Fatura Gönderdikten Sonra Müşteriler Nasıl Takip Edilir

Bir müşteriye düzgün şekilde kaleme alınmış bir fatura gönderdiğinizde, genellikle ödemeyi hemen almayı beklersiniz. Ne yazık ki, unutkan, düzensiz veya basitçe ödeme yapmak istemeyen müşterilerle karşılaştığınız zamanlar kaçınılmaz olacaktır.

Sebep ne olursa olsun, yine de çalışmanız için ödeme almanız gerekiyor ve bu, vadesi geçmiş faturalarınızı takip etmenizi gerektirebilir. Bu durumlar sinir bozucu olsa da, müşterilere ödenmemiş ödemeler konusunda yaklaşırken profesyonel kalmak her zaman önemlidir.

Bu yazıda, bir faturanın zamanında ödenmemesi durumunda e-posta yoluyla nasıl takip yapılacağına dair bazı tavsiyelerde bulunacağız. İyi bir ilişki sürdürmek için (mümkünse) durumu diplomatik olarak nasıl ele alabileceğinizi de tartışacağız. Başlayalım!

Ödenmemiş Faturaların Takibi (Ve Önlenmesi) Neden Önemlidir?

Faturalarınızı müşterilerinize gönderdikten hemen sonra ödeme almak, işinizi ayakta tutmak ve sorunsuz nakit akışı sağlamak için hayati önem taşır. Ne yazık ki, çeşitli nedenlerle faturaların zamanında ödenmediği zamanlar olacaktır.

Bu durumlarda, gecikmeli ödemeler konusunda müşterilerinizle hızlı ve dikkatli bir şekilde takip etmeniz gerekir. Bunu yapmayı ihmal ederseniz, müşteri faturayı kaybetmiş veya unutmuş olabileceğinden, borçlu olduğunuz parayı kaybedebilirsiniz. Ayrıca size nasıl ve ne zaman ödeme yapacakları konusunda kafaları karışabilir.

Birazdan, ödenmemiş faturalarla gerçekte nasıl başa çıkılacağını tartışacağız. Bununla birlikte, bunun tamamen bir sorun haline gelmesini nasıl önleyebileceğinizi düşünmek de akıllıca olacaktır. Bunu göz önünde bulundurarak, gelecekte ödenmemiş faturaları görmekten kaçınmanın bazı yolları şunlardır:

• Kapsamlı, net faturalar yazın. Müşterinin ödeme göndermek için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri içermelidir.
• Ne için ücret aldığınızla ilgili kesin bilgileri ekleyin. Sağladığınız hizmetleri tam olarak, ilgili olduğu durumlarda ayrı ayrı öğelere bölünerek netleştirin. Bu, müşterinin ödeme yapmakta tereddüt etmesine neden olabilecek olası belirsizliği ortadan kaldıracaktır.
• Belirli bir son tarih belirtin. Bu, müşterinin faturanızı ikinci plana atması ve size ödeme yapmayı unutması olasılığını azaltır.
• Kolay bir ödeme yöntemi sunun. Müşteriniz için hangi ödeme yönteminin uygun olduğunu öğrenin (örn. çevrimiçi ödeme) ve mümkünse onlara birden fazla seçenek sunun.
• Geç ödeme için bir ücret alın. Fatura ödeme koşullarınızda, ödemenin belirli bir tarihe kadar alınmaması durumunda ek ücret uygulanacağını açıkça belirtin.

Bu basit adımları izleyerek, aksi takdirde bir faturanın ödenmemiş olabileceği birçok durumdan kaçınabilirsiniz. Ancak, bir ödemenin kararlaştırıldığı gibi gönderilmediği zamanlar olabilir ve bu noktada doğrudan müşteriye ulaşmanız gerekir.

Fatura Takibi (4 İpucu)

Sonraki birkaç bölümde, vadesi geçmiş bir faturayla ilgili olarak bir müşteriyi takip ederken nasıl ilerlemeniz gerektiğine bir göz atacağız. Bu dört önemli ipucunu uygulayarak, paranızı alma ve müşteriyle aranızdaki köprüleri yakmama şansınızı artırabilirsiniz.

1. Vadesi geçmiş bir ödeme için çok fazla beklemeyin

İlk olarak, vadesi geçmiş faturaların çok uzun süre ödenmeden kalmasına izin vermemeniz önemlidir. Bazen insanlar çok erken takip etmek isterlerse, saldırgan veya profesyonel olmayan görünebilirler. Ancak, bu gerçeklerden daha fazla olamazdı.

Aslında, anlaşmanızın tüm taraflarca yerine getirilmesini beklemekten daha profesyonel bir şey olamaz. Bu nedenle, vadesi geçmiş faturaları son ödeme tarihi geçer geçmez takip etmelisiniz. Kibar olun ve kötü niyetli veya yetersiz olduğunu varsaymayın. Basit bir şey yeterli olmalıdır, örneğin: "Size bu ödemenin dün yapılması gerektiğini hatırlatmak istedim. Ne zaman bekleyeceğinizi bana bildirir misiniz?”

Müşterinin e-postanızı ödemeyi unuttuğu veya e-postanızı kaybettiği durumlarda, bu genellikle sorunu çözmek için yeterlidir. İlk ödeme hatırlatma e-postasını gönderdikten sonra, yanıt alamazsanız bir hafta içinde tekrar takip etmek isteyeceksiniz.

2. Fatura takip e-postanızda her zaman profesyonel olun

Ödeme alamamak kuşkusuz sinir bozucu bir deneyim olsa da, süreç boyunca profesyonel bir tavır ve tutum sergilemeniz önemlidir. Bu, son ödeme tarihini geçmiş olsa ve müşteriden haber almamış olsanız bile geçerlidir.

Gerçek şu ki, sinirlenmek ya da zamanında ödeme yapılmamasını kişisel olarak kabul etmek yapıcı değildir. Aslında, vadesi geçmiş ödemeler konusunda müşterilerle olan tüm iletişimlerinizde sakin ve kibar bir tavır sergilerseniz, durumu daha hızlı çözme olasılığınız çok daha yüksektir.

Profesyonel kalmak, müşterinin de aynı şeyi yapmasını sağlamak için en iyi şansınızdır, duygusallaşmak da benzer bir tepkiye neden olabilir. Ödenmemiş faturanın dürüst bir hatadan kaynaklanabileceğini de hatırlamakta fayda var; bu, öfkeli bir vadesi geçmiş fatura e-postası göndererek veya suçlamaları atarak değerli bir köprüyü yakma riskiniz olduğu anlamına gelir.

3. E-posta göndermek işe yaramazsa, geç ödemeler hakkında müşterileri arayın

Bir veya iki hafta boyunca birkaç e-posta gönderdiyseniz ve hiçbir yanıt almadıysanız, bunun nedeni müşterinin gelen kutusuyla ilgili sorunlar yaşaması olabilir. İletileriniz istenmeyen posta filtrelerinde bitiyor olabilir veya adreslerini değiştirmiş veya yanlışlıkla size yanlış adres vermiş olabilirler.

Bu durumda, farklı bir yöntemle ulaşmak her zaman iyi bir fikirdir. Örneğin, müşterinin telefon numarası sizdeyse, onları aramanız yeterlidir. Ayrıca, kayıtlı başka bir e-posta adresiniz olup olmadığına veya kuruluşunda ulaşabileceğiniz başka biri olup olmadığına bakın. Bir şey tıklanana kadar ısrarcı olmaktan ve çeşitli iletişim biçimlerini denemekten korkmayın.

4. Fatura takibinde diğer her şey başarısız olursa, avukatınızla iletişime geçin.

Bu süreç bir aydan fazla sürdüyse hiçbir yanıt veya ödeme yapılmadıysa, yasal işlem yapmanız gerekebilir. Bu noktada, müvekkiline talep mektubu gönderebilecek olan avukatınızla iletişime geçmelisiniz. Bu, orijinal faturada belirtildiği gibi, borçlu olduğunuz ödenmemiş tutarı içerecektir.

Doğal olarak, bu bir son çare stratejisidir. Umarım hiçbir zaman garanti edilen bir durumda olmazsınız, ancak bunun gerekli olabileceğinin farkında olmalısınız. Müşteri sizi görmezden geliyorsa veya ödemeyi reddediyorsa, yardım isteme hakkınız vardır.

Çözüm

Çalışmanız için ödeme almak çok önemlidir, ancak müşterilerin borçlu oldukları parayı size göndermemeyi ya da unuttukları durumlarla karşılaşabilirsiniz. Bu durumlarda, onları nasıl takip ettiğiniz konusunda dikkatli olmanız gerekir.

Özetlemek gerekirse, faturalarınızı takip ederken aklınızda bulundurmanız gerekenler şunlardır:

1. Vadesi geçmiş bir fatura için çok fazla beklemeyin.
2. Her zaman profesyonel olun.
3. E-posta göndermek işe yaramazsa, müşteriyi arayın.
4. Her şey başarısız olursa, avukatınızla temasa geçin.

Ödenmemiş faturalarla ilgili herhangi bir sorunuz mu var? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin!