokolleri üzerinden çalışır ancak daha fazla güvenilirlik ve güvenlik sunar. Aktarım sırasında verilerinizi korumak için şifreleme ve dijital sertifikalar kullanır.
• FTP/FTPS: Dosya Aktarım Protokolü, basitlik pahasına HTTP ve HTTPS'den daha iyi güvenilirlik sunar. Dosya Aktarım Protokolü Güvenli ve Güvenli Dosya Aktarım Protokolü (SFTP), farklı güçlü yönleri ve ideal kullanım durumları olan güvenli sürümlerdir.

Seçtiğiniz protokol, EDI gönderim bağlantılarınızın güvenliğini derinden etkiler. Bu nedenle, bir protokole karar vermeden önce her seçeneği dikkatlice değerlendirmelisiniz.

Politikaları netleştirin ve oluşturun

Yeni teknolojileri ve iş süreçlerini uygularken bunları yönetecek politikalar oluşturmalısınız.

Aynı kural EDI gönderimi için de geçerlidir. Beklentileri anlamaları için personelinize EDI için net, takip edilmesi kolay prosedürler sağlayın.

Politikanız, her ticari ortağın hangi EDI işlemlerini gerektirdiğini özetlemelidir. Kimin hangi belgelere ihtiyaç duyduğu konusunda net rehberlik sağlayarak bilgi paylaşımı stratejinizi optimize edebilir ve EDI teknolojinizin yatırım getirisini artırabilirsiniz.

Erişim kontrolü altyapısını uygulayın

Önde gelen EDI teknolojileri, verilerinizi kimlerin görüntüleyebileceğini veya değiştirebileceğini kısıtlamanıza olanak tanıyan yerleşik erişim kontrolü altyapısını içerir.

Her kullanıcının kuruluş içindeki rolüne ve izinlerine göre EDI sisteminize erişimi sınırlamak için bu çözümleri kullanın.

Daha fazla güvenlik ve kontrol için iki faktörlü veya çok faktörlü kimlik doğrulamayı zorunlu kılmayı düşünün.

Bunlar, kullanıcıların ağınıza erişebilmeleri için birden fazla doğrulama katmanından geçmesini gerektirir. Örneğin, bir şifre girmeleri ve kimlik kartlarını taramaları gerekebilir.

Şüpheli ve yetkisiz faaliyetlere karşı dikkatli olun

Olağandışı etkinlikleri veya şüpheli siparişleri erkenden tespit etmek için EDI teknolojinizde düzenli denetimler gerçekleştirin.

Denetim sırasında ekibiniz, olağandışı büyük satın almalar veya tanınmayan işlemler gibi beklenen trendlerden sapan faaliyetleri aramalıdır.

EDI süreçlerinizin güvenliğini sağlamak proaktif bir yaklaşım gerektirir. Bu nedenle düzenli güvenlik testleri yapmanız gerekecektir.

Bu testlerin bir parçası olarak BT ekibiniz, dijital altyapınızdaki güvenlik açıklarını tespit etmeye ve kötü aktörler ağınıza erişmeden önce bunları gidermeye çalışmalıdır.

Nakliye ve lojistikte EDI'nin geleceği

EDI teknolojisi onlarca yıldır nakliye ve lojistik alanının temelini oluşturuyor.

Taşımacılık ve depo yönetimi sistemleri gibi diğer lojistik teknolojilerinde önemli ilerlemeler olmasına rağmen, nakliye çözümlerinde EDI özel olarak oluşturulmuş, hantal ve uygulanması yavaş olmaya devam etti.

Rekabetçi kalabilmek için e-ticaret işletmelerinin, yeni müşteriler ve tedarikçilerle haftalar veya aylar yerine günler içinde pazara çıkmalarını sağlayacak daha modern bir EDI yaklaşımına sahip bir nakliye ve lojistik ortağı sağlayarak tedarik zinciri çevikliğini korumaya odaklanmaları gerekir.

Modern bir yaklaşım, EDI'nin karmaşıklığını azaltarak şirketlerin JSON kullanan API'ler de dahil olmak üzere daha modern geliştirme teknolojilerini kullanarak arka uç sistemlerini entegre etmelerine olanak tanır.

Her iş ortağı için özel entegrasyonlar oluşturma ve verileri gereken EDI formatına uygun şekilde dönüştürme ihtiyacını ortadan kaldırır.

E-ticaret çözümleri yeni nakliye ve lojistik çözümlerini değerlendirirken, EDI yetenekleri, ihtiyaç duyulan kaynaklar ve yeni ticaret ortaklarıyla hayata geçmenin ne kadar süreceği hakkında önceden bilgi almalıdır.

Orderful, e-ticaret işletmelerine lojistik iş akışlarını optimize etmek için EDI çözümleri sunar.

ShipBob'un EDI yerine getirme teknolojisi ile birleştirildiğinde, çevrimiçi işletmeler, kusursuz bir sipariş tamamlama ve gönderim operasyonu oluşturmak için mağazalarını farklı perakendeciler ve pazar yerleri ile entegre ederek çok kanallı perakende stratejilerini güçlendirebilirler.

“Satış stratejimizi, pazarlamamızı ve paketlememizi her perakendecinin gereksinimlerine göre uyarlamayı öğrenmek zor oldu, ancak ShipBob'un gerçekten işe yaradığı yer burası. ShipBob, düzinelerce popüler perakendeciyle EDI uyumludur ve API entegrasyonları, siparişleri her perakendecinin uyumluluk kurallarına göre yerine getirmelerini mümkün kılar."

Aaron Patterson, The Adventure Challenge COO'su

EDI gönderi SSS'leri

Aşağıda EDI gönderimiyle ilgili en sık sorulan soruların yanıtları bulunmaktadır.

Nakliye ve lojistikte EDI'yi kullanmaktan ne tür işletmeler yararlanabilir?

Herhangi bir perakendeci, taşıyıcı veya lojistik kuruluşu, EDI gönderi süreçlerinden ve teknolojilerinden yararlanabilir.

Gönderimdeki EDI'nin kağıt faturadan farkı nedir?

EDI, kağıt bazlı faturaların ve satın alma siparişlerinin yerine geçer. Göndericiler, taşıyıcılar ve perakendeciler, fiziksel belgeleri yönetmek yerine tüm işlemleri dijital olarak gerçekleştirebilir.

EDI ve EDIFACT arasındaki fark nedir?

EDI ve EDIFACT yetenekler ve işlevler açısından oldukça benzerdir. Ancak EDIFACT esas olarak Asya ve Avrupa'da kullanılmaktadır. Tersine, EDI öncelikle Amerika Birleşik Devletleri ve diğer Kuzey Amerika ülkelerinde kullanılmaktadır.

EDI nakliyesi her büyüklükteki işletme için uygun mudur?

Çoğunlukla evet. Küçük ve orta ölçekli şirketler de dahil olmak üzere çoğu işletme, EDI gönderimini uygulayabilir. Bununla birlikte, eski bir teknoloji yığınına sahip olan ve bütçelerinde yükseltmeye yer olmayan küçük şirketler gibi istisnalar da vardır.

Bir nakliye veya lojistik operasyonunda bir EDI sisteminin uygulanması genellikle ne kadar sürer?

Bir EDI sisteminin uygulanması, kuruluşunuzun büyüklüğü ve sahip olduğunuz BT kaynakları gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak 30-60 gün veya daha fazla sürebilir. Teknoloji uyumluluğu sorunları veya başka zorluklarla karşılaşırsanız uygulama daha uzun sürebilir.