Sonuç Getiren Resmi Bir E-posta Nasıl Yazılır (Şablonlarla)
Yayınlanan: 2023-09-13
- 20 Ağustos 2023
İçindekiler
Hiç bir e-posta yazmanın ortasındayken durup fazla sıradan davranıp davranmadığınızı merak ettiğiniz oldu mu? İster resmi bir e-posta yazan, ister profesyonel bir soru gönderen veya yeni bir müşteriyle çalışan bir satış elemanı olun, sonuç almak istiyorsanız takip etmeniz gereken birkaç en iyi uygulama vardır.
9 adımda resmi bir e-posta nasıl yazılır?
İster ilk yardım ister takip amaçlı olsun, bir sonraki resmi e-postanız için doğru tonu iletmek üzere bu dokuz adımı izleyin.
1. E-posta adresinizi dikkate alın
Kişisel e-posta adresinizden resmi bir e-posta gönderirken, bunun profesyonel göründüğünden ve ulaşmak istediğiniz tonu doğru şekilde yansıttığından emin olmanız önemlidir.
Hala yıllar öncesinden kalma, saçma harflerle, rastgele sayı dizileriyle, tuttuğunuz spor takımıyla veya bir çalışanınız ya da müşteriniz tarafından profesyonellik dışı sayılabilecek herhangi bir şeyle dolu bir takım kullanıyorsanız, güncelleme zamanı gelmiştir. Resmi e-posta göndermek için en iyi e-posta adresi genellikle adınız ve soyadınızın birleşimidir.
2. Doğru yazı tiplerini kullanın
Mavi en sevdiğiniz renk olabilir ancak bu onun resmi bir e-posta için metin rengi olarak uygun olduğu anlamına gelmez. Aynı zamanda, arkadaşlarınıza ve ailenize mesaj gönderirken tercih ettiğiniz bir yazı tipi olsa da, resmi e-postalar için dikkat dağıtıcı olmayan stillere (Arial, Calibri veya Times New Roman) sadık kalın.
Mesajınızın seçtiğiniz yazı tipi değil, birinin dikkatini çeken şey olmasını istiyorsunuz.
3. Konu satırınızı dikkatlice seçin
Bir dereceye kadar daha kısa daha iyidir. Kinsta'ya göre, e-posta konu satırlarının çoğunluğu 100 karakter veya daha az, ancak daha yüksek açılma ve tıklama oranları için en uygun nokta 110 ila 140 karakter arasındadır.
Konu satırınızı yazarken dikkate almanız gereken birkaç nokta vardır:
- Hedef kitleniz kim? Konu satırınız, bir pazarlama müdürüne resmi bir e-posta gönderirken, profesyonel bir meslektaşınıza resmi bir e-posta gönderirken farklı görünecektir.
- Okuyucularınız neyi önemsiyor? E-posta adresiniz dışında, resmi e-postanızın konu satırı, okuyucunuza sizin hakkınızda ilk izlenimi veren şeydir. Müşterinin sıkıntılı noktaları ya da karşılıklı bağlantıyla ilgili olsun, önemsedikleri şeylere odaklanarak onları açmaya ikna edin.
Konu satırınızın en önemli yönlerinden biri, resmi e-postanızın mesajını doğru bir şekilde yansıtması gerektiğidir. Spam içerikli konu satırları güveni ve güvenilirliği kaybetmenin harika bir yoludur.
Konu satırı fikirlerine mi ihtiyacınız var? Bu en iyi uygulamalara ve örneklere göz atın .
4. Doğru selamlamayı kullanın
Bu üç adım tamamlandıktan sonra uygun resmi e-posta selamını seçmenin zamanı geldi. Arkadaşlarınız ve aileniz için "Hey" ve "Merhaba" gibi sıradan selamlamaları saklayın.
Doğru tonu taşıyan bazı resmi e-posta selamlamaları şunları içerir:
- Merhaba
- Selamlar
- Canım
Potansiyel bir müşteriye veya iş ortağına e-posta gönderiyorsanız daha resmi bir ton gerekir. Ayrıca her zaman alıcınızın adını da eklemek istersiniz. Bilmiyorsan bul. Bu mümkün değilse, resmi e-postanızı "Kimi ilgilendirebilir" veya "Satış ekibi", "Pazarlama ekibi" vb. gibi kişilere gönderebilirsiniz, ancak bu selamlaşmalar asla ilk tercihiniz olmamalıdır.
5. Kendinizi uygun şekilde tanıtın
Resmi e-postanızın ilk cümlesi kısaca kendinizi ve şirketinizi tanıtmalıdır. Alıcının hayat hikayenize ihtiyacı yok.
Kendinizi e-posta yoluyla resmi olarak nasıl tanıtacağınıza dair bazı ipuçları:
- Kısa tut. Kendinizi tanıtmak için bir cümleden fazlasını kullanırsanız okuyucu muhtemelen paragrafın tamamını atlayacaktır.
- Bir soruyla liderlik edin. “Daha fazla web trafiği kullanabilir misiniz? Ben GenericSEOCompany'den John Smith ve yardım etmek isterim."
Okuyucunun onlar için neler yapabileceğinizi bilmek istediğini unutmayın; kim olduğunuzla veya (henüz) yaptığınız şeyi neden yaptığınızla ilgilenmiyorlar.
6. Tüyleri kesin
Resmi e-postalar her zaman kısa ve öz olmalıdır. İlgisiz bilgiler eklemek yerine iki veya üç cümlelik bir e-posta göndermek daha iyidir. Aynı zamanda, e-postalarınızı tek bir büyük metin bloğu halinde göndermeyin; kısa paragraflar ve madde işaretleri kullanarak parçalara ayırın.
Metin parçaları, alıcının resmi e-postanızın ana noktalarını bulmasını zorlaştırır. E-postanızı bol miktarda beyaz alan içerecek şekilde biçimlendirmek, önemli bilgilerin okunmasını ve bulunmasını kolaylaştırır; aynı zamanda yanıt alma olasılığını da artırır.
7. Uygun şekilde sonlandırın
Tamamlamaya hazır mısın? Resmi e-postanızı uygun şekilde sonlandırdığınızdan emin olun.
Selamlamanız gibi, ailenizle ve arkadaşlarınızla yazışmak için sıradan ifadeler bırakın. Örneğin, "Teşekkürler" ile bitirmek yerine daha resmi bir "Teşekkür ederim" ile devam edin.
Doğru tonu taşıyan bazı resmi e-posta kapanışları şunlardır:
- Samimi olarak
- saygılarımla
- Saygılarımla
- Cevabını bekliyorum
Muhabirinizle biraz yakınlık kurduktan sonra, daha gündelik ve eğlenceli resmi e-posta uzantılarını seçebilirsiniz. O zamana kadar yukarıda listelenen resmi kapanış cümlelerine sadık kalın.
8. Profesyonel bir imzayı unutmayın
E-posta adresi ve konu satırı alıcınıza sizin hakkınızda ilk izlenimi verir ve e-posta imzanız onlara son izlenimini bırakır.
Resmi bir e-posta imzası şunları içermelidir:
- Ad Soyad
- İş unvanı
- İletişim bilgileri
- İlgili sosyal medya profillerinize bağlantılar
Sıkıcı, genel bir imzayla yetinmeyin ; iş ve resmi e-postalar için en iyi e-posta imza oluşturucularına göz atın .
9. Düzeltme (ve tekrar düzeltme)
Resmi e-postanızı gönderdikten sonra geri dönüş yoktur. Gönder tuşuna basmadan önce defalarca okusanız bile basit hataları gözden kaçırmak kolaydır.
Grammarly ve Hemingway, gözden kaçırmış olabileceğiniz yazım hatalarını ve dilbilgisi hatalarını yakalamak için kullanabileceğiniz ücretsiz araçlardır.
İki, üç ve dört kez kontrol etmeniz gereken en önemli şeyler, alıcınızın adı ve şirket adıdır; eğer bir e-postayı açsanız ve adınız yanlış yazılmışsa, onu okuma zahmetine girer miydiniz? Muhtemelen değil. Aynı şey şirket adı için de geçerli: Milkshake ve Mailshake çok farklı iki şeydir.
2023'te Kullanılacak 10 Resmi E-posta Şablonu
Makaleyi bitirmek için özelleştirebileceğiniz ve kullanabileceğiniz 10 resmi e-posta şablonunu daha burada bulabilirsiniz.
1. Bilgi talebi
Konu: [Ürün/Hizmet] Hakkında Bilgi Talebi
Sayın [Alıcının Adı],
Benim adım [Şirketiniz]'den [Adınız]. [Ürününüz/Hizmetiniz] hakkında daha fazla bilgi almak için size ulaşıyorum.
Lütfen ayrıntılı bilgi verebilir misiniz veya tartışma için uygun bir zaman önerebilir misiniz?
Şimdiden teşekkür ederim,
[E-posta İmzanız]
2. Toplantı talebi
Konu: [Tarih] Tarihinde Toplantı Talebi
Merhaba [Alıcının Adı],
Bu, [Şirketiniz]'den [Adınız]. [Konu] konusunu tartışmak için [Tarih] tarihinde bir toplantı ayarlamak istiyorum. Lütfen müsaitlik durumunuzu bana bildirin.
Saygılarımla,
[E-posta İmzanız]
3. Toplantı sonrasında takip
Konu: Eylem Maddeleri ve Toplantımızdan Notlar
Sayın [Alıcının Adı],
Benimle [Tarih] tarihinde buluştuğunuz için teşekkür ederim. Eylem öğelerine ve dikkate değer noktalara ilişkin bir genel bakış derledim. [Noktaların kısa listesi]. Daha sonraki adımları tartışalım.
Samimi olarak,
[E-posta İmzanız]
4. İş teklifi
Konu: [Şirketiniz]'den İş Teklifi
Merhaba [Alıcının Adı],
Ben [Şirketiniz]'den [Adınız]. Her iki tarafın da yararına olabilecek bir iş teklifimiz var. [Teklifi kısaca açıklayın]. Bu konuyu daha detaylı konuşabilir miyiz?
Saygılarımızla,
[E-posta İmzanız]
5. İş sorgulama
Konu: [Şirket Adı] Şirketinde İş Sorgulama
Selamlar,
Ben [Adınız], saygın şirketinizdeki [İş Unvanı] pozisyonuyla ilgileniyorum. [Niteliklerinizi ve deneyiminizi kısaca tanımlayın]. Bunu daha detaylı tartışabilir miyiz?
Saygılarımla,
[E-posta İmzanız]
6. Müşteri geri bildirim talebi
Konu: Değerli Görüşlerinizi Talep Ediyoruz
Sayın [Alıcının Adı],
Ben [Şirketiniz]'deki [Adınız], [Pozisyonunuz]'um. Fikrinize değer veriyoruz ve [Ürün/Hizmet] hakkındaki geri bildirimlerinizi takdir ediyoruz.
Teşekkür ederim,
[E-posta İmzanız]
7. Özür e-postası
Konu: [Sorun] İçin En İçten Özürlerimiz
Sayın [Alıcının Adı],
[Sorunu açıklayın] konusunda sizi bilgilendirdiğimiz için üzgünüz. Bu sorunu çözmek için özenle çalışıyoruz ve verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı özür dileriz.
Samimi olarak,
[E-posta İmzanız]
8. Fiyat teklifi
Konu: [Ürün/Hizmet] Fiyat Teklifi
Merhaba [Alıcının Adı],
[Ürün/Hizmet]imize gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz. İsteğinize göre teklifimiz ektedir. Daha fazla ayrıntıyı tartışalım.
Saygılarımla,
[E-posta İmzanız]
9. Bir etkinliğe davet
Subject: [Tarih] tarihindeki [Etkinlik] Daveti – LCV
Selamlar [Alıcının Adı],
Sizi [Tarih] tarihindeki [Etkinlik]'e davet etmekten mutluluk duyuyoruz. Etkinlik ayrıntılarını ekte bulabilirsiniz. Ancak misafirler için yer ve ikramlar sınırlıdır, bu nedenle etkinliğe katılmadan önce LCV yapmanızı rica ederiz.
Bize katılmanızı sabırsızlıkla bekliyoruz ve bunu başarabileceğinizi umuyoruz.
Sevgilerimle,
[E-posta İmzanız]
10. Ürün Güncelleme Duyurusu
Subject: [Ürün Adı]'nda Heyecan Verici Yeni Özellikler
Merhaba [Alıcının Adı],
[Ürün Adı] ürünümüz için bazı yeni özellikleri duyurmaktan heyecan duyuyoruz. Bu özellikler [bunları burada kısaca açıklayın]. Bu değişikliklerin [faydaları açıklayacağına] inanıyoruz. Bu iyileştirmeler konusunda size yol göstermek için bir arama planlayalım.
Saygılarımla,
[E-posta İmzanız]
Resmi bir e-posta yazmak zor olmak zorunda değil. Bu dokuz adımı takip ettiğinizde sonuç getiren profesyonel, resmi e-postalar göndermeye hazır olacaksınız. E-postayla erişim sanatında ustalaşmak istiyorsanız ücretsiz Soğuk E-posta Masterclass'ımıza göz atın.
