Tanımadığınız Birine E-posta Yazmak İçin 8 Etkili İpucu

Bunu okuyorsanız, muhtemelen tanımadığınız birine bir e-posta yazmayı planlıyorsunuzdur.

Kabul edelim - çoğu insan satış ve pazarlama e-postaları almaktan nefret eder.

Ve e-posta pazarlaması hala bir işi büyütmenin harika bir yolu olsa da, bunu doğru şekilde yapmalısınız.

Bir arkadaşınıza e-posta göndermek kolaydır, ancak hiç tanışmadığınız birine e-posta göndermek biraz zor ve stresli olabilir.

Sonuçta kişiyi tanımıyorsun, tercihlerini bilmiyorsun.

Ve tanıtımınızı telefon görüşmesi veya yüz yüze görüşme yoluyla yapmanın daha iyi olup olmayacağından emin değilsiniz.

E-postaları yazmak zor olsa da, bunu kolaylaştıracak bir formül var.

Bugünün makalesinde, daha rahatsız olmanıza ve yanıtlarınızı artırmanıza yardımcı olmak için tanımadığınız birine nasıl e-posta yazacağınıza dair 8 pratik ipucunu inceleyeceğiz.

Öyleyse, içine dalalım.

1. Araştırmanızı yapın

Yani birine e-posta göndermek istiyorsunuz ve onlar hakkında hiçbir şey bilmiyorsunuz.

Kişinin adını ve hangi şirkette çalıştığını biliyorsanız, başlamak için harika bir yerdir.

Bulduğum şey, yabancılarla onları tanımadan önce iletişim kurarken, onları, LinkedIn profillerini, geçmiş tweet'lerini veya makalelerini vb. araştırmak için zaman ayırmaktı.

Ben sizi haberdar edene kadar alıcınızı tanımadığınızı hiç düşünmemiş olabilirsiniz.

Soğuk bir e-posta göndermeden önce araştırmanızı yapmanız çok önemlidir.

Kişi hakkında hiçbir şey bilmiyorsanız nasıl cevap vermelerini bekleyebilirsiniz?

İnsanları araştırmak, yeni bir kampanya veya iş ilişkisi başlatırken yaptığımız ilk şeylerden biridir, ancak bunu ne zaman yapmamız gerektiği konusunda beyin fırtınası yapmak için zaman ayıramıyoruz.

Araştırmanıza ve onlarla daha iyi tanışmanıza yardımcı olmak için kendinizi alıcının yerine koyun.

• Onlar kim?
• Nasıl değer yaratabilirsiniz?
• Dikkatlerini çekmek için en iyi e-posta konu satırı nedir?

Alıcılarınızla ilgili tüm bu bilgileri bulduktan sonra, e-postanızı başlatmanız daha kolay olacaktır.

İşte size yardımcı olabilecek bir örnek:

Merhaba,

Size yazıyorum çünkü blog yazınızı _____ hakkında okudum. _____ hakkında yazma şeklini seviyorum. Bence sen ______ hakkında derin düşünen ve bu konuda güçlü fikirleri olan birisin.

Sizinle _______ hakkında sohbet etmeyi çok isterdim, ancak şimdilik konuyla ilgili düşüncelerim:

Ayrıca işinize yarayacağını düşündüğüm birkaç makale ekledim. Bu birlikte çalışabileceğimiz bir şeyse lütfen bana bildirin!

Burada, onları iyi araştırdığınızı ve ne hakkında konuştuğunuzu bildiğinizi gösteriyorsunuz, bu da cevap alma şansınızı artırabilir.

2. Konu satırı

E-postanız birinin gelen kutusunda göründüğünde, birkaç sinyal ve tetikleyici, onun açılıp açılmayacağını belirler ve konu satırınız bunlardan biridir .

İnsanların yaptığı en büyük hatalardan biri, konu satırında ve gövdesinde çok fazla genel ayrıntıya kapılmaktır.

İlk e-postanızın akılda kalıcı bir konu satırına sahip olmasını istiyorsunuz, ancak onu açıp açmayacaklarını bilmiyorsunuz.

Bu meydan okuma göz önüne alındığında, nereden başlıyorsunuz?

İşe yarayan konu satırları yazmak için bazı ipuçları:

• Açık ve özlü olun - Zeki veya sevimli olmaya çalışmayın - sadece e-postanızın ne hakkında olduğunu, mesajın gövdesini okumak zorunda kalmadan anlaşılması kolay birkaç kelimeyle belirtin.
• Kişiselleştirin - Mümkünse alıcının adını konu satırına ekleyin. Onlara bir insan olarak dikkat ettiğinizi ve önemsediğinizi gösterir.
• Yaratıcı olun - Okuyucunuzun dikkatini çekmek için mizah ve hatta alaycılık kullanmaktan korkmayın. Sadece markanıza ve şirket kültürünüze uygun olduğundan emin olun!

Bu öğeleri konu satırınızda bulundurarak ve genel hale getirmeyerek, yanıt alma şansınız büyük ölçüde artacaktır.

İşte bazı örnekler:

Konu satırı #1: İşbirliği fikri {{firstName}}?

Konu satırı #2: {{companyName}} hakkında soru

‍

Kişiselleştirme ile birlikte kısa ve net tutarak, e-postanızın okunmasını sağlama şansınız artabilir.

4. Kişiyi selamlayın

E-postalar her zaman bir selamlama ile başlamalı ve adınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren bir imza ile bitmelidir.

Selamlar, herhangi bir iş e-postasının standart bir parçasıdır, ancak yanıltıcı olabilir.

• İlk isimlerini kullanmak doğru mu?
• Onlara başlıklarıyla mı hitap etmelisin?

Şüphe duyduğunuzda, cinsiyetten bağımsız ve profesyonel olan "Sevgili Bay/Bayan/Bayan" ifadesini kullanın.

Ve selamlamanızın başka bir ülkeden birinin yazdığı gibi gelip gelmediği konusunda endişelenmeyin - kibar görünmek cilalı olmaktan daha iyidir!

Şirkette birden fazla sorumlu kişi varsa ve e-postayı kimin alması gerektiğinden emin değilseniz, her bireye gönderin ve konu satırınıza herkesin başlığını ekleyin ("Re: Gelecek haftaki toplantımız").

Bu şekilde, herkes önce kimin yanıt vermesi gerektiğini bilecektir.

İşte bir örnek:

Sevgili Bayan Smith,

Size kendimi tanıtmak ve çok sevdiğim bir proje için yardımınızı istemek için yazıyorum. İnsanların tüm iletişimlerinde kendilerini ifade etmelerine yardımcı olacak bir duyguyla yazmakla ilgili bir kitap üzerinde çalışıyorum. Kitabım için yaptığım araştırmanın bir parçası olarak, şu ifade hakkında ne düşündüğünüzü bilmek isterim: "Duyguyla yazmak, yazarken dürüst olmak demektir."

Lütfen düşüncelerinizi bana [email protected] adresine e-posta göndererek bildirin. Bize zaman ayırdığınız ve görüşleriniz için çok teşekkür ederiz!

4. Açılış repliğinizde kendinizi tanıtın

Harika bir fikriniz var ve onu paylaşmak istiyorsunuz.

Bütün gün bunu düşündünüz ve şimdi fikrinizi e-posta yoluyla göndermenin zamanı geldi.

Ama ne diyorsun?

Yapmanız gereken ilk şey, açılış satırınızda kendinizi tanımlamaktır.

Kişi sizin kim olduğunuzu bilmiyorsa, daha fazlasını okumaz veya daha da kötüsü, spam içerikli bir robotun kendisine bir mesaj gönderdiğini düşünür.

E-posta imzanızdan [şirket] mensubu olduğunuz açıkça anlaşılıyorsa, açılış satırınızda bundan tekrar bahsetmenize gerek yoktur.

Ancak okuyucunun onlara kimin e-posta gönderdiğini bildiğinden emin olmak istiyorsanız, o zaman şöyle bir şey

" Hey [isim]! Bu [adın] " tamam.

İşte buna bir örnek:

Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Ben, [sizin hangi alanda uzmanlaştığınız] alanında uzmanlaştığım X Üniversitesi'nden yeni mezun oldum. Şu anki şirketimde üç aydır stajyer olarak çalışıyorum ve mezun olduktan sonra onlarla tam zamanlı bir pozisyona geçmek istiyorum.

Stajım sırasında [şirkette] çalışmayı çok sevdim ve bunun çok uygun olacağını hissettim. Ancak mezuniyet yakında yaklaştığı için, herhangi bir açık pozisyonun benim için uygun olup olmadığını görmek istedim. [ilgili becerileri ekleyin] ile çok ilgileniyorum ve sizden geri bildirim almayı dört gözle bekliyorum.

Vakit ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkürler!

Artık kendimizi tanımladığımıza göre, insanların okumak isteyecekleri şekilde e-postanızı nasıl oluşturacağımızı öğrenelim!

5. Vücudu lehinize kullanın

E-postanızın gövdesi, gerçekten parlayabileceğiniz yerdir.

Bu alanı kişiliğinizi sergilemek ve okuyucunuzla bağlantı kurmak için kullanmalısınız.

Onlara biraz kendinizden ve neden onlara yazdığınızdan bahsedebilir ve ayrıca aradığınız şeyle ilgili bazı ayrıntıları da eklemek isteyebilirsiniz.

Bu şekilde, alıcı isteğinize yardımcı olup olamayacaklarını bilecektir.

İyi bir e-posta gövdesi yazmak için bazı ipuçları:

• Dostça bir ton kullanın - Amacınız, kişinin e-postanıza yanıt verecek kadar rahat hissetmesini sağlamaktır, bu nedenle heyecanınızı ifade etmenize yardımcı olacaksa ifadeler veya ünlem işaretleri kullanmaktan korkmayın!
• Kısa ve net olun - İhtiyacınız olanı iki veya daha az cümleyle açıklayamıyorsanız, muhtemelen başka birinin size yardım etmesi için çok karmaşık veya spesifiktir.
• Mesajınızdaki önemli noktaları vurgulamak için madde işaretleri ve kalın metin kullanın.
• Belirli pozisyon veya kişinin deneyimi ve nitelikleri hakkında sorular sorun .
• Becerilerinizin kendilerine, ekiplerine veya kuruluşlarına nasıl fayda sağlayabileceğini ve pozisyona hangi değeri getireceğinizi söyleyin.

Kendiniz hakkında biraz bilgi verin, böylece kiminle konuştukları hakkında bir fikir edinsinler (belki bir resim de ekleyin).

Yapılmaması gerekenlere bir örnek:

Merhaba!

Benim adım Sam ve içerik pazarlama alanında iş arayan, hevesli bir serbest yazarım. Deneyime bağlı olarak, metin yazarlığı, blog yazarlığı ve sosyal medya yönetimi işleri için saatte 10$'dan saatte 30$'a kadar müsaitim. Ayrıca, temel HTML kodlaması (örneğin, yazı tipi boyutunu ve rengini değiştirme) ve temel grafik tasarım becerileri (örneğin, başlık oluşturma) konusunda da biraz deneyimim var.

İşimle ilgileniyorsanız, lütfen bana bildirin! Değilse, endişelenme!

Bu e-postanın hiçbir kişiliği yoktur. Sıkıcı, robotik ve mülayim.

Bana Sam hakkında söylediği tek şey, onun ucuz olabileceği - bu zaten pek profesyonel değil çünkü serbest çalışanlar her bir işe ne kadar ihtiyaç duyduklarına değil, uzmanlık seviyelerine göre ücret almalılar.

İşte bunu nasıl yapabileceğinize dair bir örnek:

Merhaba John,

Senin büyük bir hayranınım ve seninle bir projede çalışmayı çok isterim. Referans olması için CV'mi ekledim. Bu konuyu daha fazla tartışmak isterseniz, lütfen bana en iyi nasıl ulaşabileceğimizi bildirin!

En iyi dileklerimle,

{{Adınız}}

6. Gerektiğinde ek ayrıntılar sağlayın

E-postanızın kısa ve net olmasına rağmen, alıcıya bilgi vermeden yarım kalması gerektiği anlamına gelmez.

Alıcınızın sizinle ilgili her şeyi anlaması için tüm ilgili ve ek bilgileri eklediğinizden emin olun.

İşte bazı ipuçları:

• Bir iş başvurusu hakkında yazıyorsanız, konu satırında "başvuru" veya "iş başvurusu" kelimesini kullanın, böylece mesajınız gelen kutularındaki diğer e-postalar arasında kaybolmaz.
• Bir iyilik veya bilgi talep ederken mümkün olduğunca spesifik olun.
• Bir ofiste belirli bir kişiyi arıyorsanız, adını, unvanını ve bölümünü belirtin.
• Alıcının bir e-postayı okuduktan sonra gözden geçirebilmesi için özgeçmiş, portföy, web sitesi veya postanın amacı ile ilgili herhangi bir şey gibi ek bilgiler sağlayın.

7. Bir harekete geçirici mesaj ekleyin

Mesajınızın amacı açık olmalıdır - karşılığında ne istiyorsunuz?

Cevap?

Toplantı?

Bir fırsat?

Alıcılarınıza en kısa sürede ne yapabileceklerini bildirin, böylece mesajınızı unutmazlar.

Yardım için uzanıyorsanız, onlara neye ihtiyacınız olduğunu ve neden yardımcı olabileceklerini düşündüğünüzü söyleyin.

Yardım teklif ediyorsanız, ne tür bir uzmanlığa sahip olduğunuzu ve bunun onlara nasıl fayda sağlayabileceğini açıklayın.

İşte bir örnek:

Merhaba [isim],

Meşgul olduğuna eminim ama sana [konu] hakkında kısa bir not göndermek istedim.

Çalışmalarınızı bir süredir takip ediyorum ve [işinizden] her zaman etkilendim. Bu yüzden önümüzdeki birkaç hafta içinde kahve içebileceğimizi veya öğle yemeği yiyeceğimizi umuyordum. Ne yaptığınız ve bunun benim işime nasıl uygulanabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek isterim.

Bu seni ilgilendiren bir şeyse, bana haber ver!

8. Takip etmeyi unutmayın

E-posta, insanlara ulaşmanın harika bir yoludur, ancak yanıt almanın garantili bir yolu değildir.

Aslında, e-postaların yalnızca %20'si 24 saat içinde okunur.

Henüz onlardan bir yanıt almadıysanız, başka bir e-posta göndermeden önce çok beklemeyin.

En son bir e-posta göndermenizin üzerinden bir haftadan fazla zaman geçtiyse ve onlardan henüz bir yanıt almadıysanız, onlara bir tane daha gönderin!

Ama bunu dırdır ediyormuş gibi görünmeyecek şekilde yaptığınızdan emin olun.

İşte bazı ipuçları:

• Konu satırınızda tamamen büyük harfler veya ünlem işaretleri kullanmayın - Bunlar, e-postanızın istenmeyen posta veya spam gibi görünmesine neden olabilir.
• Gövde metninizde kibar ve saygılı olun - Kişi veya işleri hakkında olumsuz bir şey söylemeyin ve fazla sıradan olmaktan kaçının (örneğin, "Hey ahbap").
• Kısa tutun ve mümkünse yalnızca bir istek ekleyin. Örneğin, "Bu hafta buluşmak için bir zaman planlayabileceğimizi umuyorum."

Çözüm

Umarım bu ipuçları, tanımadığınız birine nasıl e-posta yazacağınız konusundaki şüphelerinizi gidermenize ve yanıt oranınızı artırmanıza yardımcı olur.

Bu tür bir e-posta oluşturmaya ilişkin evrensel bir kural olmadığını ve çoğu şeyin kime ve hangi sektöre yazdığınıza bağlı olduğunu bilin.

Bu süreci sizin için kolaylaştırmak için TextCortex'i yarattık.

TextCortex, madde işaretleri temelinde eksiksiz bir soğuk e-posta oluşturmanıza, bir cümleyi yeniden yazmanıza, metninizi genişletmenize veya ihtiyaçlarınıza göre herhangi bir içerik türü oluşturmanıza yardımcı olan bir AI metin yazarlığı aracı ve Chrome uzantısıdır.

TextCortex, yapay zeka yazarlarının içeriği oluşturmadan önce anlamasını sağlayan ve yazma çalışmanızın %80'ini ortadan kaldıran bir makine öğrenme süreci kullanır.

Bu nedenle, kişiselleştirilmiş sosyal yardım e-postaları oluşturmak ve test etmek yerine, ihtiyacınız olduğunda her oluşturma işleminde bunları otomatik olarak tespit edebilirsiniz.

TextCortex uzantılarını kullanarak şunları yapabilirsiniz:

• Tek bir cümleden uzun biçimli içerik oluşturun
• Cümlelerinizi daha hoş bir ton vermek için yeniden yazın.
• Metninizi daha fazla ayrıntı içerecek şekilde genişletin.
• Yanıt getiren e-postalar oluşturmak için madde işaretlerini kullanın.
• Cümlelerinizi bitirmeden otomatik tamamlayın.

Chrome Uzantımızı indirin ve TextCortex'in potansiyel müşterilerinizin katılımını nasıl hızlandırdığını ve dönüşümlerinizi akıllara durgunluk veren oranlara nasıl yükselttiğini izleyin.