Fatura E-postası Nasıl Yazılır — Fatura E-postası Şablonu

Maaş günü, bir projeyi tamamlamanın en iyi kısımlarından biridir. Yakın zamanda bazı müşteri işleri yaptıysanız ve projeyi tamamladıysanız, ödeme almak için muhtemelen müşterinize fatura kesmeniz gerekir.

Bununla birlikte, birçok serbest çalışan ve küçük işletme, çalışmaları için ödeme almayacaklarından ve sonunda ücretsiz olarak bırakılacağından korkmaktadır. Geç ödemeler bile nakit akışınızı yönetirken büyük bir acı olabilir.

Bunu önlemenin en iyi yolu, müşterinizle fatura konularında iletişim kurarken bazı basit ama önemli adımları izlemektir. Bu nedenle, faturalarınız için basit ve anlaşılması kolay bir fatura e-posta şablonuna sahip olmak akıllıca olacaktır.

Bu yazıda, fatura e-postası gönderirken kullanabileceğiniz ipuçlarını ve tavsiyeleri sizinle paylaşıyoruz. Ayrıca, ödeme almanızı kolaylaştıracak, kolayca kullanılabilen bir fatura e-posta şablonunu da paylaşacağız!

Bu makalede . . .

• Neden bir fatura e-posta şablonu kullanmalısınız?
• Fatura e-posta şablonunu nasıl oluştururum?
• Fatura e-postalarına ne yazıyorsunuz?
• Örnek fatura e-posta şablonu
• Bir fatura için kapak mektubu nasıl yazılır
• E-posta yoluyla nasıl fatura gönderirim?
• Resmi faturayı nasıl yazarım?
• Faturalama yazılımı ile fatura e-postalarını otomatikleştirme

Neden Fatura E-posta Şablonu Kullanmalısınız?

Hızlı yanıt, e-posta şablonlarının size zaman kazandırmasıdır: bir şablonla, bir müşteriye her fatura e-postası yazmanız gerektiğinde mesajı yazmanız gerekmez.

Bu, özellikle çeşitli ürün veya hizmetlere sahip şirketler için yararlıdır, bu nedenle mesajda hangi bilgilerin gerekli olduğunu ve nasıl biçimlendirilmesi gerektiğini bilirler.

Şablon, mesajların tutarlı olmasını sağladığından, birden fazla müşteriye fatura gönderiyorsanız da kullanışlı bir araçtır.

Faturalarınız için şablon kullanmanın bir başka avantajı da, adlarını ve diğer ilgili bilgileri yer tutuculara önceden ekleyerek her müşteri için kişiselleştirilebilmesidir.

Fatura E-posta Şablonunu Nasıl Oluştururum?

Bir e-posta şablonu oluştururken göz önünde bulundurulması gereken en önemli şeylerden biri, işiniz veya işinizle alakalı ve kişiselleştirilmiş olmasıdır. Yalnızca yaptığınız işin türünü değil, aynı zamanda müşterilerinizle olan ilişkinizin türünü de yansıtmalıdır.

Bununla birlikte, e-posta şablonunuz, müşterilerinizin çoğuna veya tümüne uygulanabilecek ve gerektiğinde göndermeden önce hızlı değişiklikler yapmanıza izin verecek kadar genel olmalıdır.

E-postanızı hazırlamaya hazır olduğunuzda, müşterilerinize göndereceğiniz mükemmel şablonu oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz. Sıfırdan fatura yapmak zahmetli olabilir, bu nedenle genel bir örnek olması süreci çok daha hızlı hale getirebilir.

Fatura E-postanızı Profesyonel ve Basit Tutun

İşletme sahipleri genellikle fatura e-postalarını yazarken sorun yaşarlar. Ne kadar resmi olmaları gerektiği veya mektuba ne girmesi gerektiği konusunda endişeleniyorlar.

Fatura e-postasının amacı ödeme almaktır, ancak müşterinizin sadece parasını almaktan daha istekli olmasını istiyorsunuz. Ayrıca, sizinle yaptıkları ticari işlem için saygı görmelerini de istersiniz.

E-posta iletinizin göz ardı edilmediğinden emin olmak istiyorsanız, söz konusu postanın profesyonel olması önemlidir. Dili basit ama kesin tutun: Yalnızca şirket içinden birinin anlayabileceği çok fazla kısaltma, karmaşık sözcük veya jargon kullanmaktan kaçının.

Fatura e-postasının amacı, faturayı müşterinize göndermektir: çok fazla başka bilgi içermesi gerekmez. Müşterinizin yanı sıra kendi zamanınız için, eklemeniz gereken tek şey, işleri için onlara teşekkür eden kısa bir mesaj ve işiniz için bir fatura eklediğinizi özetleyen bir mesajdır. Zamanında ödeme almak istiyorsanız, kısa ve öz bir e-posta kullanmak yardımcı olur.

Açıklayıcı Bir Konu Satırına Sahip Olun

En önemli bilgileri e-posta konu satırına eklemenizi öneririz. Konu satırı net olmalıdır: müşteri, gelen kutusundaki e-posta listesinde mesajınızın konu satırını gördüklerinde, faturalandırdığınızı bilmelidir. Aksi takdirde fatura gönderdiğinizi bile fark etmeyebilirler ve istemeden ödemenizi geciktirebilirler.

E-postanızı yazarken konu satırına fatura numarasını ve son ödeme tarihini eklemenizi öneririz. Örneğin:

[Ürün/Hizmet] için Fatura [Numara] Son Ödeme Tarihi [Tarih]

Bu şekilde, müşterinizin onlarla neden iletişim kurduğunuzu tam olarak bildiğinden ve hizmetleriniz için size ödeme yapma zamanının geldiğinden emin olabilirsiniz.

Fatura E-postalarına Ne Yazıyorsunuz?

Mesajınız, müşteri için tamamladığınız çalışmanın kısa bir açıklamasını içermelidir. Ücretinizin proje başına mı yoksa çalışılan süre başına mı olduğunu belirtmelisiniz.

Ek olarak, müşterinizin ne kadar ücret ödediğiniz konusunda net olması için ücretinizi de eklemelisiniz. Ayrıca, herhangi bir sürpriz olmaması için müşterinin ödemesi tarafından karşılanamayan (nakliye gibi) diğer masrafları da eklemek akıllıca olacaktır.

Her zamanki gibi, fatura mektubunuz veya e-postanız bir selamlama ile başlamalıdır. Alıcıyla bir süredir iletişim kurmadıysanız, kısa bir mesaj eklemek adettendir.

Ardından, müşterinize, tamamladığınız iş için fatura kesmek için temasa geçtiğinizi ve faturayı bu e-postaya eklediğinizi bildirmelisiniz.

Faturayı Ekleyin

Faturanızı e-postanın gövdesine eklemek yerine dosya/belge olarak eklemenizi öneririz. PDF, her tür aygıtta ve işletim sisteminde çalıştığı için genellikle en iyisidir ve uyumluluk sorunlarını önleyebilirsiniz. Faturayı ek olarak gönderirseniz, müşteriniz de kolayca yazdırabilir ve kayıtları için saklayabilir.

Bu Fatura E-posta Şablonunu Kullan

Fatura e-postasının nasıl yazılacağını merak ediyorsanız, aşağıdaki fatura mesajı örneğini kullanmayı deneyebilirsiniz:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Bu fatura e-posta mesajı örneğinin kısa ve net olduğunu unutmayın. Müşteriyle çok yakın bir ilişkiniz yoksa ve bunun uygun olacağını düşünmüyorsanız, gereksiz ayrıntılara veya konuşmalara yer vermenize gerek yoktur. Bu, elbette, kendi takdirinize bağlıdır.

Fatura E-postanızı Nasıl Kişiselleştirebilirsiniz?

Müşterinin genel bir fatura mektubu almış gibi hissetmemesi için e-postanızı kişiselleştirmeniz önerilir.

Faturalarınızı e-posta ile gönderdiğinizde, müşterinizin size ulaşmak için biraz zaman ve çaba harcadığınızı bilmesi için kişiselleştirilmiş bir karşılama mesajı eklemelisiniz. Uygun olduğunu düşünüyorsanız, e-postanın gövdesine kişiselleştirilmiş bir mesaj da eklemek isteyebilirsiniz.

Bu, işletmenizi aynı şablonu kullanan diğerlerinden ayırmanıza yardımcı olur ve müşterinizin sizinle daha etkileşimli bir deneyime sahip olduğunu hissetmesini sağlar.

Fatura İçin Kapak Mektubu Nasıl Yazılır

Bir müşteri için daha büyük veya daha karmaşık bir proje üzerinde çalıştıysanız, faturalarınıza bir ön yazı eklemeniz uygun olabilir. Bu fatura mektubu, oranlarınızı, yaptığınız işi ve ayrıca ücretinizi dökümü ve tahsil ettiğiniz tutarı neden tahsil ettiğinizi açıklamanız için bir fırsattır.

Kapak mektubunuz, kim olduğunuz ve ne sağladığınız hakkında bazı temel ayrıntıları içermelidir. Fatura mektubuna işletme adınızı veya şirket adınızı eklediğinizden emin olun. Ayrıca, üzerinde çalıştığınız projenin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini de içeren bir zaman çizelgesini de eklemelisiniz.

Ardından, projenin bir parçası olarak tamamladığınız her görevi ve bunun için ne kadar ücret aldığınızı kırmalısınız. Saat veya gün başına ücret alıyorsanız, bunu da dökümün bir parçası olarak ekleyin.

Vadesi Geçmiş Bir Fatura E-postası Nasıl Yazılır

Müşteriniz bir faturanın vade tarihini kaçırmadıysa, ödemeyi takip etmek için onlarla tekrar iletişime geçmeniz gerekebilir. Bir müşteriyle aynı konu üzerinde tekrar tekrar iletişim kurmak garip gelebilir, ancak onlar için yaptığınız iş için ödeme almanız gerekir.

Fatura Mesajınızda Kibar Ama Kararlı Olun

Serbest çalışan olarak çalışırken ödemeleri takip etmek ne yazık ki yaygın bir şikayettir. Müşteriniz, son ödeme tarihinden önce size neden ödeme yapamadığına dair bir açıklama yapabilir.

Bununla birlikte, çalışmanız için ödeme yapmaktan kaçınmalarına izin vermemelisiniz. E-postanızın kibar ama sağlam olduğundan emin olun. Bu, müşterinizle takip etmek için iletişim kurduğunuz ilk örnekse, aşırı kişisel olmanıza gerek yoktur.

Geç ödemeyi takip etmek için aşağıdaki e-posta örneğini kullanabilirsiniz:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Yukarıda da görebileceğiniz gibi, gecikmiş bir ödemeyi takip ederken, fatura numarasını ve son ödeme tarihini vermeniz önemlidir.

E-posta Yoluyla Nasıl Fatura Gönderirim?

E-posta yoluyla bir fatura gönderecekseniz, bunu ek olarak eklemek en iyisidir. Ayrıca, süreci kolaylaştırdığı için fatura oluşturmak için bir faturalama yazılımı da kullanabilirsiniz (ipucu: mükemmel bir tane yaparız).

Ayrıca, PayPal gibi hizmetler aracılığıyla oluşturduğunuz bir faturanın bağlantısını göndermek için bir e-posta kullanabilirsiniz. Bu tür birçok ödeme ağ geçidi, temel fatura oluşturmayı destekler.

Faturanın eklendiği e-postayı gönderdiğinizde, işletmenizin adı, tahsil ettiğiniz tutar ve fatura numarası gibi ilgili bilgileri belgeye eklediğinizden emin olun.

Diğer e-posta türlerinin aksine bir fatura gönderdiğinizden emin olmak için e-posta başlığına veya imza bloğuna işletme adınızı ve adresinizi eklemek iyi bir fikirdir.

Resmi Faturayı Nasıl Yazabilirim?

Fatura nasıl yazılır detaylı yazımızda anlattığımız gibi, faturanızın müşterinizin ödemeyi gerçekleştirebilmesi için gerekli tüm bilgileri içermesi önemlidir. bu nedenle, iyi fatura şablonları aşağıdaki ayrıntıları içerir.

Fatura Şablonunun Temel Öğeleri

1. İşletme bilgileriniz (isim, logo, iletişim bilgileri)
2. Fatura numarası
3. Müşterinin tam adı ve iletişim bilgileri
4. Fatura tarihi
5. Bitiş tarihi
6. Ödenecek meblağ
7. Oranların ve fiyatların dökümü ile birlikte hizmetlerin/ürünlerin ayrıntılı listesi
8. Hüküm ve koşullar ve ödeme yöntemleri gibi ek ayrıntılar

İyi bir fatura şablonu, her ürünü veya hizmeti bir öğeye ayırmanıza ve ardından her bir öğe için ne kadar ücret aldığınızı belirtmenize olanak sağlamalıdır. Bu, müşterinizin ne kadar ücret aldığınızı ve nedenini görmesinin en net yoludur.

Size ödeme yapma zamanı geldiğinde, hizmetlerinizi detaylandırmak, müşterinin ne kadar borçlu olduğunu bilmesini de kolaylaştırır. Bunu yapmazsanız, bazı müşterilerin sizden alınan tutara itiraz etmeye çalıştığını ve bunun gereksiz gecikmelere neden olduğunu görebilirsiniz.

Ne yazık ki, ödeme gecikmeleri genellikle serbest çalışmanın bir parçasıdır, ancak bilgileri olabildiğince açık bir şekilde parçalara ayırırsanız, bunun olma olasılığını makul olarak mümkün olduğunca sınırlandırırsınız.

Hiveage ile Fatura E-postalarını Otomatikleştirme

Hiveage gibi araçlar, fatura oluşturma ve bunları müşterilerinize e-posta ile gönderme sürecini otomatikleştirmenize yardımcı olur. Bu, süreci çok basit hale getirir ve sizin için zorluğu önemli ölçüde azaltır.

Faturalandırmanızı otomatikleştirmek için yazılım kullanarak, yönetici işlerine ve belge oluşturmaya harcamanız gereken enerji miktarını sınırlayabilir ve gerçek iş yerine odaklanabilirsiniz.

Fatura e-posta sürecinizi otomatikleştirerek, hepsinin aynı standardı karşılamasını ve her zaman ilgili bilgileri içermesini sağlayabilirsiniz. Fatura için benzersiz bir numara veya ödeme talimatları gibi hayati ayrıntıları yanlışlıkla dışarıda bırakma konusunda endişelenmenize gerek yok.

Hiveage ile faturanızın bir PDF kopyasını e-posta mesajına iliştirme seçeneğine de sahipsiniz. Doğru araçlarla bu şekilde kurulan güvenilir bir faturalandırma süreci, küçük işletme finansmanınızın sağlıklı kalmasını sağlayacaktır.

Özetlemek gerekirse, faturalandırmanızı otomatikleştirmenin temel faydaları şunları yapabilmenizdir:

• Zamandan tasarruf
• Faturalarınızdaki hata ve yazım hatalarını azaltın
• Fatura e-postalarına, ek ödeme yöntemleri ve hatta otomatik yeniden sipariş sistemi gibi yeni özellikler ekleyin.

Ne tür bir iş modeliniz olduğuna bağlı olarak, özel gereksinimlerinizi karşılayan yazılımı seçmeniz önemlidir. Hiveage söz konusu olduğunda, ana müşterilerimiz serbest çalışanlar ve küçük işletmelerdir ve hizmet, hayatlarını kolaylaştırmak için optimize edilmiştir.

Sonuç olarak: İyi Bir Fatura E-postasının Unsurları

Fatura e-postası, iş operasyonunuzun en önemli bileşenlerinden biridir. Doğru yapılmazsa, ne istediğinizi veya bir ödeme talebine nasıl yanıt vermeleri gerektiğini anlamakta zorluk çekebilecek müşterilerin kafasını karıştırabilir ve hayal kırıklığına uğratabilir. İyi bir fatura e-postası, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi unsuru içerir:

• fatura numarası
• Bitiş tarihi
• Ödenecek meblağ
• Açık ve takip edilmesi kolay ödeme talimatları
• Çıktılara veya satılan ürünlere kısa bir genel bakış
• Vadesi geçmiş bakiyeleri nasıl ele alacağınıza ilişkin bir teklifle ödemelerin vadesinin geçtiğine dikkat edin.

İyi yazılmış bir e-posta, müşterinizle iyi bir ilişki kurmanın ve zamanında ödeme almanın ilk adımıdır. Fatura e-posta şablonlarımızı kullanın veya daha da iyisi, ödemelerinizi kaybetmediğinizden emin olmak için basit ve güçlü çevrimiçi faturalandırma yazılımımızı kullanın!