Fatura Numarası - Bilmeniz Gerekenler

Fatura göndermek, iş yapmanın önemli ve temel bir parçasıdır: sonuçta, nasıl ödeme alacağınızdır (müşterinizin borç hesapları sürecini kolaylaştırarak). Bu nedenle, faturalandırma sürecinizi iyi yönetmek, işletmenizin finansal sağlığını yönetmek için önemlidir. Bu makalede, bir faturadaki önemli bir öğeyi tartışıyoruz: fatura numarası.

Fatura numarası nedir? Neden önemli? Hangi formatı almalı? Bunlar ayrıntılı olarak cevaplayacağımız sorulardan bazıları. Bunun, faturanın nasıl yazılacağına ilişkin kılavuzumuza ek bir makale olduğunu unutmayın.

Fatura Numarası Nedir?

Bazen Fatura Kimliği olarak da anılan fatura numarası, gönderdiğiniz her faturaya atanan benzersiz bir numara veya koddur. Fatura numarasının amacı, tarafınızdan gönderilen tüm faturalar arasında belirli faturayı tanımlamaktır.

Fatura numarası alfasayısal olabilir ve bazen kısa çizgi veya kısa çizgi gibi özel karakterler kullanabilir. Fatura numarası, gönderenin işletme adı ve iletişim bilgileri gibi faturadaki diğer ayrıntılarla birlikte, hem satıcının hem de müşterinin finansal işleme herhangi bir yanlış anlama olmadan başvurmasını kolaylaştırır.

Örneğin, müşterilerinizden ikisi aynı ürünü veya hizmeti satın alabilir. Faturanın diğer ayrıntılarına bakmanıza gerek kalmadan, her işlemi yalnızca ilişkili fatura numarasıyla kolayca tanımlayabileceksiniz. Müşterileriniz de sizden aldıkları faturadaki numaraya başvurarak ödemeleri vb. konularda sizinle kolayca iletişime geçebileceklerdir.

Fatura Numaralandırma Neden Önemlidir?

Daha önce de belirttiğimiz gibi, işlemlerinizi kolaylıkla bulmak ve tanımlamak için fatura numaraları önemlidir. İş yapma sürecinde teklifler, faturalar ve satın alma siparişleri dahil olmak üzere çok sayıda belge göndereceksiniz. Bunların her birine başvurmanın en kolay yolu, onlara atadığınız numaralar veya kimlikler olacaktır; faturalar için bu, fatura kimliği olacaktır.

Birçok yargı bölgesinde, faturaların numaralandırılması da yasal bir zorunluluktur. Hatta fatura numaralandırma sisteminiz olarak atanacak belirli bir sıra gerektirebilirler. İşletmenize veya her projeye fatura numaralarını vermeden önce lütfen ülkenizin veya eyaletinizin yasal ve profesyonel gerekliliklerini kontrol edin.

Fatura numaralandırma, muhasebe sisteminiz için de önemlidir. İster profesyonel muhasebe hizmetleri kullanın, ister dahili bir muhasebeci kiralayın, mali kayıtlarınızı yönetmek için fatura numaralarına ihtiyaç duyacaklar.

Fatura Numarası Neye benziyor?

Faturalandırmanızı takip etmek için, her faturanın sırayı takip eden benzersiz bir numarası olmalıdır. Böylece, her fatura numarası farklı olacak, ancak faturalara nasıl atandıklarına ilişkin kolayca anlaşılabilir bir sıra olacaktır.

Bir fatura numarası yalnızca bir sayı veya sayı ve harflerden oluşan bir kombinasyon olabilir ve tam yapısı, fatura numaralarını nasıl düzenlemeyi ve atamayı seçtiğinize bağlıdır. Örneğin, faturalarınızı yıllara göre düzenlerseniz, bir sayı 2020-2435 olarak görünebilir: buradaki ilk dört hane yılı temel alır ve kodun geri kalanı faturanın sıradaki yerini gösterir. Hiveage gibi bir online faturalama yazılımı kullanıyorsanız, bu fatura numarası sırası bir kez tanımlanıp, fatura oluştururken sizin için otomatik olarak yönetilebilir.

Fatura Numarasını Nereden Bulabilirim?

Faturaların düzeni satıcılar arasında farklılık gösterir, ancak hepsi ortak bir genel standardı takip eder. Bir fatura, şirketinizin adını, müşterinin adını, fatura tarihini, ödeme(ler)in vadesinin geldiği tarih(ler)i, ödenecek toplam tutarı, teklif edilen ürün veya hizmetleri, vergileri ve diğer ücretleri içerecektir. . . ve fatura numarası.

Fatura numarası, bulunması kolay bir yerde, genellikle faturanın üst kısmında görünmelidir. Yerleşimleri, faturalarınız arasında tutarlı olmalıdır, böylece hem siz hem de müşteri onu aramak zorunda kalmaz. Bazı faturalar, faturanın birkaç yerinde numaraya sahip olabilir, ancak bu bir gereklilik değildir.

Hangi Fatura Numarasıyla Başlamalıyım?

Fatura numarası biçiminizi nasıl ayarlayacağınıza dair belirli bir kural yoktur. Daha sonraki bir bölümde birkaç seçeneği tartışacağız. Hiveage gibi bir çevrimiçi faturalandırma yazılımı kullanıyorsanız, bir dizi standart seçenek arasından seçim yapma veya kendinizinkini tanımlama seçeneğiniz olacaktır. Yazılım ayrıca, fatura sayısını asla yanlışlıkla çoğaltmamanız için fatura numarası sırasını otomatik olarak artıracaktır.

Fatura Numarası ile Fatura Numarası Aynı mı?

Fatura numarasının fatura numarasından farklı olduğunu unutmayın. Fatura numarası, şirketinize borçlu olunan toplam para toplamıdır. Faturadaki para toplamı, tüm faturaların toplamından gelir.

Örneğin, birkaç firmadan malzeme gerektiren bir proje yaptığınızı varsayalım. İş bittiğinde, tüm malzeme artı işçilik için müşterinize fatura kesmeniz gerekir. Bu kalemlerin her biri kendi fatura numarası ile kendi faturasında olabilir. Müşterinin birden fazla, ayrı fatura yerine tek bir belgeye başvurabilmesi için tüm bu rakamlarla kendi numarasıyla tek bir fatura oluşturmak daha uygun olacaktır.

Fatura Kopyası nedir?

Bir fatura kopyası kulağa nasıl geliyorsa öyledir: sadece aynı işlemin ayrıntılarını oluşturmak için kullanılan mevcut bir faturanın bir kopyasıdır. Örneğin, aynı ürünü veya hizmeti düzenli olarak satın alan bir müşteriniz varsa, her satın alma için yeni fatura oluşturmak yerine orijinal faturanın bir kopyasını oluşturmanız yeterlidir. Daha sonra satın alınan ürünler, miktar, fiyat ve vergi aynı kalacaktır.

Hiveage'da bunu “Fatura Çoğalt” özelliği ile kolaylaştırıyoruz.

Fatura Numaralarıyla Çalışırken En İyi Uygulamalar

Aşağıda fatura numaralarınızı oluşturmak için birkaç ipucu verilmiştir: bunlar müşterilerinizle sizin aranızdaki iletişimi daha kolay ve daha az belirsiz hale getirecektir.

yapılacaklar

• Fatura numaralarınızın sırayla sipariş edildiğinden emin olun
• Şimdi ve gelecekte anlamlı olan bir sayı biçimi oluşturun
• Mümkün olduğunda faturalama yazılımı kullanın (Hiveage ücretsiz bir plan bile sunar)
• Mali kayıt tutma için yerel yasalarınızı kontrol edin
• Fatura numarasının faturada bulunmasını kolaylaştırın
• Fatura numarasını her faturada aynı yere koyun (genellikle fatura başlığında)
• Daha kolay iletişim ve muhasebeyi kolaylaştırmak için müşterinizden gelen tüm ödeme taleplerine fatura numarasını ekleyin
• Fatura düzeninizi ve yapınızı tutarlı tutun
• Ödemelerin vadesinin geldiği tarihi ekleyin ve gelecekteki faturalandırmanın uygun bir sıra takip etmesini sağlayın

yapılmaması gerekenler

• Fatura numarası biçimini çok karmaşık hale getirmeyin
• Fatura numaralarını keyfi olarak atamayın
• İşlemin ortasında fatura numarasını değiştirmeyin

Fatura Numaralarınızı Düzenlemenin Farklı Yolları

Bir fatura numaralandırma sistemi için herkese uyan tek bir yaklaşım yoktur. Bu, faturalama yazılımı kullansanız bile geçerlidir.

Aşağıda, fatura numaralarını atamak için kullanabileceğiniz bazı yaygın yöntemler yer almaktadır. Size uygun olanı bulun ve ona bağlı kalın. Benzersiz fatura numarası metodolojinizi sürekli olarak değiştirmek, siz ve müşterileriniz için kafa karışıklığı yaratır.

Basit Sıralı Fatura Numaralandırma Sistemi

Faturalarınızı numaralandırmanın en basit yolu, 1'den başlayıp sonraki faturalar için artırmaktır. Fatura numarasını birkaç basamak uzunluğunda yapmak yaygın bir uygulamadır, bu nedenle bu, 001, 002, 003 vb. olarak görünebilir. Ayrıca, faturaları diğer belge türlerinden (örneğin, tahminler) ayırmak için faturalar için bir ön ek ekleyebilirsiniz. Hiveage'daki varsayılan seçenek, faturalar için fatura numarası öneki olarak INV'yi kullanır. Yukarıdakilere dayalı basit bir fatura numarası sırası şöyle olacaktır: INV-001, INV-002, INV-003 . . .

Fatura Numaralarını Müşteriye Göre Atayın

Seçebileceğiniz seçeneklerden biri, her müşteriye benzersiz bir kod vermektir. Örneğin, 760 gibi bir sayı veya müşteri adına dayalı bir harf kodu olabilir. Söz konusu müşteriye her fatura kestiğinizde, fatura numarasındaki ön ek 760 olabilir. Bu müşteri için ilk fatura numarası 760-001 olabilir, sonraki numaralar 760-002, 760-003 vb. olabilir.

Tarihe veya Yıla Göre Fatura Numaraları

Fatura numaraları oluşturmanın başka bir yaygın yolu da tarihe göredir. Bu, faturalarınızın ne zaman düzenlendiğini de belirtirken faturalarınızı takip etmenize yardımcı olmanın basit bir yolu olabilir. Bu seçeneklerden biri, tarihi önek olarak YYYYMMDD biçiminde kullanmaktır (örneğin, 20201025-001).

Ancak bu, fatura numaralarının uzun olmasına neden olur. Yılı önek olarak kullanarak bunları kısaltmayı tercih edebilirsiniz. Böyle bir dizi 2020-001, 2020-002 vb. şeklinde olabilir.

Projeye Göre Fatura Numaraları

Proje bazlı çalışıyorsanız, fatura numaranızı biçimlendirmenin bir başka yolu da proje kodunu ön ek olarak kullanmaktır. Bu nedenle, bu, projelerinizin her birinin de benzersiz bir koda sahip olmasını gerektirir. Ardından, söz konusu proje için oluşturulan faturaların her biri, fatura numarası ön eki olarak proje koduna sahip olabilir.

Örneğin, proje kodu WAB25 ise, o proje için fatura numarası sırası WAB25-001, WAB25-002 vb. şeklinde olacaktır.

Bu işin çoğu, Hiveage gibi faturalama yazılımları kullanılarak kolayca otomatikleştirilebilir: yukarıdaki seçeneklerden herhangi biriyle fatura numarası biçimini kolayca ayarlayabilir ve ardından her fatura için doğru numarayı oluşturmakla uğraşmadan faturalarınızı oluşturmaya devam edebilirsiniz. Bu şekilde, faturalarınız her zaman sistematik olarak numaralandırılır ve bir faturanın bulunmasını ve güncellenmesini kolaylaştırır.

Fatura Numaraları Diğer Ekstrelerde Nasıl Kullanılır?

Fatura numaralarının, nihai faturaya ek olarak çeşitli diğer belgelerde görünmesi muhtemeldir. Bu, belirli bir işle ilişkili tüm kayıtları tanımlamanıza olanak tanır.

Örneğin, bir müşteri için bir tahmin hazırladığınızı varsayalım. İşi alıyorlar ve şimdi o işle ilgili bir satın alma işlemini izlemek ve tanımlamak istiyorsunuz. İş için oluşturulan tüm faturaların, numarasından bahsederek satınalma siparişine başvurması gerekir. Ek olarak, son ödemeyi veya kısmi ödemeyi gönderdiklerinde, kayıtlarınızın güncellendiğinden emin olmak istersiniz. Faturayla ilgili işlemin kaydedildiği her yerde, kolay çapraz referans için doğru fatura numarasının belirtilmesini istersiniz.

Hiveage'da Fatura Numaraları Nasıl Çalışır?

Faturalama yazılımı, fatura numaralandırmayı yönetmenin en kolay yolu olabilir. Hiveage, faturalarınız için bir fatura numaralandırma biçimi tanımlamanıza olanak tanır ve her yeni fatura oluşturduğunuzda bunu otomatik olarak artırır. Bu, numaralandırma sıranızı takip etme zorunluluğunu ortadan kaldırır ve faturanın temel unsurlarına odaklanmanızı sağlar: müşteri ve faturalandırdığınız ürünler veya hizmetler. Vergiler, indirimler, nakliye ücretleri ve ödeme yöntemleri dahil olmak üzere diğer her şey önceden ayarlanabilir ve tüm faturalarınız için otomatik olarak uygulanabilir.

Hiveage ayrıca belirli bir müşteri için (örneğin, aylık veya yıllık abonelikler) düzenli bir fatura planı oluşturabileceğiniz yinelenen faturalandırmayı da destekler. Bu gibi durumlarda, Hiveage bu otomatik faturaları oluştururken bir sonraki kullanılabilir fatura numarasını kullanabilir veya yinelenen faturalandırma planı için ayrı bir fatura numaralandırma sırası tanımlayabilirsiniz. Böylece hem varsayılan bir fatura numarası sırasına, hem de buna bağlı kalan veya kendi sıralarını kullanan yinelenen profillere sahip olabilirsiniz.

Şu anda Hiveage'daki bir sınırlama, ayrı, proje tabanlı fatura numarası dizileridir (yinelenen bir profille ilgili olmadıklarında). Bu, bu yazı itibariyle, şu anda ürün yol haritamızda bulunan gelecek özelliklerden biridir.

Fatura numarasının otomatikleştirilmesi, Hiveage'daki mali durumunuzu basit ve kolay bir şekilde yönetmenizi sağlayan birçok kullanışlı özellikten yalnızca biridir. Amacımız, her zaman olduğu gibi, bu idari zorlukları azaltmak, böylece serbest kariyerinizi veya küçük işletmenizi büyütmeye odaklanabilirsiniz. Tam özellikli bir ücretsiz denemeye kaydolarak Hiveage'ı deneyin (kredi kartı gerekmez) ve faturalandırmanızın nasıl bu kadar kolay hale getirilebileceğini görün.

Fatura Numarası Biçimi Hakkında SSS

Fatura numarası nedir?

Her faturanıza atanan benzersiz bir numaradır. Profesyonel faturaların sıralı fatura numaraları vardır. Yinelenen fatura numaralarından kaçındığınızdan emin olun. Çoğu muhasebe yazılımı bu işlemi sizin için otomatikleştirir.

Fatura numarasına ihtiyacım var mı?

Evet, muhasebe, yasal ve vergisel nedenlerle fatura numaralarının verilmesi zorunludur.

Fatura numarası nasıl bulunur?

Fatura numarası, fatura başlığında görünür ve bu şekilde açıkça belirtilir.

Fatura numarası kaç basamaklıdır?

Fatura numaralandırma sistemi ile ilgili olarak, alfanümerik (sayı ve harf içerebilirler) dışında herhangi bir kural yoktur. Fatura numaraları genellikle özel semboller veya karakterler içermez. Çoğu işletme, faturaları üç ila dört hane uzunluğunda numaralandırır.