2022'de Çalışan Vardiya Planlamanızı Optimize Etmenin 8 Yolu

Çalışan vardiya planlaması çocuk oyuncağı olmalı, değil mi?! Zamanlamanın çok fazla zamanınızı almasını istemezsiniz ama yine de öyledir. Ortalama yöneticiniz, çalışan programını oluşturmak için haftada 3,14 saat harcıyor . Büyük markalar ve büyük şirketler bile büyük zamanlama migrenleri yaşıyor ve çalışanların vardiya planlamasında milyon dolarlık hatalar yaptıkları biliniyor.

Tüm deneyimleri ve bütçeleriyle büyük adamlar hata yaparsa, o zaman küçük bir işletme çalışan yönetimi için bunu beklersiniz - çalışan vardiya planlaması en baştan mahkum olur. Ama öyle olmak zorunda değil.

Vardiya planlamanızı, makinenin düzgün ve çoğunlukla otomatik olarak çalışması için hepsinin birlikte çalışması gereken çok sayıda hareketli parçası olan bir makine gibi düşünün. Bir parça başarısız olursa, diğerleri boşluğu almak zorundadır. Başarısız olurlarsa, makinenizin biraz tamire ihtiyacı vardır.

Makineler söz konusu olduğunda, iyi olanlar nadiren bakım gerektirirken, bazıları koli bandı ve iyi niyetle zar zor bir arada tutulur. Çalışan vardiya planlamanız, modern bir vardiya programı yazılımı yerine o paslı eski elektronik tablo tabanlı zamanlama veya (Tanrı korusun) manuel zamanlamalardan biriyse, yaygın aksaklıklar size oldukça pahalıya mal olabilir.

RyanAir'in Çalışan Planlamasına Ne Oldu?

Eylül 2017'de havayolu, liste sorunları nedeniyle 20.000 uçuşu iptal etmek zorunda kaldı ve yolcu sayısı bakımından Avrupa'nın en büyük havayolunu uçaklara pilot kadrosu sağlayamadı. Sonuç, öfkeli müşteri fırtınası, binlerce sterlinlik geri ödeme ödemeleri ve para cezaları, birçok pilotun rakipler için çalışmak üzere ayrılması ve geri kalanların kalabilmesi için ücret ve yükseltme koşullarını önemli ölçüde artırma ihtiyacı oldu.

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, RyanAir emniyet kemerleri çözülmüş halde yakalandı. Sloganı "Daima Daha İyiye Gidiyor" olan bir şirket için iyi bir uçuş planı değil.

Zamanlama Hataları Maliyetlidir

Sanırım hepimiz zamanlama hatalarının size pahalıya patlayabileceği konusunda hemfikir olabiliriz. Ne kadar? RyanAir, pilotlara, rakipleri tarafından sunulanları aştığını iddia ettiği iyileştirilmiş ücret ve koşullar sözü vermek zorunda kaldı. Ancak, gelecekte bunun olmasını önlemek için bu yeterli olmayacak . Bu nedenle şirket, Avrupa yaz tatilleri için mürettebat oranını uçak başına 10.5'ten 11.0'a çıkarmayı umarak yüzlerce pilotu işe alıyor.

RyanAir ayrıca, yeni bir ekip kontrolü cep telefonu uygulaması da dahil olmak üzere, vardiya planlaması ve devamsızlık kaydının optimizasyonuna yatırım yaptı . Süreç optimizasyonu ve mobil çalışan uygulamalarının benimsenmesi, basın bülteni manşetlerinde yer almaz, ancak RyanAir'in maliyetli pilot program yönetimi ramak kalalardan kaçınma planının ayrılmaz bir parçasıdır.

Vardiya Planlamasında Nasıl Tasarruf Edilir ( Başka Bir RyanAir Olmayın )

1. Vardiya Programlarını İleride Planlayın

Zamanlama herşeydir. Örneğin, çalışanlara önceden çalışma programları sağlayarak izinleri ve devamsızlık isteklerini azaltabilirsiniz . Vardiyaları hazırlamak ve değiştirmek için daha fazla zaman, çalışanlara işleri vardiya programlarına uyacak şekilde hareket ettirmek için ihtiyaç duydukları esnekliği sağlar.

Herkese planlamak ve uyum sağlamak için bolca alan sağlamak, aynı zamanda, yenilerini bulmak için son dakika uğraşma oranını da azaltacaktır. Hangisi olduğunu biliyorsun - menajerin çalışma saatlerini tüketen.

Söylemesi yapmaktan kolay?

Elbette, çalışanın rotasını iki veya üç hafta önceden planlamak göz korkutucu bir görev gibi gelebilir. Bununla birlikte, çalışanların vardiya tercihlerini önceden girmelerine ve birkaç hafta öncesinden planlanan ve güncel programları görüntülemelerine olanak tanıyan bir mobil uygulamaya sahip olmak, son dakika program gönderileriyle ilişkili genel stres ve gerginliğin azaltılmasına yardımcı olur.

Her şey rutinler oluşturmak ve çalışma şeklinizi geliştirmekle ilgilidir. İyi bir izcinin size şimdi hazırlık için zaman ayırmanın size daha sonra zaman kazandıracağını ve vardiyaların önceden hazırlandığı bir ortama girmenizi sağlayacağını söyleyeceği gibi. Bu şekilde, değişiklikler gelse ve gelecek olsa bile, onlar için hazır olacaksınız.

Ayrıca, öngörülebilir bir program çalışanlarınızı mutlu ve kuruluşunuzla etkileşim halinde tutar. İş dışında bir yaşam sürdürebilirler ve çalışan ebeveynler için bu çok şey ifade eder. Öngörülebilir bir program, çalışanlarınızın sizinle çok daha uzun süre kalmaya karar vermesi ve muhtemelen saatlik emeğin en büyük rahatsızlığı olan çalışan devri sorununu çözmesi anlamına gelebilir .

Bir CAP çalışmasına göre, bir çalışanı değiştirmenin maliyeti, yıllık maaşlarının yaklaşık %16'sı kadardır. Öngörülebilir bir program sürdürmek, sizi bir miktar değişiklikten daha fazlasını kurtarabilir, işiniz için bir oyun değiştirici olabilir.

2. Çağrı Planlamasına Hayır Deyin

Çağrı üzerine zamanlama, çalışanlardan vardiyaları başlamadan önce aramalarını ve gerçekten ihtiyaç duyduklarını doğrulamalarını isteme uygulamasıdır. Çalışanları bir vardiya için planlamak ve daha sonra vardiya yavaşsa onları eve göndermek en iyi ihtimalle şüpheli bir uygulamadır ve aslında tasarruf ettiğinizden daha fazla paraya mal olabilir. Yukarıdakilerle çok ilgili olarak, programların sadece yöneticinin iyiliği için değil, çalışan için de tahmin edilebilir olması gerekir.

Yakın zamana kadar, çoğu büyük perakendeci çağrı üzerine planlama uygulardı, ancak güçlü düzenleyici ve kamu baskısı nedeniyle The Gap, A&F, Starbucks ve diğerleri çağrı üzerine planlamayı sona erdirme sözü verdi. Ancak, bu hikayenin sadece küçük bir kısmı. Size söylemedikleri şey, düşünmeleri gereken hissedarları olduğu ve çağrı üzerine planlamada elde edilecek büyük karlar olsaydı, yine de yapıyor olacaklardı.

Gerçek şu ki, çağrı üzerine zamanlama sadece PR için kötü değil, aynı zamanda büyüyen bir soruna kötü bir çözümdür, bu da optimize edilmemiş zamanlamadır ve sonuçta size fazladan personel alımında paraya mal olur. Bu sorunu çözmenin daha iyi ve daha uygun maliyetli yolları var, ancak yöneticilerin çok veri odaklı olmasını ve işlerinde olan her şeyi takip etmesini gerektiriyor.

3. Gözünüzü Fazla Mesailerden Uzak Tutun

Optimize edilmiş bir program yalnızca perakendeciler için değil, diğer endüstriler için de çok önemlidir. Müteahhitler söz konusu olduğunda OT, paranın olduğu yerdir. Tüm sabit genel giderler zaten standart bir 40 saatlik çalışma haftasında hesaplandığından fazla mesainin aslında size hiçbir maliyeti olmadığı konusunda yaygın bir yanlış anlama vardır . Ek ücret ve giderler, bunu zaten sabit genel gider olarak muhasebeleştirdiğiniz için dengelenir.

Bunun işe yaraması için, bir yandan müşterilerinize teklif vermede ve diğer yandan çalışanlarınızın üretkenliğini yönetmede çok iyi olmalısınız. Sadece ikisinden birini yapmak yeterince zor olabilir. Her ikisini de sürekli olarak yönetebilirseniz, bu sözleşme işini çözmüş olursunuz.

Geri kalan tüm insanlar için genellikle olan budur (örneğin WoodWeb'in izniyle):

Diyelim ki sabit ücretli bir iştesiniz ve her ne sebeple olursa olsun, kendi hatanız olmadan ve cezasız bir gün geride kaldınız (başka bir deyişle, yağmur gecikmesi gibi bir şeyden dolayı geride kaldınız, sadece bunun için değil. bir şey normalden daha uzun sürdü).

Daha önce Pazartesi günü başlamayı planladığınız başka bir işe başlamak ve bu nedenle başlangıcı Salı'ya erteleyebilmek için, işi normal zaman oranında hesaplamış olsanız bile, hafta sonu çalışanlarınıza OT ödeyerek çalışır mıydınız? Cevap, hafta sonu OT'yi normal oranda çalışırsınız (bu bir yıkamadır), ancak yapabildiğiniz için bir sonraki işe zamanında başlarsınız ve herhangi bir iş günü kaybetmezsiniz.

İkinci bir örnek, fazla mesaiyi önceden mümkün olduğunca doğru bir şekilde nasıl hesaba katmanız gerektiğini gösterir, aksi takdirde size maliyeti olur: Örneğin, genel gideriniz ay için 320 adam saatini temel alır (1 ay boyunca haftada 40 saat, 2 adam) ve bu saatlerin yalnızca 240'ını kullanıyorsunuz ve bu 240'ın 40'ı fazla mesaide. Başka bir deyişle, iki adamınızı bir işin son teslim tarihine göre 1. haftada 60 saat çalıştırıyorsunuz, sonra 2. ve 3. haftalarda yapacak bir şeyleri olmadığı için eve gönderiyorsunuz, sonra 4. haftada 60 saat çalışıyorsunuz. , yine işin son teslim tarihine dayanıyordu, ancak muhtemelen yapacakları bir şeyleri olmayan iki hafta boyunca başlayacak materyal ve / veya bilgi eksikliği (asla bu kadar açık olmazdı, ancak amacımı açıklamak için bu örneği basitlik uğruna seçtim).

Çalışanlarına fazla mesai ücreti sağlayan işletmeler için fazla mesai neredeyse her zaman bir sorun haline gelir. Çözüm basit: sadece OT'ye hayır deyin . Normal haftada 40 saatten fazla çalışması gereken çalışanlarınız varsa, onları maaşlı çalışanlar yapmak için zaman ayırmaya değer olabilir. İşçileri fazla mesaiye uygun olmaktan maaşlı çalışanlara kaydırmak, Walgreens gibi şirketler tarafından uygulanan bir taktik olmuştur.

4. Hızlı Yanıt Verin

Kabus senaryosu: Yarın dükkânı açması planlanan çalışanların yarısı, ortalıkta dolaşan o iğrenç gripten dolayı hastalanır. Veya işletmenizin bazı sosyal medya yıldızlarından beklenmedik bir olumlu eleştiri aldığı ve müşterilerin . Normalde yapacağınız şey, çıldırmak, paniklemek ve ardından her bir çalışanı aramaya devam etmek, muhtemelen son dakika vardiya değişikliği için onlara ekstra ücret teklif etmektir.

Her iki durumda da, işlerin sorunsuz yürümesi için gereken insan gücüne zamanında sahip olmak istiyorsanız, hızlı yanıt vermeniz gerekir. Çılgınca telefon görüşmeleri, planlanan rotadaki beklenmedik değişikliklerle başa çıkmanın en etkili yolu değildir. İdeal olarak, çalışanların “talep edebileceği” bir vardiya olduğunda, otomatik olarak bilgilendirilirler ve boşsa ve ekstra vardiyayı kullanabilirlerse onu almayı seçebilirler.

Bölüm 1'de, çalışanlarınızın katılımını sağlamanın faydalarına ve bunun çalışan devrini nasıl olumlu etkilediğine zaten değinmiştik. İş çalışanlarınızla etkili bir şekilde iletişim kurmak söz konusu olduğunda teknoloji aynı zamanda arkadaşınızdır . Mevcut bordrolu çalışanlarınızın ötesinde yedek personele ulaşmanız gerekse bile, bir iletişim kabusunu kolay ve etkili bir sürece dönüştürebilecek çeşitli araçlar vardır.

5. Adil (ve akıllı) Vardiya Dağıtımı

İnsanlar objektif olmakta zorlanıyor. Bu nedenle, bir çalışan vardiya programı planlarken, zamanla geliştirdiğimiz alışkanlıklardan etkilenebiliriz. Bazı çalışanlar, favori oynadığınızı (düşünürler) için hoşnutsuz olurlar. Diğerleri daha az vardiya veya daha az fazla mesai seçeneği alır.

Çoğu durumda, sebep, beceri ve deneyimdeki farklılıktır. Akşam vardiyasında dükkanı kapatabilecek en az bir çalışana ihtiyacınız var, ancak bu hızlı bir şekilde aynı çalışanların her gece bu rolü almasına yol açabilir, bu iyi bir şey veya kötü bir şey olabilir.

Bilgisayarlar favorileri oynatmaz. Sadece kurun ve gidin. Çalışan tercihlerini ve işletmenizin ihtiyaçlarını da göz önünde bulundurarak mükemmel rotayı oluştururken çalışan “rollerini” ve becerilerini atayabilirsiniz.

Henüz yapmadıysanız, vardiyalarınızı optimize etmenize yardımcı olacak bir vardiya yönetimi yazılımı olarak da bilinen bir listeleme yazılımı edinin . Dışarıda kurmak için büyük bir acı olmayacak ve ceplerinizi boşaltmayacak birkaç iyi tane var.

6. Vardiya Tahsisini Basitleştirin

Manuel vardiya değişiklikleri ve takaslar, hem çalışanlar hem de yöneticiler için oldukça fazla ek yük getirir. Hepimiz bunun olduğunu gördük, bir vardiya değişikliği şahsen talep edildi veya onaylandı, ancak yolun bir yerinde unutuldu veya yanlış iletildi.

Vardiya değişimleri ve onayları için hızlı ve etkili bir süreç, her vardiyada gerekli becerilere ve “rollere” sahip kişilerce personel bulunmasını sağlarken, herkes için işleri kolaylaştırabilir .

Çalışanlarınız İçin Ücretsiz Olarak Mükemmel Bir Vardiya Takvimi Oluşturun

7. Tahmine Dayalı Analitik Vardiya Yöneticilerine Nasıl Yardımcı Olur?

Ayrıntılar önemlidir, sadece herhangi bir çalışan yöneticisine sorun. Yetersiz personel, müşterilerinizin hak ettikleri hizmeti almadıkları ve çalışanlarınızın kendilerini çok fazla çalıştırdığı anlamına gelir. Fazla personel, etrafta durup tatile uçmayı hayal eden çalışanlara gereksiz ücretler üzerinden para kaybettiğiniz anlamına gelir (eğer uçuşlar yetersiz havayolları nedeniyle iptal edilmezse). Onu doğru bir şekilde almanız gerekiyor.

İyi vardiya yöneticilerini büyük vardiya yöneticilerinden ayıran şey, vardiya başına tüm maliyetleri ve gelirleri hesaba katabilmektir. Teknolojiyi düşünmeye başlamadan önce onu nasıl kullanmak istediğinizi bilmeniz gerekir. Personel alımına benzer şekilde, yetersiz veya fazla stoklanmış bir envantere sahip olmak istemezsiniz, her şeyin tam olarak optimize edilmesi gerekir. Ancak, eğilmeniz gereken yer burasıdır, dünün vardiyası için değil, yarının ve gelecek haftanın vardiyası için optimize edilmesi gerekir.

Siz ve vardiya yöneticileriniz, proje yöneticileriniz veya ustabaşılarınız istatistiksel sihirbazlar olmanız ve gelecekteki maliyetlerinizi ve gelirinizi tahmin etmeniz gerekir.

Tahmine dayalı analitik nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, tahmine dayalı modelleme, gelecekteki sonuçları tahmin etmek için bir kurulum işi için gelir geçmişi veya bir öğle yemeği vardiyası için gelir gibi istatistikleri kullanır.

Örneğin, bir HVAC yüklenicisi olarak, parça maliyeti, maaş bordrosu, çalışılan saat başına gelir gibi tüm kanal tesisatı işlerinizden elde edilen verileri analiz etmek için tahmine dayalı bir model kullanabilir ve bu verileri maliyetin nasıl olacağını tahmin etmek için kullanabilirsiniz. bir sonraki kanal tesisatı kurulum işiniz.

Tahmine dayalı modellerle neler yapabilirsiniz?

• Büyüyen endüstri segmentlerinde gelecekte daha karlı olacak işleri üstlenin
• Büstünüze daha fazla ve yüksek eğitimli çalışanlarla personel verin
• Personel, yavaş vardiyalarınızı azaltın
• İş/vardiya başına maliyetleri ve gelirleri doğru bir şekilde tahmin edin
• Çalışanlarınızın performansını tahmin edin
• İşinizi büyütmenin maliyetini ve öngörülen geliri tahmin edin

Vardiya optimizasyonu için 3 ana tahmine dayalı analitik modeli

Vardiya optimizasyonu ile ilgili üç ana tahmin modeli vardır:

1. Eğilim modelleri — Eylemi tahmin etmek için mevcut değişkenlere bakar
2. Küme modelleri — Kullanıcıları algoritmik olarak davranışlarına göre bölümlere ayırır
3. İşbirliğine dayalı filtreleme — Verileri, gizli anlambilimi ve ortak noktaları bulmak için diğer teknikleri analiz etmek için Bayes ağlarını kullanır ( The Godfather'ı seviyorsanız, Scarface'i seveceksiniz)

Optimizasyon modeli sunan çoğu zamanlama yazılımı çözümü bu modellerden biriyle çalışır. Ancak, tahmine dayalı zamanlama yazılımı çok pahalı olabilir, bu nedenle biraz para biriktirmek ve yeni bir şey öğrenmek istiyorsanız, yukarıdaki bağlantılara tıklayarak her bir modeli nasıl kullanacağınız hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

8. Kağıdı Boşaltın, Yazılıma Geçin

Çalışan programı optimizasyonuna yönelik yukarıdaki adımlar, teknolojiyi benimsemenizi ve eski kağıt tabloların ve güvenilmez elektronik tabloların ötesine geçmenizi gerektirir. Her büyüklükteki işletme için mevcut olan esnek ve kullanıcı dostu planlama yazılımı çözümleri ile 2018'de vardiya planlaması için eski yöntemleri kullanmaya devam etmeniz için gerçekten hiçbir neden yok. Aslında, bir vardiya planlama uygulamasına geçmek, size olduğundan daha fazla para kazandıracak. yazılımın maliyetli olması muhtemeldir.

Ve kağıt? Yine de ondan kağıt uçaklar yapabilir ve ofiste pilotsuz uçarak gönderebilirsiniz. Çünkü RyanAir'in aksine, hepsi tatil için izin almak isteyen binlerce pilottan oluşan bir listeyi yönetmeniz gerekmez. Ve çalışanlarınız teknik adam değilse, işte size yardımcı olabilecek faydalı bir rehber.

Çalışan Vardiya Programını Optimize Etmenin Sonuçları

Daha önceki ortalama yöneticimiz gibiyseniz, muhtemelen vardiya rotanızı oluşturmak için biraz zaman harcarsınız. Ancak, orada bitmiyor. Vardiyaları değiştirmeye ne dersin? zamanlama değişiklikleri? Planlamayı berbat yapmazsanız, sizin ve ekibinizin neler yapabileceğini hayal edin! Plansız devamsızlıklarla ilgili masrafları ve ayrıca personel yetersizliği ve fazla personel alma maliyetlerini düşürürken bunu yapabileceğinizi söylesem ne olur?

1. Vardiya Programlarını İleride Planlayın
2. Çağrı Planlamasına Hayır Deyin
3. Gözünüzü Fazla Mesaide Tutun
4. Hızlı cevap ver
5. Adil (ve akıllı) Vardiya Dağıtımı
6. Vardiya Tahsisini Basitleştirin
7. Tahmine Dayalı Analitik Vardiya Yöneticilerine Nasıl Yardımcı Olur?
8. Kağıdı Boşver, Yazılıma Geç