Gayri Resmi Bir E-posta Nasıl Yazılır: Tarzla Tanışın, Yansıtın ve Tamamlayın

Resmi olmayan bir e-postanın nasıl yazılacağına dair bazı yararlı ipuçları öğrenmek istediniz mi?

Resmi ve gayri resmi e-posta arasındaki temel fark , yazıda kullanılan üsluptur .

Profesyonel e-postalarda resmi ve kibar bir dil kullanılırken, kişisel e-postalarda daha gündelik ve konuşma dili kullanılır.

Bu makale, sıradan bir e-posta oluşturmak için herhangi bir kural olup olmadığını ve bu kuralların neler olduğunu keşfedecektir.

Ek olarak, hem resmi hem de gayri resmi e-posta yazımı için yazınızı geliştirmeye yönelik bazı bonus ipuçları bulabileceksiniz.

Bu nedenle, biraz daha benimle kal!

Resmi VS Gayri Resmi E-postalar

Daha fazla ilerlemeden önce, iş e-postaları ile resmi olmayan e-postalar arasındaki birkaç temel farka dikkat çekmek istiyorum.

Resmi e-postaları şu durumlarda kullanırız:

• iş ve profesyonel uygulamalar için yazma gereklidir
• önceden tanımlanmış ve belirli bir formata sahip olmak
• Resmi ve nazik terminoloji kullanmak gereklidir.
• uzun ve zor cümleler

Resmi olmayan e-postaları şu durumlarda kullanırız:

• kişisel iletişim için e-postaları kullanma
• belirlenmiş bir biçim veya yapı yoktur
• arkadaşlara ve aile üyelerine e-posta gönderme
• basit ve gündelik bir dil kullanarak
• cümlelerimiz kısa ve basit

Daha rahat bir e-posta için, aklınızdakiler hakkında sohbet etmenizde bir sakınca yoktur . Öte yandan, resmi bir e-posta gönderirken doğrudan konuya gitmek en iyisidir.

Ek olarak, hem profesyonel hem de gündelik amaçlı e-postaların bazı benzerlikleri vardır. İkisi de:

• Basit ve anlaşılması kolay bir terminoloji kullanın.
• Üretken diyaloğu kolaylaştırmada önemli bir rol üstlenirler.
• Her seferinde aynı yapıyı kullanın: giriş, ana bölüm ve özet.

Gayri Resmi E-posta Nasıl Yazılır?

Daha önce de belirttiğimiz gibi, gayri resmi e-postaları kişisel amaçlar için kullanıyoruz - aile, arkadaşlar veya iyi tanıdığımız insanlar.

Resmi olmayan e-postaların çoğu bir selamlama, açıklama ve kapanış içeriyor olsa da, bu kesin ve hızlı bir kural değildir.

E-posta çok rahat olduğundan, çok az veya hiç karmaşık cümle içermeyen kısaltılmış ifadeleri ve kısaltmaları da güvenle kullanabilirsiniz.

Ayrıca, resmi olmayan e-postaları kısa ve hoş tutmanıza veya birçok ayrıntı ve bilgi parçası eklemenize izin verilir.

Ve gayri resmi bir e-posta yazıyor olsanız bile, bazı şeyler sadece kötü alışkanlıklardır, değil mi?

E-postalarınızı oluştururken kaçınmanız gereken bazı şeyler şunlardır:

• tamamlanmamış cümleler
• Devam eden cümleler
• Uzun, karmaşık cümleler
• dilbilgisi hataları

Yalnızca kaçınılması gereken tuzaklar değil, aynı zamanda resmi olmayan bir e-posta oluştururken dikkate alınması gereken faktörler de vardır. Onları kontrol edelim:

1. Bir Konu Satırı Yazın

Tüm e-postalar için bir konu satırı gereklidir. Gündelik e-posta daha basittir çünkü içerik fazla düşünmeyi gerektirmez. Yani konu satırında aklınıza gelen her türlü ses tonunu kullanmakta özgürsünüz .

• İşte plan.
• İşte aradığınız video.
• Bu makale okumaya değer.
• Baştan sona okuyun!

2. Sıradan Bir Selamlama İle Açın

Gayri resmi e-postanızı başlatırken, dostça bir e-posta sohbeti başlatmak için gereken tek şey basit bir "merhaba" veya "merhaba"dır. Daha az resmi bir selamlama şekli için, seçtiğimiz kelimeler hakkında çok fazla endişelenmemize gerek yok.

Coşku ve samimiyet eklemek için daha fazla ünlem işareti ve ifade de kullanabiliriz:

• Hey [İsim],
• Merhaba [İsim],
• Selam!
• Merhaba!
• Hey!

3. Bize Ulaşmanın Nedenini Belirtin

Resmi veya gayri resmi her e-posta, e -postanın nedenini belirtmelidir:

• "İşte istediğin PDF."
• "Sadece bugün gelemeyeceğimi bilmeni istiyorum."
• "Akşam 5 gibi benimle buluşacak vaktin var mı diye merak ediyordum?"

Aynı şekilde, algılayıcının harekete geçmesine ihtiyacınız varsa, bunu mümkün olduğunca açık hale getirdiğinizden emin olun:

• Fikirlerim/önerilerim hakkında ne düşündüğünüzü sorabilir miyim?
• Gelecek hafta buluşmak için ne zaman müsait olacağınızı bana bildirir misiniz?
• Bir sonraki toplantımızdan önce lütfen aşağıdaki ekleri inceleyin.
• Toplantı gündemini gözden geçirip herhangi bir öneriniz varsa bana bildirir misiniz?

Ancak, sizinle iletişime geçmek için bir neden yazarken, okuyucunuzu pratik bir bakış açısıyla aklınızda bulundurun. E-postaların olabildiğince kısa olması herkes için faydalıdır.

4. Kapanış Bildirimi İle Sonlandırın

Gayri resmi e-postalarınızı toparlamak açılış cümlesine benzer — oturumu kapatmak için dostça bir ton kullanın :

• Sonra görüşürüz,
• Dikkatli ol,
• Yakında görüşürüz,
• Teşekkürler,
• Mutlu cumalar,
• İyi hafta sonları!

Gayri Resmi E-posta Şablonu

Resmi olmayan e-postanızın nasıl görünmesi gerektiğinden hala emin değilseniz, bir sonraki e-postanızı hazırlarken bu şablonu kullanmayı deneyebilirsiniz.

Uygulamada, e-postanız şöyle görünebilir:

“Merhaba Tonya,

Söylediğin için teşekkürler. Yakın zamanda görüşelim, seni gerçekten görmek isterim. Yarın öğlene ne dersin? Siz ücretsiz misiniz?

Dikkatli ol,

Billy.”

Ancak, bu size yardımcı olabilecek şeylerden yalnızca birkaçı. TextCortex gibi yapay zeka destekli araçlar, herhangi bir e-posta yazmak için çeşitli özellikler geliştirmiştir.

Örneğin, TextCortex'in "Bullet to email " özelliğiyle bir e-posta yazmak istiyorsanız, ihtiyacınız olan tek şey, önemli çıkarımları madde işaretleri şeklinde netleştirmek, bunları vurgulamak ve logoya tıklamak .

Belirlenen özelliği seçtiğinizde, TextCortex eklentisi, öneri penceresini e-posta çıktısının çeşitli varyasyonlarıyla birlikte yönlendirecektir.

En iyi çıktıyı seçtiğinizde, yeniden yazar uzantısı, içeriğinizde daha fazla ince ayar yapmanıza yardımcı olmak için daha fazla yeniden yazma seçeneği sunar. O seçeneklerden bazıları şunlardır:

1. Yeniden yazma özelliği — daha iyi bağlam için cümlelerinizi veya paragraflarınızı değiştirmenize olanak tanır.

2. Otomatik tamamlama özelliği — birkaç kelimeye dayalı olarak tüm cümleleri ve paragrafları oluşturur.

3. Genişletme özelliği — bağlama uygun ek sözcükler ekleyerek cümlelerinizi veya paragraflarınızı geliştirir.

4. Özetleme özelliği — cümle ve paragrafların daha kısa sürümlerini oluşturur.

5. Ton özelliği — orijinal anlamlarını koruyarak cümlelerinizin tonunu değiştirir.

6. Çeviri özelliği — orijinal metni 10'dan fazla farklı dile çevirebilir.

7. Uzun biçimli gönderi — 5 kelimelik fikirlerden blog gönderileri oluşturur.

Toplama

Her şey düşünüldüğünde, resmi olmayan e-postalar oluştururken uyulması gereken katı kurallar olmadığı sonucuna varmak güvenlidir.

Yazmaları çok daha hızlıdır ve resmi e-postalara göre çok daha az çaba gerektirirler. Yine de, bu onları beste yapmayı keyifli hale getirmiyor.

Ancak, doğru kit ile eğlenceli hale gelebilirler.

TextCortex'in gerçek amacı budur — yazma becerilerinizi geliştirirken ve tüm süreci daha az sancılı hale getirirken yazma işinizi devralmak.

TextCortex nedir?

TextCortex, metin oluşturmak ve orijinal ve büyüleyici bir malzemeye yeniden yazmak için güçlü algoritmalar ve en iyi uygulamalardan oluşan büyük bir veritabanı kullanan modül tabanlı bir yapay zeka aracıdır.

AI yazarları, mümkün olan en güvenilir sonucu üretmeye odaklanırken, yazınızı yüksek bir doğrulukla geliştirmek ve değiştirmek için örüntü tanımayı kullanır.

TextCortex, web tabanlı bir uygulama ve Chrome eklentisi olarak mevcuttur.

Yeniden yazma uzantımızla şunları yapabileceksiniz:

• İçeriğinizi Google Docs, Gmail, LinkedIn, Facebook ve daha fazlası gibi 30'dan fazla çevrimiçi platformda düzenleyin .
• Herhangi bir metin kutusunda anında yapay zeka oluşturma ve gelişmiş yeniden yazma işlevlerinden yararlanın .
• Tutarlı bir yazma kalitesini korurken yazma becerilerinizi hızla geliştirin .

Aynı zamanda, TextCortex web uygulaması şunları yapmanızı sağlar:

• Blog gönderileri, ürün açıklamaları, e-postalar, reklamlar, sosyal medya gönderileri vb. oluşturmak için 20'den fazla AI şablonundan yararlanın .
• Aynı düzenlenebilir tuval içinde aynı anda manuel ve yapay zeka oluşturma yazısını kullanın .
• İçeriğinizi gerçek zamanlı olarak düzenleyin ve biçimlendirin .
• Projelerinizi ileride kullanmak üzere şablon olarak kaydedin .

Chrome uzantısını bugün indirin ve herhangi bir içerik türünü yazmanın heyecan verici tarafının keyfini çıkarın.