Size Paraya Mal Olan Bordro Hataları ve Nasıl Düzeltilir?

Çalışan zaman kaydı tutmak için hala kalem ve kağıt kullanıyor musunuz? Bordro hesaplamaları için vardiya programlarına mı güveniyorsunuz? O zaman şirketiniz para sızdırıyor ve muhtemelen davalara ve IRS cezalarına açıksınız.

Bir teselli olacaksa, yalnız değilsin. IRS'ye göre, işverenlerin %33'ü yılda milyarlarca dolara mal olan bordro hataları yapıyor. Amerikan Bordro Derneği, geleneksel zaman çizelgelerini kullanan şirketlerde toplam maaş bordrosunun %1-8'i arasında bir hata oranı gösteriyor ve küçük işletmelerin kabaca %40'ı, yanlış yönetilen maaş bordrosu süreçlerinin bir sonucu olarak yılda ortalama 845 $ IRS cezalarına maruz kalıyor.

Amerikan Bordro Derneği hükümet ilişkileri direktörü Bill Dunn, CNBC Make It'e "Hatalar olacak" dedi. "Yaygın değiller ama oluyorlar."

Bordro hatalarının işletmenize net gelir açısından zarar verdiğini zaten biliyorsunuz. Ancak bordro hatalarının çalışanlarınızı daha da fazla üzdüğünü unutmayın.

Çalışanlar Bu Bordro Hatalarına Dikkat Etmeli

Uğruna çok çalıştığınız paranın hiçbirini kaybetmeyin, bunun yerine maaş bordronuzu düzenli olarak gözden geçirdiğinizden emin olun ve aşağıdakilere özellikle dikkat edin:

• Brüt veya net ücrete bakın, herhangi bir değişiklik görüyor musunuz?
• Maaşlarınız doğru bir şekilde kaydedildi mi? (Saatlik çalışıyorsanız, çalışılan saatlerin tamamı için ödeme aldınız mı? Ücretli çalışıyorsanız, ödeme dönemi için maaşınız doğru bir şekilde kaydedildi mi?)
• Hangi vergiler kesildi (federal ve eyalet)?
• 401(k) katkılarınız doğru mu?
• Sağlık, hayat sigortası, engellilik veya işe gidip gelme gibi diğer çalışanlara sağlanan faydalar doğru bir şekilde alıkonuyor mu?

Ayrıca, siz ve yöneticiniz zaman saati kurallarını okumalısınız, böylece ikiniz de yasaların gerektirdiği şeylere uyuyorsunuz.

Hataları tespit ederseniz, hatayı hızlı bir şekilde düzeltmek ve gelecekte bordro hatalarının tekrar oluşmasını önlemek için bunu insan kaynaklarına götürebilirsiniz. Her şey kontrolden çıkmadan bordro hatalarını düzeltmekle ilgili.

Yöneticilerin Günlük Olarak Karşılaştığı Bordro Hataları

Küçük bir işletme sahibi olarak, maaş bordrosunu verimli ve hatasız bir şekilde yönetmek için elinizden gelen her şeyi yaparsınız. Şey, belki her şey değil. Ne de olsa, yürütmeniz gereken bir işiniz var ve sizin veya İK ekibinizin (gerçekten varsa) çalışan zaman çizelgelerini kontrol etmek ve yeniden kontrol etmek için yatırım yapabileceği kadar çok zamanınız var.

Ancak, bu zaman çizelgeleri yığınında saklanan bazı hatalar size şimdiden pahalıya mal oluyor ve gelecekte daha pahalıya mal olabilir.

Bu nedenle pek çok şirket, maaş bordrosu hatalarını azaltmak ve zaman izleme süreçlerini otomatikleştirmek için Connecteam'in maaş bordrosu yazılımına yatırım yapıyor.

Connecteam ile Tüm Bordro Hatalarınızı Kolayca Düzeltin

Daha fazla bilgi edin

İşte hala modası geçmiş zaman tutma uygulamalarına bağlı olarak işletmeleri rahatsız eden sorunlardan sadece birkaçı:

Kağıdın dijital ortam üzerindeki ana dezavantajlarından biri, güncel yedekleri tutmanın zorluğudur. Kağıt zaman çizelgeleri ve delikli kartlar kırılgandır ve bozulabilir. Bu bir sorumluluk! Değiştirilebilirler, yapılan değişikliklerin kaydı olmadan manuel olarak değiştirilebilirler, yok edilebilirler veya basitçe yanlış yerleştirilebilirler.

İşletmenizde bir yangın veya sel ile uğraşmak zorunda kalırken, aynı zamanda maaş bordrolarını hesaplamak için çalışan saatlerine dair hiçbir kayıt olmamasından korkmanız gerektiğini hayal edin.

Bir küçük işletme sahibi olarak fazla mesai ücretlerini doğru hesaplamanız gerekir - fazla mesai ücretleri normal ücretlerden tamamen farklıdır. Doğru fazla mesai ücretini ödemezseniz, maaş, ceza ve faiz borcunuz olacaktır. Bordro hatalarını düzeltmek, fazla mesai ücretlerine yakından bakmak demektir.

2020'de yürürlüğe giren yeni fazla mesai kuralları hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.

FLSA'ya göre, bir çalışma haftasında 40 saatten fazla çalışılan süre için çalışanlara normal maaş oranlarının 1,5 katını veya bir buçuk saat ödemeniz gerekir. Örneğin, bir çalışana düzenli olarak saat başına 10 ABD Doları ödeniyorsa, fazla mesai için ona saat başına 15 ABD Doları borçlusunuz. Çoğu eyalet ve şehrin farklı fazla mesai ücret yasalarına sahip olduğunu unutmayın, bu nedenle daha katı kurallara uymanız gerekiyorsa mutlaka çalışın.

Maaş bordrosunu nasıl hesapladığınıza ve hangi veri kaynaklarına (zaman saatleri, vardiya programları, çalışan raporları) güvendiğinize bağlı olarak, çakışan zaman saati girişleri ve yanlışlıkla yanlış sınıflandırılmış ödenecek süre ile karşılaşabilirsiniz.

En iyi ihtimalle, bu tür bir karışıklık, çözmek için zaman alacaktır. En kötüsü, ihtiyacınız olandan çok daha fazlasını ödemek zorunda kalabilirsiniz.

Örneğin, tatilde olan bir çalışanın acil bir meseleyi halletmek için birdenbire çalışmak zorunda kaldığını düşünün. Kayıtlarınızda, çalışma saatleri içinde çalışan ücretli izne sahip olabilir. Bir düzineden oluşan bir ekibiniz olduğunda tüm bu karmaşayı çözmek biraz baş ağrısı olabilir. Ancak iş gücünüz büyüdükçe, bu tür örtüşmeler tam gelişmiş maaş bordrosu migrenlerine dönüşebilir.

Şanslıysanız bordrolu bir personeliniz var veya dış kaynak kullanıyorsunuz. Eğer değilsen. Kendin Yap (örneğin, restoran bordrosunu idare etme). Sonunda, yine de, hataların %100'ünü ortadan kaldıramazsınız.

Bunları yalnızca azaltabilirsiniz. Hataları yapanın siz veya bir başkası olması gerçekten önemli değil - hepimiz sadece insanız.

Hepimiz yazım hatası yaparız ve herhangi biri yanlışlıkla 2 yerine 20 saat girebilir. Bu, bir yazım hatasının doğurduğu 18 faturalandırılabilir saattir.

Bu problem eski ama güzel bir problem… Şey, belki de sadece eski. Çalışanların yüzde 19'u (5 kişiden 1'i), şirketlere yıllık brüt bordrolarının yüzde 7'sine kadar mal olabilen bir tür zaman hırsızlığına katıldı.

Bu sadece "arkadaş yumruklamakla" ilgili değil - çalışanlar birbirlerini "örtüyor" ve zaman çalmak için birbirlerinin yerine geçiyorlar. Haftalık ortalama “hırsızlık”, çalışan başına her ödeme döneminde 4 saat 5 dakikadır . Buna uzun öğle yemekleri ve molalar, geç kalma, erken ayrılma vb. dahildir.

Herhangi bir anda vergi oranları değişiyor, bu nedenle çalışanlarınıza ödeme yapmak için ilk kez kullanmaya başladığınız oranlar şu anda geçerli veya doğru olmayabilir. Yanlış oranı ödemek, tüm vergileri, cezaları ve faizleri telafi etmeniz gerektiği anlamına gelir.

Vergi oranlarının çoğu her yıl güncellendiğinden, istihdam vergisi oranlarınızı düzenli olarak kontrol edin. Bordro hatalarını nasıl düzelteceğiniz konusunda aşağıdakilere göz atın:

• Federal gelir vergisi

  
• Sosyal Güvenlik vergisi

• Medicare vergisi

• federal işsizlik vergisi

• Devlet gelir vergisi

• Devlet işsizlik sigortası vergisi

• Yerel gelir vergisi

Bulunduğunuz yere bağlı olarak, ek vergiler için gözünüz herhangi bir oranda olsun.

Diğerleri tam zamanlı çalışanlarken siz bağımsız yükleniciler çalıştırabilirsiniz. Ancak, bu işçileri karıştırdığınızda, bu maliyetli bir hatadır. Örneğin, bir yükleniciye asgari ücret veya fazla mesai ücreti ödenmesi gerekmez.

Ek olarak, ücretlerinden istihdam vergileri kesmiyorsunuz. Bu nedenle, bir çalışan müteahhit olarak sınıflandırılırsa, ücretlerini kaybedebilir ve hükümetler vergi gelirlerini kaçırabilir.

Bir işçiyi yanlış sınıflandırdığınızda, çalışan ve işverenin vergi payını, artı tüm cezaları ve faizi ödemek zorunda kalırsınız. Ayrıca, çalışana maaş borcunuz bile olabilir. Bir işçinin bağımsız yüklenici mi yoksa çalışan olarak mı sınıflandırılması gerektiğini nasıl bilebilirsiniz?

ABD Çalışma Bakanlığı, altı bölümlü ekonomik gerçekler testini kullanmanızı önerir. Hala emin değilseniz, yanlış sınıflandırma maaş bordrosu sorunlarını önlemek için bir SS-8 Formu doldurun. Bu formu doldurarak, IRS'nin çalışanın durumunu belirlemesini talep etmiş olursunuz.

IRS denetimlerini sevmiyor musun?! Haksız ödeme nedeniyle çalışan davalarına ne dersiniz?! Çalışan çalışma saatlerinin kesin kayıtlarını tutmanızı talep eden düzenlemelerin bürokratik bir engel olduğunu düşünebilirsiniz, ancak bunlar aslında sizi korumak için vardır. Bordro işlemlerini düzenleyen eyalet yasaları gibi.

Tabii ki, geleneksel çözümleri veya sadece eski kalem ve kağıdınızı kullanarak düzenlemelere uymaya devam edebilirsiniz. Ancak bir uygulama ile çok daha kolay.

Bordro Hataları Nasıl Düzeltilir: Dijitale Geçiş

Dijital katılım ve bordro yönetimine geçiş, düşündüğünüz veya son kontrol ettiğiniz zamanki kadar pahalı veya karmaşık değil.

Connecteam gibi bulut tabanlı mobil uygulama çözümleri, işletme sahiplerinin ve yöneticilerinin bordronun neredeyse her yönünü yönetmesine olanak tanır.

Connecteam, çalışanlarınızın zamanını kolayca takip etmekten, onları kontrol etmek zorunda kalmadan işe başladıklarından emin olmaya veya maaş bordrosu için net çalışan zaman çizelgeleri göndermeye kadar tüm temelleri ve daha fazlasını kapsar.

Bunu, Connecteam'in maaş bordrosu hatalarına nasıl yardımcı olduğunu daha ayrıntılı olarak açıklayalım:

1. Farklı iş türlerine farklı ödeme yapılmalıdır: Connecteam, farklı çalışanların farklı işler için gözle görülür şekilde kalifiye olmasını sağlar. Sonuç olarak, her işte çalıştıkları süre, zaman çizelgelerinde hesaplanır.
2. Çalışanların maaş bordrolarında yaptıkları harcamaların geri ödenmesi gerekir: Connecteam ile çalışanlar masraflarını, arabanın kat ettiği mesafeyi veya diğer ilgili bilgileri zaman çizelgelerine ekleyebilir, böylece geri ödeme yapmak kolaylaşır.
3. Çalışanların hataları saptamak için geçmiş zaman çizelgelerine erişimi yoktur: Connecteam garantileri bunu doğrudan mobil uygulamalarından yapabilir. Düzenleme isteklerini yöneticilerine gerçek zamanlı olarak gönderebilirler ve tüm değişiklikler onaylandıktan sonra otomatik olarak güncellenir.
4. Çalışanların fazla mesaisini tespit etmek zordur, yani fazla mesai kazara ödenir : Connecteam'i çalışanlarınızın fazla mesailerini renklerle kodlamak için kullanabilirsiniz, bu da onların zaman çizelgelerinde bir daha asla kaçırmayacağınız anlamına gelir.
5. Yöneticilerin bordroya göndermeleri gerektiğinde zaman çizelgelerini toplamaları gerekir: Connecteam'in otomatik raporları, bordrodan sorumlu kişiye zaman çizelgelerinin otomatik olarak ne zaman gönderileceğini ayarlamayı kolaylaştırır.
6. Maaş bordrosunu işlemek için birden fazla yazılım kullanma ihtiyacı: Teknik olarak, QuickBooks Online ve Gusto'yu kullandığınız sürece, Connecteam ile bordronun tüm yönlerini halledebilirsiniz. Durum buysa, iki yazılımı sorunsuz bir şekilde entegre edebilirsiniz, yani zaman çizelgelerinizi bir düğmeyi tıklatarak doğrudan QBO'ya gönderebilirsiniz.
7. Yöneticiler, çalışanların çalışma saatlerini/konumunu takip etmekte zorlanıyor: Connecteam'in GPS izleme yoluyla yerleşik Breadcrumbs teknolojisi ile çalışanlar programa göre giriş ve çıkış yapabilir ve bu saatler arasında rastgele konum puanları toplanarak yöneticilere temel bir fikir sağlar her çalışanın nerede (ve ne zaman) çalıştığı.

Bordro Hatalarını Düzeltmenin Sonuçları

İnsanlar değişmiyor, bu yüzden teknoloji değişmek zorunda. İnsanlar katılım raporlamasında her zaman hata yapmanın bir yolunu bulacaktır.

Ancak mobil zaman saatine geçerek hata sıklığını büyük ölçüde azaltabilir, paradan tasarruf edebilir ve işinizde verimliliği artırabilirsiniz.

Dijital bir geçiş yapmak zor bir iş gibi görünse de, zaman izleme çözümlerinin bordro hatalarını ortadan kaldırmak için sunduğu faydaları düşündüğünüzde, bunun çabaya değer olduğu açıktır.

İşletmeniz için 1 Numaralı Bordro Yazılım Çözümü

Hızlı eylemler ve neyin önemli olduğunu gösteren görsel işaretlerle zamandan tasarruf etmeniz için tasarlandı: otomatik hesaplanan molalar, fazla mesai, çift mesai, günlük limit, otomatik mesai çıkışı ve daha fazlası!

Daha fazlasını keşfet