Çalışan Zaman İşleyişi En İyi Uygulamaları: Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), işverenlerin zaman izleme araçlarını seçmelerine ve tüm kayıtların doğru ve güncel olmasını beklemelerine olanak tanır. Hâlâ kalem ve kağıtla çalışıyorsanız veya çalışanlarınızın saatini yumruklu bir saatte deldirmelerini sağlıyorsanız, ilk ve en önemli ipucumuz, dijital zaman ve devam sistemine geçerek çalışanların zaman işleyişini otomatik hale getirmektir . Bu, çalışanlarınızın çalışma saatlerini daha verimli ve doğru bir şekilde kolayca takip etmenizi sağlar ve insan hatası olasılığını en aza indirir. Ayrıca, belirli bir projede çalışılan veya harcanan saat miktarına ilişkin net bir genel bakış sağlar, personelinizin zaman çizelgelerini gözden geçirmesine ve onaylamasına olanak tanır ve tüm bordro sürecinizi basitleştirir.

Çalışanların %43'ünün vardiya başına doğru saat miktarını vermediğini kabul etmesiyle, çalışan zaman işleyişini dijitalleştirmek ileriye giden yoldur. Connecteam gibi bazı çalışan zaman tutma yazılımı çözümleri, çalışanlarınızın tam olarak nerede ve dışarı çıktıklarında olmaları gereken yerde olmalarını sağlamak için çalışma alanları çevresinde coğrafi sınırlar ayarlamanıza da olanak tanır.

Zaman ve katılımla ilgili doğru veriler, herhangi bir çalışan zaman işleyişi girişiminin bel kemiğidir. Bunu doğru yapmak için, tahminler yapmak yerine çalışma saatlerini dakikaya kadar kaydedin ve zamanı çalışırken kaydedin - sizin veya çalışanlarınızın hafızasına güvenmek yerine.

Zaman ve katılım yazılımı, sizin ve ekibinizin, daha sonra kolayca yönetip gözden geçirebileceğiniz, gerçek zamanlı olarak doğru çalışma saatlerini kaydetmenize olanak tanır.

Çalışanlarınıza zaman takibinin faydalarını gösterin ve zaman işleyişine değer verilen bir şirket kültürü yaratın. Özellikle artık manuel olarak yapmaları gerekmediğinden ve tam çalışma saatleri için ödeme alacaklarından emin olduklarından, çalışanların zaman takibini otomatikleştirmeden kazanacakları çok şey vardır. Connecteam gibi uygulamalar tüm saatleri sayar, böylece çalışanlar aynı zamanda kaç saat biriktiklerini de görebilirler.

Çalışanlar, yeni aracı benimsemekten memnun ve memnun olacaklardır. Çalışanlar daha az hata olduğunu anladıklarında, yeni aracı benimsemekten ve oturum açıp kapatmaktan memnun olacaklardır.

Çalışanların mesai saatleri içinde uygun molalara ihtiyacı vardır ve öğle yemeği molası verdikleri için kesinlikle cezalandırılmamalıdır. Bununla birlikte, yeterli mola vermemek zaman hırsızlığına yol açabilir.

Molalar için zaman ayırarak, çalışanlarınıza yeniden şarj olma fırsatı vererek, onların "geri dönmelerini" ve ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını sağlarsınız. Molalar aynı zamanda ekibinize onlara değer verdiğinizi göstermenin ve çalışanlar birbirleriyle konuşmak için bu fırsatı değerlendirirken çalışan bağlılığını teşvik etmenin harika bir yoludur.

Molalar için doğru süreyi sağladığınızdan emin olmak için eyalet iş kanunlarını kontrol etmelisiniz.

Çalışan zaman işleyişinin adil ve adil çalışma standartları yasasına ( FLSA ) ve birçok eyalet yasasına uygun olması için, çalışanlarınıza fiilen çalıştıkları süreye ek olarak belirli üretken olmayan süreler için ödeme yapmanız gerekir. Bu, eğitim veya seyahat için harcanan zamanı içerir . Bu nedenle, bir başka çalışan zaman işleyişi en iyi uygulaması, çalışanlarınıza bu tür durumlar için zamanlarını kaydetmeleri talimatını vermek ve bu dönemlerde normal çalışma ortamlarının dışında olabilecekleri için bunu yapmak için doğru araçlara sahip olduklarından emin olmaktır.

Personelinizden her ödeme döneminin sonunda zaman kayıtlarını gözden geçirmesini isteyin ve bunların doğru olduğunu onaylayın. Bu, bordroyu işleme koymadan önce düzeltmeler yapmanıza ve çalışanınızın zaman kayıtlarının doğruluğunu onayladığını kanıtlamanıza olanak tanır. Bir çalışanın zaman kayıtlarında onayları olmadan değişiklik yapmanın riskli bir iş olduğunu ve çok sayıda davaya yol açtığını unutmayın.

Çalışanlarınız, çalışma saatlerini kolayca ve her gün bir dakikadan fazla olmayacak şekilde kaydedebilmelidir. Durum böyle değilse, bunu düzgün bir şekilde yapma konusunda isteksiz olmaları daha olasıdır. Hızlı ve sezgisel bir çalışan zaman işleyişi yöntemi seçin.

Kanuna göre, şirketinizin zaman tutma politikalarına uyup uymadıklarına bakılmaksızın, çalışanlarınıza tüm çalışma saatleri için bir sonraki düzenli planlanmış ayda ödeme yapmanız gerekmektedir . Bu, maaş üzerinde tutarsızlıklar olsa bile, çalışanın yine de tam ödeme alması gerektiği anlamına gelir.

Çalışan zaman çizelgesini teslim edemez veya imzalayamazsa, derhal çalışandan ve doğrudan yöneticisinden çalışma saatlerini sunmasını ve onaylamasını ve çalışana buna göre ödeme yapmasını isteyin.

Çalışanlar, saatlerini nasıl takip edeceklerini anlamalıdır. Süreç, çalışanların doldurması için karmaşık olmamalıdır. Devlete bağlı olarak, eyalet yasalarına göre kaç mola verdiklerini belirleyecektir. Bu, yalnızca sabahları ve akşamları dışarı çıktıkları anlamına gelebilir. Diğerleri onlardan mola zamanlarında da içeri ve dışarı saat vermelerini isteyebilir.

Fazla mesainin ödendiğinden ve bu fazla mesai miktarını tahsis ettiğinizden emin olun. Çok fazla mesai ödemek, kârınızı yiyebilir. Çalışanlarınızın üzerinde çalıştıkları projeyi veya hedefi talep ederek çalışma saatlerini daha spesifik hale getirebilirsiniz. Connecteam gibi uygulamalar, çalışanların yalnızca tam konumdan giriş yapabilmeleri için giriş saatinde coğrafi sınırlama ayarlamanıza olanak tanır.

Bu dosyaları kaybetmek istemeyeceğiniz için zaman çizelgelerinizin bir kopyasını kaydettiğinizden emin olun. Dosyaları kaydettiğiniz yerin güvenli olduğundan ve bir tıklamayla silinemeyeceklerinden emin olmanız gerekir.

FLSA, işverenlerin maaş çizelgelerini, zaman çizelgelerini ve maaş hesaplamalarının dayandığı diğer bordro kayıtlarını en az iki yıl tutmasını talep eder. Ayrıca en az dört yıl boyunca federal vergi amaçları için gerekli kayıtları tutmalısınız. Eyalet için hangi bilgilerin saklanması gerektiği değişiklik gösterdiğinden, ek kayıt tutma kuralları için yerel yönetiminize danışın.

Personelinizin FLSA kapsamında alması gereken tutarı belirlemek için kaç saat çalıştıklarını bilmek gerekir. Bu nedenle, bir işveren olarak, muaf olmayan personelinizin mesai saatleri dışında çalışmasını isteyemez veya izin veremezsiniz - bunu iyi niyetle isteseler veya talep etseler bile. Herhangi bir tuzaktan kaçınmak için, mesai saatleri dışında çalışmaya izin verilmediğini açıkça belirten bir politika eklediğinizden ve bunun olmasını önlemek için kontroller kurduğunuzdan emin olun.