Uzak Çalışanları Yönetmek İçin En İyi Kılavuz

Pandemi öncesi, uzaktan çalışma genellikle sınırlı sayıda işveren tarafından sınırlı koşullarda sunulan bir avantaj olarak kabul edildi. Şimdi, bu bir norm haline geldi ve Mercer'in yakın tarihli bir araştırması, işverenlerin %83'ünün pandemi sonrası daha büyük ölçekte uzaktan çalışma sağlamaya devam etme niyetinde olduğunu tespit etti.

Ancak uzaktaki çalışanları yönetmek, geleneksel, ofis tabanlı stratejilerden farklı bir yaklaşım gerektirir. Bu makalede, uzaktan çalışma modelinin sunduğu zorluklara ve fırsatlara ve uzaktan çalışanların ve şirket dışı çalışanların nasıl yönetileceğine bir göz atıyoruz.

Uzaktan çalışma zorluklar getiriyor

Uzak çalışanları yönetmenin zorlukları şunları içerir:

• Yüz yüze etkileşim eksikliği . Çalışanların meslektaşları ve yöneticileriyle etkileşim kurma şekli, uzaktan çalışırken kaçınılmaz olarak değişir. Su soğutucusunun etrafındaki günlük etkileşimler olmadan, uzaktaki çalışanlar kendilerini izole hissedebilir ve katılımlarını ve motivasyonlarını etkileyebilir. Yönetim açısından bakıldığında, yüz yüze etkileşim eksikliği, üretkenliği izlemenin önünde bir engel gibi görünebilir.
• “Yorgunluğu yakınlaştır.” Görüntülü aramalar doğrudan etkileşim eksikliğini giderebilirken, sanal ekip toplantılarında saatler harcamak da aynı derecede zararlı olabilir. "Zoom yorgunluğu" terimi, sürekli video kullanımının olumsuz etkilerini tanımlamak için birkaç ay boyunca pandemiye girdi. Bir ankette, yanıt verenlerin %49'dan fazlası web kamerası kullanımının bir sonucu olarak tükendiğini bildirdi. Gizli "kamera" politikaları, çalışanlarda izleniyormuş gibi hissettirerek bir güvensizlik duygusu yaratabilir.
• Takım bağlarının zayıflaması . Çalışanlar tipik olarak iş arkadaşlarıyla spontane konuşmalarına, sosyal etkileşimlerine ve profesyonel ilişkilerine değer verir. Ancak, uzaktan çalışmaya geçişin yaratabileceği sosyal izolasyon nedeniyle bu bağların uzaktan çalışırken zayıflaması riski vardır. Bu faktörler, bir çalışanın ekibine ve organizasyonuna ait olma duygusunu zayıflatabilir.
• İletişim sorunları . Uzak bir çalışma ortamı, bir ofiste çalışanlar bir meslektaşından veya süpervizörden açıklama istemek istediğinde gerçekleşen hızlı, manşet dışı iletişim için daha az yer bırakır. Teknolojide bile, anlık mesajların veya e-postaların gözden kaçma olasılığı vardır. Bilgi toplama süreci daha fazla zaman alabilir, bu da çalışanlar için sinir bozucu olabilir ve üretkenliği etkileyebilir. Özellikle farklı saat dilimlerinde çalışan ekipleriniz olduğunda, uzaktaki ekip üyelerini başarılı bir şekilde yönetmek zor olabilir.
• Dikkat dağıtıcı şeyler . Ev ortamından çalışmanın dikkati dağılması, genellikle yönetimin uzaktan çalışmayla ilgili ana endişelerinden biridir. Ev işleri, teslimatlar ve çocuk bakımı, bir çalışanın iş gününü kesintiye uğratarak bağlılığını etkileyebilir.

Ama aynı zamanda fırsatlar da sunuyor

Öte yandan, uzaktan çalışma, kuruluşlara aşağıdakiler gibi çeşitli fırsatlar da sunar:

• Potansiyel maliyet düşüşleri. Uzaktan çalışma, elektrik, kırtasiye malzemeleri, temizlik ve seyahat masrafları gibi fiziksel bir ofisin bakımıyla ilişkili genel giderleri azaltır. Sonuç olarak, kuruluşlar daha küçük alanlara geçebilir veya tamamen ofissiz kalabilirler. Uzaktan çalışma aynı zamanda işe gidip gelme, enerji kullanımı ve katı atık bertarafından kaynaklanan karbondioksit emisyonlarını azaltarak bir kuruluşun karbon ayak izini de azaltır.
• Verimliliği artırır . Uzaktan çalışanların sahadakilerden daha az üretken olduğu yaygın bir yanlış kanıdır. Uzak çalışanlar, sahip oldukları daha fazla özgürlük, esneklik ve özerklik nedeniyle genellikle daha mutludur. Bunda işe gidiş geliş olmaması önemli bir rol oynuyor—bir çalışma, katılımcıların %79'unun uzaktan çalışmanın en büyük yararı olarak işe gidip gelmekten kaçınmayı belirttiğini buldu. Sonuç olarak, işverenlerin %52'si uzaktan çalıştıktan sonra çalışan verimliliğinde bir iyileşme olduğunu bildiriyor.
• İş tatminini ve çalışan bağlılığını artırır . Uzaktan çalışma, daha yüksek iş tatmini ile ilişkilendirilmiştir. Memnun çalışanların kuruluşlarında daha uzun süre kalma olasılıkları daha yüksektir, bu da yıpranma oranlarını düşürür ve kuruluş genelinde para tasarrufu sağlar. Uzaktan çalışmanın esnekliği, bağlı iş yerlerinin %41 daha düşük devamsızlık ve %21 daha yüksek kârlılık elde etmesiyle çalışan bağlılığını da artırır.
• Daha çeşitli bir iş gücüne erişim. Uzaktan çalışma, işverenlerin daha geniş bir yetenek havuzuna erişmesine olanak tanıyarak kuruluşlara iş için doğru kişiyi bulma konusunda daha fazla seçenek sunar. Çalışanların %54'ü uzaktan çalışmayı tercih etmek için işlerini değiştireceklerini söylerken, uzaktan çalışma aynı zamanda yetenekleri çekmek ve elde tutmak için önemli bir stratejidir.

Uzak çalışanları etkili bir şekilde yönetmek için 8 strateji

Salgının başlangıcında, 10 işverenden 7'sinden fazlası uzaktan çalışmaya uyum sağlamakta zorlandıklarını bildirdi. Uzak ekipleri yönetmek için bazı ipuçları.

Uzaktan çalışma ilkesi, kuruluşunuzda uzaktan çalışmanın nasıl ve ne zaman yönetileceğine ilişkin bir çerçeve sağlar. Kimlerin uzaktan çalışabileceğini, ilgili onay süreçlerini ve bir ekip içinde uzaktan çalışmanın nasıl yönetileceğini belirler.

Bir hibrit çalışma modeli kullanıyorsanız, politikanız, güvenlik veya pratik nedenlerle çalışanların ofiste bulunmasının gerekli olduğu durumları da açıklamalıdır.

Uzak bir ekiple iletişim kurarken, herkese uyan tek bir yaklaşımı benimseyemezsiniz. Bunun yerine, bireysel çalışanların iletişim tarzlarına uyum sağlayın. Bazıları günlük iletişime ihtiyaç duyabilirken, diğerlerinin yalnızca haftada bir veya belirli bir sorun ortaya çıktığında bağlanması gerekir.

Bir ofis ortamında çalışmak gibi, bir noktada uzaktaki çalışanlarınızla, örneğin performans yönetimi veya disiplin sorunları gibi konularda zorlu görüşmeler yapmanız gerekecektir. Teknolojiye güvenildiğinde ve sözlü olmayan ipuçlarının yokluğunda bu konuşmaların armut şeklinde olma potansiyeli vardır.

Bu nedenle çalışanlarınızla ve çalışanlarınız arasında iletişim kurmak için bir dizi farklı araç kullanmalısınız. Görüntülü aramalar daha hassas konuşmalar için iyidir, oysa anlık mesajlaşma ortak bir proje üzerinde çalışmak veya zamana duyarlı bilgileri paylaşmak için yararlı olabilir.

Üretkenlikle ilgili herhangi bir endişeyi gidermek için, çalışanların uzaktan çalışma düzenlemeleri ve iş çıktıları hakkında net beklentiler belirlemelisiniz. Zaman dilimleri, öncelikler ve kilometre taşları konusunda net olun ve çalışanlarınızın sahip olabileceği tüm soruları yanıtlamaya hazır olduğunuzdan emin olun.

Daha sonra bu hedefleri resmi veya gayri resmi olarak izleyebilirsiniz. Sekmeleri tutmak yerine, çalışan performansını izlemek tükenmişlik gibi olası sorunları belirlemenize yardımcı olur. Ardından, gerektiğinde konuyu hem kurumsal hem de bireysel düzeyde ele alabilirsiniz.

Yüz yüze etkileşim eksikliğinin üstesinden gelmek için, uzaktaki ekibinizde ekip oluşturmaya ve etkileşime zaman ayırın. Bu, resmi olmayan bir sohbet, özel bir ekip oluşturma alıştırması veya Cuma öğleden sonra quiz gibi sosyal bir yakalama ile başlayan düzenli bir ekip toplantısı olabilir.

Ekip etkileşimini planlarken, ne sıklıkta buluşmak istedikleri ve kameralarını kullanmak isteyip istemedikleri konusunda çalışanınızın geri bildirimlerine rehberlik edin. Etkinlikler telefonla veya e-posta, mesajlar veya video konferans aramaları yoluyla gerçekleştirilebilir. Uzun olmaları gerekmez; Zoom yorgunluğunu önlemek için kısa, daha etkili olabilir.

Uzak çalışanların işlerini yapmak için gerekli araçlara sahip olması gerekir. Uzaktan çalışmanın pratik gerçeklerini yansıtmak için gerektiğinde yapılan ayarlamalarla, saha çalışanları ile teknoloji ve fiziksel varlıklara aynı erişime sahip olmalarını sağlayın.

Buna politika ve prosedür kılavuzlarına, şablonlara, istemci dosyalarına ve konferans ve zamanlama araçları dahil yazılımlara dijital erişim dahildir. Dizüstü bilgisayar, yazıcı ve kurumsal kredi kartı gibi fiziksel araçlar da gerekli olabilir.

Farklı çalışanlar, özellikle iletişim araçları söz konusu olduğunda, farklı kaynaklara ihtiyaç duyar, bu nedenle bireysel ihtiyaçlarına yanıt verir.

Ekip etkinliklerine ek olarak, çalışanlarla düzenli olarak bire bir check-in planlamalısınız. Bunların sıklığını ve uzunluğunu ekibin ve bireyin ihtiyaçlarına uyacak şekilde ayarlayabilirsiniz, ancak öngörülebilirlik anahtardır, bu nedenle planlanmış herhangi bir check-in ile takip edin.

Çalışanlara bireysel olarak ulaşmak, onların genel sağlık durumlarını ölçmenize, yaşadıkları sorunları belirlemenize ve olabilecek tüm soruları yanıtlamanıza olanak tanır. Ayrıca değerlerini iletir ve onları motive etmeye yardımcı olur.

Bu check-in'ler, uzak ekibinizi yönetme yaklaşımınızı geliştirmek ve iyileştirmek için iyi bir geri bildirim kaynağıdır. Zaman zaman, evden çalışma deneyimi hakkında isimsiz geri bildirimde bulunabilmeleri için çalışanlara kısa bir anket de gönderebilirsiniz.

Çalışanları motive etmenin ve bir birliktelik duygusu oluşturmanın iyi bir yolu, örneğin bir referans videosu veya e-posta yoluyla uzaktan çalışma deneyimi olan çalışanlardan tavsiye toplamak ve paylaşmaktır.

Evden çalışırken zaman yönetimi, sosyal izolasyona yönelik stratejiler ve iş-yaşam dengesini korumaya yönelik içgörüler ve ipuçları sağlayabilirler.

Gallup tarafından yapılan bir analiz, kendini değersiz hisseden ve takdir edilmediğini hisseden çalışanların önümüzdeki 12 ay içinde işten ayrılacaklarını söyleme olasılıklarının iki kat daha fazla olduğunu ve uzaktan çalışmanın zorluklarının bu duyguyu güçlendirebileceğini buldu. Uzak bir ekibi yönetirken, tanınma, bir kuruluşun çalışanları elde tutma stratejisinin önemli bir parçası olmaya devam eder.

Ekibinize bir teşekkür e-postası göndermek, düzenli ekip toplantılarınızdan birinde bir çalışana seslenmek veya bir bakım paketi göndermek gibi hem bireysel hem de ekip başarılarını uzaktan kutlamanın yollarını bulun.

Uzak Bir Ekibi Yönetmenin Sonuçları

Uzak bir ekibi yönetmenin en iyi yaklaşımı sabırlı ve esnek olmaktır; başarılı bir uzaktan çalışma stratejisi ekip üyelerinizin bireysel ihtiyaçlarına göre ayarlanmalıdır.

Yukarıdaki ipuçlarını benimseyerek, uzaktaki çalışanlarınızın verimli bir şekilde çalıştığından ve mikro yönetim tuzağına düşmekten kaçındığınızdan emin olabilirsiniz.