İrsaliye Rehberi: Tanım, Neler Dahil Edilmeli + Ücretsiz Şablon

Sevk irsaliyesi, e-Ticaret sektöründe yabancı bir terim olmayabilir, ancak yaygın olarak bilinen bir şey de değildir. Hem e-ticaret tüccarları hem de müşteriler, bunu bir nakliye etiketi sanabilir. Bu nedenle, bu makalede, özel sevk irsaliyesi kılavuzumuzla bir sevk irsaliyesini oluşturan tüm unsurları ve değerini inceliyoruz.

1) İrsaliye: Sevkiyat Ayrıntılarının Hesabı

Lojistik sözlüğünde sevk irsaliyesi, bir paketin içine doldurulmuş tüm ürünlerin ayrıntılarını içeren bir belgedir. Bir kağıt parçası veya yatay modda bir kart için normal boyutları 4"×6" veya 8,5”×11”'dir.

Sevk irsaliyesi tipik olarak paketteki SKU'ların (Stok Tutma Birimleri) ağırlığını, boyutlarını ve sayısını içerir. Bununla birlikte, bir marka isterse dinamik olabilir ve özelleştirmeler için çok fazla alana sahip olabilirler.

Bazıları marka logolarını, Harekete Geçirici Mesajı (CTA), kupon kodunu ve sosyal medya bağlantısını dahil etme fırsatını kullanır. Bu şekilde sevk irsaliyeleri, marka bilinci oluşturma için mükemmel bir araç haline gelir.

Genellikle sevk irsaliyeleri, bir siparişi paketleme ve teslim etmenin ardındaki süreçleri kolaylaştırmak için bilgilerle doldurulur. Depoda veya lojistik merkezinde yazdırıldığında, paketleme personelinin doğru siparişi paketlediğinden emin olmasına yardımcı olur. Alternatif olarak, alıcının sipariş ettiği tüm ürünlerin pakette olup olmadığını kontrol etmesine yardımcı olur.

2) İrsaliye Şablonunun Ayrıntılı Görünümü

Bir sevk irsaliyesi, bir müşterinin sipariş ettiği her SKU'nun tüm ayrıntılı nakliye ayrıntılarını içerir. Ancak bir işletme, marka bilinirliğine yardımcı olacak bilgileri eklemeyi seçebilir. Bir sevk irsaliyesi şablonunda bulunan en yaygın gerçeklerin ve öğelerin bir listesi:

2.1) Nakliye Detayları

Sevkiyat detayları, sevk irsaliyesinin en önemli parçasıdır. Bu kategoriye giren birçok bileşen vardır. İlk olarak marka adı, adres, web sitesi ve iletişim bilgileri gibi marka detayları gelir.

Ardından, belirli bir siparişi tanımlayan bir dizi benzersiz numara olan sipariş numarası veya satın alma siparişi kimliği gelir. Üçüncü unsur, sipariş tarihini ve sipariş verme saatini içerir.

Dördüncü bölüm, USPS Priority Mail veya UPS Ground gibi gönderi yöntemini içerir. Bu bölüm, müşterilerin siparişlerini takip etmelerine ve paketi aldıklarında gönderi bilgilerine çapraz referans vermelerine yardımcı olan ayrıntıları içerir.

2.2) Müşteri İletişim Bilgileri

İlk gönderi bilgileri yazdırıldıktan sonra, bir sonraki kritik bilgi grubu müşteri veya alıcı ile ilgilidir. Bu bölüm, müşterilerin adları, adresleri, telefon numaraları ve e-posta adresleri gibi eksiksiz hesaplarına sahiptir.

Bazen markalar, müşteri tarafından böyle bir iade veya değişim talebinde bulunulması durumunda iade adresini de belirtir. Bu bölüm nakliye hedefini içerir. Bu, paketin bir hediye olması ve böylece alıcıya gönderenin bilgilerini sağlaması durumunda kullanışlı olabilir.

2.3) Sipariş Ürünleri ve Stokta Tükenen Ürünler

Üçüncü bölüm çok önemlidir ve sipariş edilen SKU'ların ayrıntılı bir listesini içerir. Listede birkaç varyasyon var. Bazı markalar ürün adlarını içerirken diğerleri SKU veya UPC'yi (Evrensel Ürün Numarası) listeler.

Sevk irsaliyesinde sevk edilen ürünlerin yanı sıra stokta olmayan ve teslim edilemeyen ürünler hakkında da bilgi bulunur. Bu önemli detay, müşterilerin sipariş ettikleri ürünleri takip etmelerine yardımcı olur. Gerekirse stokta olmayan ürünlerle ilgili marka ile bir sorgu oluşturabilirler.

Tıpkı ürün adı gibi, her bir SKU öğesinin miktarı ve fiyatı bir sevk irsaliyesinde gösterilir. Bu nedenle, her ürün adı veya SKU numarasının yanında miktarlar ve fiyat belirtilir.

Genel olarak, şu sütunları içeren markalar tarafından bir tablo biçimi benimsenir: Miktar, SKU numarası, ürün adı, fiyat ve toplam fiyat. Toplam fiyat detayı, ürün fiyatları, vergiler, indirimler vb. olarak alt bölümlere ayrılabilir.

2.4) Marka notları

Marka notu, sevk irsaliyesindeki isteğe bağlı bir kategoridir. Bununla birlikte, dahil edildiğinde, müşteri için bir kişiselleştirme dokunuşu ekler. Şirketler, alıcı için doğum günlerinde bir dilekten bir teşekkür mesajına kadar her türlü mesajı ekleyebilir.

Markalar ayrıca, siparişlerin hediye olduğu durumlarda alıcı için müşterinin mesajını dahil etmek için doğaçlama yapabilir. Böylece sevk irsaliyeleri, logo gibi marka kimliğini ve bir iyi dilek mesajı ile kişiselleştirilmiş kutudan çıkarma deneyimini içerecek şekilde herhangi bir şekilde özelleştirilebilir.

3) İrsaliyelerin Faydaları

3.1) Sipariş Yönetimine Yardımcı Olur

E-ticaret yerine getirme süreci sıkıcı bir süreçtir. Bir paket mühürlenmeden önce, ambar paketleyicisinin, paketlenen tüm ürünlerin müşteri sipariş listesinde olduğunu doğrulaması gerekir. Bu, SKU'ların tam miktarlarını, rengini, boyutlarını, ağırlığını ve boyutunu içerir. Böylece bir sevk irsaliyesi, siparişin doğru bir şekilde yerine getirildiği konusunda paketleyiciye bir onay verir.

Sevk irsaliyesi, yerine getirme sürecini kaydettiği ve doğruladığı için, sipariş birden çok gönderiye bölündüğünde en yararlı olur. Bir ambar seçici, bir müşteri siparişi için birden fazla SKU ürünü topladığından, her bir sevk irsaliyesi, ayrı ayrı paketlenen SKU'ların ayrıntılarını içerir.

Fiş önceden yazdırılabilir, böylece birlikte gruplanması gereken kalemler hakkında paketleyiciyi bilgilendirir. Bu, yalnızca paketleme sürecini basitleştirmekle kalmaz, aynı zamanda tüm paketler müşteriye ulaştığında sipariş doğrulamalarını da kolaylaştırır.

3.2) Satın Alma Sonrası Müşteri Deneyimini İyileştirir

Bir sevk irsaliyesi, açıkça müşteri deneyimini geliştirmek için kullanılan bir satın alma sonrası araç olarak kabul edilebilir. Satın alma sonrası müşteri katılımını iyileştirmede bir dizi kullanıma sahiptir.

İlk olarak, sevk irsaliyeleri, siparişlerin ayrıntılı bir görünümünü ekleyerek müşterilerin marka hakkındaki geri bildirimlerini iyileştirmeye yardımcı olur. İkincisi, markalar alıcılara kişiselleştirilmiş mesajlar yazdığında olumlu bir kutu açma deneyimi yaratır. Üçüncüsü, markalı bir sevk irsaliyesi formatı ile müşterilerin markayı tanımasına yardımcı olur.

3.3) Sipariş Takibine Yardımcı Olur

Sevk irsaliyesi, müşterilerin ve markanın siparişleri takip etmesine yardımcı olabilecek bir dizi kritik ayrıntıyla birlikte gelir. Bu, özellikle müşterinin tüm siparişinin daha küçük siparişlere bölündüğü bölünmüş gönderiler için geçerlidir. Genellikle farklı depolardan gönderilirler ve perakendeci onları sevk irsaliyeleri ile izleyebilir.

Satınalma siparişi numarasını ve bir kolide paketlenmiş SKU'ları içeren bir sevk irsaliyesi, alışveriş yapan kişiye siparişinin mevcut durumunu bildirir. Gelen kısmı takip edebilir ve sipariş segmentinin değerini tahmin edebilirler.

3.4) Sipariş Onayını Destekler ve Hasarı Doğrular

Sevk irsaliyeleri, işletmelere ve müşterilere siparişin doğru bir şekilde sevk edildiğini ve teslim alındığını teyit etmede yardımcı olur. Bir sevk irsaliyesi, müşterilerin tüm öğeleri müteakip fiyat, boyut, miktar ve ayrıntılarıyla çapraz kontrol etmesine, referans vermesine ve doğrulamasına yardımcı olur.

Sevk irsaliyeleri ayrıca alıcıların nakliye sırasında kırıldığı veya deforme olduğu durumlarda hasarlı ürünleri ayırmasına ve tanımlamasına yardımcı olur. Müşteri, sipariş ettiği ürünü SKU numarası ile takip edebilir ve ürünü kutusundan çıkarırken ürünün aynı görünüp görünmediğini kontrol edebilir. Değilse, geri ödeme talep edebilir veya markadan ürünü değiştirmesini isteyebilirler.

3.5) İade ve Değişim Yardımları

E-Ticaret'te iadeler neredeyse her zaman kaçınılmazdır ve hem müşteri hem de işletme için baş ağrısına neden olur. İade talepleri, hasarlı ürünler, üretim hataları, uyumsuz boyutlar ve renkler gibi çeşitli nedenlerle başlatılabilir. Bir iade talebi yapıldığında, ürün doğrulamasından para iadesine kadar bir olaylar zinciri oluşturur.

Sevk irsaliyesi, müşteri taleplerinin doğrulanmasında ve geri ödeme sürecinin hızlandırılmasında kullanılabilir. Örneğin, bir ürün uyumsuz veya hasarlı olduğunda, alışveriş yapan kişi ürünü sevk irsaliyesiyle çapraz kontrol edebilir ve bir iade veya değişim talebinde bulunabilir. Paketten bir ürün eksik olduğunda, markanın bildirimine getirebilir ve geri ödeme için başvurabilirler.

Bir sevk irsaliyesinin, yüksek hacimli iade ve takaslara sahip olan e-Ticaret'teki giyim sektörü için muazzam bir faydası vardır. Böylece, sevk irsaliyesini iade politikaları hakkında bilgi içerecek şekilde özelleştirebilirler. Ya da müşteri endişesini azaltmak için müşterileri stokta olmayan bir ürün ve para iadesi hakkında bilgilendirin.

4) İrsaliye Oluşturma Süreci

e-Ticaret satıcıları manuel olarak bir sevk irsaliyesi oluşturabilir veya envanter yönetimi araçlarını kullanabilir. Her iki durumda da öncelikle tüm SKU numaraları, ürün adları, boyutları, ağırlıkları ve fiyatları gibi bazı verileri toplamaları gerekir. ShipSation gibi bir envanter yönetimi yazılımı kullanıyorlarsa, bu tür ayrıntılar zaten mevcut olmalıdır.

Verileri derledikten sonra, satıcı ücretsiz bir sevk irsaliyesi şablonu kullanabilir veya verileri doldurabilir. Alternatif olarak, SaaS aracında bulunan herhangi bir şablonu da seçebilir ve ayrıntıları girebilirsiniz. Bu yazılımların çoğu, perakendecilerin fişi marka logoları ve notlar gibi tercihlerine göre özelleştirmelerine olanak tanır.

Sevk irsaliyesi şablonu yerleştirildikten sonra satıcılar bunu kaydedebilir ve pakete dahil edilecek makbuzu yazdırabilir. Yazılım kullandıkları durumlarda, perakendeciler farklı durumlar için birden çok şablon oluşturabilir. Ayrıca belirli şablonlardaki sipariş ayrıntılarına basarak yazdırma sürecini otomatik hale getirebilirler.

5) İrsaliye Faturalardan Farklı mı?

Bir sevk irsaliyesinin, sevkıyat etiketi ve faturalarla hemen hemen aynı verileri içerdiği göz önüne alındığında, sevk irsaliyesini sevkıyat etiketi veya fatura olarak değerlendirmek alışılmadık bir durum değildir. Üçü arasındaki fark amaçlarında yatmaktadır.

Fatura, her bir ürünün satış fiyatını, siparişin ödeme durumunu, ödeme yöntemini ve şartlarını içeren bir mali belgedir. Bu nedenle, sevk irsaliyesinde ürün fiyatının ayrıntıları bulunsa da ödeme yöntemleri ve gönderiyle ilgili herhangi bir ödenmemiş ödeme yer almaz.

Faturalar, müşteriler birden fazla ödeme yöntemi kullandığında alıcı tarafından ödenmesi gereken tutarı belirtir. Örneğin, müşteriler tutarın yarısını UPI aracılığıyla ödediğinde ve geri kalanı nakit olarak sipariş edildiğinde. Bu durumlarda fatura, ödemeyi tahsil etmekten sorumlu olan kişi için fatura görevi görür.

6) Paketleme Fişi, Sevkiyat Etiketi ile aynı mıdır?

Hayır, sevk irsaliyesini sevkıyat etiketinden farklı kılan, ikincisinin amacıdır. Bir gönderi etiketi, gönderi menşeini ve teslimat yerlerini gösteren fatura ve gönderi adresini içerir.

SKU öğeleri, paketin ağırlığı ve nakliye yöntemi gibi sipariş ayrıntılarını da içerebilir. Bununla birlikte, QR tabanlı, taranabilen ve takip edilebilen bir sipariş takip etiketi ve numarası içerir. Bu, sevk irsaliyesinde yoktur.

7. Karar

Sevk irsaliyeleri, bir e-Ticaret mağazası için sipariş doğrulama ve yerine getirme doğruluğunu sağlamanın harika bir yoludur. Bu küçük kağıt parçaları aynı zamanda müşterilerde olumlu bir marka izlenimi yaratma kapasitesine sahiptir. Sevk irsaliyesinin çok yönlülüğü, işletmelerin sipariş ayrıntılarının yanı sıra herhangi bir marka özelleştirmesini de dahil edebilmelerini sağlar.

Sevk irsaliyesine sahip olmak, bir taşla iki kuş vurmaya benzer. E-ticaret işletmeleri, sevkiyat sonrası süreç ve satın alma sonrası müşteri katılımı üzerinde kontrol uygulayabilir.

8) SSS

8.1) Sevk irsaliyesi oluşturmanın maliyeti nedir?

Sevk irsaliyeleri çoğu durumda ücretsiz olarak oluşturulabilir. İnternette ücretsiz olarak indirilebilen ve kullanılabilen birçok ücretsiz sevk irsaliyesi şablonu bulunmaktadır. Aslında, envanter yönetimi yazılımı sevk irsaliyelerini ücretsiz olarak sunar. Tek maliyet bileşeni kullanılan yazıcı, mürekkep ve kağıttır.

8.2) İrsaliyeler çevre dostu mu?

Sevk irsaliyeleri, kağıt israfına katkıda bulunarak çevreyi etkiler. Bu anlamda çevre dostu değildir. Ancak markalar yine de belirli gönderiler, uluslararası paketler ve bölünmüş gönderiler için makul bir şekilde sevk irsaliyeleri ekleyebilir. Ayrıca, tek kutulu gönderiler için perakendeciler sevk irsaliyesinin dijital versiyonuna odaklanabilir ve bunu müşterinin e-posta adresine postalayabilir.