Uzak Bir Ekibin Nasıl Yönetileceğine İlişkin Bir Kılavuz

Uzaktan çalışma son birkaç yıldır gündemde olan bir konu.

Aslında, Gallup'un Amerikan İşyerinin Durumu raporu, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki işçilerin yaklaşık %43'ünün uzaktan çalıştığını ortaya koydu. Ve bu sayı artmaya devam ettikçe yöneticiler, neredeyse hiç tanımadıkları veya görmedikleri çalışanlarla bağlılık düzeylerini yükseltmeleri gerektiğini fark ediyor; bu devasa, zorlu bir görev. Özellikle yönetici ve çalışan arasındaki bağlılık ve iletişimin düşük olması verimlilik düzeylerini doğrudan etkileyecektir.

Bu nedenle, son pandemi ile henüz uzaktan çalışmayı düşünmeyen işletmeler hızlı düşünmek ve yeni ortamlarına uyum sağlamak zorunda kaldı. Çalışanları birkaç gün içinde evden çalışacak şekilde donatmak yeterince kolaydı. Ancak, ekipleri uzaktan etkili bir şekilde yönetmek tamamen yeni bir dinamik haline geldi.

Çalışanlar evden çalışma durumuna geçerken birçok yönetici üretkenlik konusunda endişeliydi. Bununla birlikte, Stanford Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, " uzaktan çalışanlar arasındaki üretkenlik artışının, kişi başına haftada fazladan bir güne eşdeğer olduğunu" buldu. Ve uzaktan çalışanların, kurum içi çalışanlara göre ortalama olarak tükenme olasılığı daha düşük ve birçok yönden daha ilgili."

Şirketinizde ister üç, ister 30 veya 300 uzaktan çalışan bulunsun, uzak bir ekibi nasıl yöneteceğinizi bilmeniz çok önemlidir. Uzaktan çalışanları etkili bir şekilde nasıl yöneteceğiniz konusunda güçlü bir kavrayışa sahip olduğunuzda, güçlü bir şirket kültürü oluşturur, en iyi yetenekleri çeker ve kurum içi ekibinizden uzaktan çalışanlarınıza kadar en iyileri elinizde tutarsınız.

Personeli Uzaktan Yönetme: Eksiksiz Kılavuz'u (e-Kitap) ücretsiz indirin!

İpuçlarıyla ilgileniyorsanız, aşağı kaydırın, ancak neyle karşı karşıya olduğunuz konusunda daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bu zorluklara bir göz atın.

Uzak Çalışanları Yönetmenin Zorlukları

Uzak çalışanlarınız olduğunda bir dizi yeni zorlukla karşılaşırsınız ve bunların çoğu, herkes aynı ofis binasındayken alışık olduğunuz şeyler olmayabilir. Bu nedenle, uzaktaki ekibinizle her zaman iyi sonuçlanmayacağından, ofiste işleri genellikle nasıl ele aldığınıza uyum sağlamanız gerekir.

Karşılaşacağınız en yaygın zorluklar şunlardır:

• yönetim ve iş arkadaşları ile genellikle yanlış anlaşılmalara yol açan sınırlı iletişim
• takımla uyum eksikliği
• programları ayarlama, 9'dan 5'e yok
• net görevler veya roller yok
• her çalışanın zamanına saygı duymak
• şirket bilgisayarına veya e-postaya erişim olmaması gibi teknik kısıtlamalar
• uzaktan çalışanların performansını izlemek zor
• düşük katılım seviyeleri
• şirket kültürü eksikliği

Uzak bir iş gücünü yönetirken, karşı karşıya olduğunuz zorluklar konusunda bilgili olmanız gerekir, böylece yolunuza çıkan her şeye hazırlıklı olursunuz. Rehberimiz, bu zorlukların üstesinden gelmenizde size yol gösterecek ve ihtiyacınız olduğunu asla bilmediğiniz araçları size verecektir.

Uzaktan Çalışanları Etkili Bir Şekilde Yönetmek İçin En İyi Uygulamalar

Uzak çalışanlar söz konusu olduğunda, onların aşina oldukları araçları kullandığınızdan emin olmalısınız. Örneğin, video için Zoom, yüz yüze iletişim etkileşimde yardımcı olabilir. Slack veya Google Hangouts, gerçek zamanlı olarak bağlantıda kalmanıza yardımcı olurken. Ancak işleri bir sonraki seviyeye taşımaya ve uzaktan çalışanlara başarılı olmak için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlamaya hazırsanız, bir mobil uygulamaya ihtiyacınız var demektir. Herhangi bir mobil uygulamaya değil, uzaktaki, masasız çalışanlar için oluşturulmuş mobil uygulamaya, Connecteam'e ihtiyacınız var.

Uzaktan Çalışanların Takdir Ettiği ve İhtiyaç Duyduğu Temel Özellikler:

• Çalışan Bağlılığı, Duyurular ve En Son Haberler: Şirket hedeflerine ulaşma, hedefleri aşma vb. konularda sık sık güncellemeler paylaşarak çalışanlarınızın ilgisini çekin. Başarı öykülerini resimler, videolar, hikayeler ve çok daha fazlasıyla kutlayın.
• Anketler, Öneri Kutusu ve Canlı Anketler: Kuruluş içi anketlere dayalı olarak bilgi toplayın, yüz yüze sormadan geri bildirim ve öngörüler almak için bir öneri kutusu oluşturun. Çalışanların fikirlerini İK ve yönetime girmekte özgür hissetmeleri için bir açık kapı politikasını teşvik edin.
• Çalışan Grubu sohbeti veya Keyifle İletişim: Şirket genelinde her yerde ve her zaman mesaj gönderin. Çalışanların beğenerek, yorum yaparak ve sohbetin bir parçası olarak etkileşime geçmesine izin verin. Tek yönlü duyuruları veya içerik yönetimini kullanın.
• Dosyaları Kolayca Paylaşın ve Yerleştirin: Gerçek zamanlı olarak resimler, GIF'ler, videolar, sesli notlar, eğitim kılavuzları, formlar, belgeler, şirket politikaları ve çok daha fazlasını gönderin. Tüm bunlar ücretsiz uygulamanın içinden yapılabilir. Uzaktan katılım için medya kitaplıkları ve kursları oluşturun veya mevcut çalışanları yeni ilkelerle eğitin.
• Dijital Belgeler: Formları, çalışan el kitaplarını, kontrol listelerini, katılım ilkelerini ve daha fazlasını imzalamaya hazır kağıtsız.

Connecteam'in kullanımı o kadar kolaydır ki teknoloji konusunda bilgili olmayan çalışanlar bile birkaç dakika içinde kullanmaya başlayabilir. Connecteam, masası olmayan şirketler için tasarlanmıştır, bu nedenle ekip sohbeti uygulamasının nasıl kullanılacağına ilişkin eğitim gerekmez — 5 dakikadan daha kısa sürede kaydolun ve uygulamayı kullanmaya başlayın.

Ferrazzi Greenlight'ın kurucusu ve CEO'su Keith Ferrazzi, "Yönetici olarak siz iyi, açık iletişim kanalları oluşturmazsanız, uzaktaki çalışan kendini 'uzak' ve unutulmuş hissedecektir" dedi.

DRIVEN Professionals'tan Deborah Goldstein, üretken bir uzak ekibi yönetmek için etkili bir iletişim stratejisine ihtiyacınız olduğunu açıklıyor.

• Bir dizi haftalık resmi "check-in" yapın
• Aylık, üç aylık ve yıllık performans hedefleri belirleyin
• Beklentiler ve parametreler, son tarihler ve ölçümler gibi görev gereksinimleri konusunda net olun
• Bire bir sohbetler, ekip toplantıları veya geri bildirim ve fikirler için açık forumlar gibi hangi kanalların kullanılacağını belirleyin

Ekip oluşturma faaliyetlerine katılarak, doğrudan daha iyi elde tutma, daha yüksek üretkenlik ve genel çalışan memnuniyeti ve mutluluğuna yol açan ilişkiler kuruyor ve geliştiriyorsunuz.

Araştırmalar, uzaktan çalışanların iş arkadaşlarıyla kurum içinde çalışanlardan çok daha zayıf ilişkilere sahip olduğunu gösteriyor.

Bu nedenle yöneticiler, insani bir bağlantı kurmak ve tüm ekiple güven ve katılım oluşturmak için düzenli ekip sosyalleşmesine katılmalıdır. Uzaktan çalışanlar daha fazla dahil olduklarından, şirket kültürünü olumlu yönde etkilerler.

İşletmenin türü veya büyüklüğü ne olursa olsun, en iyi insanları işe almak, sağlıklı ve düzenli iletişimi teşvik etmek ve kültürünüzü şirket genelinde yaymak gibi olumlu bir şirket kültürü oluşturmak zaman ve birkaç bileşen gerektirir. Ne tür bir şirket kültüründe yaşamak istediğinize bağlı olarak, bunu uzaktaki ekibinize aktarırken proaktif olmanız gerekir.

Dini olarak yerine getirdiğiniz bir planınız olsun, aksi takdirde uzaktan çalışanlarınız şirket kültürüyle gerçekten bir bağlantı hissetmeyecektir. Örneğin, açık iletişimle övünürsünüz, ancak bir yönetici olarak asla alışveriş ve daha sonra konuşmak için müsait değilsiniz. Yapmanız gereken, uzaktaki ekibinizi sizinle her an iletişim kurmaya teşvik etmek için sanal bir açık kapı politikasına sahip olmaktır. Bu zihniyet ve eylem planı şirket kültürünüze dahil edildiğinde, uzaktan çalışanları yönetmek daha kolay bir iştir.

Uzaktan çalışanlar genellikle kendilerini görünmez hissederler. Yöneticiler için, haftanın beş günü siz onların yanında olduğunuz için kurum içi çalışanları tanımak daha kolaydır. Ancak, uzaktaki personelde durum hiç de böyle değil. Toplantılar sırasında, şirket genelindeki güncellemeler ve duyurular aracılığıyla veya herhangi bir fırsat ortaya çıktığında uzaktaki ekibinize seslenin. Başarılarıyla övünün, başarılı bir satış yaptıklarından bahsedin, doğum günlerini veya yıldönümü dileklerini paylaşın vb.

Yalnızca üretkenliği artırmakla ve katılımı artırmakla kalmazsınız. Uzaktan çalışanlarınıza değer verdiğinizi gösterirsiniz ve onların tüm sıkı çalışmalarını takdir edersiniz. Söylediği gibi, "biraz uzun bir yol kat eder."

INSEAD'de Örgütsel Davranış alanında doçent olan Mark Mortensen, "Uzaktaki çalışanların toplum tarafından takdir edilmesi ve takdir edilmesi, çalışmalarının tanınmasına yardımcı olur ve iş arkadaşlarına üzerlerine düşeni yaptıklarının bir işaretidir" dedi.

“İş arkadaşları arasındaki mesafeyi mesafe gibi hissettiren şey, iletişimdeki gecikmedir. Saatler uzakta yaşayan birine mesaj atarsam ve birkaç saat cevap vermezse, keşke aynı odada çalışsaydık da bununla uğraşmak zorunda kalmasaydık diyeceğim. Ama onlara her mesaj gönderişimde hemen cevap veriyorlarsa, o zaman sanki ikimiz de ofiste birlikteymişiz gibi oluyor.” – diyor BambooHR Müşteri Deneyimi Kellan

Takviminizin güncel olduğundan emin olun ve ofiste veya müsait olmadığınız zamanları takviminizde işaretleyin. Uzaktaki çalışanın alanında olacağınızı çalışanlara bildirin.

Uzak çalışanlarınızdan da aynısını yapmalarını isteyin. Eğer müsait olmadıkları belirli saatler ve günler varsa, size önceden haber vermeleri gerekir. Genellikle müsait olamama, çocuk bakımı veya doktor randevuları gibi kişisel nedenlerden kaynaklanır. Tavsiye alarak, o zamanlarda onlara ulaşmaya çalışmayacaksınız.

Ayrıca, uzaktaki bir çalışanın katılamayacağı toplantılara ev sahipliği yapıyorsanız, daha sonra yetişebilmeleri için bunları kaydedin.

En iyi yöneticiler, bireyselleştirme yoluyla, sözlerinden asla dönmeyerek, geri bildirim isteyerek ve sık sık sohbet ederek güven oluşturur - özellikle de bir görüş hattı oluşturduğu ve güveni teşvik ettiği için görüntülü sohbet olduğunda.

"Yardım için kime başvuracağını bilmek üretkenliği artırır ve gelişime yardımcı olur, ancak uzaktan çalışanlar bu perspektiften yoksundur. Kendilerini uzak çalışan ağlarında vekil yapan yöneticiler, hem çalışan için güvenilir hem de çalışanın başarısı için vazgeçilmez olduklarını kanıtlıyorlar.”

"Uzaktan bir iş gücünü benimserken beklentileri yönetmek ve hedeflere odaklanmak önemlidir. Yapılanlar hakkında bu kadar endişelenme. Bunun yerine, neyin başarıldığına odaklanın. Hedeflerimize ulaşıyorsak, o zaman harika. Değilse, durumu daha ayrıntılı incelememiz gerekir. Her şey başarı ile ilgili, aktivite değil. ” – Donald Hatter, Donald Hatter Inc.

Hedefler belirleyip geliştirdiğinizde ve beklentileriniz konusunda net olduğunuzda, önemli olan budur. Yalnızca uzaktaki çalışanınızın tek bir iş gününde ne kadar iş yaptığına odaklanmayın. Büyük resme bakın, hedeflere ulaşıyorlar mı? Sıkıştıklarında ve yardıma ihtiyaçları olduğunda ulaşıyorlar mı? Ulaşılabilirler mi ve daha fazla sorumluluk alıyorlar mı? Neyi başardılar?

Her görevi mikro düzeyde yönetmeye ve çalışanınızı sorgulamaya gerek yoktur, sonuçta, bir kez güven oluşturup tesis ettiğinizde, çalışanınızı sorgulama ihtiyacı ortadan kalkar.

“Dünya hızla istikrardan çok öğrenme ve becerilerin geliştirilmesiyle ilgilenen bir iş gücüne geçiyor. Aynı şirket için 30 yıl çalışmak dodo yoluna gitti. Ekibimin öğrenme ve yaşam hedefleriyle kişisel olarak ilgilenirim ve toplantılarımızda, onların ilgi alanlarını şirketimin hedefleriyle ilişkilendirmek için genellikle biraz zaman ayırırım. Etkileşim ve performans çok daha yüksek kalıyor.” – Tina Dietz, StartSomething Yaratıcı İş Çözümleri

Uzak Çalışanları Yönetme Konusunda Sonuç

Uzak çalışanlarla çalışmak, özellikle giderek daha popüler hale geldiği için çekinmeniz gereken bir şey değil. Amazon, Capital One ve American Express, uzaktan çalışmaya doğru ilerleyen büyük şirketlerden sadece birkaçı. Araştırmalar, çalışanların %91'inin uzaktan çalışırken daha iyi bir iş-yaşam dengesine sahip olduğunu gösteriyor. Stres seviyeleri düştü, bu rakamlarla uzaktan çalışma ileriye giden yol.

Daha mutlu çalışanlarla, onları yönetmek çok daha kolay hale gelir. Yöneticiler rollerini zaman içinde geliştirirler, bu da yönetici ve çalışan arasındaki ilişkiyi başarının temel bileşeni olarak anlamaya bağlıdır. Ekibiniz sizin ekmeğiniz ve tereyağınızdır. Etkili bir ekip olmadan bitiş çizgisine ulaşamazsınız. Bunun yerine, uzaktaki ekibinizi en büyük varlığınız haline getirmek için verimli bir şekilde yönetmeye odaklanın. Doğru iletişim kurulduğunda ne kadar çok şey başarabileceğinize inanamayacaksınız. Çalışanlarınız, toplantılar düzenlemek ve işlerinin ilerleyişi hakkında size tavsiyelerde bulunmak için sizi arayacak. Herkesin övgüyle bahsettiği yönetici olun.