Fatura ve Makbuz - Fark Nedir?

Farklı sektörlerdeki her büyüklükteki işletme, önemli finansal belgeler için fatura ve makbuzların kullanılmasını gerektirir. Fatura ile ödeme makbuzu arasındaki fark nedir? Bir faturanın benzersiz unsurları nelerdir? Makbuzu farklı kılan nedir?

Hem faturalar hem de makbuzlar, ister geçici ister planlı yapılmış olsun, bir işletmeye ürünleri veya hizmetleri için yapılan ödemelerle ilgilidir. Bu yazımızda fatura ve fişlerin ne olduğunu, aralarındaki benzerlik ve farklılıkları, hangilerinin ne zaman kullanılması gerektiğini ele alacağız.

Fatura nedir?

Fatura, ödeme talebidir. Bir hizmet sağlayıcı tarafından bir müşteriye gönderilen ticari bir belgedir. Faturalar, sunulan hizmet veya ürünleri, ödenecek tutarı, ödeme koşullarını ve tercih edilen ödeme yöntemini belirtir. Satıcılar için “satış faturası”, alıcılar için “alış faturası”dır. Bunlar, kağıt veya elektronik iletim yoluyla verilebilir. Günümüzde birçok işletme, daha ucuz üretim maliyetleri, esneklik ve tüm taraflar için bilgi gizliliği gibi avantajlar nedeniyle elektronik ortamda fatura kesip almayı tercih ediyor.

Faturalar, ürün veya hizmetlerin hem alıcıları hem de satıcıları için mali kayıtların tutulması için gereklidir. Birçok farklı endüstri türü, hem işletmeler arası hem de işletmeler arası işlemler için faturaları (örneğin inşaat, imalatçılar, matbaacılar, yayıncılar ve acenteler ve hukuk firmaları gibi profesyonel hizmetler) kullanır. Faturalar, özel işletmeler arasındaki gizli anlaşmalarda avantaj sağlayan doğrudan finansman aracıdır. Son olarak, faturalar ayrıca alıcılardan satıcılara yapılan ödemelerin hatırlatıcısı olarak da işlev görür.

Makbuz nedir?

Makbuz, elde edilen herhangi bir ürün veya hizmet için ödeme kanıtıdır. Ödemeyi yapan kişinin ödediği toplam tutarı bilmesini sağlar. Bu ödeme belgesi, özellikle vergi belgelerinin mal veya hizmet ödemelerini takip etmesi için kullanışlıdır. Makbuz genellikle satın alınan ürünlerin bir listesini, onu satın aldığınız işletmenin adını, işletmenin iletişim bilgilerini ve fiyatını içerir. Bir müşteri, ürün beklediği gibi değilse, geri ödeme için bir işletmeye makbuz da gösterebilir. Makbuzlar ayrıca satın alınan ürünler için yaşadığınız eyalete bağlı olarak bir satış vergisi içerir.

Bazı makbuzlarda ayrıca ürünler veya özel fırsatlar için reklamlar bulunur. Örneğin, sadakat programları olan bazı işletmeler, bir müşterinin makbuz verirken sahip olduğu ödül puanlarının miktarını yazdırır. Sonuç olarak, makbuzlar ilgili ürün veya hizmetlerin pazarlanmasında faydalı olabilir. Ayrıca işletmenin sağladığı tüm garantileri, iade anlaşmalarını ve kuponları da listeleyebilirler. Perakendeciler yasal olarak makbuzu müşteriye sunmakla veya en azından onlara bir tane alma seçeneği sunmakla yükümlüdür.

Satış Sürecinde Fatura ve Fiş Arasındaki Fark

Basitçe söylemek gerekirse, fatura bir ödeme talebidir, makbuz ise bir ödemenin yapıldığını bilmenizi sağlar. Toplam ödeme tutarı hem fatura hem de makbuz için net olarak belirtilmelidir. Bir işletme sahibi, işlemleri takip etmek için hem fatura hem de makbuz kullanır.

Bunu daha fazla açıklamak için bir faturanın nasıl kullanılacağına ve makbuzun nasıl kullanılacağına ilişkin birkaç örnek.

Fatura Örneği

Bir tasarım ajansının, bir müşteri için bir ön ödeme ve tamamlandıktan sonra bir ödeme alacakları belirli bir görevi yerine getirmesi için tutulduğunu varsayalım. Acente daha sonra, her aşamada müşteriye borçlu olunan tutarı iletmek için faturaları kullanır: işe başlamadan önce, o noktada ödenmesi gereken tutarı belirtir ve ardından kalan tutar için sonunda.

Faturaların kendilerine entegre edilmiş ödeme yöntemleri olabilir. PayPal ile ödeme seçeneği olan dijital faturalarda (Hiveage ile gönderebileceğiniz faturalar gibi), müşterinin çevrimiçi ödeme yapmasını sağlayan bir düğme bulunur. Bu, satıcının faturalama yazılımına bağlı bir PayPal hesabına sahip olmasını gerektirir. Müşteri daha sonra ödemeyi doğrudan faturanın kendisi üzerinden yapabilir.

Faturalar, ödeme yapmak için gerekli tüm ayrıntıları içermelidir: müşterinin ve satıcının işletme adları, iletişim bilgileri, fatura bilgileri, malların tanımı ve vade tarihi. Profesyonel bir fatura yazmaya yardımcı olmak için kullanabileceğiniz fatura şablonları ve ücretsiz çevrimiçi fatura oluşturucumuz gibi araçlar vardır:: alanları gerekli bilgilerle doldurmanız yeterlidir ve sizin için bir fatura oluşturulacaktır.

Makbuz Örneği

Bir restorana gidip yemek sipariş edecekseniz, bir sunucu size yemeğinizin sonunda bir fatura verir. Borçlu olduğunuz toplam tutarı ödedikten sonra, bir makbuz veya satın alma kanıtı alırsınız. Bu genellikle, bir ödemenin yapıldığını bilmenizi sağlayan küçük bir basılı kağıt parçası şeklini alır.

Bu örnek ayrıca bir faturanın neden fatura olmadığını da gösterir. Restorandaki sunucu size anında ödeme için bir fatura verir. Daha sonra bir makbuz alırsınız. Bir fatura, bir işletmenin paranın ödenmesi gerektiğini bilmesini sağlar ve ödemeyi yapmak için belirli bir zamanları vardır.

Fatura ve makbuz kombinasyonu, yetkisiz satın alma işlemlerine karşı kanıt oldukları için özellikle kredi kartı satın alımları için kullanışlıdır. Ne zaman bir kredi kartı kullanırsanız, satın aldığınız şeyin fişinin yanınızda olduğundan emin olun. Bununla birlikte, kredi kartı ekstrelerini satın alma kanıtı olarak kullanmayın: vergilerinizi makbuzlarla daha iyi organize edebilirsiniz.

Fatura ve Makbuz Ne Zaman Kullanılır?

Faturaları ve makbuzları anlamanın bir başka yolu da şudur: mal veya hizmetler için bir ödeme yapılması gerektiğinde, fatura ödemeden önce olandır, makbuz ise ödemeden sonra olandır. Başka bir deyişle, bir fatura gönderdikten sonra ödeme almayı beklersiniz; bir makbuz gönderirseniz, bu, size zaten ödeme yapılmış demektir.

Daha önce de belirtildiği gibi, birçok endüstri faturaları ödeme için etkili bir finansal araç olarak kullanır. Sadece gerekli bilgileri takip etmekle kalmaz, aynı zamanda mevcut ticari işlemleri de takip ederler. Ancak makbuzlar, geçmiş verileri kullanarak gelecekteki satışları tahmin etmek gibi finansal tahminlerde bulunmaya da hizmet edebilir. Son olarak, her ikisi de IRS bilgi için onlara baktığı için vergi amaçları için yararlıdır.

Bir İşletme İçin Makbuzların Önemi

Makbuzlar, bir işletmenin satışlarını ve gelirini doğru bir şekilde takip etmek için önemli bir araçtır. Bu, özellikle vergi beyannameleri ve ticari faaliyetlerin belgelenmesi için geçerlidir. İç Gelir Servisi, bu açık amaç için makbuzları kullanır. Daha büyük işletmelerde makbuzlar, mali tabloların hazırlanması için muhasebe departmanı tarafından tutulur.

Makbuzlar aynı zamanda işletmeniz adına yaptığınız satın alma işlemlerini kaydetmenin bir yoludur, böylece ödemeniz düzgün şekilde yapılabilir.

Bir Fatura Makbuz Olarak Sunulabilir mi?

Hayır, fatura makbuzla değiştirilemez. Faturanın bir ödeme talebi olduğunu, makbuzun ise bir ödemenin belgesi olduğunu unutmayın. Kötü hizmet nedeniyle bir ürünü bir işletmeye iade etmeniz gerekiyorsa, aldığınız faturayı göstermezsiniz, makbuzu orijinal ödemenizin geri ödenmesini istemek için kullanırsınız.

Fatura Satın Alma Kanıtı mı?

Yine, faturalar ödeme makbuzu işlevi görmez. Satın alma kanıtı, bir müşterinin bir ürünü satın aldığının kanıtıdır. İşletmelerin kullandığı herhangi bir satış veya indirim için özellikle yararlıdır. Bir fatura, ödemede ne kadar nakit beklediğinizin ayrıntılarını içerir, ancak herhangi bir satın alma kanıtı değildir.

Perakendecilerin satın alma belgesini kabul etmek için farklı yolları vardır. Bazıları referans numaralarını kullanırken, diğerleri kendilerine gönderilen onay e-postalarını kullanır. Her iki durumda da makbuzlar, satın alma kanıtının en etkili yoludur.

Fatura Kopyasının Anlamı Nedir?

Bir fatura kopyası, orijinalin ayrıntılı bir versiyonudur. Bu dijital formda veya kağıt üzerinde olabilir.

Tanımlama amacıyla bir faturanın üzerinde bir numara bulunmalıdır ve kopya bunu yansıtacaktır. Fatura numarası, bir işletmenin her faturayı benzersiz olarak atadığı numaradır. Fatura numarası genellikle alfasayısaldır.

Faturalar ayrıca, faturayı ve işletmenin mal veya hizmetlerini tarihlendirmenize olanak tanıyan, onları düzenleyen belirli işletmenin tarihini ve iletişim bilgilerini de belirtir. Mali işlemlerinizi takip etmek için gönderdiğiniz veya aldığınız faturaların kopyalarını her zaman saklamalısınız.

Uygun Makbuz Nedir?

Uygun bir makbuz, onu sunan işletmenin adını, adresini ve telefon numarasını ve ürün veya hizmet listesi için alınan ödeme miktarını kaydeder. Ayrıca işlemin gerçekleştiği bir tarih olmalıdır. Bir makbuzun en önemli bilgisi ödenen miktardır.

Satın aldığınız ürünler için her zaman makbuzun bir kopyasını saklamalısınız. Yazdırırsanız bunlar hafif kağıt parçalarıdır, ancak bunları genellikle metin veya e-posta yoluyla da alabilirsiniz. Bazı işletmeler, bir telefon numarası veya e-posta adresi girebileceğiniz kayıtta size bu seçeneği sunar. Uygun bir makbuz, satın alma işlemini kaydetmek için ihtiyacınız olan tüm gerekli bilgileri içerir.

Vergi nedenleriyle uygun makbuzları kullanabilirsiniz. Olası bir kesinti talep etmeniz gerekiyorsa, makbuzlarınızı satın alma kanıtı olarak kullanabilirsiniz. Vergiye tabi ve vergiye tabi olmayan geliri siz ve haneniz için ayırabilmeniz için tüm indirilebilir giderlerinizi izlerler. Bir dahaki sefere vergi beyannamesi hazırladığınızda, bu makbuzları ekstra avantajlar için kullandığınızdan emin olun. Vergileriniz için mali tablo hazırlamanızı çok daha kolay hale getirir.

Sonuç: Ne zaman fatura oluşturulmalı, ödeme talep edilmeli ve makbuz oluşturulmalıdır

Faturalar ve makbuzlar arasındaki farkları tartıştık: bir fatura, önceden bir ödeme bildirimi göndermenizi gerektirir ve diğer belgeler, ödemeyi daha sonra göndermenizi gerektirir. Fatura bir makbuz değildir, ancak faturalar ödeme yapmak için gerekli bilgileri sağlar. Fatura, müşterilere vadesi gelen ödemeleri iletmenin etkili bir yoludur. Makbuzlar, vergi iadeleri ve indirimler için her zaman yararlı olan satın alma belgesinde kullanılır. Mali kayıtlarınızı güvenli ve emniyetli bir şekilde düzgün bir şekilde yönetebilmeniz için bu farklılıkları anlamak zorunludur.