Kalite Yönetim Sistemi Nedir? – Kalite Yönetim Sistemleri İçin Eksiksiz Bir Başlangıç ​​Kılavuzu

Verimliliği en üst düzeye çıkarmak, memnun müşterilere birinci sınıf ürün ve hizmetler sunmak ve sürekli olarak iyileştirme fırsatlarını belirleyip değerlendirmek her şirketin hayali değil mi? Gerçek olamayacak kadar iyi görünse de, bir kalite yönetim sistemi (QMS) bunu gerçeğe dönüştürebilir.

Ancak, bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır. Birçok şirket bu karmaşık sistemleri başarıyla uygulamakta zorlanıyor. İşte tam da bu yüzden sizi desteklemek için buradayız!

Her şeyi çok daha kolay hale getirmek için, bu eksiksiz başlangıç ​​kılavuzu size bir kalite yönetim sisteminin ne olduğu, faydaları ve şirketinizde nasıl başarılı bir şekilde oluşturup uygulayabileceğiniz konusunda tüm bilgileri verecektir.

Hadi buna dalalım!

Kalite Yönetim Sistemi (KYS) Nedir?

En baştan başlayalım ve kalite yönetim sistemi aslında nedir sorusuna cevap verelim.

KYS - bir kalite yönetim sistemi anlamına gelir - bir kuruluşun ürün veya hizmetlerinin kalitesini sürekli olarak iyileştirmesi için gerekli politikaları, prosedürleri ve kontrolleri belgeleyen, müşteri beklentilerinin ve gereksinimlerinin karşılanmasını veya aşılmasını sağlayan bir sistemdir.

Daha basit bir ifadeyle, bir kalite yönetim sistemi, bir şirketin müşteri ve düzenleyici gereksinimleri karşılamak ve operasyonunun etkinliğini ve verimliliğini sürekli olarak iyileştirmek için faaliyetlerini koordine etmesine ve yönlendirmesine yardımcı olur.

Kalite Yönetim Sistemleri Kullanmanın Faydaları

Bir kalite yönetim sistemi uygulamak, kuruluşunuzun performansını her yönüyle olumlu yönde etkileyebilir. Başlıca faydaları şunlardır:

• Müşteri gereksinimlerinin karşılanması : Bu, müşteri tabanınızı, satışlarınızı ve tekrarlanan işinizi güçlendiren ve büyüten şirketinize güven oluşturmanıza yardımcı olur.
• Organizasyonel gerekliliklere uyum : Bu, şirketinizin politika ve düzenlemelere uymasını ve ürün ve hizmetlerini en maliyet ve kaynak verimli şekilde sunmasını sağlar. Bu, büyüme ve daha fazla kar için alan yaratır.
• Sürekli iyileştirme fırsatı : Faaliyetlerinizi ve müşteri memnuniyetini takip etmek, ürün veya hizmetlerinizin en yüksek kalitede olmasını sağlamak için hangi değişikliklerin gerekli olduğu konusunda size fikir verecektir. Bu, müşteri şikayetlerini ve iadelerini azaltacak ve uzun vadede zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

Bu avantajlar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere daha fazla avantaj sunar:

• Açıkça tanımlanmış, merkezi kalite kontrol politikaları.
• Tutarlı ve standartlaştırılmış süreçler.
• Verimlilikte büyüme.
• Şirket kaynaklarının daha etkin kullanımı.
• Düşük maliyetler.
• Geliştirilmiş şirket ve çalışan morali, katılımı ve bireysel katkı anlayışı.
• Tutarlı sonuçlar üretmek için iletilen hazırlık.
• Kusurları, üretim ve müşteri memnuniyeti boşluklarını ve süreçler, hedefler veya işlevler içindeki sorunları belirleme yeteneği.
• Eğitim fırsatlarını belirlemek için yüksek potansiyel.
• Müşteri beklentilerini karşılamak için artan çalışan işbirliği.

Farklı KYS Türleri?

Her şirketin kendine özgü ürün veya hizmetleri, hedefleri, endüstri standartları ve daha fazlası vardır. Bu nedenle, bu farklı ihtiyaçları karşılamak için birçok farklı kalite yönetim sistemi türü vardır, yani:

• Standardize Sistemler : Bu kalite yönetim sistemleri, bir dizi federal kod ve yönetmeliği takip eder. Bunlara ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485 ve ISO 45001 gibi ISO sertifikaları dahildir.
• Toplam Kalite Yönetimi (TKY) : Bu yaklaşım, bir işletmenin her alanında kaliteyi vurgular. Kuruluşun verimlilik ve kalite hedeflerini nasıl etkilediğini belirlemek için her süreci ve faaliyeti parçalayarak uzun vadede kaliteli ürün ve hizmetler geliştirmeyi amaçlar.
• Sürekli Kalite İyileştirme (CQI) : Bu KYS, süreçler ve işlevlerden ziyade ekiplerin ve bireylerin katkısını vurgulayarak sürekli kalite iyileştirmeye odaklanır.
• Altı Sigma : Bu yaklaşım, hata veya kusur olasılığını analiz etmek ve azaltmak için istatistik ve verileri kullanır. Bunu beş aşamada yapar: tanımlama, ölçme, analiz etme, iyileştirme ve kontrol etme.

Bir KYS'nin Temel Öğeleri ve Gereksinimleri

Bir kalite yönetim sistemi, her biri müşterilerinizin ve kuruluşunuzun gereksinimlerini karşılamanıza yardımcı olan birden çok öğeden oluşur. Kalite yönetim sistemleri bir şirketin benzersiz ihtiyaçlarını karşılamalıdır, ancak her KYS'nin sahip olması gereken hususlar şunları içerir:

Kalite Politikası ve Hedefler

Kalite politikanız, şirketinizde kalitenin ne anlama geldiğini tanımlar ve beklentilerinizi belirlemenize olanak tanır. Kalite hedefleri, müşteri gereksinimleri ile spesifik, ölçülebilir ve ulaşılabilir hedefler arasında bağlantı kurarak şirketinizin vizyonunu uygulamaya dönüştürür.

Kalite klavuzu:

Bu, şirketinizin kalite yönetim sistemini açıklayan bir belgedir. ISO (Uluslararası Standardizasyon Örgütü) 9000 gereksinimlerine göre şunları içermelidir:

1. KYS kapsamının tam açıklaması.
2. ISO 9001 Standardının her gereksinimiyle ilgili tüm ayrıntılar.
3. Uygulanamayan ve uygulamanın dışında bırakılan herhangi bir KYS öğesinin ayrıntıları ve açıklamaları.
4. Kuruluş içinde kullanılan belirli kalite prosedürleri için referanslar.
5. Birincil iş süreçleriniz arasındaki dizileri ve etkileşimleri gösteren bir akış şeması.
6. Şirketin kalite politikası ve hedefleri tamamen kaliteye bağlı olduğunu gösterir.

Şirket Yapısı ve Sorumluluklar Modeli

Bu, kuruluşunuzun yapısının ve her bireyin standart işletim prosedürlerine bağlanabilecek tanımlanmış rol ve sorumluluklarının açık ve güncel bir çizelgesi olmalıdır. Bu belge, tüm ürün veya hizmet yaşam döngüsünü ele almalıdır.

Veri yönetimi

Başarılı bir kalite yönetim sistemi çerçevesine sahip olmak için, mevcut anlamlı kalite verilerine sahip olmanız gerekir. Veri yönetimi politikanız veri türlerini, toplama yöntemlerini, kaynakları, sorumlulukları, depolamayı, silmeyi ve değerlendirmeyi kapsamalıdır.

Veri türleri şunları kapsamalıdır:

• Müşteri memnuniyeti
• Tedarikçi kalitesi
• Ürün veya hizmet ve süreç takibi
• uygunsuzluklar
• Trendler
• Düzeltici veya önleyici tedbirler

süreçler

Kalite yönetim sistemlerinin kalite kontrole yaklaşımı, standartlaştırılmış, tekrarlanabilir süreçleri uygulamaya koymaktır. Kalite yönetimi standartları, şirketlerin tüm operasyonlarını tam olarak belirlemesini ve tanımlamasını gerektirir. Bu, şirketinizin süreçlerinin ve bunların çalışanlar, ekipman veya teknoloji gibi kaynaklarla nasıl etkileşime girdiğinin kapsamlı bir resmini oluşturur.

Bu tanımlara dayanarak şirketler süreç standartlarını formüle edebilir, başarı ölçüm yöntemleri oluşturabilir, kaliteli çıktı sağlamak için standartlaştırılmış bir yaklaşım kullanabilir ve sürekli iyileştirme için çalışabilir.

Sürekli İyileştirme Fırsatları

Sürekli iyileştirme için süreçler oluşturmak, şirket genelinde aşağıdakiler dahil olmak üzere kontrollerin net bir şekilde belgelenmesini gerektirir:

• KYS planlaması
• Kalite hedefleri
• Uyumluluk gereksinimleri
• Güvenlik tasarımı
• Risk ve fırsat temelli düşünme
• Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet (CAPA)
• Kademeli iyileştirme ve çığır açan yenilik
• KYS'nin değerlendirilmesi ve denetimi

Müşteri memnuniyeti

KYS'nin ana unsurlarından biri, şirketlerin ürün veya hizmetlerinin kalite standartlarının karşılandığını doğrulamak için müşteri memnuniyetini izleme gerekliliğidir.

Müşteri memnuniyetini doğru bir şekilde ölçmek için müşteri tutum ve şikayetlerini ölçmek için uygun yöntemlerin tanımlanması gerekmektedir. Bu yöntemler, müşteri memnuniyeti anketlerini ve şikayet prosedürlerini içerebilir.

Kaliteli Araçlar

KYS, ulusal veya uluslararası kabul görmüş standartlara dayalı olarak kaliteyi ölçmek için kullanılan her aracın bakımı için net bir politika belirlemelidir. Bu politika, örneğin, cihaz kalibrasyonu için tanınmış standartları ve kalibrasyonu tanımlama ve kaydetmeye yönelik yönergeleri içermelidir.

Bu tür görevler için dijital raporların ve kontrol listelerinin kullanımını standart hale getirmek için yazılım kullanmak çok faydalıdır.

Doküman Kontrolü ve Yönetimi

Bir kalite yönetim sistemi, kalite politikası, kalite el kitabı, süreçler ve kayıt tutma gibi kalite yönetimi için gereken belge türleri için standartları tanımlar. KYS performansını kanıtlamak için uygun belgelere sahip olmalısınız.

Bir KYS Oluşturma ve Uygulama Adımları

Kalite yönetim sisteminizi kurmak ve uygulamak için temel adımlar şunlardır:

1. Tasarla ve İnşa Et

Tasarım ve inşa aşamasında, KYS'nizin yapısını, süreçlerini ve uygulama planlarını belirlersiniz. Üst yönetim, KYS'nin gelişiminin işletmelerin hedeflerinden, ihtiyaçlarından, sağlanan ürün ve hizmetlerden ve müşteri ihtiyaçlarından etkilenmesini sağlamak için bu adımı denetlemelidir.

İlk olarak, üç tanımlayıcı belge oluşturun: KYS kapsamınız, kalite politikanız ve KYS hedefleriniz. Ardından KYS prosedürlerini uygulamak için gerekli kaynakları oluşturun. Bunlar, ayrıntılı çalışma talimatları ve ürün geliştirme veya hizmet sunumu boyunca rolleri ve sorumlulukları detaylandıran bir organizasyon yapısı ile süreç haritalarını ve akış şemalarını içerir.

Bu aşamada, kalite güvencesi için test prosedürlerinin kalite standartlarıyla uyumlu olmasını sağlayın ve başarıyı izlemek ve ölçmek için ölçümler geliştirin.

2. Dağıt

Kalite yönetim sisteminizi aşamalar halinde en iyi şekilde dağıtabilirsiniz. Her aşamada dikkate alınması gereken bazı mükemmel uygulamalar şunlardır:

• Dağıtımdan önce, belirli süreçlerle ilgili bilgileri ve kalite kılavuzlarını personelinizle paylaşın ve geri bildirim isteyin.
• Çalışanlarınızı ilgili araçlar ve sistemler konusunda eğitin ve eğitin.
• Departman yöneticilerini belge kontrol prosedürleriniz konusunda eğitin.
• Süreç sahiplerini izleme metrikleri hakkında bilgilendirin.

Şirket intranetleri ve yazılımları, kalite yönetim sistemlerinin kurulumuna yardımcı olmada son derece yardımcı olabilir. Örneğin Connecteam'in hepsi bir arada çalışan yönetimi yazılımı, ihtiyacınız olan tüm araçları size sunar. Bununla, önemli belgeleri ve bilgileri paylaşabilir, kolayca eğitim oluşturup takip edebilir, iş akışlarını yönetebilir ve daha fazlasını çalışanlarınız nerede çalışıyor olursa olsun yapabilirsiniz.

3. Kontrol ve Ölçme

Kalite yönetim sisteminizin etkinliğini uygun şekilde kontrol etmek ve ölçmek, esas olarak KYS'nin düzenli, sistematik denetimlerini gerçekleştirerek yapılır. İç denetim, hangi süreçlerin şirketinizin kalite politikası ve operasyonel hedefleriyle uyumlu olduğunu gösterecektir. Ayrıca süreç kontrollerinin olası zayıflıklarına da işaret eder.

Bu bulgulara dayanarak yönetim, hangi iyileştirmeleri yapmanız gerektiğine ve yapmanız gerektiğine karar verebilir.

4. Gözden Geçirin ve İyileştirin

Kalite yönetim sistemi belirli bir süre faaliyete geçtikten sonra, KYS'nin etkinliğini ölçmek için bir yönetim incelemesi gerçekleştirin. Şunlardan bilgi toplayın:

• Muayene bulguları
• Raporlanan metrikler
• toplanan veriler
• Uygunsuzluk durumları
• Müşteri memnuniyeti anketi sonuçları
• Yasal gerekliliklere uygunluk
• Kalite kontrol kontrolleri

Bu, düzeltici eylemleri daha verimli başlatmanıza olanak tanır ve kalite hedeflerinize ulaşmanıza yeterince katkıda bulunmayan süreçleri belirlemenize yardımcı olur.

En Büyük KYS Engelleri ve Onlardan Nasıl Kaçının

Kalite yönetim sistemlerinin uygulanmasındaki en büyük engellerden bazılarına ve bunlardan nasıl kaçınılacağına bakalım.

1. Düzensizlik

Organizasyon eksikliği, işinizin her yönünü olumsuz etkiler, en kritik olanı belge kontrolüdür. Belgeler bir şirket içindeki hemen hemen her eylemi yönlendirdiğinden, kritik belgeleri izlemek, izlemek, güncellemek, erişmek, bulmak ve paylaşmak zor ve sıkıcı hale gelir. Bu, hatalara yer bırakır, değerli zamanı boşa harcar, çalışanların moralini düşürür ve şirketinizin üretkenlik, kalite ve karlılık hedeflerine ulaşmanızı zorlaştırır.

Şirketinizin ihtiyaçlarına ve hedeflerine en uygun doküman yönetim sistemini kullanarak bu engeli aşın . Örneğin Connecteam'in belge yönetim yazılımı, çalışanlarınızın her yerden, her yerden erişebilmesi için önemli belge ve dosyaları kolayca yüklemenize, bunlara erişmenize ve paylaşmanıza olanak tanır.

2. Çok Fazla Çalışma, Yetersiz Personel

Yetersiz personele sahip şirketler genellikle çalışan memnuniyetsizliği, artan çalışan devir oranları, yarım kalan işler ve sık sık yapılan hatalar gibi sorunlarla karşı karşıyadır. Bu da daha düşük kaliteye, kalite yönetim sisteminden sapmaya, denetimlerin başarısız olmasına, müşteri memnuniyetinin azalmasına ve satışların ve karların düşmesine neden olabilir.

Bütçenize uyuyorsa , daha nitelikli çalışanları işe alarak bu engeli aşın. Diğer bir seçenek de, personelinizin fazla çalışmaması için şirketinizin verimliliğini artırmanın yollarını bulmaktır. Bu, morali iyileştirmeye, hataları azaltmaya ve üretkenliği ve çıktınızın kalitesini artırmaya yardımcı olabilir.

3. Değişime Direnç

Bir kalite yönetim sistemini uygulamak birçok değişiklik yapmayı gerektirdiğinden, çalışanlarınızın işbirliği ve yardımı, başarısı için çok önemlidir. Ve değişime direnmek insan doğasının bir parçası olduğu için, kilit nokta, bunun insan doğasını değiştirmekten çok direnişin arkasındaki ana nedeni ele almak olduğunu anlamaktır.

Bunun doğal bir tepki olduğunu kabul ederek bu engeli aşın . Etkili bir şekilde iletişim kurmanız ve küçük kazanımları kutlayarak ve başarısızlığın sürecin bir parçası olduğunu kabul ederek değişimin zor olabileceğini kabul etmeniz gerekecektir.

4. İyi Düşünülmüş Bir Planın Eksikliği:

Hayattaki pek çok şeyi uygun bir plan olmadan yapmak gibi, bir kalite yönetim sistemini de plansız uygulamak felaket için bir reçetedir. Yine de birçok işletme, iyi düşünülmüş bir plana sahip olmadan bir KYS uygulamaya çalışır ve başarısız olur.

Bir plan oluşturarak bu engeli aşın . Kalite yönetimi ve bununla birlikte gelen tüm kurallar, düzenlemeler, yönergeler ve kavramlar konusunda yeniyseniz, bunu söylemek yapmaktan daha kolay olabilir.

Bunu biraz daha basitleştirmek için, iş hedeflerinizin ve değerlerinizin ne olduğuna ve müşterilerinizin ne istediğine odaklanın. Bunlar, bir kılavuzun, kuralın veya yönetmeliğin şirketiniz için nasıl uygulanacağına karar vermenize yardımcı olacak kalite yönetimi uygulama planınızın mihenk taşlarıdır.

KYS ve Kalite Güvencesi (QA) Arasındaki Fark Nedir?

Kalite güvencesi (QA), ondan bağımsız olmaktan ziyade kalite yönetiminin bir bileşenidir. QA, bir ürün veya hizmetin belirli gereksinimleri karşılayıp karşılamadığını belirlemek için herhangi bir sistematik süreçtir. Güvenilir ürünler veya hizmetler geliştirmek, üretmek veya sunmak için gereksinimleri oluşturur ve sürdürür.

Kalite yönetim sistemi, KG için yapılandırılmış bir yaklaşım çerçevesi oluşturmanın ötesinde, süreçleri analiz eder, işlevselliği iyileştirir ve ilgili personelin mümkün olan en yüksek kalite seviyesine ulaşmasını sağlar.

Kalite Yönetim Sistemlerinde Sonuç

Özetle, şirketinizde bir kalite yönetim sistemi kurmak ve uygulamak, ürünlerinizin veya hizmetlerinizin en yüksek kalitede olmasını sağlamanıza, müşteri memnuniyetini artırmanıza, organizasyonel gerekliliklere uymanıza ve sürekli iyileştirme ve büyüme yolunda ilerlemenize olanak tanır. .

Artık şirketiniz için başarılı bir şekilde nasıl kurulup çalıştırılacağına dair tüm ipuçları ve püf noktaları ile donatılmış, tek yapmanız gereken başlamak! İyi şanlar!