İş Yazısında Kaçınılması Gereken En Yaygın 11 Hata

İş teklifleri göndermeyi sizi gözyaşlarına boğan bir yük olarak mı buluyorsunuz?

Çoğu iş insanı gibiyseniz, her gün sayısız e-posta, teklif ve rapor gönderirsiniz, bu yüzden bunları yazma düşüncesi sizi isteksiz yapar.

Bununla birlikte, kalite özensiz ise, "evrak işlerini" nicelik açısından işlemek hiçbir işe yaramaz.

İş yazınızın karmaşık, resmi ve havasız olması, birçok iş anlaşmasının bozulmasına neden olabilir.

Bu, elde etmek istediğiniz şeyin tam tersi ve “Gitmez” .

İster satışları artırsın, ister müşterilerle güven inşa etsin, tüm iş yazılarınızın sonuç getirmesini istiyorsunuz.

Peki, iyi iş yazımı yapan nedir ve metninizin hedeflerine ulaştığından nasıl emin olabilirsiniz?

Bugün, iş yazımında en yaygın hatalardan kaçınmanıza yardımcı olabilecek en iyi pazarlama uzmanlarından bazı ipuçları ve püf noktaları konusunda size rehberlik edeceğiz.

Bu önerileri izleyerek yazınızı geliştirebilir, sesinizi daha profesyonel hale getirebilir ve daha başarılı iş anlaşmaları yapabilirsiniz.

Hadi dalalım!

İyi Yazmak Etkili Yazmaktır

Okuyucularınızla etkili ve yerleşik yazışmalar, başarılı bir işin önemli bir parçasıdır.

Başarılı iş yazma ustası olmak için, ulaşmak istediğiniz belirli bir dizi hedef oluşturmanız gerekir:

• Bir yöneticiyi fikrinize yatırım yapmaya ikna etmek
• Web sitenize gelen trafiği artırmak için
• Satışlarınızı büyütmek için
• Dönüştüren içerik oluşturmak için
• Birini güldürmek için

Hedefe odaklanmak, açık ve özlü bir şekilde yazmanıza yardımcı olur, böylece okuyucularınız teklifinizi, reklamınızı veya e-postanızı okuduktan sonra tam olarak ne yapmaları gerektiğini bilir.

İş dünyasında okuyucular, potansiyel alıcılar veya ortaklar için önemli olan tek bir şey var: "Benim için ne var?"

Bu hedeflere ulaşmak için, iş yazımındaki yaygın hataları atlamak ve okuyucularınızı istenen eylemleri gerçekleştirmeleri için etkileyecek sözcükleri nasıl kullanacağınızı bulmak çok önemlidir.

İş Yazısında Kaçınılması Gereken 11 Hata

Artık iş yazımında birincil odak noktamızı nasıl oluşturacağımızı bildiğimize göre, bu süreçte nelerden kaçınacağımızı kontrol edelim.

İşte iş yazımında en yaygın 11 hatanın listesi ve daha başarılı iş başarıları elde etmek için bunlarla nasıl başa çıkılacağı.

#1 Kafa Karıştırıcı Sözcükler veya İfadeler

İş yazarlarının yaptığı en yaygın hatalardan biri kafa karıştırıcı kelimeler ve ifadeler kullanmaktır.

Geçimini sağlamak için yazan birçok insan kelime seçimlerini fazla düşünmez ve bu onların çalışmalarına zarar verebilir.

Örneğin, birinden bir projeye veya kampanyaya katılmasını istiyorsanız, "talep" kelimesini kullanmayın - bunun yerine "sor" veya "davet et" fiillerini kullanın.

Bu kelimelerin her ikisi de bürokratik görünebilecek 'istek'ten daha olumlu çağrışımlara sahiptir.

Ayrıca, aşağıdakiler gibi aşırı açıklayıcı kelimelerden kaçının:

• Katıl ⇒ Katıl

• Kullan ⇒ Kullan

• Çaba gösterin ⇒ Deneyin

Bunu somut örnekler üzerinde kontrol edelim:

Not: İş yazımında etkili olmak için, en güçlü anlamları olan ve okuyucularınızın kafasını karıştırmayan sözcükleri ve tümceleri seçmek önemlidir.

#2 Resmi Olmayan Bir Ton Kullanmak veya Fazla Aşina Olmak

İş yazısı genellikle arkadaşlara, aileye ve iş arkadaşlarına günlük e-postalardan daha resmidir.

Bu, kısaltma veya argo kullanamayacağınız anlamına gelmez, ancak bir iş e-postası, sıradan veya okuyucunuza aşırı aşina olunacak bir yer değildir.

Bu, iş yazımında en yaygın ikinci hatadır.

Kullandığınız ton resmi ve doğru olmalıdır çünkü e-postanızı kimin okuyacağını asla bilemezsiniz.

Örneğin, bir kişiye e-posta yazıyorsanız, ona "Sevgili Bayan Smith" veya "Sayın Bayan Smith" olarak hitap edebilirsiniz.

Büyük bir şirketse, "Sayın Baylar" veya "Sayın Bayanlar ve Baylar" olarak hitap edin.

E-postanızda kime hitap edeceğinizden emin değilseniz, yazmadan önce şirket hakkında biraz araştırma yapın ve hedef kitlenizin kim olduğunu öğrenin.

Resmi ve gayri resmi yazı arasındaki farkı görelim:

E-posta göndermenin telefonda konuşmaktan veya yüz yüze görüşmekten farklı olduğunu her zaman unutmayın.

Yazdığınız kişiyi çok iyi tanıyor olabilirsiniz ama yine de bir patron veya müşteri ile yazıştığınızı unutmayın.

Not: Bu faktörün dikkate alınmaması yanlış bir izlenime ve istenilen sonuçların elde edilememesine neden olabilir .

#3 Belirsiz Dil

İş yazarken, "zorunlu", "olabilir" ve "olabilir" gibi belirsiz dillerden kaçınmak en iyisidir.

Bunun yerine, spesifik olun ve insanların ne yaptıklarını açıklayan kelimeler yerine nasıl yaptıklarını anlatan fiiller kullanın .

Örneğin, "Siparişinizi iptal etmeliyiz" yerine "Siparişinizi iptal etmek zorunda kaldık" deyin.

Bunu Walmart örneğinde kontrol edelim:

Not: Okuyucularınızı, gerçekleşen eylemin mevcut durumunun ne olduğu konusunda bilgilendirin ve kendi taraflarındaki herhangi bir şüpheyi ortadan kaldırın.

#4 Pasif ses

Pasif ses, birçok insanın yaptığı iş yazılarında yaygın olarak yapılan bir başka hatadır.

Pasif ses etkisiz ve rahatsız edici .

Bir ifadenin daha az doğrudan, hatta bazen daha az yetkili görünmesini sağlar.

Edilgen ses, bir cümlenin öznesi gibi ses çıkarır, bir eylem yapmaz, aksine onu başka bir kaynaktan alır.

Örneğin: "Makale John tarafından yazılmıştır."

Bu cümle aktif bir sesle olmalıdır çünkü John sadece raporu yazmadı.

Pasif bir ses kullandığınızı fark ettiğinizde, bir dakikanızı ayırın ve cümlenizi yeniden gözden geçirin ve net ve inandırıcı olacak şekilde yeniden yazın:

Pasif: Makale editörlerimiz tarafından zamanında gönderildi.

Aktif: Editörlerimiz makaleyi zamanında gönderdi.

Not: Cümlelerinizi aktif bir sesle yazın, böylece daha kolay okunurlar ve anlamları okuyucu tarafından anlaşılır olur. Aktif ses okuyucuyla etkileşime girer ve tüm pasif sesleri belirlemek ve düzeltmek için HemingayApp'i kullanabilirsiniz.

#5 Çok Fazla Ünlem İşareti

Sadece bir noktaya değinmek için her cümlenin sonunda ünlem işareti kullanmayın.

Bunları yalnızca bir fikri güçlü bir şekilde iletmek veya aşırı heyecan ifade etmek istiyorsanız kullanmalısınız.

Örneğin: “Bu harika bir fikir!!!”, “Hadi yapalım!!!”

Argümanınıza inanılırlık kazandırmak için ünlem işaretleri kullanmak yerine sayıları, ilginç gerçekleri veya istatistikleri kullanmaya başlayın.

Örneğin:

"Yazılımımızı kullanarak işinizi %65'e kadar hızlandırabilir ve hesaplama sürecini kolaylaştırabilirsiniz."

İşte satan gerçekleri kullanarak nasıl bir noktaya değinileceğine dair bir örnek:

Not: Güvenilirliğinizi artırmak ve kulağa daha inandırıcı gelmek için ünlem işaretlerinden kaçının ve ifadelerinizi gerçeklerle kanıtlayın.

#6 Yazım ve Dil Bilgisi Hataları

İnanması zor ama bazı insanlar hala yazarken imla ve dil bilgisi hataları yapıyor.

Çözüm basit— düzeltme okuması !

Yazım ve dil bilgisi hatalarından nasıl her zaman önde olabileceğine dair bazı ipuçları:

• Yazınızdaki hataları bulmak için zaman ayırın
• E-postalarınızı göndermeden önce bir başkasının tekrar kontrol etmesini sağlayın
• İçeriğinizi yüksek sesle okuyun
• Grammarly gibi redaksiyon araçlarını kullanın

Sırf teklifinizi göndermeden önce dikkatli bir şekilde gözden geçirmediğiniz için birisi teklifinizi ertelemeye karar verirse çok kötü olur.

Not: E-posta gönderirken, yazım hatalarının genellikle kimlik avı ile ilgili olduğunu unutmayın.

Yapması basit ve aptalca olduğu için bu hatayı gözden kaçırmayın.

#7 Fikirlerin Belirsiz Yapısı ve Akışı

Birçok işletme bu yaygın hatayı yazılı olarak yapar - mesajlarını yazmadan önce planlamak için zaman ayırmazlar .

Sırf ne söylemek istediklerini bildikleri için okuyucunun da onların anlamını anlayacağını varsayıyorlar.

Şu örneğe bir göz atalım - “Bu raporda, elimizdeki konuyla ilgili birkaç konuyu tartışacağız.”

Bu cümle konunun ne olduğunu açıklamıyor.

Başka bir örnek şudur: "Ekibimiz görevimizi programa göre ve bütçe dahilinde tamamlayabildi, ancak görevlerin nasıl gerçekleştirildiği konusunda hala bazı endişeler var. Bu raporda, bu endişeleri tartışacağız ve gelecekte nasıl ele alınabilecekleri konusunda önerilerde bulunacağız.”

Bu iki ifadenin nasıl ilişkili olduğunu veya tamamlanan görevlerle ilgili herhangi bir endişe olup olmadığını anlamak zor.

Okuyucunuzun akıl yürütme çizginizi izlemesi gerekiyor - temiz bir akış ve net bir mesajla destekleyin .

İşte bunu nasıl başaracağınıza dair bazı fikirler:

• Madde işaretleri ile net bir tartışma özeti sağlayın
• Sorunları ve olası çözümü içeren paragraflar yazın
• Konsepti kısa, öz ve anlaşılır tutun

İşte iyi iş yazımı için bir e-posta örneği:

Not: Okuyucularınıza neden belirli bir öneri veya öneride bulunduğunuzu adım adım açıklayın. Bu şekilde daha profesyonel bir "ses" çıkaracak ve okuyucunun güvenini kazanacaksınız.

#8 Okuyucunun Bakış Açısını Dikkate Almamak

Hedef kitlenizi araştırmamak “ölümcül günahtır”.

Doğal talep ve tedarik zinciri sürecini takip etmiyorsanız, işinizde olumlu bir gelişme bekleyemezsiniz.

Kesin olan bir şey var - kurabiyeleri ömür boyu destekleyen yaşlı bir büyükanneye bir tatbikat satamazsınız, değil mi?

Herhangi bir içerik türü yazmaya başlamadan önce hedef kitlenizi analiz etmeniz önemlidir.

Kendine sor:

• İçeriğimi kim okuyacak?
• Onlar hakkında ne biliyorum?
• İhtiyaçları nelerdir?
• Onları ne etkileyecek veya şok edecek?

İşletmeniz için doğru insan grubunu çekmek için bu ipucunu yazınıza dahil edin.

Not: İçeriğinizin etkili olmasını istiyorsanız, hedef kitlenizi hedefleyin ve ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olun.

#9 Yeterli Bilgi Yok

Yeterli arka plan bilgisi vermemek sadece tembel yazmaktır .

Bu, konuyu anlamak için gerekli gerçekleri dışarıda bırakmak ve bir argümanı, ürünü veya teklifi desteklemek için yeterli kanıt vermemeyi içerir.

Örneğin, üniversite öğrencilerinin kampüste yurtta yaşamak yerine neden evde yaşamaları gerektiğine dair bir makale yazdığınızı varsayalım.

Bu durumda, okuyucularınız için üniversite ve yurt hayatı hakkında arka plan bilgilerine ihtiyacınız var.

Bu şekilde, her şeyi sıfırdan veya daha da kötüsü açıklamak zorunda kalmazsınız - okuyucularınızın yanıtları başka yerlerde aramasını sağlayın .

Bunun yerine, her paragrafa, paragrafın ne hakkında olduğunu açıkça belirten bir konu cümlesiyle başlayın.

Not: Okuyucunun kolayca takip edebilmesi için her cümleyi tek bir fikre odaklayın.

#10 Çok Fazla Teknik Dil

İş yazıları bazen sektöre özgü moda sözcükler ve kısaltmalarla dolu olabilir.

Ve bu terimler bazen kaçınılmaz olsa ve bazen de steno olarak yardımcı olabilse de, genellikle tembel veya belirsiz düşünceyi gösterirler.

İş yazımı mümkün olduğunca basit ve basit olmalıdır.

Kitleniz anlayıp takdir etmedikçe teknik bir dil kullanmayın.

Aşağıdakiler, genel olarak kaçınılması gereken, iş yazımında yaygın olarak kullanılan bazı teknik dil sözcükleridir:

• Olursa Olsun - Bu, "yine de" ile aynı anlama gelir.

Örnek: "Öyle olursa olsun, fiyat adil."

İyi çıktı: "Yine de fiyat makul."

• Kesinlikle - Bir şey kesinlikle olacaksa, bunu söylemeye gerek yok.

Bunun yerine "irade" kullanın.

Örnek: “Kesinlikle ortaya çıkacaktır.”

İyi çıktı: “O ortaya çıkacak.”

• etkili bir şekilde — İstenen sonucu üretebilen.

Bir şey etkili bir şekilde yapıldıysa, açıkça istenen şekilde yapıldı.

Örnek: "Makine etkin bir şekilde demonte edildi."

İyi çıktı: "Makine demonte edildi."

Not: İçeriğinizin açık ve bilgilendirici olmasını istiyorsunuz, ancak hedef kitlenizi aşırı bilgi ve kafa karıştırıcı kısaltmalarla boğmak istemiyorsunuz.

#11 Kötü Organizasyon

Bir makale, teklif, reklam veya e-posta yazıyor olsanız da , yazma konularınızda tutarlılık ve iyi organizasyon .

Yazınızı kötü organize ederseniz, okuyucunuzun dikkatini kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Bir noktadan diğerine mantıklı bir akış yapmak için fikirler arasındaki geçişleri kullanın.

Geçiş örnekleri: “Örneğin”, “Ayrıca”, “Öte yandan”, “Aynı anda”.

İyi organizasyon ayrıca, bilgileri en önemliden en önemsize veya en az tartışmalı olandan en tartışmalıya doğru sıralamayı vb. içerir.

Not: İş yazınızda hangi bilgilerin kritik, arzu edilir ve gereksiz olduğuna karar verin - ardından iş yazınızı buna göre düzenleyin.

Hataları Önlemek ve Süreci Hızlandırmak için Yapay Zeka araçlarını kullanın

İster bir teklif, ister bir e-posta veya bir basın açıklaması oluşturuyor olun, en yaygın iş hatalarından kaçınmak istiyorsanız göz önünde bulundurmanız gereken birçok şey vardır.

Bu ipuçlarını aklınızda tutarak, iş başarılarınızı büyütmek için yazınızı daha etkili ve ilgi çekici hale getirebileceğinizi umuyoruz.

Yazınızla neyi başarmaya çalıştığınızı bilmenin çok önemli olduğunu unutmayın.

Aksi takdirde, sözleriniz boşa çıkacak - ve başarınız da öyle.

Bunu akılda tutarak, iş yazımı, oyundaki birçok değişken nedeniyle zor bir konu olabilir - ancak bu şekilde olmak zorunda değildir.

Yazma hatalarından kalıcı olarak kaçınmak ve %70 daha kısa sürede daha farklı türde içerikler oluşturarak verimliliğinizi artırmak istiyorsanız, AI yazma araçları mükemmel müttefikiniz olabilir.

Bu araçlar, içeriğin kalitesini artırmak için tasarlanmıştır, böylece işiniz için önemli olan diğer görevlere daha az ve daha fazla zaman harcayabilirsiniz.

TextCortex gibi bu araçlardan bazıları, birkaç saniye içinde insan benzeri ve yüksek kaliteli çıktılar sağlayabilen modül tabanlı bir öğrenme süreci kullanır.

Chrome uzantısını indirdikten sonra tek yapmanız gereken 5 kelimelik bir fikirle gitmek, onu vurgulamak ve “ Uzun biçimli gönderi ” düğmesine basmak.

Size uygun çıktıyı seçin ve paragrafınız hazır.

Yapay zeka araçlarını iş yazma rutininizde uygulamak şunları yapabilir:

• Yazma yeteneklerinizi geliştirin
• Tüm yazma sürecini otomatikleştirin
• Yazma zamanından çok tasarruf edin
• İş yazım hatalarına dikkat edin
• İhtiyacınız olan yerde doğru kelimeleri bulun

TextCortex, bu sıkıcı işin %70'ini üstlenebilir ve yazma becerilerinizin anında artmasını sağlayabilir.

En iyi yanı, çabanızı ve paranızı kurtarabilmesidir.

Öyleyse, TextCortex Chrome uzantısını indirin ve tüm bu sinsi yazım hatalarını nasıl kırdığını ve her fikrinizi nasıl saf bir başarıya dönüştürdüğünü izleyin.