Potansiyel Müşteriye Takip E-postası Nasıl Yazılır [+ 5 Örnek]

Bir müşteriyle olası bir projeye başlarken, e-postalarınıza yanıt vermelerini sağlamakta sık sık sorun yaşıyor musunuz? Takip e-postalarınızın verimliliği konusunda endişeli misiniz?

Bu en yüksek derecede sinir bozucu olabilir.

Aynı zamanda, onları kazanmaya çalışırken kaba, sabırsız veya profesyonelce hareket ederek, potansiyel müşterilerinizle uzun vadeli işbirliği şansınızı kaçırmaktan kaçınmak istersiniz.

O halde soru, daha fazla işbirliği potansiyeline zarar vermeden bu zorluğa nasıl yaklaşılacağıdır?

Müşterilerinizin neden yanıt vermediğini ve böyle bir senaryoda ne yapmanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olmak için bu gönderi, potansiyel müşterilerinize takip e-postalarının nasıl gönderileceğine ilişkin en yaygın tuzaklardan bazılarını ve en iyi ipuçlarını tartışacaktır.

Ardından, size bazı örnek takip e-postaları göstereceğiz ve kendi e-postalarınızı kişiselleştirmenize ve bunları günlük olarak yazmak için harcadığınız zamanı azaltmanıza yardımcı olacak faydalı ipuçları sağlayacağız.

Hadi dalalım!

Takip E-postaları Nelerdir?

İş dünyasında, ilk temas gerçekleştikten sonra bir müşteriye takip e-postası göndermek yaygın bir uygulamadır.

Başka bir kişiden bir şey istediğimizde veya ihtiyacımız olduğunda kullandığımız bir tekniktir.

Ayrıca, takip e-postaları öncelikle alıcılara bekleyen eylemleri (fatura ödeme veya geri bildirim sağlama gibi) hatırlatmak için kullanılır.

Takip E-postaları İş İçin Neden Önemlidir?

Müşteri hizmeti sunarken, proje süresince müşteri ile açık iletişim hatlarını sürdürmek esastır.

Birden fazla müşteriyle uğraşmak zorunda kalmanız, bu tür iletişimin genellikle gözden kaçması anlamına gelir ve bu da projelerinizin ilerlemesini yavaşlatabilir. Ayrıca, takip e-postaları gönderememek, müşterilerin sizin ve işletmeniz hakkında yanlış izlenim almasına neden olabilir.

Takip e-postalarının amacı:

• Potansiyel müşterilere size yanıt vermelerini hatırlatın
• Projeleri yolunda tutun
• Bilgilerin karışıklık içinde kaybolmadığından emin olun
• Projelere bir organizasyon ve bağlılık duygusu verin
• Eski ve yeni müşterilerinize işlerini ciddiye aldığınızı söyleyin.

Cevap Alamamanın En Yaygın Nedenleri?

Cevap alamamanızın nedeni her zaman teklifinize ilginin olmaması değildir. Muhtemelen müşterilerinizden yanıt alamıyorsunuz çünkü:

• Sana cevap yazamayacak kadar meşguller.
• E-postanız spam veya gelen kutularında kaybolmuş olabilir.
• İsteğinizi değerlendirmek veya başkalarına danışmak için daha fazla zamana ihtiyaçları olabilir.

Para söz konusu olduğunda hepimiz tereddüt ederiz, değil mi? Neden olmasınlar?

İşte tam da bu yüzden takip e-postalarını kullanıyoruz— müşterilerimize emin ellerde olduklarına dair güvence vermek için .

Bunların ne olduğunu ele aldık, şimdi yanıt alan ve sizi öne çıkaran takip e-postaları yazmak için söz verilen adımlara geçelim.

Takip E-postaları Nasıl Yazılır

Her durumun artıları ve eksileri vardır ve iyi bir takip e-postasının temel adımlarına geçmeden önce her ikisini de tanımak önemlidir.

Bu yöntemde uzmanlaşmak için atmanız gereken adımları, hızla çalışmaya başlayabilmeniz için yapılması ve yapılmaması gerekenler olarak ayırdık.

Hadi başlayalım!

Takip E-postası - YAPILACAKLAR

1. Konu Satırınıza Dikkat Edin

Özlü ve yerinde olmak, takip e-postalarınızın konu satırlarını kullanmanın en iyi yoludur.

Neye ihtiyacınız olduğu konusunda net olun ve size ulaşma nedeninizi belirtin . İşte iyi takip konu satırlarına bazı örnekler:

• [Proje Adı] 1. Aşama Aşamaları
• [Tarih] Tarihinden Gecikmiş Fatura
• [Sorun] Konusunda Yardımınıza İhtiyacımız Var
• [Tarih] Tarihinden Toplantı Güncellemeleri
• Herhangi bir sorunuz veya endişeniz var mı?

E-postanızın konu satırı, alıcıdan neye ihtiyacınız olduğu konusunda açık ve net olmalıdır. Konu satırı ne kadar doğal olursa, o kadar yüksek yanıt oranları bekleyebilirsiniz.

2. Onlar Hakkında Yapın

Takip e-postası için aklınızda net bir hedef varsa, kendinizi müşterinin yerine koymak ve kendilerini değerli hissettirecek içerik yazmak çok kolay.

Takip e-postaları, kısa hatırlatıcılardan daha fazlasıdır. Müşterilerinizle güçlü ilişkiler kurmak için açık hatlardır . Bu nedenle, odağın onlar üzerinde olması gerekir.

Müşterilerinizin dikkatini sofistike bir şekilde nasıl vereceğinize dair bazı fikirler:

• Bir teklif veya bakış açısı hakkında geri bildirim isteyin.
• Tekliflerinizi iyileştirmenin bir yolunu isteyin.
• En acil sorunlarına bir çözüm önererek tuhaflık uyandırın

Bu, onlara yalnızca onları önemsediğinizi değil, aynı zamanda özel ihtiyaçlarını karşılamak için çeşitli seçenekleri araştırmak ve değerlendirmek için zaman ayırdığınız izlenimini verecektir.

3. Kısa Tutun

12 saniye kuralını hiç duydunuz mu?

12 saniye kuralı, insanların e-postaları okumak için harcadıkları ortalama süredir.

Ve özellikle iş dünyasında, kimsenin okuması dakikalar alan ayrıntılı e-postalara harcayacak fazla zamanı yok.

Çoğu okuyucu yalnızca e-postalarınızı gözden geçirecektir, bu nedenle tüm temelleri kapsamaya devam ederken takipleri mümkün olduğunca kısa tutmak en iyisidir.

4. Müşterilerinizi Harekete Geçirin

Kesinlikle bilgi vermediği sürece, her takip e-postasında bir harekete geçirici mesaj bulunmalıdır. Birçok pazarlamacı, insanların e-postalarını gerektiği kadar ciddiye almamalarına büyük katkıda bulunan bu önemli ayrıntıyı hesaba katmaz.

Başka bir deyişle, müşterilerinizin ve potansiyel müşterilerinizin belirli bir eylemde bulunmalarını istiyorsanız, bu eylemi onlara açıkça göstermelisiniz.

İşte başlamak için bazı düşünceler:

• Lütfen yorumlayın.
• Bize Ulaşın.
• Tercih ettiğiniz tarihi verin.
• Hadi Konuşalım.

Not: Etkili bir CTA oluşturmak için güvensizlik duygusu vermekten kaçının. Örneğin, şu iki cümle arasında bir fark görebiliyor musunuz:

• "Lütfen, zaman bulursanız, projeyle ilgili ayrıntıları tartışmak için bir toplantı planlamak için bir fırsat tanırım" ve
• "Bir sonraki toplantımızı planlayabilmemiz için bize tercih edilen bir saat ve tarih gönderin."

Fark, özveri ve cesarettedir. Bunu kullanmaktan çekinmeyin.

5. Sabırlı olmayı öğrenin

Şimdi meselenin özüne ulaştık - Bir takip e-postası göndermeden önce ne kadar beklemeliyiz?

Çok beklemeyin. En iyi uygulamalar , müşterilerinizden bir veya iki gün içinde haber almayı bekleyebileceğinizi söylüyor.

Takip etmeden önce müşterilerinize bu zaman aralığını vermek iyi bir fikirdir.

Aslında, sizden tekrar haber almaya en çok ne zaman açık olacaklarını onlara sormak çok daha akıllıca olur. Bu şekilde çok can sıkıcı olmaktan kaçınırken kendi kararlarına dayalı iyi bir ilişki kuracaksınız.

Not: Müşterilerinizin hafta sonları ve tatil günlerinde e-postalarını kontrol edemeyebileceğini göz önünde bulundurun.

Dikkatlerini çektikten hemen sonra çok ısrarcı görünmemek için takiplerinizi zamanlamak zor.

Onlara daha fazla yer vermek, çok erken harekete geçmekten her zaman daha iyidir.

Takip E-postası YAPILMAYACAKLAR

Şimdi, takip e-postaları gönderirken en yaygın tuzaklara bakmanın zamanı geldi:

1. Suçu aramak - Müşterileriniz söz verildiği gibi bilgileri göndermemiş olsalar bile, bir takip e-postası onlara bu eylemi nazikçe hatırlatmaya odaklanmalıdır. Gelecekteki işbirliğine ve müşterinin faydalarına odaklanmak size başka bir kart seti getirecektir.

2. Kötü konu satırı - Konu satırı, müşterinizin gördüğü ilk şeydir ve önemli olup olmadığına karar vermek için birincil filtredir. Müşterilerinizden neye ihtiyacınız olduğu konusunda net olun. Bu, müşterilerinizin e-postalarınızı alakalı olarak filtrelemesine yardımcı olacaktır.

3. Çok uzun süre yanıt beklemek - Çok uzun süre beklerseniz, müşteriniz projenizi sona erdirebilir veya unutabilir. Doğru yapılırsa hatırlatmak can sıkıcı değildir. Böylece hızlı bir şekilde takip edin.

4. Saldırgan davranış - Müşterinize bunun dostça bir hatırlatma olduğunu göstermek için kibar ve hafif yürekli olun. Yanıt vermezlerse ne zaman takip edeceğinizi söyleyerek beklentileri belirleyin.

5. CTA Yok - Müşteriniz yalnızca e-postalarınızı tararsa, harekete geçirici mesajları kaçırabilir ve beklemeye alabilir. Onlara sonraki adımlarının net bir taslağını ve projelerini tamamlamaları için bir zaman çizelgesi sağlayın.

6. Yanlış İletişim - Müşterilerinizin iletişim tercihlerini öğrenmelisiniz. Çoğu müşteri nazik e-posta hatırlatıcılarını tercih eder, ancak bazıları kısa telefon görüşmelerini tercih eder. İhtiyacınız olan bilgiyi sağlıyorsa, karşılığını verir!

Takip E-posta Şablonları

1. 'Yalnızca giriş yapıyorum' e-posta şablonu

Teklifinizi takip etmeniz veya müşterilerinize önceki e-postanızı hatırlatmanız gerekiyorsa, muhtaç olmaktan kaçının.

Yoğun programlarında empatinizi ifade edin ve ilgileniyorlarsa bir toplantı teklif edin.

Profesyonel İpucu: TextCortex gibi yapay zeka (AI) çözümleri, çok meşgul olduğunuzda veya bir şablon kullanmak istemediğinizde ilgi çekici, kişiselleştirilmiş e-postalar yazmanıza yardımcı olabilir.

Örneğin, TextCortex'in Chrome eklentisi, en önemli noktalarınızdan hızlı bir şekilde e-posta oluşturmak için kullanılabilecek kullanışlı bir "Maddeden e-postaya " işlevi içerir.

E-postanızda ele almak istediğiniz birincil çıkarımları belirleyin , madde işaretlerini seçin, logoya tıklayın ve ' E-postaya madde işareti' seçeneğine tıklayın.

2. 'Alıntıyı takip edin' e-posta şablonu

Potansiyel müşteriniz aynı anda birkaç teklifi analiz ediyor olabilir. Kısa bir e-posta, bağlantı oluşturmak istediğinizi gösterir.

Dahası, bu tür bir e-posta, projenin kendisine bir bağlılık duygusu da gösterecektir. İster inanın ister inanmayın, bazen müşterilerinizi kazanmak için gereken tek şey budur.

3. 'Aciliyet Anlayışı' e-posta şablonu

FOMO etkisi (kaçırma korkusu) güçlü bir pazarlama aracı olmuştur ve olmaya devam etmektedir.

Teklifinize bir son kullanma tarihi koymak, müşterileri bilinçaltında e-postanıza hemen yanıt vermeye teşvik edebilir.

Kimse iyi bir anlaşmayı kaçırmak istemez, değil mi?

Profesyonel İpucu: Çok sayıda yeniden yazma özelliğine ek olarak, TextCortex'in Chrome eklentisi, içeriğinizi farklı bir ses tonuyla yeniden yazabilen oldukça kullanışlı bir ton değiştirici seçeneğine sahiptir.

Kullanmak için çeşitli tonlarda yeniden yazmak istediğiniz cümleyi veya paragrafları seçin , logoya tıklayın ve 'Ton' özelliğini seçin.

Öneri penceresinin altındaki ton tipi bağlantısını tıklayın ve ' Ton ' özelliğini kullanırken e-postanıza aciliyet eklemek için " Acil " ses tonunu seçin.

4. 'Yeniden bağlanalım' e-posta şablonu

İş adamları eylem insanlarıdır. Bununla birlikte, doğrudan itirazda bulunursanız, takip e-postanıza yanıt almanız daha olasıdır.

Talebin türünden bağımsız olarak, takip e-postalarınız aynı derecede profesyonelliği koruyorsa, müşterileriniz bunu yanlış anlamayacaktır.

Profesyonel İpucu: Konu veya hedef kitle ne olursa olsun, TextCortex'in 'Paraphrasing' özelliği, yüksek bir yazma kalitesi standardını korumanıza yardımcı olabilir.

Cümlelerinizi veya paragraflarınızı toplu olarak seçin , logoya tıklayın ve 'Açıklama' seçeneğini seçin.

5. 'Toplantı takibi' e-posta şablonu

Müşterilerle görüştükten sonra bir takip e-postası göndermeniz önerilir. Bu, zamanla birçok verimli ilişkiye yol açabilecek olgun bir adımdır.

Bu takip e-postası, müşterinin zamanı için yalnızca hızlı bir teşekkürdür.

Kapatmak için

İş stratejinizde takip e-postalarından yararlanmanız gerekip gerekmediğine hiç şüphe yok.

Bağlantıları geliştirmek için zaman harcamak, işinizin sağlığına yapılan bir yatırımdır ve bu, anlaşmaları kapatmada ve ilişkileri sürdürmede sürekli başarı şeklinde temettüler sağlayacaktır.

Yine de, bu onları eğlenceli yapmaz. Özellikle bunları her gün yazmanız gerekiyorsa.

İlham almak için sıkışıp kaldıysanız, aynı eski şablonları kullanmaktan bıktıysanız veya başka neler olduğunu merak ediyorsanız TextCortex'i denemenizi öneririz.

Dahası, TextCortex'i kullanmak, en kötü yazma gününüzü mevcut bir göreve dönüştürebilir.

Ve hepsi bu değil.

Chrome uzantısında bulunan yeniden yazma özelliklerine ek olarak TextCortex, şunlara erişmenizi sağlar:

• 20'den fazla önceden oluşturulmuş yapay zeka şablonuna çevrimiçi erişim.
• Bu çok dilli yapay zeka aracıyla 72'den fazla dilde içerik oluşturun.
• Hem insan hem de yapay zeka tarafından oluşturulan içeriği barındırmak için gerçek zamanlı olarak düzenlenebilen tuval .
• İçeriğin gerçek zamanlı olarak değiştirilmesi ve oluşturulması
• Dokümanlar, Gmail, Linkedin ve daha fazlası dahil olmak üzere 30'dan fazla web platformunda kendi kişisel AI yazma yardımcınıza tek bir kontrol panelinden erişebilirsiniz.

TextCortex Chrome uzantısını bugün indirin ve içeriğiniz için harikalar yaratabilecek kişisel bir AI yazma asistanıyla kendinizi şımartın.