Fatura Nedir — Eksiksiz Kılavuz

Yayınlanan: 2020-07-24

İster tek kişilik küçük bir işletmeyi, ister büyük bir şirketi yönetiyor olun, fatura oluşturmak ve göndermek, operasyonlarınızın önemli bir parçasıdır. Faturalar, işletme sahiplerinin nasıl ödendiğidir: müşteriler, onları faturaladığınızda size ödeme yapar.

Ürününüz veya hizmetiniz için bir satış faturası yazmak oldukça basittir. Ancak, faturalarınızda gerekli tüm bilgilerin yer aldığından emin olmak önemlidir: eksik veya yanlış bir fatura, müşteri ile sizin aranızda yanlış anlaşılmalara yol açabilir ve hatta para konusunda anlaşmazlıklara neden olabilir (ve bu sorunlardan kaçınmak, uygun yöntemlerle çok daha kolaydır). küçük işletme fatura yazılımı).

Faturanın teslimi de bu sürecin önemli bir parçasıdır: Bir fatura oluşturduğunuzda, müşteriye güvenilir bir araç aracılığıyla da gönderilmelidir: posta, e-posta veya başka bir kanalla.

Bu yazıda bir faturanın tüm önemli unsurlarını, nasıl oluşturulacağını ve müşterilerinize faturaların nasıl teslim edileceğini açıklıyoruz. Ayrıca Hiveage gibi faturalandırma yazılımlarının tüm bu süreci sizin için nasıl kolay ve verimli hale getirebileceğini tartışıyoruz.

Bu makalede . . .

fatura nedir?
Fatura yazmak işinizi nasıl geliştirebilir?
Bir fatura neleri içermelidir?
Genel fatura düzeni
Fatura nasıl yapılır: izlenecek adımlar
Özetle: eklenecek önemli bilgiler
Eklenecek isteğe bağlı bilgiler
fatura nasıl gönderilir
Fatura e-postası nasıl yazılır
MS Word'de fatura nasıl yapılır
Faturalama yazılımı ile fatura nasıl yazılır
Faturanın nasıl yazılacağına dair SSS

Fatura Nedir? ↩

Peki, fatura nedir? Fatura, bir ürün veya hizmeti teslim ettikten sonra müşteriye göndermeniz gereken bir belgedir. Faturalar, müşterinin aldığı mal veya hizmetler için ne kadar ödemesi gerektiğini ve bunu nasıl yapması gerektiğini ortaya koyar.

Faturaların fatura veya makbuz olmadığını hatırlamak önemlidir; sunulan hizmetler için ödeme talepleridir . Faturalar anında ödeme eylemi anlamına gelirken, faturalar müşterilere ne zaman ve nasıl ödeme yapacakları konusunda tavsiyelerde bulunur. Ek olarak, müşteriler ödeme yaptıktan sonra makbuz alırlar: faturalar ödeme talep eder, bu nedenle makbuz olarak hizmet edemezler.

Fatura Yazmak İşinizi Nasıl Geliştirebilir? ↩

Artık faturanın ne olduğuyla ilgilendiğimize göre, müşterilerinize profesyonel faturalar oluşturup göndermenin daha hızlı ödeme almanıza nasıl yardımcı olabileceğine bakalım. Zamanında faturalama ile, verilen hizmetler için size borçlu oldukları para konusunda müşterilerinizle olan geç ödemeleri veya anlaşmazlıkları önleyebilirsiniz.

Zarif ve görsel olarak çekici faturalara sahip olmak, müşterileriniz üzerinde daha iyi bir izlenim bırakabilir. İşletmeniz için kalite ve özenin önemli olduğunu gösterir.

Bir Fatura Neleri İçermelidir? ↩

Tüm profesyonel faturaların içermesi gereken temel unsurlar şunlardır:

“Fatura” kelimesine sahip ayrı bir başlık
İşletme adınız, iletişim bilgileriniz ve logonuz
Fatura tarihi ve son ödeme tarihi
Fatura numarası
Müşterinin adı ve adresi
Her biri için oran, miktar ve toplam tutarın yanı sıra sağlanan hizmetler
Ödeme koşulları

Genel Fatura Düzeni ↩

Faturanızın genel tarzı profesyonel ve zarif görünmelidir. Daha azı, ödemelerinizi ciddiye almadığınız anlamına gelebilir.

Nereden veya nasıl başlayacağınızı bilmiyorsanız, ücretsiz fatura şablonlarımıza veya ücretsiz fatura oluşturucumuza bakın. Faturalama sürecini çevreleyen bu güçlükleri ortadan kaldırmak için bu fatura şablonlarını ve fatura oluşturucuyu ve ayrıca faturalama hizmetimizi oluşturduk.

Her iki durumda da, fatura oluşturmanın temel adımları aşağıdaki gibidir:

Fatura Nasıl Yapılır: İzlenecek Adımlar ↩

1. Fatura Düzenini Oluşturun

Yapılacak ilk şey, faturanızın düzenini oluşturmaktır. İletişim bilgilerini, tarihleri vb. (aşağıda açıklanmıştır) içeren bir başlık bölümüne ve ödeme gerektiren ürün/hizmetlerin detaylarının listeleneceği bir ana gövdeye ihtiyaç duyacaktır. Düzene karar verirken profesyonel görünen yazı tiplerini ve renkleri seçin. Marka tutarlılığı ve özgünlük için şirketinizin logosunu eklemek isteyebilirsiniz. "Fatura" kelimesini içeren bir başlık olduğundan emin olun.

2. Gerekli İletişim Bilgilerini Ekleyin

Müşterilerin satın aldıkları hizmeti ve hangi satıcıdan aldıklarını bilmeleri için şirketinizin iletişim bilgilerini ekleyin. Şirket adı, adresi ve telefon numarası, sahip olunması gereken temel bilgilerdir.

Faturada ayrıca müşterinin adı, adresi ve muhtemelen bir telefon numarası gibi iletişim bilgileri de bulunmalıdır. Faturanın kime ait olduğunu tanımlar ve faturanın doğru kişiye ulaşmasını sağlar.

3. Fatura Numarasını, Fatura Tarihini ve Fatura Son Tarihini ekleyin

Fatura numarası, genel faturanın kritik bir parçasıdır. Bir fatura oluşturduğunuzda, ödeme durumunu kolayca takip edebilmeniz için benzersiz bir numaraya sahip olduğundan emin olun. Gelecekte, özellikle vergi sezonunda kafanızı karıştırabileceğinden, bir fatura numarasını tekrarlamayın. Çoğu işletme tutarlı bir fatura numaralandırma dizisine sahiptir (örneğin, INV-001, INV-002, INV-003, . . . . ). Bazı yargı bölgelerinde bu yasal bir gerekliliktir.

Fatura tarihi, faturayı kestiğiniz gündür. Vade tarihi, müşterinin size ödeme yapması gereken son gündür. Hem fatura tarihi hem de vade tarihinin dahil edilmesi, müşterinin ödemeyi ne kadar sürede yapması gerektiğinin bir göstergesidir ve vadesi geçmiş faturaların önlenmesine yardımcı olur.

4. Doğru Bilgilere Sahip Satır Öğelerine Sahip Olduğunuzdan Emin Olun

Satır öğeleri, müşteriye teslim ettiğiniz ürünleri veya hizmetleri tanımladığınız yerdir. Hizmetlerin açıklamalarında çok ayrıntılı olmanız gerekmese de, müşterilerinizin ne için ödeme yaptıklarını bilmeleri için satır öğelerine yeterli açıklamalar eklemelisiniz.

Her hizmetin yanında, ne kadara mal olduğunu gösterdiğinizden emin olun. Belirli mal veya hizmetler için miktarı, birim fiyatı ve toplam maliyeti görüntülemek, müşterinin ödeme yükümlülüklerini net bir şekilde anlamasını sağlar.

5. Toplamı Toplayın

Satır öğesi bilgilerini tamamladıktan sonra toplam tutarı ekleyin. Her hizmet için ara toplamları ekleyin ve ayrı bir satırda toplam ödeme tutarını vurgulayın (örneğin, kalın metinle). Bu nihai bakiyeyi belirtmeden önce geçerli vergileri ve indirimleri eklediğinizden emin olun.

6. Ödeme Koşullarını ve Ödeme Yöntemlerini Açıklayın

Hizmeti gerçekleştirmeden önce ödeme koşullarını tartışmak önemlidir, ancak bunu bir fatura yazarken de dahil edebilirsiniz. Bu, anlaşmazlıkları önleyebilir ve ödemenin ne zaman yapılacağını ve müşterilerinizin ödemeyi nasıl yapabileceğini netleştirir.

Ödeme koşullarını ve bilgilerini açıklarken şunları ekleyin:

faturanın vade tarihi
İade politikaları veya para iade garantisi
Geç ödemeler için cezalar
Ödemeler nasıl yapılır (nakit, çek, çevrimiçi vb.)

Ödeme koşullarını faturanıza eklemek zorunlu değildir, ancak kesinlikle müşteri deneyimini iyileştirebilir ve ödeme sürecini düzenleyebilir.

Özetle: Fatura Yazarken Eklenecek Önemli Bilgiler ↩

Artık bilgilendirici, profesyonel ve anlaşılır bir faturayı nasıl yazacağınızı bildiğinize göre, eklemeniz gereken her şeyin bir dökümünü burada bulabilirsiniz:

Şirketinizin adı, adresi ve telefon numarası
Müşterinin adı ve adresi
Fatura numarası, düzenleme tarihi ve vade tarihi
Hizmet Tanımı
Maddelere ayrılmış bir liste olarak her hizmetin miktarı ve ara toplamı
Borçlu toplam tutar ve ödenmesi gereken bakiye

Bunlar, tüm faturalarda bulunması gereken öğelerdir. Yukarıdakilerden birinin olmaması kafa karışıklığına, tartışmalara ve aşırı durumlarda müşteri kaybına yol açabilir.

Fatura Yazarken Eklenecek İsteğe Bağlı Bilgiler ↩

İşlem için gerekli olmayan ancak belirli fatura türleri için müşteri deneyimini iyileştirebilecek bilgiler var. Fatura şablonunuzu geliştirebilecek bazı şeyler şunlardır:

Memnuniyet garantileri gibi ödeme koşullarının açıklaması
İşlem nasıl tamamlanır
Kişisel not

Daha önce de belirtildiği gibi, bu satırlardaki memnuniyet garantileri ve diğer bilgiler, büyük olasılıkla hizmeti gerçekleştirmeden önce açıkladığınız için faturanız için gerekli değildir. Eğer yapmadıysanız, o bilgiyi eklemek iyi bir fikirdir.

Müşterinize de önceden bahsetmediyseniz, işlemin nasıl tamamlanacağını açıklamanız gerekir. İster çevrimiçi, ister çekle, isterse nakit olarak postayla gönderin, isteğe bağlı olarak müşterinin nasıl ödeme yapmasını istediğinizi bildirebilirsiniz.

Son olarak, kişisel bir not, fatura yazmanın sonunda hoş bir dokunuş olabilir. İşte söyleyebileceğiniz bazı şeyler:

Onları isimleriyle selamlayın
Sizinle iş yaptıkları için onlara teşekkür edin
Yakında onlarla tekrar iş yapmayı dört gözle beklediğinizi bilmelerini sağlayın
Deneyimleri hakkında bazı ayrıntılardan bahsedin
İndirimler ve promosyon fırsatları gibi faturanın herhangi bir yönünü açıklayın
Genel olarak, arkadaşça bir ton koruyun

Fatura Nasıl Gönderilir ↩

Artık nasıl fatura yazılacağını bildiğinize göre, nasıl fatura göndereceğinizi de bilmeniz gerekiyor. Bunu yapmanın birden fazla yolu vardır. Bazen bir faturayı yazma şekliniz, faturayı nasıl göndermeyi seçtiğinize bağlıdır.

Faturalarınızı göndermenin bazı olası yolları şunlardır:

E-posta
Posta
Çevrimiçi fatura yazılımı

E-posta, işletmelerin fatura göndermesinin yaygın bir yoludur. Ancak faturanın kendisi genellikle ekli bir belgedir. Sonuç olarak, çoğu işletme bunu birincil iletişim biçimi olarak kullandığından, e-posta fatura göndermenin etkili bir yoludur.

Bazı işletme sahipleri de eski moda yoldan gidiyor. Günümüzde her şey e-posta ile kolaylaştırıldığından, faturanızı postalamak en popüler biçim değildir. İşinizi yürütmenin en iyi yolunun bu olduğunu düşünüyorsanız, devam edin!

Hiveage gibi fatura yazılımı, çevrimiçi fatura oluşturma ve gönderme stresini ortadan kaldırır. Bir faturanın nasıl yazılacağının temellerini hala anlamanız gerekse de, bir fatura hizmeti sizin için işleri çok daha kolaylaştırabilir. Size faturayı e-posta kullanarak doğrudan platformdan gönderme, göndereceğiniz faturayı indirme veya posta ile göndermek üzere yazdırma seçeneği sunabilirler.

Fatura E-postası Nasıl Yazılır ↩

Bir fatura e-postası yazmak oldukça basittir. E-postanın içermesi gereken önemli unsurlar şunlardır:

Net ve çekici bir konu satırı
Basit ve kısa bir e-posta mesajı
Ekli fatura belgesi

Konu satırı çok uzun olmamalıdır. Fatura numaranızı veya şirket adınızı ekleyebilirsiniz, ancak en önemlisi "fatura" kelimesini eklediğinizden emin olun.

E-posta mesajının çok uzun olması gerekmez. Faturada çoğu bilgi olduğu için kısa ve tatlı bir mesaj koyabilirsiniz. Çoğunlukla, faturanın konuşmanın çoğunu yapmasına izin verin.

Faturayı e-postaya eklediğinizden emin olun. Bu, para kazanmanız için tüm bilgileri içerdiğinden e-postanın en önemli kısmıdır.

Microsoft Word'de Fatura Nasıl Yapılır ↩

Word, küçük işletme sahipleri için kullanışlı olabilecek kendi fatura şablonuna sahiptir. Word kullanarak nasıl fatura oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Yeni bir Word belgesi açın
Başlık oluştur
Fatura başlığını seçin
Net bir fatura numarası olduğundan emin olarak eksiksiz bir fatura yazmak için yukarıdaki adımları izleyin.

MS Office paketindeki diğer araçları kullanıyorsanız: Excel ayrıca kutudan çıktığı gibi fatura şablonlarıyla birlikte gelir.

Faturalama Yazılımını Kullanarak Fatura Nasıl Yazılır ↩

Faturalandırma, küçük bir işletmeyi yönetmenin kaçınılmaz zorluklarından biridir, bu yüzden bu sorunu Hiveage ile kendimiz çözmeye çalıştık. Açıkçası kendi çözümümüze karşı önyargılıyız, ancak fatura yazmanıza ve göndermenize yardımcı olabilecek birkaç fatura yazılımı var.

Fatura hizmeti kullanmak, faturalarınızı çevrimiçi olarak oluşturmanın en hızlı ve en kolay yollarından biridir. Doldurmanız için gerekli tüm alanlara sahip olacağından, faturanın nasıl oluşturulacağını bilmenize bile gerek olmayabilir. Bazı faturalama yazılımları, faturanın kendisinde çevrimiçi ödemeleri etkinleştirerek işlemlerin yürütülmesine de yardımcı olur.

Küçük işletme kullanıcıları arasında Hiveage, tüm faturalandırma sürecini yönetmedeki kullanım kolaylığı nedeniyle sevilir. Hiveage ile teklifler hazırlayabilir, müşteri onayı alabilir, düzenli ve yinelenen faturalar oluşturup gönderebilir, çevrimiçi ödemeleri kabul edebilir, ayrıntılı finans raporları oluşturabilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Ücretsiz kaydolun ve dakikalar içinde fatura oluşturmaya nasıl başlayabileceğinizi görün!

Faturalama Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Nasıl fatura yazabilirim?

Belgeyi açıkça fatura olarak işaretleyin. Kendi iletişim bilgilerinizi ve ardından Müşteriyi ve iş adresini ekleyin. Faturalandırdığınız mal/hizmetlerin, oranlarının ve toplam tutarının (tercihen tablo formatında) bir açıklamasını yazın. Fatura tarihini ve ödemenin son tarihini ekleyin. Ödeme koşullarını ve ödemeyi nasıl kabul edeceğinizi (nakit, banka havalesi, çevrimiçi vb.) ekleyin.

Fatura örneği nedir?

İşletmenize uygun ücretsiz bir fatura şablonuna (yukarıdaki makaleye bakın) veya ücretsiz fatura oluşturucuya göz atın.

El yazısıyla yazılmış bir fatura yazabilir misiniz?

El yazısı faturalar kabul edilebilir, ancak tavsiye edilmez. Çok küçük işletmeler için yeterli olacaklar, ancak çoğu müşteri daha profesyonel bir şeye ihtiyaç duyacaktır.

Banka bilgilerini bir faturaya koyuyor musunuz?

Tercih edilen bir ödeme yöntemi olarak kullanıldığında, fatura üzerinde banka bilgilerinizin verilmesi, müşterilerinizin ödemeleri işlemesini kolaylaştırır. Temel bilgileri doğrulamak için ileri geri iletişimden kaçınır ve tüm süreci daha hızlı hale getirir.