Bir Tesis Yönetim Yazılımı Neden ve Nasıl Uygulanır?

Günümüzün giderek daha karmaşık hale gelen çalışma ortamında, kuruluşlar sürdürülebilir büyüme için sağlam altyapı oluşturmaya odaklanmaktadır. Hem fiziksel altyapıyı hem de onu yöneten süreçler ve sistemler için temel altyapıyı içerir. Bir şantiye, eğitim kurumu veya şirket ofisiniz olsun, bakım ve organizasyonla ilgili düzenlemeleri sürdürmek zor olduğu için büyük olasılıkla birçok sorunla karşılaşacaksınız.

Bir tesis yönetim sistemi, maksimum verimliliği ve altyapı kullanımını yönlendirmek için süreçleri düzene sokmak için kuruluşun merkezinde yer alır. Tesis yöneticileri farklı platformların farkında olmalı ve bunları entegre, düzenli ve iyi yönetilen bir çözüm haline getirmelidir.

Çok sayıda tesis yönetimi ipuçları ve kılavuzları, genel yönetim sürecini basitleştirmeye ve hızlandırmaya yardımcı olur. Bu gönderide, bir tesis yönetimi yazılımının neden ve nasıl uygulanacağını anlayacağız, ancak ondan önce tesis yönetiminin temelleri, türleri, özellikleri ve daha fazlası hakkında biraz ışık tutalım.

Tesis Yönetimi Nedir?

Uluslararası Standartlar Organizasyonu'na (ISO) göre tesis yönetimi, insanların yaşam kalitesini ve temel işin verimliliğini artırmak için insanları, yerleri ve yapılı çevre içindeki süreçleri entegre eden bir organizasyon işlevidir.

Tesis yöneticileri için dünya çapında en yaygın olarak tanınan profesyonel birlik olan Uluslararası Tesis Yönetimi Birliği (IFMA), bunu “fiziksel işyerini organizasyonun insanları ve çalışmalarıyla koordine etme uygulaması” olarak tanımlıyor.

Tesis yönetimi, işletmenin işleyişini, güvenliğini ve sürdürülebilirliğini destekleyen araçları, yazılımları ve hizmetleri içerir. Tesis yönetimi faaliyetlerinden birkaçı şunları içerir:

• Kira yönetimi (yönetim ve muhasebe)
• Sermaye Projesi planlama ve yönetimi
• Bakım ve operasyonlar
• Enerji yönetimi
• Çalışan ve yolcu deneyimi
• Gayrimenkul Yönetimi
• Acil durum yönetimi ve iş sürekliliği
• Alan yönetimi

Tesis Yönetim Yazılımı Nedir?

Tesis yönetimi yazılımı, bina yönetimini optimize etmek için tasarlanmış ve geliştirilmiş özel bir yazılımdır. Kuruluşların genel onarım ve bakım programlarını web tabanlı bir gösterge panosundan veya tesis yönetimi uygulamasından yönetmelerini sağlar. Modern FM yazılımı ayrıca iş akışı tamamlamayı iyileştirmeyi ve ekip iletişimini güçlendirmeyi amaçlar.

Şu anda tesis yönetimi yazılımı, varlık üretkenliğini artırmalarına ve eyleme geçirilebilir öğeleri anlamlı sonuçlara dönüştürmelerine yardımcı olan küçük ve büyük işletmelerin bir parçasıdır. Teknoloji çözümleri, çok tesis yöneticilerine, ticari yüklenici kaynak bulma ve uyumluluk, bakım planlaması, faturalandırma ve veri analitiği gibi devam eden bakım ve onarımda birden çok işlevi gerçekleştirme yetkisi verir.

Bulut tabanlı çözümler , işletmelerin ek güvenlik önlemleriyle verileri gerçek zamanlı olarak incelemesine yardımcı olur. Ayrıca zaman içinde harcama modellerini analiz etmeye yardımcı olur ve hizmet sağlayıcılar ve iç paydaşlarla iletişimi geliştirirken maliyetleri düşürmeye yardımcı olur.

Şimdi tesis yönetimi yazılımı türlerini anlayalım.

Tesis Yönetim Yazılımı Türleri

Kurumsal tesis yönetim yazılımı sistem çözümlerini araştırırken, deşifresi zor birçok terminolojiyle karşılaşmış olmalısınız. Şu anda piyasada, bir işletme için farklı seviyelerde farklı işlevler sağlayan çeşitli tesis yönetim yazılımı türleri bulunmaktadır.

Aşağıda, bugün piyasada bulunan tesis yönetimi yazılımı türleri bulunmaktadır.

Entegre işyeri yönetim sistemi

Entegre bir işyeri yönetim sistemi veya IWMS, tesisleri yönetmek için eksiksiz bir araç takımıdır. IWMS ile gayrimenkul portföyünüzden kat planı oluşturmaya, bakım planlamasına, kontrole vb. kadar her şeyi halledebilirsiniz. Bir tahmine göre, IWMS çözümlerinin devreye alınması enerji tüketiminde %10'luk bir azalmaya, çalışma alanında ise bir iyileşmeye yol açar. %40 ve tesis bakım maliyetlerini %14 oranında azalttı.

Bilgisayar destekli tesis yönetimi

Bilgisayar destekli tesis yönetim yazılımı, diğer adıyla CAFM, yöneticilerin iş ihtiyaçlarıyla tam uyum sağlamak için uzun vadeli alan, tesis, bütçe, önleyici bakım ve müşteri hizmeti taleplerini planlamasını sağlayan bir tesis yönetim yazılımıdır. Alan ve işyeri yönetimiyle ilgili tüm faaliyetlerin planlanmasına, yürütülmesine ve izlenmesine yardımcı olur.

Bilgisayarlı bakım yönetim sistemi

CMMS veya bilgisayarlı bakım yönetim sistemleri, fiziksel altyapının kritik olduğu sektörlerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bakım verilerini merkezileştiren ve bakım işlemlerini zamanında işleyen bir yazılımdır. CMMS işlevlerinden birkaçı varlık kaydı, kaynak ve işgücü yönetimi, iş emri yönetimi, raporlama, analiz ve denetimdir.

Kurumsal Varlık Yönetimi

EAM veya kurumsal varlık yönetimi, operasyonel ekipmanı korumak ve kontrol etmek için gereken bir yazılım, sistem ve hizmet paketidir. EAM, üretkenliği artırırken ve işletme maliyetlerini düşürürken varlıkların kalitesini ve kullanımını optimize etmeye odaklanır. İş yönetimi, varlık bakımı, tedarik zinciri yönetimi ve EHS girişimlerini içerir.

Özel bir yazılım geliştirme hizmet sağlayıcısı, gerçek zamanlı iş gereksinimlerinizi karşılayan çeşitli işlevleri entegre eden tesis yönetimi yazılımı tasarlamanıza, geliştirmenize ve dağıtmanıza yardımcı olabilir.

Tesis Yönetim Yazılımının Özellikleri

Tesis yönetimi yazılımı, yeteneklerini tanımlayan çeşitli özelliklerle donatılmıştır. Şu anda tesis yönetim araçları, ek özelliklerle daha yenilikçi, entegre ve gelişmiş hale geliyor. Tesis yönetimi yazılımı ararken bilmeniz gereken birkaç özellik şunlardır:

Basitleştirilmiş iş emri yönetimi

Verimli bir yazılım, tesiste basitleştirilmiş iş emri yönetimi sağlar. Personel, bakım taleplerini doğrudan sisteme girebilir ve iş emirleri, onaylı oranlarda yüklenicilere yönlendirilebilir.

SaaS platformu

Hizmet olarak yazılım veya bulut tabanlı kurumsal tesis yönetim yazılımı, artan yazılım kurulumlarını ve yükseltmelerini azaltırken ek donanımları destekleme ihtiyacını ortadan kaldırarak sahip olma maliyetlerini düşürür.

Üçüncü taraf entegrasyonları

Yetenekli bir tesis yönetim sistemi, veri girişi hatalarını en aza indirmek ve ödeme ve denetim süreçlerini otomatikleştirmek için muhasebe ve ödeme sistemleri gibi sorunsuz üçüncü taraf entegrasyonlarına izin verir.

Erişilebilir yüklenici dizini

Tesis yönetimi yazılımı, düzenli olarak muhafaza edilen ve güncellenen sözleşme bilgileri ile kolayca erişilebilir bir yüklenici rehberi sağlar. Ek olarak, belirli projeler için doğru becerilere sahip nitelikli yüklenicileri bulmak için dizine erişebilirsiniz.

Basitleştirilmiş kullanıcı arayüzü

Bir tesis yönetim sistemi panosu temiz, basit ve modern bir kullanıcı arayüzü sunmalıdır. Basitleştirilmiş bir kullanıcı arayüzü, ekip verilerinin görüntülenmesindeki dağınıklığı azaltır, eğitim süresini hızlandırır ve ekibin daha hızlı genişlemesini sağlar.

Neden Tesis Yönetim Yazılımını Uygulamalısınız?

Geleneksel olarak yaparsanız, birden fazla tesisi aynı anda çalıştırmak ve yönetmek zor olabilir. Şirket üretkenliğini ve karlılığını en üst düzeye çıkarmak için çeşitli bina sistemlerini yönetmeniz, gerçek zamanlı bir iletişim kanalı tutmanız ve tüm alanları verimli bir şekilde kullanmanız gerekir.

Tesis yönetimi yazılımı, kağıtlar ve bir kontrol listesi ile çalışmak yerine, her şeyi tek bir web tabanlı gösterge panosunda merkezi hale getirir. Tekrarlanan görevler otomatikleştirilir ve kaynaklar, tesislerin verimli ve üretken bir düzeyde sunulmasını sağlayacak şekilde kullanılır.

Aşağıda, tesis yönetimi yazılımının önemini vurgulayan birkaç neden bulunmaktadır:

Onarım ve bakımı otomatikleştirin

Yukarıda tartışıldığı gibi, bir tesis yönetim sistemi, onarım ve bakım görevlerinin düzenlenmesini sağlar, böylece mülk yöneticileri ve mağaza sahipleri, bakım personeli ile çalışarak zaman kaybetmek zorunda kalmazlar. Enerjilerini satış ve teslimat yönetimi gibi diğer iş yönlerine ayırmalarını sağlar.

IWMS gibi Tesis yönetim yazılımı ile tesisin durumunu gerçek zamanlı olarak izleyip takip edebilir, onarım planlarını önceden belirleyebilir ve belirli koşullar karşılanmadığında bakım taleplerinin verilmesini otomatik hale getirebilirler.

Binaları enerji verimli hale getirin

Ulaşım, gaz ve imalat gibi ticari ve endüstriyel binalar, çalışmak için HVAC, su filtrasyonu ve yıldırım gibi birden fazla tesis ve sistem çalıştırır ve çok miktarda işletme bütçesi gerektiren bol miktarda enerji gerektirir.

Yetenekli bir tesis yönetimi yazılımı çözümüyle, kritik sistemleri enerji açısından verimli hale getirmenin yollarını bulabilirsiniz. Bu çözümler, hangi sistemlerin daha fazla enerji kullandığını ve standart çalışma işlevlerini sürdürürken enerji seviyelerinin nerede düşürülebileceğini belirlemek için kapsamlı enerji denetimlerine olanak tanır.

Sistemlerin ve varlıkların hizmet ömrünü uzatın

Tesis yönetim sistemi, kuruluşların varlıklarından en iyi şekilde yararlanmalarına ve yerleşik yönetim araçları ve yetenekleriyle hizmet yaşam döngülerini en üst düzeye çıkarmalarına yardımcı olur. Sistemlerin bakımı düzenli yapıldığında daha uzun süreler verimli çalışır. Ayrıca hangi sistemlerin bakıma ihtiyacı olduğunu anında analiz etmek için bakım raporları alabilirsiniz.

Onarımları, önleyici bakımı veya makine değişimini planlamak için en iyi zamanı planlamanıza ve belirlemenize yardımcı olur. Sistemin kapalı kalma süresini azaltır ve üretkenliği artırarak önemli bir yatırım getirisi sağlar.

Kritik sistemlerin yerleşimini ve kurulumunu optimize edin

Kritik sistemlerin kurulumu, cebinizde derin delikler açabilir, ancak tesis yönetim sistemleri, yöneticilere, mimarlara ve mühendislere, tüm tesisin kapsamlı bir resmini tek bir gösterge panosunda görüntüleme yetkisi verir. Sistem kurulumları için daha optimize bir düzen sunmalarını sağlar.

Performans raporları, enerji denetimleri ve analitikler, iş paydaşlarına kritik sistemlerin verimli performansını garanti eden ve daha iyi bir yatırım getirisi sağlayan daha iyi kararlar almalarında kümülatif olarak yardımcı olur.

Tesis Yönetim Yazılımı Nasıl Uygulanır?

Bir tesis yönetim yazılımı uygulamak sadece bir günlük bir iş değildir; tesis yazılımınızın hangi faaliyetleri gerçekleştirmesi gerektiği, daha iyi performans için nasıl rehberlik edebileceği ve daha fazlası gibi kuruluşunuzun gereksinimlerini araştırmanız gerekir.

Aşağıda, her kuruluşun bir tesis yönetim yazılımı uygulamak için geçtiği beş aşama yer almaktadır:

Aşama I: Personeli tanımlayın

Tesis yönetimi çözümü ile etkileşime girecek personeli anlamak gerekir. Olasılıklar neredeyse herkesi içerir, ancak bunu çözmeniz gerekir. Örneğin, zemin seviyesindeki çalışanlar CMMS portalı aracılığıyla sabit biletler gönderir, departman yöneticileri mevcut çalışan dizinini günceller, planlama yöneticileri gayrimenkul ve finansal kararlar için anlayışlı pano verilerine güvenir, tesis yöneticileri iş yerini iyileştirmek için bu verileri toplar ve analiz eder ve BT yöneticileri, ofis cihazlarını sistem üzerinden entegre eder.

Kimin neye ve neden ihtiyacı olduğunu belirleyin ve bir sonraki aşamayı basitleştirmek için belirli özellikleri, faydaları ve işlevleri ölçün.

Aşama II: Yazılımınızı geliştirin

Bir sonraki aşama, iş ihtiyaçlarınıza uygun yazılımın geliştirilmesidir. Yazılım geliştirme için, kuruluma hazır yazılım çözümleri sağlamak için tesis yönetimi yazılımı şirketlerini keşfedebilir veya özel bir yazılım geliştirme hizmetleri sağlayıcısı tarafından geliştirilmesini sağlayabilirsiniz. Hiç şüphe yok ki, özel bir tesis yönetim yazılımının geliştirilmesi, ikinci aşama için en iyi yaklaşımdır.

Kullanıma hazır bir yazılım, işletmenizin ihtiyaç duyduğu tüm işlevlere sahip olmayabilir veya hiç gerek duymadığınız bazı ekstra işlevlere sahip olabilir, her iki durumda da maliyetli bir yatırımdır. Oysa özel yazılım geliştirme söz konusu olduğunda, yazılımın sorunsuz çalışmasını sağlamak için destek hizmetleriyle birlikte işiniz için gerçekten ihtiyacınız olanı alırsınız.

Yazılım geliştirme sürecinde bilinçli kararlar vermek için toplanan bilgileri kullanabilirsiniz . Yazılım geliştirme aşaması, tesis yönetim yazılımınızı doğru bir şekilde uygulamayı içerdiğinden çok önemlidir. Seçtiğiniz yazılımın işletmenizin ihtiyaç ve beklentilerine yönelik kriterleri karşıladığından emin olun. MVP'nizi kullanıcı arayüzü, entegrasyon fırsatları, rapor takibi vb. her yönüyle doğrulayın.

Aşama III: Sistemi tanımlayın ve oluşturun

Sonunda özel bir yazılım geliştirdiğinize göre, iş akışlarının haritasını çıkarmanın zamanı geldi. Bir sistem oluşturmak için yazılımı mevcut operasyonlarınıza entegre etmek için aşağıdaki adımları izleyerek başlayın:

• Platform aracılığıyla otomatikleştirebileceğiniz süreçleri ve görevleri listeleyin
• Yazılım içinde yenileyebileceğiniz veri toplama ve analiz
• Yazılıma entegre edilmiş iletişim ve işbirliği modlarını ayarlayın
• Yazılım içinde eski haline getirilmesi gereken manuel süreçleri yenileyin

Özel yazılım geliştirme şirketi, işletmenizin kurulumunu tamamlamanıza ve sistemin her bir benzersiz yönünü oluşturmanıza ve düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Aşama IV: Programlayın ve dağıtın

Yazılım sistemini kullanıma sunmadan önce test edin ve buna göre geliştirildiğinden emin olun. Bu aşama, sistemin uygulamaya hazır olduğu yıkama, cila ve cila aşaması olarak da bilinir. Ancak, bir testin kullanıma sunulması sistemleri kesintiye uğratabilir ve çalışanları hayal kırıklığına uğratabilir, bu nedenle dağıtımdan önce son adımları göz önünde bulundurmanız gerekir:

• Planlandığı gibi çalıştıklarından emin olmak için iş akışlarını ve süreçleri test edin
• İzinlere ve kabul gereksinimlerine göre çalışanlar için kimlik bilgileri oluşturun
• Portallar ve iş akışları gibi departmanlar arası bağlantıları belirleyin
• Birden çok uygulama arasında bir güvenlik denetimi ve erişilebilirlik çalıştırın

Aşama V: Kullanımı normalleştirin

Artık bir tesis yönetim sistemi uyguladığınıza göre, bunu kuruluştaki herhangi bir faaliyeti gerçekleştirmek için bir standart haline getirin. Tesis yönetimi yazılımınız, operasyonların ve karar almanın bel kemiği olmalıdır. Yatırım getirisini fark etmenin en iyi yolu, tesisinizdeki çeşitli dikeyler arasında kullanımını normalleştirmektir.

Bir tesis yönetim sistemi kurmak, iş yerinizin son derece büyüme taleplerini karşılamanızı sağlamak için aşamalı bir süreçtir.

Çözüm

Tesis yönetimi teknolojisi, dikkate değer çıktılar sunarken standart iş gereksinimlerini karşılamak için sürdürülebilir gelişmiş sistemler oluşturmaya yardımcı olan yeni teknolojilerin katılımıyla her gün yeni iyileştirmeleri birleştirir. Bir tesis yönetimi çözümü, operasyonları ve bakım prosedürlerini iyileştirmenin daha iyi yollarını belirlemeye yardımcı olur. Oyundaki en iyi uygulamalarla, tesisiniz daha proaktif ve daha az reaktif hale gelir.

Dünya çapında en hızlı büyüyen yazılım geliştirme şirketi Appinventiv, iş süreçlerinizi kolaylaştırmak için verimli özel tesis yönetimi yazılımı tasarlamanıza, geliştirmenize ve dağıtmanıza yardımcı olabilir. İşletmenize en iyi yatırım getirisini sağlayan yazılım deneyimlerini yeniden tanımlayan etkileşimli çözümler sunarak dünya çapındaki müşterilere hizmet veren 800'den fazla mucitten oluşan bir ekibiz. Özel tesis yönetimi yazılımı geliştirmeniz için bizimle iletişime geçin .

SSS:

S: Bir tesis yönetim yazılımının izlemesi gereken veri analitiği nelerdir?

Y: Tesis yönetimi analitiği, tesis verileri içindeki temel veri eğilimlerini, modellerini ve öngörüleri içerir. Tesis yönetim yazılımınızın dikkate alması gereken başlıca 4 ölçü vardır:

Açıklayıcı: Gelen verilere dayalı olarak şu anda neler olduğunu gösterir

Teşhis: Verilerin neden olduğu gibi olduğunu ve olayların neden gerçekleştiğini açıklar

Tahmine dayalı: Gelecekte ne olabileceğini tahmin etmeye yardımcı olur

Kuralcı: Verilerin nasıl etkileneceği ve etkili değişikliklerin nasıl yapılacağı konusunda talimat verir ve önerilerde bulunur

S: IWMS, CAFM, CMMS ve EAM arasındaki en iyi yazılım hangisidir?

A. İşletmenin kullanılabilirliğine bağlıdır. İş gereksinimlerinize göre IWMS, CAFM, CMMS ve EAM arasından seçim yapabilirsiniz. Bununla birlikte, entegre bir işyeri yönetim sistemi, hemen hemen her iş gereksinimine uyan eksiksiz bir paket sunar.

S: Tesis yönetimi yazılımının yatırım getirisi nedir?

A. Tesis yönetim yazılımı, özellikle kağıt üzerinde geleneksel kontrol listeleri yöntemlerini takip eden çok lokasyonlu işletmeleri yönetirken ve optimize ederken, güçlü bir yatırım getirisine sahiptir. Yatırım getirisini hesaplamak için toplam yıllık bakım giderinizi toplam yıllık tasarruf yüzdesiyle çarpın. Yatırım getirisini belirlemek için yazılım uygulama maliyetini ve toplam yıllık verimlilik tasarrufunu çıkarın.