İşyerinde WhatsApp Kullanmanın Risklerini En Aza İndirme
Yayınlanan: 2023-07-04
WhatsApp, her gün toplu olarak 100 milyardan fazla mesaj gönderen yaklaşık 2 milyar küresel kullanıcıyla lider mesajlaşma platformu haline geldi.
WhatsApp'ı kullanmak uygun olsa da, güvenli dahili iletişim için tasarlanmamıştır.
Bu nedenle, özellikle sağlık sektöründeki kuruluşlar, kullanımıyla ilgili büyük riskleri tanımalı ve ele almalı ve bunun yerine güvenli ve profesyonel bir iç iletişim platformu kullanmayı düşünmelidir.
Ancak, şu anda kuruluşunuzda WhatsApp kullanıyorsanız, bu riskleri azaltmak için hemen harekete geçebilirsiniz.
Önemli endişeleri gözden geçirelim ve bunları en aza indirmek için atabileceğiniz adımlara geçelim.
Ana Riskler ve Bunları En Aza İndirme
Risk 1: Kuruluşlar yönetici kontrolünden yoksundur
WhatsApp'ın temel yönetimsel özelliklerden ve izinlerden yoksun olması, sohbet gruplarını yönetmeyi, kullanıcı yeteneklerini kontrol etmeyi ve kuruluşlar büyüdükçe gözetim sağlamayı zorlaştırıyor.
Risk nasıl en aza indirilir:
- Tüm sohbet gruplarını düzenli olarak değerlendirin: Kuruluşunuzun mevcut WhatsApp sohbet gruplarını belirlemek için düzenli bir değerlendirme yapın. Bu gruplara genel bir bakış oluşturmak ve alaka düzeylerini belirlemek için ekip üyelerinden bilgi toplayın. Grup katılımcı listelerini güncel tutun, gereksiz grupları kapatın ve tam izlenebilirliği sağlamak için Excel veya Word'de gruplarınızın bir listesini oluşturun.
- Net grup yönetici rolleri atayın: Her sohbet grubu için yöneticileri açıkça tanımlayın ve atayın. Grup etkinliklerini yönetme, yeni üyeleri onaylama ve iletişim yönergelerini uygulama gibi sorumluluklarını belirtin. Bu hesap verebilirliği ve gözetimi artırır. Yöneticilerin, kuruluşu doğru bir şekilde yansıtabilecek güvenilir ekip üyeleri olduğundan emin olun.
- Yönetici sayısını sınırlayın: Her grup için yönetici sayısını minimumda tutun. Çok fazla yöneticiye sahip olmak, yanlış yönetim veya yetkisiz eylemler olasılığını artırır.
Risk 2: Saldırgan ve uygunsuz içerik sorumluluğu
WhatsApp'ta rahatsız edici veya uygunsuz mesajların kaldırılamaması, kuruluşunuzu yasal işlem, mali ve itibari zarar görme ve çalışan moralini kaybetme riskine sokar.
Risk nasıl en aza indirilir:
- WhatsApp mesajlaşma politikaları oluşturun: Kabul edilebilir mesajlaşma davranışıyla ilgili beklentileri ve yönergeleri açıkça tanımlayın ve iletin. WhatsApp gruplarında hoş görülmeyen mesaj türlerini ve davranışları özetleyen bir politika geliştirin.
- Yönergeleri en baştan iletin: Tüm grup üyelerini, yeni gruplar oluştururken izlemeleri gereken yönergeler konusunda bilgilendirin. Sürekli bir hatırlatıcı olarak davranış kurallarının bir özetini eklemek için WhatsApp grup açıklaması özelliğini kullanın.
- Uygunsuz içeriği derhal ele alın: Rahatsız edici veya uygunsuz mesajlara hemen yanıt verin. Bu tür içeriğe izin verilmediğini açıkça iletin, silinmesini talep edin ve kuruluşun saygılı ve sorumlu iletişim taahhüdünü pekiştirin.
Risk 3: Hataya açık manuel bakım
WhatsApp gruplarını manuel olarak yönetmek, yöneticiler şirketten ayrıldığında hatalara, çalışan ekleme ve çıkarmada gecikmelere ve gruplar üzerinde kontrol kaybına neden olabilir.
Risk nasıl en aza indirilir:
- Yeni çalışanları eklemek ve eski çalışanları çıkarmak için yapılandırılmış bir prosedür izleyin: Alışma sürecinin bir parçası olarak şirketin WhatsApp gruplarına yeni çalışanlar ekleyin ve ayrıldıktan sonra eski çalışanları derhal gruptan çıkarın. Eski üyeler konuşma geçmişlerine erişime sahipken, artık yeni mesaj almamalıdırlar.
Bu işlemleri gerçekleştirmek için birden fazla yöneticiye ihtiyacınız olabileceğinden, tüm yöneticilerin bu görevi gerçekleştirmesini sağlamak için bir kişiyi görevlendirin.
- Ayrılmanın, kişinin rolünün bir incelemesini yansıttığından emin olun: Ayrılan çalışan bir grup yöneticisiyse, tüm WhatsApp gruplarının kontrolünün kuruluşunuz içinde kalmasını sağlamak için çıkarma sürecinin bir parçası olarak yeni bir yönetici atayın.
Risk 4: Hassas bilgilerin sızması
WhatsApp, özellikle eski çalışanlar çıkarıldıktan sonra bile katıldıkları WhatsApp konuşmalarına hâlâ erişebiliyorsa, hassas bilgi sızıntısı riski taşır.
Risk nasıl en aza indirilir:
- WhatsApp üzerinden hangi bilgilerin paylaşılabileceğine ilişkin net politikalar tanımlayın: İdeal olarak, paylaşılmaması gereken bilgi örneklerini paylaşın. Sağlık kuruluşları için hastayla ilgili bilgi paylaşımının kısıtlanması ve bunun yerine şirketin hassas verileri kontrol edip kaydedebileceği güvenli bir platform kullanılması önerilir.
- Ekibi eğitin: Devam eden eğitim programlarınıza WhatsApp kullanımı ve riskleri hakkında bir bölüm ekleyin. WhatsApp üzerinden paylaşılan bilgilerin tamamen kaldırılamayacağını ve herkesin belgeleri, iş bilgilerini veya Korunan Sağlık Bilgilerini paylaşmadan önce dikkatlice düşünmesi gerektiğini vurgulayın.
- Gruplar için net görsel sunum oluşturun: Yanlış grupta bilgi veya görüntü paylaştıktan sonra yapılabilecek çok az şey olsa da, herhangi bir bilgiyi paylaşmadan önce kullanıcının dikkatini çekmek için net grup adları ve görüntüleri kullanarak bunun oluşma riskini en aza indirebilirsiniz.
- Ekibinizden cihazlarını paylaşmaktan kaçınmasını isteyin: İster evde ister arkadaşlarınızla, hassas bilgiler içerebilecek bir cihaza başkalarına erişim izni vermemenin önemini vurgulayın.
- Güvenlik ayarlarının kullanılmasını teşvik edin: Başkalarının hassas bilgilere erişme riskini azaltmak için ekibinizin telefonlarında parola, yüz tanıma veya parmak izi kimlik doğrulaması gibi güvenlik ayarlarını etkinleştirdiğinden emin olun. Cihaz kullanılmadığında kısa bir süre sonra otomatik olarak kilitlenmelidir.
Risk 5: İş ve istihdam davaları
Eksiksiz konuşma geçmişleri ve çalışanların elindeki bilgiler yasal işlemlerde kanıt olarak kullanılabileceğinden, iş yeri iletişimi için WhatsApp'ı kullanmak kuruluşları işgücü ve istihdamla ilgili risklere maruz bırakır.
Risk nasıl en aza indirilir:
- İşle ilgili iletişimler için WhatsApp kullanımını en aza indirin: Mümkün olduğunda, WhatsApp kullanımını sınırlayın ve fazla mesai çalışma saatlerini tartışmak, fesihle ilgili iletişim veya belirli duyurular gibi işle ilgili konulardan kaçınmaya çalışın.
- Yöneticilere işle ilgili iletişim için özel araçlar sağlayın: Yöneticileri işle ilgili iletişim için özel olarak tasarlanmış özel araçlarla donatmayı düşünün. Bu araçlar, ekip üyeleriyle günlük işle ilgili bilgilerle ilgili etkili iletişimi kolaylaştırmalıdır.
- Bir çalışanı işten çıkardıktan sonra görüşmeleri gözden geçirin: Tam bağlamın kapsamlı bir şekilde anlaşılması, bu tür iddiaların etkili bir şekilde yönetilmesine yardımcı olabileceğinden, çalışanları işten çıkarmadan önce, potansiyel iş davası risklerini belirlemek için onlarla geçmiş WhatsApp iletişimlerini gözden geçirmek faydalıdır.
Risk 6: Güvenlik ve gizlilik sorunları
WhatsApp'ın tüketici sürümünü kullanan kuruluşlarla ticari taahhütleri yoktur. Veri yedekleme ve kurtarma veya güvenlik ihlallerini raporlama gibi diğer yazılım sağlayıcılarının sahip olduğu sorumluluk ve yükümlülükleri taşımaz.
Risk nasıl en aza indirilir:
- Güvenlik açıkları ve mevcut durumları hakkında bilgi sahibi olun: Bu gelişmeleri takip eden haber makalelerini ve yayınları takip ederek WhatsApp platformundaki güvenlik açıklarıyla ilgili en son bilgilerden haberdar olun.
- Özel çalışma araçlarına geçme olasılığını değerlendirin: Bu tür platformlar, yasal sözleşmeler ve kapsamlı değerlendirmelerle desteklenmeli, kendilerinin ve sağlayıcılarının kuruluşunuza karşı sorumluluk ve taahhütlere sahip olmasını sağlamalıdır.
Alt çizgi
Genel olarak, WhatsApp kullanışlı ve yaygın olarak kullanılan bir uygulama sunsa da kuruluşların, özellikle sağlık hizmetleri gibi hassas sektörlerde, işyerinde kullanımıyla ilgili risklerin farkında olması gerekir.
Bununla birlikte, şu anda personelinizle iletişim kurmak için mesajlaşma uygulamasını kullanıyorsanız, güvenliği artırmak ve iş yerinde WhatsApp kullanımıyla ilişkili potansiyel riskleri en aza indirmek için yukarıdaki önerileri kullanın.
Ayrıca, veri paylaşımı üzerinde daha iyi kontrol sağlayan ve özellikle iş ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde tasarlanmış alternatif dahili iletişim çözümlerini keşfetmeniz önemle tavsiye edilir.