2022'de Küçük İşletmeler için İK'ya Yönelik Eksiksiz Kılavuz

Küçük işletme sahibi veya yöneticisi olarak birçok şapka takmaya alışkınsınız. Yalnızca işinizin stratejik gözetiminden ve liderliğinden sorumlu değilsiniz, aynı zamanda özellikle İK söz konusu olduğunda, günlük görevlerle yoğun bir şekilde ilgileniyorsunuz.

Ancak İK işlevlerinin kapsamı, küçük bir işletme için bile çok geniştir. Zamanınızı hızlı bir şekilde bunaltabilir ve kendinizi İK evrakları ve yönetimi için saatler harcarken bulabilirsiniz. Bırakın işinizi geliştirmeye ve büyütmeye odaklanmayı bırakın, hiçbir şeyin çatlaklardan kayıp gitmediğinden emin olmak için bile yeterli zamanınız yok.

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, her şeyi yapmak için yeterli zamana sahip olmak, küçük işletme sahipleri için en önemli beş endişeden biridir.

Bu nedenle, İK'yı başka bir kişiye veya kuruluşunuzdaki bir ekibe devretme ihtiyacı kaçınılmaz olarak ortaya çıkar. Ama bunu yapmak için doğru zamanın ne zaman olduğunu nasıl bilebilirsin? Özel bir İK kişisini veya ekibini nasıl kurarsınız?

Öğrenmek için okumaya devam edin!

İK Nedir?

İK, insan kaynakları anlamına gelir. İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği (SHRM), İK yönetimini “bir kuruluşun hedeflerini etkin bir şekilde karşılamak için bir kuruluşun çalışanlarını yönetme süreci” olarak tanımlar.

Bir İK ekibi, işe alımdan fesih, istifa veya emekliliğe kadar tüm çalışan deneyiminden ve aradaki her şeyden nihai olarak sorumludur.

Bu içerir:

• İşe alma ve tutma
• Ücret ve sosyal yardım yönetimi
• Vergi uyumu dahil olmak üzere bordro
• Çalışan memnuniyeti, bağlılığı, güvenliği ve refahı
• İşe giriş ve çıkış
• Performans görüşleri
• Çalışan ödülleri ve tanınma
• Eğitim kılavuzları ve çalışan el kitapları gibi çalışan kaynaklarını geliştirmek ve sürdürmek
• Şirket kültürü oluşturmak
• Çalışan katılımı ve iletişim
• Eğitim ve Geliştirme
• Zaman takibi ve katılım
• İş hukuku uyumu

Küçük işletmeler, ilk çalışanlarını işe aldıkları andan itibaren İK sorunlarıyla ilgilenir. Yalnızca bir avuç personelle, yönetim ve sahiplik sorumluluklarınıza ek olarak İK görevlerini kendiniz yönetmek mümkün olabilir. Ancak işiniz büyüdükçe, bu listenin bir kişinin tek başına yönetmesi için nasıl çok fazla hale geldiğini görmek çok kolay!

Küçük işletmeler için temel İK işlevleri

Küçük işletmeler için insan kaynaklarının temel alanları şunlardır:

1. İşe alma ve tutma
2. Tazminatlar ve kazançlar
3. Çalışan bağlılığı
4. Eğitim ve Geliştirme
5. İş hukuku uyumu.

Bunların her birine ve işletmeniz için neden önemli olduklarına daha yakından bakalım.

En iyi yetenekleri çekmek ve elde tutmak, küçük işletmeler için en önemli İK işlevlerinden biridir. Ama ucuza gelmiyor. Kaliteli işe alım ve elde tutma uygulamalarının geliştirilmesi ve uygulamaya konulması zaman ve para gerektirir.

İşe alım, iş tanımlarının hazırlanmasını, işe alım kararları için bir çerçevenin oluşturulmasını, mülakatlar dahil işe alım sürecinin yönetilmesini, iş sözleşmeleri ve işe uygunluk belgeleri gibi uygunluk belgelerinin tamamlanmasını ve bir işe alım sürecinin tasarlanmasını ve uygulanmasını içerir.

Çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık (DEI), her büyüklükteki işletme için işe almanın önemli bir yönüdür. DEI'nin simgesel bir jestten daha fazlası olması gerekir. İK dahil olmak üzere kuruluşunuzun her düzeyine ve işlevine nüfuz etmelidir. DEI, üst düzey yetenekleri çekmede önemli bir faktördür - çalışanların neredeyse %80'i DEI'ye değer veren bir kuruluşta çalışmak ister.

İK, yeni yetenekleri çekmenin yanı sıra, elde tutma politikaları ve uygulamalarından da sorumludur. Eğitim ve gelişimin yanı sıra çalışan memnuniyetini ve bağlılığını artırmayı amaçlayan stratejiler, çalışanları elde tutmayı iyileştirmenin iyi yollarıdır.

İK tipik olarak bir kuruluşun ücretlendirme felsefesini, ücret stratejisini ve taban ücret ve ek ücret dahil olmak üzere ücret yapısını belirlemekten sorumludur.

Bir ödeme yapısı tasarlarken, yasal asgari ücretlerin yanı sıra rakiplerinizin çalışanlara neler sunduğundan haberdar olmanız gerekir.

Tazminat paketinizin önemli bir kısmı sağlık sigortası, ücretli izin, esnek çalışma saatleri, komisyonlar ve çalışan sağlık programları gibi çalışanlara sağlanan faydalardır. Menfaatler çalışanlar için önemlidir. Maaş önemli olsa da, çalışanların %79'u bir maaş artışı üzerinden yeni veya ekstra faydaları kabul eder.

Yasal asgari ücretler gibi, yasalarca sağlamanız gereken faydaları belirlemek önemlidir. Bunlar, bulunduğunuz yere bağlıdır ve işçi tazminatı, ücretli izin ve maluliyet sigortası gibi faydaları içerebilir.

Tazminatın bir başka yönü de bordro ve vergilerdir. Sınırlı sayıda çalışanı olan küçük işletmeler için bile bu süreçler hızla karmaşık ve zaman alıcı hale gelebilir. Birçok küçük işletme sahibi, her ödeme döneminde neredeyse beş saat olabilen bordronun ne kadar zaman alabileceğini hafife alır.

Çalışan bağlılığı, bir çalışanın bir kuruluşla ve onun hedefleriyle olan bağlantısıdır. İşletmenizin başarısında önemli bir rol oynar. Karlılığınızı doğrudan etkileyebilir; bağlı çalışanlar daha üretkendir ve işe gelmeme olasılıkları daha düşüktür. Öte yandan, aktif olarak bağlı olmayan çalışanların %74'ü yeni iş arıyor veya başka fırsatlara göz kulak oluyor.

İK, çalışanların moralini artırmak gibi bağlılığı etkileyen temel sorunları ele alan stratejilerin ve süreçlerin tasarımını ele alır. Bunu yapmak, elde tutmayı ve kârlılığınızı iyileştirir.

Çalışanlarınıza sürekli mesleki gelişim fırsatları sunmak, motivasyon ve katılım düzeylerini artırmak için çok önemlidir. Çalışanlar yeni beceriler öğrenme fırsatlarına açlar. Bir Deloitte anketinde, Y kuşağının neredeyse %80'i, resmi işyeri eğitimi, iş başında eğitim ve mesleki gelişimi, en iyi performanslarını göstermelerine yardımcı olmak için önemli olarak tanımladı.

İyi tasarlanmış bir eğitim ve gelişim programı ayrıca çalışanları şirket içi terfilere hazırlamaya yardımcı olur ve sizi şirket dışından işe alma maliyetinden kurtarır.

İK'nın eğitim ve gelişim sorumlulukları arasında şirket misyonunuzu, temel değerlerinizi, çalışanlarınızın beklentilerini, şirket politikalarını ve disiplin ve işten çıkarma prosedürlerini belirleyen bir çalışan el kitabı hazırlamak yer alır.

Küçük işletmeler için bile, çalışan etkileşimlerini yöneten çok çeşitli iş kanunları ve düzenlemeleri vardır. İK'nın temel işlevlerinden biri, iş kanunları ve yönetmeliklerdeki gelişmeleri takip etmek ve kuruluşunuzun bunlara tam olarak uymasını sağlamaktır.

Örnek olarak, ABD merkezli küçük işletmelerin aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi federal yasa kapsamındaki yükümlülüklerini göz önünde bulundurması gerekir:

• 1970 İş Sağlığı ve Güvenliği Yasası
• 1964 tarihli Medeni Haklar Yasası'nın Başlık VII'si
• 1967 İstihdamda Yaş Ayrımcılığı Yasası
• 1990 Engelli Amerikalılar Yasası'nın I ve V. Başlıkları
• Aile ve Tıbbi İzin Yasası
• Adil Çalışma Standartları Yasası
• Ulusal Çalışma İlişkileri Yasası

Mevzuata uymamanın maliyeti yüksek olabilir ve bu da büyük para cezaları veya diğer cezalarla sonuçlanabilir. Diğer maliyetler, siz sorunla uğraşırken itibarınızın zedelenmesi ve işletmenizin kesintiye uğramasını içerir. Yine de en önemlisi, çalışanlar kendilerini korumak için tasarlanmış uyumluluk sorunlarına bağlı olduğunuzu bilmek ister.

İK Yetkilendirmesinin Yararları

Etkili İK, büyüklüğü ne olursa olsun bir işletmenin başarısı için esastır. İK, şirket içi iletişimin tonunu belirler ve şirket kültürünüzü ve kârlılığınızı doğrudan etkiler. Çalışanlarınız en değerli kaynağınızdır; İK politikaları ve prosedürleri aracılığıyla onların refahına özen göstermek bir öncelik olmalıdır.

Özel bir İK personeli atamak veya bir İK departmanı kurmak, başlangıçta zaman ve para yatırımı gerektirir. Ancak bunu yapmanın hem kısa hem de uzun vadede birçok avantajı var.

• Size zaman kazandırır . Küçük bir işletmenin sahibi veya yöneticisi olarak zamanınız son derece değerlidir. İşi yürütmenin yanı sıra İK sorumluluklarını üstlenmek, zaman alan idari görevler ve belge yönetimi de dahil olmak üzere büyük bir iş yüküyle size yük olabilir. İK'yı yetkilendirerek, işinizi büyütmeye yönelik diğer üst düzey yönetim ve stratejik kararlara odaklanmak için zaman kazanabilirsiniz.
• Paradan tasarruf etmenizi sağlar . Yanlış İK kararları vermenin veya hiç karar vermemenin maliyeti pahalı olabilir. Örneğin, kötü işe alımlar söz konusu olduğunda, Gallup muhafazakar bir şekilde bir çalışanı değiştirmenin maliyetinin yıllık maaşının 0,5-2 katı olabileceğini tahmin ediyor.

Kendini işine adamış bir İK personeli veya ekibi, zamanlarını ve kaynaklarını kaliteli ve etkili İK kararları almaya odaklayabilir. Ayrıca İK süreçlerini ve karar vermeyi standartlaştırarak ve merkezileştirerek daha iyi verimlilikler geliştirebilirler.

• Şirket içi İK uzmanlığını geliştirir . İK'yı yönetmek için belirli bir kişi veya ekip atayarak, kuruluşunuzun kurumsal bilgisini oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bunu yapmak, İK rollerindeki kişilerin, kuruluşunuz ve çalışanları hakkında özel bilgilerle uzman olmalarına olanak tanır. Bu kombinasyon, daha etkili İK kararları alma şansını artırır.
• Uyum sağlar . İş kanunları ve düzenlemelerinin karmaşıklığı ve sürekli değişen doğası göz önüne alındığında, aynı zamanda işi yönetirken uyumluluğun zirvesinde olmanızı beklemek gerçekçi değildir. Kendini işine adamış bir İK ekibi, gelişmeleri takip etmek, gerekli kayıtları tutmak ve denetimleri yönetmek için zamana ve bilgiye sahiptir. Gerekli yasa ve yönetmeliklere uymamak maliyetli olabilir, bu nedenle İK sorumluluklarınızı devretmek değerli bir yatırımdır.

Bir alternatif — İK dış kaynak şirketleri

Bazı küçük işletmeler, özel bir İK personeli atamak veya kurum içi bir İK ekibi oluşturmak yerine, Profesyonel İstihdam Organizasyonu (PEO) gibi insan kaynakları dış kaynak hizmetlerini kullanır.

Bir PEO, bir kuruluş için vekil işveren olarak hareket eder ve kuruluş adına çalışanlarla sözleşme yapar. Bu yapı, PEO'nun bordro, vergiler, çalışanlara sağlanan faydalar, işçi tazminatı, uyumluluk ve diğer İK desteği dahil olmak üzere küçük işletme adına bir dizi idari İK işlevini yönetmesine olanak tanır.

Bu seçeneği düşünüyorsanız, maliyetleri ve faydaları tartmak önemlidir. Küçük işletme sahipleri için, İK yönetimini dışarıdan temin etme olasılığı çekici olabilir - size çok zaman kazandırır ve İK'nızı deneyimli bir üçüncü tarafın eline verir.

Ancak PEO'lar, küçük işletmeler için İK hizmetleri için genellikle yüksek ücretler talep eder. Bir İK dış kaynak hizmetine dahil olmak, kuruluşunuzun kurumsal bilgisini de boğabilir, bu da işiniz büyüdükçe özellikle yararlı olabilir. Çalışanların ayrıca istihdam sorunları için üçüncü bir tarafla iş yapma konusunda çekinceleri olabilir.

İK Delegasyonu İçin Doğru Zaman Ne Zaman?

Özel İK profesyonellerini atamak veya kurum içi bir İK ekibi oluşturmak için doğru zaman, bütçe, öngörülen büyüme ve büyüklük dahil olmak üzere işletmenizin koşullarına bağlıdır.

Genel bir kural olarak, birçok İK uzmanı, kuruluşunuz 10'dan fazla çalışana ulaştığında İK işlevlerini devretmeyi düşünmeniz gerektiğini söylüyor. Bu noktada, uyumluluk gereksinimleri karmaşık, yoğun bir şekilde ifade edilmiş ve sıklıkla değişebildiğinden, özellikle uyumluluk söz konusu olduğunda, İK yönetimi küçük işletme sahibi veya yöneticisi için çok fazla olabilir.

Diğer göstergeler şunları içerir:

• Hatalar oluşmaya başlar, örneğin uyumluluk gereksinimleri kaçırılır
• Kuruluş, önemli bir değişim veya büyüme dönemiyle karşı karşıyadır.
• Diğer işlerinizin yanı sıra günlük İK süreçlerine ayak uyduramıyorsunuz.
• İK süreçleri zamanınızın çoğunu alır ve sizi strateji düzeyinde çalışmaya odaklanamaz hale getirir

Bu noktaya geldiğinizde, özel bir İK kişisi veya ekibi atamayı ciddi olarak düşünmenin zamanı geldi.

7 Adımda İK Departmanı Nasıl Kurulur

İK atama süreci, işletmenizin koşullarına özeldir ve işletmenizin yaşı ve büyüklüğü, öngörülen büyümesi ve sektörü gibi faktörlere bağlıdır. Başlangıç ​​noktası olarak, İK ihtiyaçlarınızı belirlemenize ve dahili bir İK departmanı kurmanıza yardımcı olacak sekiz adımı burada bulabilirsiniz.

Kuruluşunuzdaki mevcut İK durumunu anlamak, ihtiyaçları belirlemenize yardımcı olur ve bir İK ekibi oluşturmak için bir çerçeve sağlar. Bu makalenin başında özetlenen İK'nın temel işlevlerine bakın ve kuruluşunuzun bunları şu anda gerçekleştirip gerçekleştirmediğini düşünün. Yapıyorsa, ne kadar iyi yapıyor? Değilse, ele almanız gereken bir alan mı?

Diğer çalışanlardan veya departmanlardan İK ihtiyaçları hakkında geri bildirim almak da bu adımda yardımcı olabilir. Bu sürecin sonunda kuruluşunuzun İK ihtiyaçlarını ve önceliklerini belirlemiş olacaksınız.

Kuruluşunuzun İK ihtiyaçlarını belirledikten sonra, bunları karşılayacak bir ekip yapılandırabilirsiniz.

Bir İK uzmanı gibi, başlamak için yalnızca bir özel İK personeline ihtiyacınız olduğunu görebilirsiniz. Daha büyük işletmeler veya hızla genişleyen işletmeler daha büyük bir İK ekibine ihtiyaç duyabilir. Bu, bir İK yöneticisi, işe alma yöneticisi, İK koordinatörü ve İK asistanlarının bir kombinasyonunu içerebilir.

Küçük bir İK ekibiyle bile, kurumsal ihtiyaçları karşıladığınızdan emin olmak için rolleri ve sorumlulukları açıkça tanımlamak önemlidir.

Hangi pozisyonları doldurmanız gerektiğini öğrendikten sonra, onları doldurmak için yetenekli bireyler arayabilirsiniz. Bir İK rolü için dışarıdan işe alırken, duygusal zeka, güçlü iletişim, çatışma çözme, problem çözme ve zaman yönetimi gibi temel becerilere dikkat edin.

Mevcut çalışanlarınızı unutmayın; birileri gerekli becerilere sahipse, onları her zaman şirket içinde terfi ettirebilirsiniz.

İK ekibinizi oluşturmanın bir başka yolu, potansiyele sahip mevcut çalışanları belirlemek ve daha sonra bir İK rolüne geçmek için eğitimlerine ve gelişimlerine yatırım yapmaktır.

Günlük görevleri otomatikleştirmek ve İK süreçlerini kolaylaştırmak için yazılım kullanmak, etkili bir İK ekibi oluşturmak için çok önemlidir.

İK'nın büyük bir kısmı kayıt tutmaktır. Bordro bilgileri, eğitim kayıtları, işe alım belgeleri, işe uygunluk formları, disiplin cezası ve fesih kayıtları gibi çeşitli İK belgelerinin uyum ve denetim amacıyla tutulması gerekir. Bir mobil uygulama ile bir İK yazılım çözümü kullanmak, çalışanlarınızın ve İK ekibinizin bu kayıtları her yerden, her zaman güncellemesine ve erişmesine olanak tanır.

Bordro, işe alım, çalışan anketleri, eğitim ve hatta ödüller ve tanıma için zaman takibi de dahil olmak üzere İK ile ilgili bir dizi görevi otomatikleştirmek için bir çalışan yönetimi uygulamasını da kullanabilirsiniz.

İK ekibinizin etkinliğini ölçmek için temel performans göstergeleri (KPI'ler) gereklidir. İK KPI'ları, çalışan devri, memnuniyet, eğitim maliyetleri, üretkenlik, devamsızlık ve şirket içi terfi oranlarını içerir.

Şimdi bu hedefleri belirlemek, daha sonra İK kişinizin veya ekibinizin performansını ve bunların genel iş stratejinize katkısını gözden geçirmenize yardımcı olur. Bu arada, İK karar alma süreçlerine de rehberlik ederler.

İK kararları da bütçeniz tarafından yönlendirilir. İK ekibinize finansal kaynaklar tahsis etmek, artık harcamalara öncelik vermelerine ve İK'nın verimli çalışmasını sağlamalarına yardımcı olur.

Bunu yapmak için kuruluşunuzun önceki İK harcamalarını inceleyin ve beklenen İK ihtiyaçlarınızı tahmin edin. İK bütçenizin maaşlar, sosyal haklar, DEI ve çalışan güvenliği ve refahı gibi temel işlevlerin yanı sıra işe alım, İK teknolojisi ve eğitim ve geliştirme gibi temel işlevleri kapsaması gerektiğini unutmayın.

Bir İK bütçesinin, bir organizasyonun daha geniş bütçeleme ve iş hedefleriyle birlikte çalışması için liderlik seviyesinden gelmesi gerekir.

İK ekibiniz hazır olduğunda, kuruluşunuzun İK'sını ele almak için çalışmaya başlayabilirler. Bu, bir İK stratejisi geliştirmenin yanı sıra destekleyici politika ve prosedürleri içerir.

İK işlevlerini devretmek onları günlük yapılacaklar listenizden çıkarsa da, yine de İK ekibini denetlemeniz gerekecek. Özellikle küçük şirketiniz büyümeye devam ederken, daha geniş iş stratejinizin bir parçası olarak işletmenizin İK ihtiyaçlarını gözden geçirmeye devam etmelisiniz. Zamanla, işinizin değişen ihtiyaçlarını yansıtmak için roller eklemeniz veya ayarlamanız veya İK önceliklerini yeniden tanımlamanız gerektiğini görebilirsiniz.

Küçük İşletmeler için Daha Fazla İK Kaynakları

İK sorumluluklarını devretme konusunda karar verirken, mümkün olduğunca bilgi sahibi olmak istersiniz.

Küçük işletmeler için İK ile ilgili bazı ek kaynaklar şunlardır:

• İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği'nin (SHRM) bir dizi yararlı makalesi vardır.
• ABD merkezli küçük işletmeler, özellikle uyumluluk sorunlarıyla ilgili sorular için Çalışma Bakanlığı'nın web sitesine veya ABD Ticaret Odası'nın İK bloguna başvurabilir.
• İK Yenilik Akademisi (AIHR), bloglar, bir podcast, kılavuzlar ve vaka çalışmaları dahil olmak üzere çeşitli ücretsiz çevrimiçi İK kaynakları sunar.
• Connecteam blogumuzda çeşitli küçük işletme İK konularında çeşitli makaleler bulunmaktadır.

Küçük İşletmenizde İK Yetkilendirme Zamanı mı?

Küçük işletme sahibi olarak, işletmenizin günlük İK işlevlerini yönetmek için çok zaman harcadığınıza şüphe yok. Ancak bu yaklaşım, özellikle işiniz ve çalışan sayınız arttıkça hızla yönetilemez hale gelebilir.

Küçük işletmeniz için İK'yı özel bir İK kişisine veya ekibine devretmek, zamanınızı boşa çıkarır ve genellikle uzun vadede işletmenizin paradan tasarruf etmesini sağlar. Kuruluşunuzun ilgili tüm iş kanunları ve yönetmeliklerine uymasını sağlar. Aynı zamanda, kuruluşunuzun İK ihtiyaçlarının içini ve dışını bilen bir şirket içi ekip oluşturur.

Götürmek? Hâlâ sahibi olduğunuz veya yönettiğiniz işletmenin İK ihtiyaçlarını yönetiyorsanız, bu sorumlulukları devretmeyi düşünmenin zamanı gelmiş olabilir. Bu sizin, işletmenizin ve çalışanlarınızın faydalanabileceği bir değişikliktir.