İşyerinde İletişim Nasıl Ölçülür: Eksiksiz Bir Kılavuz

Ne kadar etkili olduğunu en iyi şekilde belirlemek için işyerindeki iç iletişimi ölçüyor musunuz? İşinizde bir fark yaratıp yaratmadığını anlamak için mi? Ne yazık ki araştırmalar, şirketlerin %60'ının uzun vadeli biriç iletişim stratejisine sahip olmadığınıve sahip olan işletmelerin %12'sinin iç iletişim ölçümlerini hiç ölçmediğini gösteriyor.

Ve belki de “Önemli olan ne? Ne olmuş?" Ama bir dakika, özellikle İK ile ilgili bu konuya odaklanmamızın bir nedeni var.

İş Yerinde İç İletişimi Ölçmek Neden Önemlidir?

İş yerindeki iç iletişimi bile ölçmeli misiniz? Gerçekten o kadar önemli mi? EVET! Milyon kez, evet. İç iletişim, şirketinizin temel taşıdır .

Yine de ne demek istiyoruz? Bunu şöyle düşünün, şirketinizin temel taşı olarak, iç iletişimin çalışan üretkenliği ve bağlılığı, işbirliği çabaları, ofis morali ve kuruluş genelinde uyum üzerinde doğrudan ve büyük bir etkisi vardır.

Çalışan bağlılığının düşük olduğunu, moralin bozulduğunu, işbirliğinin neredeyse hiç olmadığını, şirketin vizyonunun etkili bir şekilde uygulanmadığını, müşterilerin tamamen tatmin olmadığını, cironun arttığını ve üretkenliğin azaldığını düşünüyorsanız, o zaman zamanı gelmiştir. iç iletişim stratejinize daha yakından bakmak için. Ancak dahili iletişim stratejinizi geliştirmeden önce onu ölçmeniz gerekir. Ne de olsa, yedeklenecek veya neyin işe yaradığını ve neyin hızlı bir şekilde iyileştirilmesi gerektiğini anlayacak verileriniz yokken, iç iletişiminizi nasıl geliştirebilir ve hatta bu konuda etkili bir karar verebilirsiniz?

“İç iletişimin önemi küçümsenemez; organizasyonun tüm alanlarına dokunan birkaç rolden biridir.” – Jenni Field, CIPR Inside Başkanı

Ancak veri eksikliği ve dahili iletişim ölçümleri aşağıdaki sorunların bir sonucudur:

• Dahili iletişim ölçümleri departmanlara, platformlara ve kanallara dağılmıştır
• İç iletişim için KPI'lar şirket hedefleriyle uyumlu değil
• Etkili iç iletişimin değerini kanıtlamak zordur
• İşletme sahipleri ve ortakları, iç iletişimi yatırım yapmak için etkili bir strateji olarak görmezler.
• İletişimi her çalışan için doğru kanallar aracılığıyla paylaşmamak çok sık meydana gelir, "tek eldiven herkese uyar" perspektifi sınırlayıcıdır.
• Dahili iletişimciler iletişimi bir sonraki seviyeye nasıl taşıyacaklarını bilmiyorlar
• Çalışanlarla paylaşılan basit iletişim yalnızca yanlış anlaşılmalara yol açar
• İç iletişim hakkında çok fazla yanlış anlama, bunun gerçekte ne anlama geldiğini anlamayı zorlaştırıyor.

İç iletişimin sorunları daha iyi anlaşıldığına göre artık işyerinde iletişim nasıl ölçülür sorusuna geçebiliriz.

İşyerinde İletişim Nasıl Ölçülür?

• İş Hedeflerinizi Tanımlayın

İşte olay şu ki, işyerinde iletişimin nasıl ölçüleceğini bilmek o kadar kolay değil çünkü iç iletişim için her yönüyle çalışan tek bir KPI listesi yok.

İç iletişim için KPI'lar her şirket için farklı olacaktır, çünkü hiçbir işletme izlemek istedikleri hedeflere sahip değildir. Artı, verilerle yapmayı düşündüğünüz şey de farklıdır.

İç iletişim için bazı KPI'lar nelerdir? İntranet sayfalarınızdaki sayfa görüntülemeleri, e-posta iletişimlerindeki açılma oranlarını izleme, e-postalardaki tıklama oranını izleme, e-postalardaki ve intranet sayfalarındaki video görüntülemelerini izleme, önceden tanımlanmış yanıtlarla personel anketlerini izleme vb.

Neyi ölçtüğünüzü bildiğinizde daha iyi anlamak için bir temel belirleyin , ardından mevcut çabalarınızın etkililiğini etkili bir şekilde belirleyebilirsiniz.

Hangi hedeflere ulaşmak istediğinizi öğrendikten sonra, iç iletişim için KPI'larınızı belirlemek daha kolay ve net hale gelir.

• Hedefler Belirleyin

Mevcut iletişim kampanyalarınıza veya gönderdiğiniz e-postalar veya WhatsApp grup kanalları gibi mesajlara bir göz atın. Kanallardan hangisi en iyi performansı gösteriyor? Hangi çalışanlara daha fazla ulaşmak istiyorsunuz? Başarı tanımınız nedir?

Şirketinizin hangi metrikleri takip ettiğini, metriklerin nasıl takip edildiğini ve mevcut verilerin neyi gösterdiğini tanımlayın.

• Doğru Ortamları Kullanın

Çalışanlarınızla iletişim kurmak için çeşitli kanallar veya ortamlar vardır ve bunların tümü büyük ölçüde iş türüne, çalışanlarınızın nerede çalıştığına (sahada veya ofiste), ekibin büyüklüğüne vb. bağlıdır.

Yukarıdakilerin hepsini belirledikten sonra, çalışan iletişimini iletmek için en iyi kanalı (aracı) seçebilirsiniz:

• Kişisel bir bağ kurmak, etkileşimi artırmak ve geri bildirim almak için ayda en az bir kez yüz yüze görüşme ZORUNLUDUR.
• Ekip toplantıları şirket içinde veya açık hava pikniği gibi özel bir yerde yapılabilir.Bu, ekip üyeleriniz arasında yoldaşlık oluşturmaya yardımcı olur ve daha iyi işbirliğine olanak tanır.
• Görüntülü arama, bir sunum paylaşmanız ve bir hikaye anlatmanız için masaüstü tabanlı bir konuşma yapmanızı sağlar.İşletmeler genellikle Zoom'u kullanır.
• Çalışan iletişim uygulamaları, hareket halindeyken iletişim kurmak için mükemmel bir çözüm sunduğundan, masasız çalışanlar ve saha çalışanları olan işletmeler için en iyi çözümdür. Örneğin,
  • Herkesin bir cep telefonu var, böylece herkesi aynı sayfada tutabilirsiniz
  • Konum, iş unvanı, departman vb. bazında iletişim kurmak için kanallar oluşturabilirsiniz.
  • İşle ilgili tüm iletişim tek çatı altında toplanır
  • Gerçek zamanlı iletişim, etkileşimi ve üretkenliği artırmaya yardımcı olur
  • Tüm veriler görseldir ve eyleme geçirilebilir olduğundan, mesajınızı kimin açıp görüntülediğini, gönderdiğiniz anketi kaç çalışanın doldurduğunu, canlı anketi kimin yanıtladığını vb. her zaman bilirsiniz. Mesajınızı okumayan herhangi bir çalışana bunu yapması için bir anında iletme bildirimi hatırlatıcısı gönderin.

Ucuzdur – Connecteam uygun fiyatlı ücretli planlarına ek olarak ücretsiz bir plan sunar, ücretsiz olarak başlamak için burayı tıklamanız yeterli!

Masasız Ekipler İçin Tasarlandı

Siz ve ekibiniz için modern bir iletişim deneyimi.

Daha fazla bilgi edin

• SWOT'u gözden geçirin

İç iletişim stratejinize yönelik bir SWOT analizi yapmak, iletişimlerini güçlendirmek isteyen işletmeler için etkili bir araç olabilir. Hangi zorluklarla karşı karşıya olduğunuzu ve bunlarla başa çıkmak için hangi kaynaklara sahip olduğunuzu anladığınızda, daha iyi iletişim kurmak için etkili bir strateji oluşturabilirsiniz.

İletişiminizin güçlü ve zayıf yönlerinin neler olduğunu, iletişimi daha iyi hale getirmek için hangi fırsatların mevcut olduğunu ve daha iyi iletişim kurmak için hangi tehditlerle karşı karşıya olduğunuzu belirlemek için SWOT yöntemini kullanın.

• Güçlü Yönler: Uyum sağlamak için kontrolünüz altında olan şirketinizin içsel, olumlu nitelikleri
• Zayıf yönler: Güçlü yönlerinizden uzaklaşan ve başarılı olmak için geliştirmeniz gereken olumsuz faktörler
• Fırsatlar: Başarınıza katkıda bulunabilecek çalışma ortamındaki dış faktörler
• Tehditler: Kontrol edemediğiniz dış faktörler, bu nedenle acil durum planlarına ihtiyaç duyarsınız.

• Mesajı Gönderilmeden Önce Oluşturun

Ne söylemek istediğinizi ve dinleyicilerinizin tepkisi olarak ne elde etmek istediğinizi tam olarak ana hatlarıyla belirttiğinizde, hiçbir ayrıntıyı kaçırmazsınız ve mesajı zaman geçtikçe en iyi şekilde hizalayabilirsiniz.

Ne, neden, nerede, ne zaman, nasıl ve kim sorularına odaklanın. Buna basitçe cevap veremiyorsanız, hedefi yeniden düşünmeniz gerekir.

Örneğin, "işyerinde çalışan katılımını artırma" hedefi hiçbir şekilde spesifik DEĞİLDİR.

Bunun yerine, hedefi çok daha spesifik olacak şekilde belirleyin, böylece ölçülmesi daha kolay olur. Örneğin, "Yeni X ürününü 3. Çeyrek'te etkili bir şekilde piyasaya sürmek için Atlanta şubesinde çalışan katılımını 2. Çeyreğin sonuna kadar %18 artırın" şeklinde değiştirin.

• AKILLI Hedefler oluşturun

SMART olan bir mesaj oluşturduğunuzdan emin olun. Ne soruyorsun? SMART, belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana dayalı anlamına gelir.

• Spesifik: Neyi başarmak istediğinizi belirleyin ve herkesin mesajı anladığından emin olun
• Ölçülebilir: ilerlemeyi etkili bir şekilde izlemek için kilometre taşları ve hedefler belirleyin
• Ulaşılabilir: hedefleri yönetilebilir ve gerçekçi tutun
• Alakalı: ekibinizi geliştiren ve şirket hedeflerinizle bağlantı kuran hedefler oluşturun
• Zamana dayalı: en iyi şekilde yolda kalmak için belirli bir zaman çizelgesini takip edin

• Mesajınızı Özetleyin

Sue Dewhurst ve Liam Fitzpatrick, mesajınızı en iyi nasıl özetleyeceğiniz konusunda kitaplarında iletişimciler için ipuçlarının altını çiziyor:

• Girdiler: İç iletişiminiz için hangi kaynakları geliştirecek ve uygulayacaksınız?
• Çıktılar: İçerik bilgilendirici ve ilgi çekici mi?Planladığınız sonuçlara ulaştınız mı? Değilse, neden?
• Memnuniyet: Çalışanlarınız iç iletişiminizden memnun mu?Mesaj anlaşıldı mı? Bilgi zamanında alındı ​​mı? Çalışanlarınızın geri bildirimlerini paylaşmalarına izin verdiniz mi?
• Kazançlar: Çalışanlarınız hangi kazanımları elde etti?
• Sonuçlar: İç iletişiminiz bir çalışanın davranışını etkiledi mi?Herkes ortak bir amaç için mi çalışıyor?

• Ciro Oranlarına Bakın

İş rollerinde mutlu ve tatmin olmuş çalışanlarınız olduğunda, şirkette daha uzun süre kalacaklardır. Ancak mutsuz ve hoşnutsuz çalışanlar hızla yeni iş aramaya başlayacaktır.

Dahili iletişiminizin ne kadar etkili olduğunu en iyi şekilde anlamak için devir hızınızı takip edin. Ekibiniz şirkette olup bitenlerle daha bağlantılı ve uyumlu olduğunda, kendilerine güvenildiğini ve takdir edildiğini hissederler. Ancak bu güven olmadığında verimlilik depoları ve ciro yükselir.

Dahili iletişim için KPI'lar söz konusu olduğunda, bu izlemesi kolay ancak doğrudan dahili iletişime bağlamak zor olabilir.

• Anket Gönder

Ekibinize ve üst düzey liderliğe anket göndermek iki temel aşamada çok önemlidir: KPI'ları belirlerken ve sonuçları ölçerken. (Evet, size iki önemli an sırasında olduğunu söylemiştik).

Neden anketlerle uğraşmalısınız? Çünkü tüm farklı departmanlardan ve çalışan seviyelerinden hedeflerinizle ilgili gerçek zamanlı, temel içgörüler elde etmenizi sağlar. Bu, resmin tamamı elinizin altındayken KPI'ları ayarlayabilmenizi sağlamaya yardımcı olur. Gerektiğinde hedeflerinizi ve stratejilerinizi uyarlamanıza ve geliştirmenize izin verdiğinden bahsetmiyorum bile.

Ancak, harekete geçirici ve zaman kaybı olmayan anketler göndermeniz çok önemlidir. Bu nedenle anketlerinizin kısa, öz ve anonim olduğundan emin olun. Çok uzun olan herhangi bir şey yalnızca ekibinizi daha fazla rahatsız eder ve temel olarak yanlış, verimsiz yanıtların toplanmasına neden olur.

İş Yerinde İç İletişimi Ölçme Konusunda Sonuç

Konu iç iletişiminiz olduğunda, güçlü ve zayıf yönlerinizi etkili bir şekilde ölçmenin zor olduğu bir sır değil. Ancak, iç iletişim için net KPI'lar ayarlandığında, şirketinizi ileriye taşımak için gerekli verileri toplamak daha kolay hale gelir. İlerlemeyi ve daha geniş hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını izlemenizi sağlayan bu verilerdir.

Başta da söylediğimiz gibi şirket içi iletişim, şirketinizin mihenk taşıdır. Doğru yapıldığında, çalışan üretkenliği ve bağlılığı, işbirliği çabaları, ofis morali ve kuruluş genelinde uyum olumlu yönde etkilenir.

İletişim çözümümüz hakkında daha fazla bilgi edinmek için ekibimize ulaşın.