2023'te İş Süreç Hizmetlerinin Temel Rolleri

İş Süreçleri Hizmetleri (BPS), bir kuruluşun temel yetkinliklerine kıyasla genellikle daha az önemli kabul edilse de, bu süreçlerin çok önemli bir rol oynadığı inkar edilemez. Bir işletmenin temel yetkinlikleri, benzersiz değer teklifini tanımlarken, iş operasyonlarının verimli yönetimi, sorunsuz bir iş akışı elde etmek ve daha iyi işbirliğini teşvik etmek için eşit derecede önemlidir.

İş Süreci Hizmetleri, bir kuruluşun genel işleyişini destekleyen bir dizi faaliyeti kapsar. Bu hizmetler finans ve muhasebe, insan kaynakları, müşteri hizmetleri, satın alma ve tedarik zinciri yönetimi gibi alanları içerebilir. Bu işlevler, bir şirketin birincil ürün veya hizmetlerine doğrudan katkıda bulunmasa da, operasyonel verimliliğin sürdürülmesi ve işin sorunsuz işleyişinin sağlanması için gereklidir.

İş operasyonlarının etkin yönetimi, süreçlerin düzenlenmesini, kaynak tahsisinin optimize edilmesini ve sağlam sistem ve teknolojilerin uygulanmasını içerir. Kuruluşlar, bu temel olmayan faaliyetleri verimli bir şekilde ele alarak, enerjilerini ve kaynaklarını temel yetkinliklerine odaklayabilir ve böylece pazardaki rekabet avantajlarını artırabilir.

Ayrıca, verimli iş süreci yönetimi, kuruluş içindeki farklı departmanlar ve ekipler arasında daha iyi işbirliği sağlar. Süreçler iyi tanımlandığında, görevler açıkça atandığında ve iletişim kanalları kurulduğunda, kesintisiz koordinasyonu teşvik eder ve üretkenliği artırır. Bu işbirliği, gelişmiş karar verme, daha hızlı problem çözme ve genel organizasyonel etkililiğe yol açar.

BPS ve BPO Arasındaki Fark

Teknik olarak konuşursak, İş Süreci Hizmetleri (BPS) ve İş Süreci Dış Kaynak Kullanımı (BPO), bir kuruluş içinde gerekli olan çeşitli iş süreçlerine atıfta bulunmak için genellikle birbirinin yerine kullanılır. Bununla birlikte, daha yakından incelendiğinde, ikisi arasında tanımlanabilecek ince ayrımlar vardır.

Hem BPS hem de BPO, iş süreçlerinin dış kaynak kullanımını kapsarken, BPS ek bir teknoloji katmanı içerir. Onu geleneksel BPO'lardan ayıran kapsamlı bir insan, süreç ve teknoloji karışımıdır. Teknolojinin bu entegrasyonu, kuruluşların operasyonlarını düzene koymasına, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmesine ve genel verimliliği artırmasına olanak tanır.

Son yıllarda, endüstri terminolojisinde bir gelişme olmuştur. BPO terimi BPS'ye geçiş yaptı ve 2023 itibariyle artık İş Süreçleri Yönetimi (BPM) olarak anılıyor. Terminolojideki değişim, iş süreçlerinin yönetim yönüne daha geniş bir odaklanmayı yansıtıyor. BPM, kurumsal hedeflere ulaşmak için bunları optimize etmeyi ve otomatikleştirmeyi amaçlayan ticari süreçlerin stratejik yönetimini vurgular.

Yapay zeka, robotik süreç otomasyonu ve veri analitiği gibi ileri teknolojilerin ortaya çıkmasıyla BPM, iş süreçlerini yönetmeye ve geliştirmeye yönelik kapsamlı bir yaklaşım olarak ortaya çıktı. Verimli iş akışları tasarlamayı, akıllı otomasyon uygulamayı, performansı izlemeyi ve üretkenliği ve rekabetçiliği artırmak için süreçleri sürekli iyileştirmeyi içerir.

BPM'nin temel amacı, bir kuruluşun ticari süreçlerini yönetmek ve otomatik hale getirerek daha verimli ve etkili bir şekilde çalışmasını sağlamaktır. BPM, teknolojiden yararlanarak ve süreçleri kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirerek, işletmelerin daha yüksek üretkenlik, maliyet tasarrufu ve müşteri memnuniyeti elde etmelerini sağlar.

Sonuç olarak, BPS ve BPO genellikle birbirinin yerine kullanılırken, BPS insanların, süreçlerin ve teknolojinin bir birleşimini kapsar. Endüstri terminolojisi, modern iş ortamında kurumsal başarıyı artırmak için ticari süreçleri yönetmeye ve otomatikleştirmeye odaklanan İş Süreçleri Yönetimi'ne (BPM) doğru kaydı.

BPS'den BPaaS'a

İşletmeler dijital dönüşümden faydalandı ve nasıl! Teknoloji işletmelere fayda sağlayarak bulut hizmetlerine öncülük etti. Hizmet Olarak İş Süreci veya BPaaS, şirketlerin en iyi endüstri süreçleri ve uygulamalarından haberdar olmalarına yardımcı olan tamamen yapılandırılabilir bir bulut hizmetidir. Verimliliği artırarak, maliyetleri ve duruş sürelerini azaltarak iş süreçlerini bir adım öteye taşır. İşletmeler şunlardan yararlanır:

• Daha iyi ürün ve hizmet teslim edilebilirliği

BPaaS'yi uygulamak, işletmelerin gelişmiş bulut tabanlı teknolojilerden yararlanarak ürün ve hizmet teslim edilebilirliklerini geliştirmelerini sağlar. BPaaS ile şirketler iş süreçlerini kolaylaştırabilir, tekrarlayan görevleri otomatikleştirebilir ve daha sorunsuz iş akışları sağlayabilir. BPaaS, manuel hataları ortadan kaldırarak ve operasyonları optimize ederek, ürün ve hizmet sunumunun genel kalitesini ve güncelliğini artırır. Ek olarak, BPaaS'ın yapılandırılabilir doğası, işletmelerin süreçlerini sektördeki en iyi uygulamalarla uyumlu hale getirerek müşteri memnuniyetini ve sadakatini daha da artırmasına olanak tanır.

• Düşük maliyetlerle en son teknoloji

BPaaS'ın önemli avantajlarından biri, en son teknolojiye düşük maliyetlerle erişim sağlama yeteneğidir. İşletmeler, BPaaS sağlayıcıları tarafından sunulan bulut tabanlı altyapıdan ve kaynaklardan yararlanarak, aksi takdirde kendi başlarına uygulanması ve sürdürülmesi maliyetli olacak son teknoloji teknolojilerden yararlanabilir. BPaaS, donanım ve yazılımda önemli ön yatırımlara olan ihtiyacı ortadan kaldırarak onu uygun maliyetli bir çözüm haline getirir. Şirketler, yapay zeka, makine öğrenimi, veri analitiği ve otomasyon araçları gibi en son gelişmelerden yararlanarak önemli harcamalar yapmadan dijital ortamda rekabetçi kalmalarını sağlayabilir.

• Değişen iş ihtiyaçlarını karşılama

BPaaS'ın esnekliği ve ölçeklenebilirliği, değişken iş ihtiyaçlarını karşılamak için onu ideal bir çözüm haline getirir. İşletmeler büyüdükçe veya talepte değişiklikler yaşadıkça BPaaS, değişen gereksinimleri karşılamak için kolayca yukarı veya aşağı ölçeklenebilir. Kaynakları ve yetenekleri hızlı bir şekilde uyarlama ve ayarlama yeteneği, optimum verimlilik ve maliyet etkinliği sağlar. İster yoğun sezonlarda ölçeği artırın, ister daha yavaş dönemlerde ölçeği azaltın, BPaaS işletmelerin operasyonlarını pazar dinamikleriyle uyumlu hale getirmelerine olanak tanır. Bu çeviklik, kuruluşların müşterilerinin ve sektörün değişen taleplerini karşılamak için çevik, duyarlı ve daha donanımlı kalmasına yardımcı olur.

BPaaS'ın benzersiz operasyonel esnekliği ve çevikliği, onu hizmet olarak altyapı (IaaS) ve hizmet olarak platform (PaaS) ile birlikte en çok tercih edilen bulut hizmetlerinden biri haline getirdi. BPS'nin geleceğinin BPaaS olduğu söylenebilir.

İş Süreci Hizmetlerinin Temel Rolleri

Teknoloji, işletmelerin temel doğasını değiştiriyor. Kuruluşlar artık yerini yeni nesil dinamiklerin yönlendirdiği yeni çağın teknolojisinin yönlendirdiği yenilikçi iş modellerine bırakıyor. Değişen iş ortamı ve müşteri beklentileri, geleneksel maliyete karşı emek odaklı iş süreci hizmetlerini bozuyor. BPS birçok endüstride kullanılmaktadır. 2023'te iş süreci hizmetlerinin bazı kritik rolleri şunlardır:

• Veri Girişi: Veri girişi, çeşitli veri türlerinin bilgisayar sistemlerine veya veritabanlarına doğru ve verimli bir şekilde girilmesini ve yönetilmesini içerir. Müşteri bilgilerinin girilmesi, kayıtların güncellenmesi veya verilerin fiziksel belgelerden dijital biçimlere dönüştürülmesi gibi görevleri içerir.
• E-posta Desteği: E-posta desteği, e-posta iletişimi yoluyla yardım sağlamak ve müşteri sorularını veya endişelerini çözmek anlamına gelir. Müşteri sorularına anında yanıt vermeyi, ilgili bilgileri sağlamayı, sorunları gidermeyi ve e-posta yazışmaları yoluyla müşteri memnuniyetini sağlamayı içerir.
• Web Tasarımı: Web tasarımı, görsel olarak çekici ve işlevsel web siteleri oluşturmayı gerektirir. İlgi çekici ve kullanıcı dostu bir çevrimiçi deneyim sunmak için düzenler tasarlamayı, renk şemaları seçmeyi, grafikler oluşturmayı ve web sayfalarını kodlamayı içerir.
• İçerik Yazma: İçerik yazma, web sitesi içeriği, blog makaleleri, sosyal medya gönderileri ve pazarlama materyalleri gibi çeşitli amaçlar için yazılı materyal oluşturmayı içerir. İçerik yazarları, bilgilendirici, ilgi çekici ve hedef kitleye göre uyarlanmış içeriği araştırır, yazar ve düzenler.
• Ses İşlemleri: Ses işlemleri, telefon görüşmeleri yoluyla müşteri etkileşimlerini yönetmeyi ifade eder. Müşteri desteği, telefonla pazarlama, satış ve müşteri şikayetlerini veya sorunlarını telefonla çözme gibi görevleri içerir.
• Teknik Yazı: Teknik yazı, karmaşık teknik kavramları veya prosedürleri açık ve öz bir şekilde açıklayan belgeler oluşturmayı içerir.Teknik yazarlar, yazılım, donanım veya bilimsel ürünler için kullanım kılavuzları, talimat kılavuzları ve belgeler üretir.
• Tıbbi Transkripsiyon: Tıbbi transkripsiyon, sağlık uzmanları tarafından dikte edilen sesli kayıt tıbbi raporların yazılı belgelere dönüştürülmesini içerir.Transkripsiyon uzmanları, ses kayıtlarını dinler ve bunları doğru bir şekilde tıbbi raporlara aktararak gizliliği ve sektöre özel yönergelere bağlılığı sağlar.
• Yasal Süreç Dış Kaynak Kullanımı: Yasal süreç dış kaynak kullanımı, yasal destek görevlerini harici hizmet sağlayıcılara devretmek anlamına gelir.Hukuk firmalarının ve hukuk departmanlarının operasyonlarını düzene koymasına ve maliyetleri düşürmesine olanak tanıyan yasal araştırma, belge incelemesi, sözleşme taslağı hazırlama, dava desteği ve diğer yasal idari görevleri içerir.
• Eğitim Süreci Dış Kaynak Kullanımı: Eğitim süreci dış kaynak kullanımı, çeşitli eğitim görevleri ve hizmetlerinin dış kaynak kullanımını içerir. Eğitim kurumlarının verimliliğini ve etkililiğini artırmak için müfredat geliştirme, çevrimiçi kurs oluşturma, öğrenci destek hizmetleri, özel ders verme, not verme ve idari görevleri içerebilir.
• Bilgi Süreci Dış Kaynak Kullanımı: Bilgi süreci dış kaynak kullanımı, genellikle uzmanlık ve alana özgü beceriler gerektiren, uzmanlaşmış bilgiye dayalı görevlerin dış kaynak kullanımını içerir.Veri analizi, araştırma ve geliştirme, fikri mülkiyet yönetimi, pazar araştırması ve danışmanlık gibi hizmetleri içerir.
• İşe Alım Süreci Dış Kaynak Kullanımı: İşe alım süreci dış kaynak kullanımı, işe alma ve işe alım sürecinin tümünün veya belirli bölümlerinin dış hizmet sağlayıcılara dış kaynak sağlanması anlamına gelir. İşe alım sürecini kolaylaştırmayı ve iyileştirmeyi amaçlayan iş ilanı, aday taraması, görüşme, geçmiş kontrolleri ve işe alım gibi görevleri içerir.

İş Süreci Hizmetlerinde Sektörler Bankacılığı

Çoğu işletme, temel yetkinliklerine odaklanmak için süreçleri dış kaynaktan alırken, bazı sektörler esas olarak dış kaynak kullanımına güvenir. Aşağıda, proses hizmetlerinin dışarıdan temin edilmesinin yaygın olduğu endüstri sektörleri yer almaktadır:

BT: BT endüstrisi, operasyonları düzene sokmak, yazılım geliştirmeyi yönetmek, teknik destek sağlamak ve veri yönetimi ile siber güvenliği yönetmek için yoğun bir şekilde iş süreci hizmetlerine güvenir.

Bankalar: Bankalar, verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak ve müşteri deneyimini iyileştirmek için müşteri desteği, hesap yönetimi, kredi işleme ve uyum dahil olmak üzere çeşitli süreçleri dış kaynak olarak kullanır.

Havayolları: Havayolları, sorunsuz operasyonlar sağlamak, yolcu deneyimini geliştirmek ve temel havacılık işlevlerine odaklanmak için biletleme, rezervasyonlar, bagaj taşıma ve müşteri hizmetleri gibi süreçleri dış kaynak olarak kullanır.

Telekom: Telekom şirketleri, operasyonları optimize etmek, hizmet kalitesini iyileştirmek ve hızlı teknolojik gelişmeleri yönetmek için müşteri desteği, ağ yönetimi, faturalandırma ve teknik destek gibi süreçleri dış kaynak olarak kullanır.

Sigorta: Sigorta şirketleri, operasyonel verimliliği artırmak, karmaşık düzenlemeleri halletmek ve müşteri memnuniyetini artırmak için hasar işleme, poliçe yönetimi, sigortalama ve müşteri hizmetlerini dış kaynak olarak kullanır.

Seyahat Acenteleri : Seyahat acenteleri, operasyonları kolaylaştırmak, teklifleri genişletmek ve müşteri deneyimini geliştirmek için rezervasyon yönetimi, seyahat programı planlama, biletleme ve müşteri hizmetleri gibi görevleri dış kaynak olarak kullanır.

Varlık Yönetimi: Varlık yönetimi firmaları, operasyonel verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak ve yatırım stratejilerine odaklanmak için portföy muhasebesi, ticaret mutabakatı, raporlama ve uyumluluk dahil olmak üzere arka ofis süreçlerini dış kaynak olarak kullanır.

Devlet Sektörleri: Devlet sektörleri, operasyonları kolaylaştırmak ve kamu hizmeti sunumunu iyileştirmek için bordro yönetimi, belge işleme, BT hizmetleri ve müşteri desteği dahil olmak üzere çeşitli idari süreçleri dışarıdan temin eder.

Sağlık ve Eczacılık: Sağlık ve ilaç endüstrileri, verimliliği ve uyumluluğu artırmak ve hasta bakımı ile araştırmasına odaklanmak için tıbbi kodlama, faturalandırma, transkripsiyon, klinik deneyler ve veri yönetimi gibi süreçleri dış kaynak olarak kullanır.

Otomasyon İş Süreçlerine Nasıl Yardımcı Olur?

İşletmeler süreçlerini otomatikleştirebilir ve iş akışlarını hızlandırabilir. Bu, üretkenliği artırır, adam-saati azaltır ve genel bir rekabet avantajı sağlar. Süreç hizmetlerinin otomasyonunun bir işletmeye nasıl yardımcı olabileceğine dair bazı örnekler:

1. Pazarlama ve Satış ekipleri, pazarlama e-postalarını kolayca otomatikleştirebilir ve satış tekliflerini ve raporlarını takip edebilir.
2. Finans departmanı, tüm hesapları ve borçları daha doğru bir şekilde yönetebilir.
3. Müşteri desteği ve ORM ekipleri, sorunları artırmak için verileri ve konuşma günlüklerini saniyeler içinde alabilir.
4. İnsan Kaynakları, diğer temel görevlere odaklanarak çalışanların katılımını hızlandırabilir.

İş Süreçleri Hizmetlerinde Otomasyon

Sektörden bağımsız olarak bazı iş süreci hizmetlerinin otomatikleştirilmesi gerekir. İş Süreçleri Otomasyonu (BPA), normalde uzun saatler ve başka kaynaklar gerektirecek tekrarlanan, çok aşamalı süreçleri otomatikleştirmek için yazılımların kullanılmasıdır. Diğer otomasyon türleriyle karşılaştırıldığında BPA, kuruluşun özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmıştır.

Ancak BPA genellikle Robotik Proses Otomasyonu (RPA) ile karıştırılır. RPA, tekrarlayan adımları taklit etmek için yazılım kullanırken, BPA yazılımı daha karmaşık görevlerin üstesinden gelme eğilimindedir. Ayrıca, iki süreci birbirinden ayıran üç faktör vardır: entegrasyon, fiyatlandırma ve iş akışları.

RPA örnekleri şunları içerir:

• Sayfalarda gezinme
• Sistemlerde oturum açma
• Verileri kopyalama ve yapıştırma
• Yinelemeleri ve yanlışlıkları ortadan kaldırma

İşletmelerin Otomatikleştirmesi Gereken Süreçler

İş Süreçleri Otomasyonu bugünlerde sıradan görünse de, Henry Ford'un 1913'te Model T arabaları için hareketli montaj hattıyla başladı. Yüzyıl ilerisinde, bilgi işlem gücü bir trilyon kat artarak daha hızlı, daha iyi ve verimli iş süreçleriyle sonuçlandı. otomasyon. Kurumsal işlevin her adımında otomatikleştirilen iş süreci hizmetleriyle, bazı süreçler nadiren manuel müdahaleye ihtiyaç duyar. İşletmelerin daha iyi maliyet verimliliği ve üretkenlik için otomatikleştirdiği birkaç süreç şunlardır:

• Analitik ve Planlama: Analitik ve planlama süreçlerinin otomasyonu, işletmelerin verileri hızlı bir şekilde toplamasını ve analiz etmesini, bilgiye dayalı kararlar almasını ve daha iyi performans ve rekabet gücü için stratejik planlar geliştirmesini sağlar.
• Operasyon Yönetimi: Operasyon yönetiminin otomatikleştirilmesi, iş akışını düzene sokar, kaynak tahsisini optimize eder ve genel operasyonel verimliliği artırarak sorunsuz iş operasyonları ve ürün ve hizmetlerin zamanında teslim edilmesini sağlar.
• Satın Alma Siparişi Talepleri: Satın alma siparişi taleplerinin otomasyonu, tedarik sürecini basitleştirir ve hızlandırır, manuel hataları azaltır, envanter yönetimini iyileştirir ve daha iyi tedarikçi ilişkileri ve maliyet kontrolü sağlar.
• Sosyal Medya Yönetimi: Gönderileri planlamak, katılımı izlemek ve metrikleri analiz etmek gibi sosyal medya yönetimi görevlerini otomatikleştirmek, işletmelerin tutarlı bir çevrimiçi varlık sürdürmelerine, izleyicileriyle verimli bir şekilde etkileşim kurmalarına ve etkili sosyal medya pazarlama kampanyaları yürütmelerine olanak tanır.
• Müşteri Desteği ve Deneyimi: Müşteri desteği ve deneyiminde otomasyon, yanıt sürelerini iyileştirir, self servis seçenekleri sunar ve etkileşimleri kişiselleştirerek, gelişmiş müşteri memnuniyeti, sadakat ve elde tutma sağlar.

Çözüm

İş Süreci Hizmetleri, temel organizasyonel süreçlerin verimliliğini korumada çok önemli bir rol oynar. İşletmeler, otomatikleştirilmiş pazarlama araçlarından yararlanarak sipariş sonrası iletişimi basitleştirebilir, bu da operasyonları kolaylaştırabilir ve yüksek riskli siparişlerde azalma sağlayabilir. İşletmeler müşteri sorularını ve endişelerini anında ele alabildiğinden, bu otomasyon gelişmiş müşteri desteği ve deneyimine katkıda bulunur. Müşteriyi elde tutma ve bağlılığa büyük önem veren günümüz pazarında, iş süreci hizmetlerini otomatikleştirmek yalnızca yararlı değil, aynı zamanda gereklidir. İşletmelerin kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmelerine, müşterilerle kalıcı ilişkiler kurmaya odaklanmalarına ve bağlılığı ve büyümeyi sağlayan olağanüstü deneyimler sunmalarına olanak tanır. İşletmeler, otomasyonu benimseyerek rekabet gücünü koruyabilir, operasyonel etkinliği artırabilir ve müşteri tabanlarının gelişen taleplerini karşılayabilir.

Eylem çağrısı !