İç İletişim Uygulaması: Bir Değişim ve Yenilik Aracı

Değişim, büyüme, ölçek - bu kelimeler, değişime takıntılı modern bir ekonominin tanımlayıcı özellikleri haline geldi. Teknoloji, çalışma şeklimizi ve iş hakkında düşünme şeklimizi değiştirdi. Şirketleri her zamankinden daha hızlı büyümeye itti. Bununla birlikte, teknolojik ilerlemenin hızlı temposu, arkasında ayak uyduramayan bir şirketler mezarlığı da bıraktı.

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, geride kalma korkusuyla, çoğu modern girişim değişim ve ilerlemeye kafayı takmış durumda. Şüphesiz 2018'de yöneticiler sürekli değişimin başarının temeli olduğunun farkındalar - bu nedenle 'değişim yönetimi' artık o kadar da yabancı bir kavram değil. Ancak uygulamak istediğiniz değişikliklerin önünde birkaç engel olabilir.

IBM'in anketi, değişim yönetimi yöneticilerinin başarının önündeki en büyük engeller olarak "insan faktörlerini" listelediğini ortaya çıkardı. Listelerinin başında %58 ile değişen zihniyet ve tutumlar yer alırken , bunu %49 ile Kurum Kültürü izledi. Üst yönetim desteğinin olmaması da katılımcıların %32'si tarafından gerekçe olarak gösterildi. Bu bulgular, stratejik girişimlerin %48'inin neden başarısız olduğunu kolayca açıklayabilir.

Değişiklik Yok = Rekabet Yok

Ancak değişiklik yönetimi, işletmenizin kendi sektöründe rekabetçi kalmasını ve hayatta kalmasını sağlamasına da yardımcı olabilir. Ancak, değişikliği büyük bir kuruluş genelinde uygulamak son derece zorlayıcı olabilir. Herkes fikirleriniz ve vizyonunuzla aynı fikirde olmayabilir ve bu nedenle, hangi değişiklikleri getirdiğinizi tanımlamanız ve bunları etkili bir şekilde iletmeniz önemlidir. Bununla birlikte, günümüzün modern ekonomisinde işletmeniz bir köpekbalığı gibidir: hareketsiz kalırsa ölür .

Değişim yönetimi nedir ve neden bu kadar önemli hale geldi?

Değişiklik yönetiminin çeşitli tanımları vardır, ancak genellikle 'bireyleri, ekipleri ve kuruluşları mevcut bir durumdan arzu edilen bir gelecek durumuna geçirmek için yapılandırılmış bir yaklaşım' olarak tanımlanır. Buna örnek olarak küçülme, işi büyütme veya yeni teknolojiyi benimseme verilebilir.

Ne yapmayı seçerseniz seçin, süreç, çalışanların bu değişikliğe neden ihtiyaç duyulduğunu ve bunun kuruluşa (ve onlara) şimdi ve gelecekte neden fayda sağlayacağını anlamalarını sağlamayı içerir. Bu, güvenceler vermek, sözler vermek ve tüm personeli değişikliklerden haberdar etmek anlamına gelebilir.

Değişiklikler stratejik, taktiksel olabilir veya yeni liderlik veya teknoloji getirmeyi içerebilir. Bunun çalışanlarınızı, süreçleri ve performansı nasıl etkileyeceğini değerlendirmek ve izlemek önemlidir. Çalışanların çok fazla olumsuz etkilenmediğinden emin olun, çünkü bu onların işyerinde başa çıkamamalarına veya uygulanmak üzere olan değişim yönetimi hakkında olumsuz bir algıya sahip olmalarına neden olabilir. Daha da kötüsü, işi bırakıp planlarınızı daha da ileri götürebilirler.

Bu nedenle değişim yönetimi metodolojilerinin yerinde olması çok önemlidir. Bu, bir şirket için kullanılan metodolojinin başka bir şirkette işe yarayacağı anlamına gelmez. Siz veya işi yöneten kişiler, şirketinizin ve çalışanlarınızın ihtiyaçlarına uygun bir yaklaşım benimsemelisiniz . Kendi yolunu bul ve onu takip et.

Hangi kuruluşların değişim yönetimine ihtiyacı var?

Çoğu kuruluş değişim yönetiminden yararlanır, ancak çoğunlukla, bundan yararlanacak olan zaten yerleşik kültürlere sahip geleneksel endüstrilerdeki kuruluşlardır. Değişim yönetimi hakkında konuşursanız, terimle ilgili bazı olumsuz çağrışımlar olabilir. Belki çalışan Joan, bu terimi önceki şirketinde duymuştur ve bu, işlerin kesilmesine neden olmuştur.

Çalışanlar, değişiklik yönetimi sürecinizden dolayı işlerini kaybetmeyecek olsalar bile, kendinizi onlardan gelen bazı dirençlerle uğraşmak zorunda bulabilirsiniz. Bu nedenle , tüm değişikliklerin nasıl yürütüleceğini bildirmek önemlidir .

Düzgün iletişim kurmadığınızda, yukarıdaki grafikte gösterilen zorluklarla karşılaşırsınız. Bununla birlikte, doğru iletişim ile verimliliği, uyumluluğu ve müşteri memnuniyetini büyük ölçüde artıracak ve ayrıca daha az ciro yaşayacaksınız - ve tüm bunların nedeni, çalışanlarınızla doğru şekilde iletişim kurmuş olmanızdır. İletişim, günün sonunda onayladığınız tek seferlik bir görev değildir, düzenli olarak gerçekleştirmeniz gereken devam eden bir görevdir, aksi takdirde sonuçlar her fırsatta faydalardan daha ağır basacaktır.

Doğru yapılırsa, değişiklik yönetimi hem işverene hem de çalışana fayda sağlayacaktır. Çalışanlar, yönetimin ve diğer çalışanların artan katılımından yararlanabilir. Morali yükseltebilir, stresi azaltabilir (belki işler daha otomatik hale gelirse iş yükünü bile) ve daha fazla kontrol sağlayabilir. Ancak bunun bir olasılık olacağını bilmiyorlarsa, o zaman bu değişiklikleri yapmanıza yardımcı olmaları için onları ne motive eder?

Değişim yönetimi doğru bir şekilde uygulanırsa, işletme için de pek çok fayda vardır. Üretkenlik ve iş kalitesinde iyileşme, daha iyi işbirliği ve iletişim olabilir.

Ancak, bu tür avantajlardan yalnızca yeterli liderleriniz varsa yararlanabilirsiniz. Önergeleri gözden geçirmeleri veya değişiklik yönetimini kuruluştaki bazı kişilere devretmeleri ve yalnızca birkaç kişiyle iletişim kurmaları yeterli değildir.

Değişiklikleri iletmek

Bir işletmede değişiklikleri etkili bir şekilde uygulamanın yollarından biri, ilgili herkesle düzgün bir şekilde iletişim kurmaktır. Özellikle değişiklik yönetimi süreci karmaşıksa herkesi bilgilendirmek çok zor olabilir ama başarı ile başarısızlık arasındaki fark anlamına gelebilir. Çalışanlarınızı süreçten haberdar etmenin pek çok yolu vardır, ancak haber bültenleri gibi bazı iletişim biçimleri mesajların yalnızca bir yönde iletilmesine neden olur. İdeal olarak istediğiniz, çalışanlarınızın yanıt vermesi ve fikirlerini ve endişelerini sizinle paylaşmasıdır.

Bunu yapmanın bir yolu, bir dahili iletişim uygulamasının kullanılmasıdır. Doğru iç iletişim uygulamasını seçmek, tüm işletme genelinde olumlu sonuçlar doğurabilecek bir karardır. İntranet uygulaması olarak da bilinen dahili iletişim uygulaması, çalışanlarınızın ve yüklenicilerinizin birbirleriyle konuşmak, paylaşmak ve iletişim kurmak için kullanabilecekleri bir platformdur. E-postalar, telefon görüşmeleri ve kısa mesajlar gibi geleneksel kanalların yerini alacaktı. Dahili iletişim uygulamalarından önce, çalışanlar ve yükleniciler e-posta veya telefon yoluyla iletişim kurardı. Ancak bu sürdürülebilir değildi çünkü ortalama bir çalışan işle ilgili yaklaşık 121 e-posta alıyor.

Etkisiz Dahili İletişimin Maliyeti – SnapComms ekibi tarafından hazırlanan bir infografik

E-postalar kolayca unutulabilir ve dikkatin dağılmasına neden olabilir. Sonuç olarak, değişikliklerle ilgili talimatlarınız ve iletişiminiz diğer tüm mesajlar arasında kaybolabilir. Ancak iletişim uygulamalarının güzelliği, işletmenizin dahili iletişimini basitleştirmenize ve merkezileştirmenize izin vermesidir. Bu, ilgili tüm çalışanlara gerekli bilgilere ve atılacak sonraki adımlara erişim sağlayacağı anlamına gelir. Dahili bir iletişim uygulaması, şirketinizin dahili iletişimini basitleştirmenize ve merkezileştirmenize yardımcı olur, böylece tüm e-posta veya telefon çağrıları karmaşasından kurtulabilirsiniz.

Uygulama, değişiklik yönetimi sürecinde bir araç olarak kullanılabilir. Çalışanlarınız ve yüklenicileriniz uygulamayı kullandıklarında, değişiklik yönetimi süreciyle tamamen ilgilendiklerinden emin olabilirsiniz. Dahası, teknolojiyi benimsemek metodolojinizin bir parçasıysa, o zaman sürecinizin bir parçasını oluşturabilir.

Değişimi uygulamak aynı zamanda çalışanlara kullanmaktan keyif alabilecekleri araçlar vermek ve onlara dikkatlerini işletmenizin bu hayati anına yoğunlaştırma yeteneği vermekle ilgilidir. Sohbeti yoğunlaştırmak için bir uygulama kullanmak, süreci basitleştirmenin ve yaptığınız değişikliklere herkesin katılmasını sağlamanın birçok yolundan biridir.