GDPR ve Soğuk E-postalar: Uyumlu Kalmak İçin Pratik Kılavuz

Sujan Patel

• 24 Nisan 2023

Okumuş olabileceğinizin aksine, GDPR soğuk e-postaları öldürmedi. Hala gönderebilirsiniz. Göndermek için kullandığınız verileri toplama, yönetme ve saklama şekliniz konusunda daha dikkatli olmanız yeterlidir.

İyi haber şu ki, soğuk e-posta en iyi uygulamalarını zaten takip ediyorsanız - yani "püskürtüp dua etmiyorsanız" veya insanlara alakasız mesajlarla spam göndermiyorsanız - zaten yarı yoldasınız.

Bunu yapmak için bir veri işlem yöneticisine ihtiyacınız yok (açıkçası çoğu şirketin zaten bunu yapacak parası yok). Bunun yerine, bireysel veya küçük bir satış ekibi olarak GDPR'ye uyumlu kalmaya yönelik bu pratik, adım adım kılavuza göz atın.

Bir not olarak, bu kılavuz yalnızca soğuk e-postalar göndermeye odaklanır. Sizden haber almayı tercih edenlere pazarlama e-postaları göndermek veya web sitenizde çerez kullanmak söz konusu olduğunda rahat olmanız gereken birçok başka gereksinim vardır.

Ve tabii ki biz avukat değiliz. GDPR statünüz veya gereklilikleri hakkında herhangi bir özel endişeniz varsa, yönetmeliği bilen bir avukata danışın.

Hızlı Bir GDPR Tazeleme

Bir şekilde gözden kaçırmış olmanız ihtimaline karşı, AB 2016 yılında Genel Veri Koruma Yönetmeliğini (GDPR) kabul ederek 1995 tarihli Veri Koruma Direktifinin (internetin ilk günlerinde uygulamaya konulan) yerini almıştır.

Digital Guardian'dan Juliana De Groot'a göre, AB vatandaşlarının verilerini işleyen şirketler için işlemeyi daha iyi korumak amacıyla bir dizi temel standardı zorunlu kılan yeni yönetmeliğe uymaları için AB üye ülkelerine Mayıs 2018'e kadar iki yıl süre verildi. ve vatandaşların kişisel verilerinin taşınması.”

Temel olarak, GDPR'ye uymak için şirketlerin, diğer şeylerin yanı sıra aşağıdakileri içeren kişisel verileri işleme ve kullanma yöntemleri konusunda daha bilinçli olmaları gerekir:

• İsimler
• Telefon numaraları
• E-mail adresleri
• IP adresleri
• Mobil cihaz kimlikleri

Şifrelenmiş veriler bile bu kategoriye girebilir. Close.com'dan Jory MacKay şöyle yazıyor: "Temel olarak, sahip olduğunuz bilgiler herhangi bir şekilde bir kişinin kimliğini belirlemek için kullanılabiliyorsa, GDPR kapsamındadır." Bilgilerin mevzuata uygun şekilde korunmaması para cezalarına neden olabilir.

Soğuk E-postalar için 5 GDPR En İyi Uygulaması

Yani, soğuk e-posta gönderen biri olarak takip ediyorsanız, bu muhtemelen kulağa oldukça korkutucu geliyor. Hala soğuk sosyal yardım mesajları gönderip GDPR ile uyumlu kalabiliyor musunuz? Evet, ama geçmişte yaptığınızdan farklı görünebilir.

1. Yalnızca ürününüzden yararlanabilecek kişilere ulaşın

Taskeater Genel Müdürü Dan Vanrenen'e göre, "GDPR kapsamında, topladığınız kişisel veriler yeterli ve işlenme amacına uygun olmalıdır (İlke c: Veri Minimizasyonu). Bu, iki önemli şeyi göz önünde bulundurmanız gerektiği anlamına gelir: veri koleksiyonunuzun yeterliliği (elde edeceğiniz şey için gerçekten ne kadar veriye ihtiyacınız var) ve veri koleksiyonunuzun alaka düzeyi (doğru verileri topladığınız verilerdir. amaçlarınız).”

Bunu özetlemek gerekirse, soğuk e-posta yoluyla gönderdiğiniz herhangi bir teklif, potansiyel müşterilerinizin işinin ayrıntılarıyla açıkça bağlantılı olmalıdır.

• Örneğin, rakiplerinizin SaaS ürününü kullandığını keşfettiğiniz bir şirkete ulaşmanız, çünkü çözümünüzü ticari faaliyetleriyle ilgili bir yedek olarak sunmak için Product Hunt'ta ürün hakkında bir inceleme bıraktılar.
• CRM satış konuşmanızla bulabileceğiniz her adresi spam yapmak, çünkü "her şirketin bir CRM'ye ihtiyacı vardır" değildir.

Bu belirlilik düzeyine ulaşmak için, listelerinizi bölümlere ayırmanız ve soğuk e-postalarınızı potansiyel müşterilerinizin iş gereksinimlerine göre yakından kişiselleştirmeniz gerekecek. Mailshake gibi e-posta kişiselleştirme araçları yardımcı olabilir.

Bir yan not olarak – Mac Hasley, Convert'te şöyle yazıyor: "Genel bilgi@şirket, satış@şirket, pazarlama@şirket e-posta adresleri kişisel veri değildir." GDPR bireyler için geçerli olduğundan, bunlar gibi genel e-posta adresleri etkilenmeyebilir.

Pazarlama açısından ideal değildirler, ancak yukarıda açıklanan amaç özgüllüğü yönergelerini karşılayamıyorsanız bir seçenek olabilirler.

2. Birinin e-posta adresini tam olarak nasıl aldığınızı açıklayabilme

GDPR'nin en büyük itici gücü, işletmelerin kişisel verileri uygun şekilde işlemesini sağlamak olduğundan, yalnızca kampanyanız için gerçekten ihtiyacınız olan verileri toplamanız ve neden e-posta gönderdiğinizi ve alıcıların verilerini listenizden nasıl kaldırabileceklerini açıklamanız önemlidir.

Örneğin, şöyle bir mesaj kullanın:

"LinkedIn'de adınızı ve e-posta adresinizi bulduğum ve şirketinizin [ürün/hizmet] hizmetimizden yararlanabileceği anlaşıldığı için size ulaşıyorum. Benden haber almak istemiyorsanız, bana haber verin, ben de bilgilerinizi sileyim.”

Gördüğünüz gibi, soğuk bir abonelikten çıkma bağlantısı kullanmak zorunda değilsiniz. Aslında, tüm GDPR temellerinizi karşılamak için bundan daha fazlasına ihtiyacınız var. Akılda tutulması gereken iki şey:

1. Onların bilgilerini nasıl bulduğun konusunda net olmalısın (burada avukat konuşması yok)
2. Sizden isterlerse verilerini hemen silmeniz gerekir.

Onları e-posta yönetim sisteminizde abonelikten çıkmış olarak işaretlemeyin. Aslında, bilgilerini sakladığınız herhangi bir yerden onları silin.

3. Veri onayının sınırlarını anlayın

Geçerli, haklı bir soğuk e-posta göndermek bir şeydir. Bundan sonra yapacaklarınız da GDPR'den aynı derecede etkilenir.

Çoğu pazarlamacı, ilk etkileşimden sonra soğuk e-posta kişilerini bir yetiştirme dizisine atmayı sever. Belki şu anda uygun değiller, ancak düzenli etkileşimler sayesinde ürününüze veya hizmetinize ihtiyaç duyduklarında akıllarında ilk siz olacaksınız.

Buradaki zorluk, GDPR kapsamında bu şekilde takip etmek için izin istemeniz gerekebilmesidir. SuperOffice'ten Steven MacDonald şöyle yazıyor: "Bir e-posta adresi gibi kişisel verileri topladığınızda, yalnızca kişiye bu bilgileri sakladığınızı bildirmeniz gerekmez, aynı zamanda potansiyel müşterilerinizin aktif olarak 'katılmalarını' veya seçmelerini sağlamanız gerekir. onlara pazarlama mesajları göndermeye başlamadan önce belirli bir e-posta listesine katılmak için.

Hasley, işleri daha da zorlaştırmak için, "Pazarlama materyallerini almak için izin istemek, başlı başına bir pazarlama materyali göndermektir" diye paylaşıyor.

Peki geriye hangi seçenekler kalıyor? Takip e-postaları, ilk soğuk sosyal yardım mesajlarıyla aynı kriterleri takip ettikleri sürece uygun olabilir, çünkü şunları yapmanız gerekir:

• Mesajı göndermek için yasal bir dayanağa (diğer bir deyişle belirli, hedeflenmiş bir neden) sahip olun
• Hangi kişisel bilgileri kullandığınızı, neden kullandığınızı ve nasıl sakladığınızı açıkça belirtin
• Kişisel bilgileri gerekenden daha uzun süre tutmamak

Bu kısıtlamalar altında, bu üç unsuru kapsayan kişiselleştirilmiş takip mesajları göndermek uygun olabilir. Karşılaştığınız her e-postayı genel bir yetiştirme dizisine ayırmak (alıcıları açıkça ve açıkça pazarlama mesajlarını almaya teşvik edemediğiniz sürece) olmayabilir.

4. İyi veri güvenliği uygulayın

Son olarak, iyi bir veri sorumlusu olun. GDPR'ye tabi olsanız da olmasanız da bunu şu şekilde yapın:

• Yalnızca ihtiyacı olan kişilere veri erişimi vermek
• Sakladığınız herhangi bir veriyi işlerken güvende olduğundan emin olmak
• Verileri yalnızca ihtiyacınız olduğu sürece tutun
• Müşteri adayına bunu yaptığınızı bildirmeden başka kimseyle veri paylaşmamak

Bu adımları kendi başınıza atabiliyorsanız, özel olarak ayrılmış bir veri görevlisine ihtiyacınız yoktur. Olmasanız bile, bir danışman veri uygulamalarınızı gözlemleyebilir ve yeni bir tam zamanlı veri çalışanı getirmekten çok daha düşük bir maliyetle uyumlu olmanızı sağlamak için önerilerde bulunabilir.

GDPR Benim İçin Geçerli mi?

Bütün bunları söyledikten sonra, açıklığa kavuşturmamız gereken son bir şey daha var. GDPR bir AB yönetmeliğidir. Yani bu, ABD merkezliyseniz endişelenmenize gerek olmadığı anlamına mı geliyor?

Evet ve hayır. GDPR, dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar tüm AB vatandaşlarının kişisel verilerini kapsar. İşletmenizin yalnızca ABD vatandaşlarıyla çalıştığından %100 eminseniz, GDPR uyumluluğu daha az önemli olabilir. Ancak, ulaştığınız kişilerin yurtdışında yaşayan veya çalışan AB vatandaşları olmadığını garanti edemiyorsanız, GDPR'ye alışmaya değer.

Ayrıca, kişisel verilerin korunmasından hedeflenen sosyal yardım mesajlarının gönderilmesine kadar burada açıklanan pratik olarak her şey, tüm kuruluşlar için en iyi uygulamalar olarak kabul edilmelidir. GDPR ile uyumlu hale gelmek, soğuk e-postaları gönderme şeklinizi daha iyi hale getirmek için yeniden düşünmeye zorluyorsa, bu e-posta pazarlamasında bir kazan-kazan durumudur.