Çağrı Merkezleri İçin Telefon Sistemleri Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Satış ve pazarlama, bir işletmenin büyümesini ve başarısını sağlamada önemli bir rol oynar. İnsanlar satış ve pazarlamayı duyduğunda, genellikle gelir elde etme ve marka promosyonunu düşünürler. Ancak, telefon sistemleri üzerinden satış ve pazarlama çalışmaları için daha fazlası var.

Satış ve pazarlamanın en önemli parçalarından biri müşteriyi anlamaktır. Bu, satış döngüsü sırasında müşteri ihtiyaçları ve tercihleri ​​hakkında fikir edinmeyi içerir. Müşterinizi tanıdıktan sonra, onların ihtiyaçlarına uygun ürün ve hizmetler geliştirebilirsiniz.

İçgörüler, pazarlama mesajlarını uyarlamanıza ve belirli müşteri segmentleri için satış stratejileri belirlemenize de yardımcı olabilir. Tüm bu süreçte değişmeyen tek bir şey var; müşterinizle iletişime geçmelisiniz.

İşletmenizin başarılı olması için müşterilerinizle iletişim halinde olmanız gerekir. Müşterilerinizle bu şekilde ilişki kurarsınız. Ancak, büyük müşteri hacmini yönetmenize yardımcı olacak bir sisteminiz yoksa bu zor olabilir.

Bu engeli aşmanın en iyi yollarından biri, çağrı merkezi yazılımı kullanmaktır. Çağrı merkezleri genellikle bir kuruluş içinde büyük hacimli gelen veya giden telefon aramalarını yönetir. Bunun için aramaları yönetmek için telefon sistemlerine güveniyorlar.

Çağrı Merkezlerinde Telefon Sistemlerinin Özellikleri

Çağrı merkezleri için telefon sistemleri, işletme için çeşitli işlevleri yerine getirir. Hatta artık otomatik telefon sistemleri de mevcuttur. Ana amaçları, iletişimi kişiselleştirerek ve acentelere basit deneyimler sunarak işi büyütmeye yardımcı olmaktır.

Geçmişte, iletişim öncelikle telefon görüşmeleri yoluylaydı, dolayısıyla çağrı merkezi adı da buradan geliyordu. Ancak bugün, farklı dijital iletişim kanallarıyla ilgilenen iletişim merkezlerimiz var. Yeni sistem e-posta, canlı sohbetler, SMS, görüntülü sohbetler ve sosyal medyayı destekler.

Sistemler aynı zamanda gelen aramaları da yönetir ve liyakat esasına göre uygun temsilcilere yönlendirir. Bu ek özellikler, temsilcilerin müşterileri daha iyi yönetmesine ve müşterilere daha iyi yanıt vermesine yardımcı olur. Bununla birlikte, çağrı merkezi telefon sistemleri için sahip olduğunuz seçeneklere bir göz atalım.

Telefon Sistemleri Türleri

İşletmenizin telefon sistemini yükseltmek söz konusu olduğunda birkaç seçenek vardır. Bununla birlikte, hepsi çeşitli özelliklere göre sınıflandırılabilir. Bu nedenle, telefon sistemlerindeki seçenekleriniz şunları içerir:

PBX Sistemleri

Özel şube santrali (PBX), bir kuruluştaki telefon işletim sistemidir. Bu, yerel hatlardaki kullanıcılar arasındaki aramaları değiştirecektir. PBX ayrıca harici telefon hatları üzerinden erişim için bir numara sağlar. Sistem şirket içinde veya bulutta barındırılabilir.

Geleneksel PBX sistemleri, aramaları telefon ağı üzerinden yönlendirmek için şirket içinde fiziksel donanım kullanır. Çağrılar, iletişim için bir genel anahtarlamalı telefon ağı (PSTN) üzerinden yönlendirilir.

Ayrıca internet üzerinden ses protokolü (VoIP) sistemleri olarak da bilinen barındırılan telefon sistemlerini de bize temin edebilirsiniz. Bu çağrı merkezi sistemleri ise çağrıları IP ağı üzerinden iletir. Bu, aramaları iletmek için internete güvendiği ve şirket içinde veya bulutta barındırılabileceği anlamına gelir.

Bu nedenle, işletme personeli internet bağlantısı olan her yerden arama yapabilir ve alabilir. PBX telefon sisteminin güvenilirlik ve güvenlik gibi avantajları vardır. VoIP sistemleri ayrıca arama yönlendirme ve IR menüleri gibi özelliklere sahiptir.

Bununla birlikte, bu avantajlara rağmen, PBX sistemlerinin aşağıdakileri içeren eksiklikleri vardır:

• Pahalıdırlar - Donanımı kurmak ve bakımını yapmak için para harcamanız gerekir.
• Güvenilirlik sorunları var - Tek bir arıza noktası tüm sistemi felç edebilir
• Sınırlı ölçeklenebilirlik - Fiziksel bir sistem olduğu için talebe göre kolayca telefon ekleyip çıkaramazsınız.
• Sınırlı işlevsellik – Geleneksel PBX, modern telefon sistemlerine kıyasla daha az özellik sunar.

Bulut Tabanlı Sistemler

Bulut tabanlı sistemler, aramaları ve bilgilerinizi işlemek için sanal sunucular ve veri merkezleri kullanır. Bu aynı zamanda ofiste herhangi bir donanım kurulumu olmadığı anlamına gelir. Çağrı merkezi personeliniz bir mobil uygulama veya bilgisayar yazılım telefonu kullanabilir.

Bulut tabanlı çağrı sistemlerinin ölçeklenebilirlik, daha fazla işlevsellik ve düşük maliyetler gibi birçok avantajı vardır. Ayrıca bu seçenek ile uzaktan çalışma ve CRM entegrasyonundan faydalanırsınız.

Bulut tabanlı sistemler, PBX sistemlerinden daha gelişmiş ve daha iyi olmasına rağmen, aşağıdaki gibi eksikliklere sahiptir:

• Yinelenen ücretler – Hizmet için ödeme yapmaya devam etmeniz gerekir.
• İyi bir satıcı bulmak – En iyi hizmetlere sahip doğru satıcıyı seçmeniz gerekir. Bakım, destek ve güncellemeler için satıcıya bağımlı olduğunuz için bu önemlidir.

Çağrı Merkezi Telefon Sistemi Kullanmanın Faydaları

Bir çağrı merkezi sistemi, işinizi çeşitli şekillerde iyileştirmenize ve büyütmenize yardımcı olabilir. Telefon sistemleri genellikle müşteri ilişkilerinizi oluşturmanıza ve müşteri hizmetlerinizi geliştirmenize yardımcı olur. İşletmeniz için bir çağrı merkezi sistemi benimsemenin faydaları şunları içerir:

Verimliliği arttırmak

Çağrı merkezi telefon sistemleri, işletmenizdeki çağrı işleme sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Sistem, ekibinizin daha kısa sürede daha fazla aramayı halletmesini sağlayacaktır. Bu da genel verimliliğinizi artıracaktır.

Sistemler ayrıca aramaları aktarmak için otomatik arama dağıtımı (ACD) veya otomatik arama yönlendirme gibi özelliklerle birlikte gelir. Ayrıca etkileşimli sesli yanıt (IVR) gibi özellikler iş yükünüzü azaltmanıza yardımcı olabilir. Bunun nedeni, IVR'nin kullanıcıları sorunlarını çözmeleri için yönlendirmesidir.

Çağrı merkezi sistemleri, çağrı kuyruğu oluşturma yoluyla da verimliliği artırabilir. Bu, temsilcinizin üretkenliğini artırır ve müşteri terkini azaltır.

Gelişmiş Müşteri Hizmetleri

Çağrı merkezi telefon sistemlerinin otomatik yönlendirme ve IVR işlevleri, müşteri hizmetleri seviyenizi artırmanıza yardımcı olabilir. Bunun nedeni, aramaları en uygun temsilciye yönlendirebilmeniz ve müşteri bekleme sürelerini azaltabilmenizdir.

Bu, müşteri memnuniyetini artırmaya ve işletmenize sadık olma şanslarını artırmaya yardımcı olabilir.

Tasarruf

Çağrı merkezi telefon sistemleri, işletmelerin fiziksel altyapı ihtiyacını azaltarak paradan tasarruf etmelerine yardımcı olabilir. Bu avantaj, bulut tabanlı çağrı merkezi sistemlerinin benimsenmesinden kaynaklanmaktadır.

Ekibiniz uzaktan çalışabileceği için ofis alanından da tasarruf edersiniz. Mobil entegrasyon, acentelerin bağlantıda kalmasını ve herhangi bir yerden duyarlı hizmet sunmasını sağlar.

Veri Analizleri

Çağrı merkezi telefon sistemleriniz, değerli veri içgörüleri sağlamaya yardımcı olabilir. Bunun nedeni, yazılımın çağrı kaydı, analiz ve raporlama araçları gibi özelliklerle birlikte gelmesidir. Bu özellikler, arama hacmi ve bekleme süreleri gibi ölçümleri izlemenize yardımcı olabilir. Ekibinizin farklı üyelerinin performansını da ölçebilirsiniz.

Daha sonra bu verileri verimsizlikleri belirlemek ve operasyonlarını ve müşteri hizmetlerini iyileştirmek için kullanabilirsiniz. Veriye dayalı kararlar almanız gerektiğinde bilgiler de kullanışlı olur.

Çözüm

Satış ve pazarlama, işinizin başarısında hayati bir rol oynar ve başarınızı etkiler. Pazarlama ve satışın ana bileşenlerinden biri müşterilerle iletişimdir. Birden fazla müşteriyi yönetmek zordur, bu nedenle bir çağrı merkezi telefon sistemi edinmelisiniz.

Birkaç telefon sistemi vardır ve her birinin avantajları vardır. Bulut tabanlı çağrı sistemleri daha ucuzdur ve uzaktan çalışma gibi avantajlar sunar. Çağrı merkezi telefon sistemleri genel olarak pek çok avantaj sunar ve kuruluşunuzdaki aramaları yönetmek için bir tane edinmelisiniz.

Ek olarak:

• Siber Uzay ve Siber Güvenlik Bulmacası
• İşletmenizin Sıfır Güven Güvenliğine İhtiyaç Duymasının 5 Nedeni
• Sosyal Medya Pazarlama Dünyası 2022: Sosyal Medya Pazarlama Dünyası Nedir?