E-Ticaret İşletmeniz İçin Sürekli Bir Envanter Sistemi Nasıl Kullanılır?

Envanter işinizin can damarıdır. Müşteri talebini karşılamak için stokta yeterli envantere ihtiyacınız var, ancak depolama maliyetlerine fazla ödeme yapmıyorsunuz. İşte burada bir envanter sistemi devreye giriyor.

Sürekli envanter sistemi, envanteri gerçek zamanlı olarak takip etmenin güvenilir bir yoludur. Sürekli envanter sisteminin ne olduğunu ve nasıl çalıştığını öğrenmek için okumaya devam edin.

Sürekli envanter sistemi nedir?

Sürekli envanter sistemi, her stok alım ve satımının otomatik ve anında kaydedildiği, stok seviyelerini izlemek ve kaydetmek için kullanılan bir sistemdir. Bu sistemde, her işlem gerçekleştiğinde yazılım, stok seviyelerindeki değişimi gerçek zamanlı olarak kaydeder.

Sürekli envanter nedir?

Sürekli envanter, bir işletmenin envanter seviyelerini gerçek zamanlı olarak sürekli olarak izlediği bir muhasebe yöntemidir. Bu yöntem, bir işletmeye her zaman daha kesin envanter sayımları sağlar.

Sürekli envanter, genellikle sürekli envanter muhasebesi yöntemini yürüten yazılım veya programı ifade eden bir sürekli envanter sisteminden ayırt edilir.

Sürekli envanter sisteminin avantajları nelerdir?

Sürekli bir envanter sisteminin, her büyüklükteki e-ticaret işletmesi için birçok avantajı vardır. Yalnızca envanter verilerini gerçek zamanlı olarak takip etmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda işçilik maliyetlerini ve insan hatasını ortadan kaldırmaya da yardımcı olur. E-ticaret işletmelerinin neden sürekli bir envanter sistemi kullanmayı tercih ettiğine bakalım.

Verileri gerçek zamanlı olarak kaydeder

Sürekli bir sistem, envanter güncellemelerini ve hareketlerini olduğu gibi kaydeder. Bu, envanter sayımlarınızın her zaman doğru olduğuna güvenebileceğiniz anlamına gelir.

Ayrıntılı bir kağıt izi sağlar

Sürekli bir envanter sistemi, e-ticaret tedarik zinciriniz boyunca envanter hareketlerini ve etkileşimleri izler. Bu veriler, prosedürlerinizdeki darboğazlar hakkında size daha fazla bilgi verecek, böylece tedarik zincirinizi optimize etmenin yollarını bulacaksınız.

Envanter yönetimi maliyetlerini azaltır

Gerçek zamanlı güncellemeler ile stok tutma maliyetleri ve stok yenilemeleri kontrol edilir ve en aza indirilir. Sürekli envanter sistemleri manuel olacak birçok işlemi otomatikleştirdiği için işçilik maliyetlerinden tasarruf sağlayabilir.

Yıl sonu stok bakiyesini hesaplar

Sürekli bir envanter sistemi, envanteri sürekli olarak hesaba kattığı için, yıl sonu envanter bakiyeniz, yıl sona erdiğinde anında hesaplanır. Bu, muhasebe amaçlarıyla raporlamak için doğru envanter numaralarına sahip olduğunuzdan emin olmanıza yardımcı olur.

Tahminler daha doğru talep ediyor

Gerçek zamanlı bir envanter sistemi, tahmin talebini basitleştirir. Geçmiş envanter ve satış verileri, gelecekteki satış döngülerini tahmin etmek ve tatiller gibi sezonun farklı zamanlarında optimum miktarda envantere sahip olmanızı sağlamak için kullanılabilir.

“ShipBob'un analiz aracı da gerçekten harika. Stok yeniden siparişlerini planlamak, SKU'ların ne zaman tükeneceğini görmek konusunda bize çok yardımcı oluyor ve hatta bir SKU'da belirli bir miktardan daha az kaldığında uyarı almamız için e-posta bildirimleri ayarlayabiliriz. Teknolojilerinde çok fazla değer var. ”

Oded Harth, CEO ve MDacne'nin Kurucu Ortağı

Sürekli envanter sistemi nasıl çalışır?

Sürekli bir envanter sistemi, mallar alınıp satılırken envanter sayımlarını sürekli güncelleyerek çalışır. Bu envanter muhasebesi yöntemi, envanteri hesaplamak için periyodik bir envanter sisteminden daha doğru ve verimli bir yol sağlar. Bu tür bir envanter sisteminin nasıl çalıştığına ilişkin adım adım bir genel bakış burada.

1. Adım: Satış noktası sistemi envanter seviyelerini günceller

Bir ürün satıldığında, POS (satış noktası) sistemine bağlı envanter yönetim sistemi, borcu tüm satış kanallarında derhal ana envantere uygular. Barkodlar veya RFID (radyo frekansı tanımlama) tarayıcıları bu işlemi hızlı ve kolay hale getirir.

Örneğin, kokulu mumlar satan bir işletmeniz olduğunu varsayalım. Bir müşteri, mum başına 10,00 ABD Doları veya toplam 30,00 ABD Doları karşılığında 3 vanilya kokulu mum (başka bir deyişle, tek bir SKU'dan 3 birim) satın alır.

Bir depo toplayıcısı her birimi aldığında, toplayıcı her bir mumun barkodunu tarar. Her bir barkod taranır taranmaz, sürekli envanter sisteminizin yazılımı, o SKU için toplam envanter sayısını 3 azaltır.

Sürekli envanter sistemiyle, müşterilere yapılan satışlar ayrıca gelir tablosunda iki, bilançonuzda iki muhasebe günlüğü girişini tetikler.

Gelir beyanınızda, müşterinin kalemler için ödediği para miktarı - bu durumda 30,00 ABD doları - gelire alacak olarak kaydedilir. Bilançonuzda, bu aynı tutar alacak hesapları veya nakit olarak borç olarak kaydedilir.

2. Adım: Satılan malların maliyeti otomatik olarak güncellenir

Bir ürün satıldığında veya alındığında, satılan malların maliyeti (COGS) yeniden hesaplanır.

Yukarıdaki örneğe devam ederek, her vanilya kokulu mum için COGS'nin (hammadde, depo işçiliği ve genel giderler gibi giderleri etkileyen) birim başına 5,00 $ olduğunu varsayacağız. Bir mum her tarandığında, işletmenizin genel SMM'sine 5,00 ABD doları eklenir; bu, 3 mum taradıktan sonra COGS'nin 15,00 ABD doları arttığı anlamına gelir.

Bu 15.00$, iki muhasebe günlüğü girişine daha kaydedilmelidir. Gelir tablonuzda, 15,00 $, COGS'ye borç olarak kaydedilir. Bilançonuzda, aynı miktar envanterinize alacak kaydedilir.

3. Adım: Yeniden sıralama noktaları sık sık ayarlanır

Geçmiş verilere dayalı olarak, sürekli bir envanter sistemi , her zaman optimal bir envanter seviyesini korumak için satışlar arttıkça veya azaldıkça yeniden sipariş noktalarını otomatik olarak güncelleyecektir.

Önceki örneği izleyerek, mağazanızın tatil temalı özel bir mum sunduğunu ve son 4 yıldır bu mumun satışlarının 4. çeyrekte her zaman arttığını varsayalım.

Sürekli bir envanter sistemi, son 4 yılın satış verilerinden öğrenecek ve yeniden sipariş eşiğinizi otomatik olarak 25 birimden 50 birime yükseltecektir. Bu şekilde, stokları normalden daha erken yeniden sipariş edebilir ve stokların tükenmesini önleyebilirsiniz.

Adım 4: Satınalma siparişleri otomatik olarak oluşturulur

Bir ürün veya SKU yeniden sipariş noktasına ulaştığında, sistem yeni bir satınalma siparişi oluşturur ve bunu insan müdahalesi olmadan tedarikçinize gönderir.

Örneğin, tatil temalı mumunuzun satışları, tahmin ettiğiniz gibi 4. çeyrekte hızla artıyor. Bu mumdan sadece 50 adet stokta kalır kalmaz, sürekli envanter sisteminiz otomatik olarak 500 mum daha için yeni bir satınalma siparişi oluşturacak (adet başına 3,00$'dan satın alınacak) ve bunu tedarikçinize gönderecektir.

Bu satın alma işlemi, bu sefer yalnızca bilançonuzda başka bir yevmiye kaydını tetikler. Bu örnekte, toplam 1.500$ (her biri 500 birim x 3.00$), envantere borç ve borç hesaplarına veya nakit olarak alacak olarak kaydedilmelidir.

Adım 5: Alınan ürünler envantere taranır

Deponuza envanter gönderildiğinde, bir depo çalışanı, bir depo yönetim yazılımı (WMS) kullanarak ürünü tarar, böylece envanter yönetimi kontrol panelinizde görünür ve bunları tüm veya belirli satış kanallarında satın alınabilir hale getirir.

Örneğimizde, satın alma siparişinin gerçekleştiğini ve bir veya iki hafta sonra tedarikçinizin 500 mumluk sevkiyatının deponuza ulaştığını varsayalım.

Depo çalışanlarınız teslim alma sürecinden geçerken, her birim kalite açısından kontrol edilir ve depo deposuna taşınmadan önce bir barkod tarayıcı ile taranır. Bir birim taranır taranmaz, sürekli envanter sistemi o SKU için envanter sayısını otomatik olarak 1 artırır. 500 birimin tümü tarandığında, envanter sayısının 500 artması gerekir.

Sürekli envanter sistemi ile periyodik envanter sistemi arasındaki fark nedir?

Periyodik ve sürekli envanter sistemleri, e-ticaret işletmelerinin stoklu malları izlemek ve izlemek için kullandığı iki farklı envanter izleme yöntemidir. Sürekli envanter sistemi, periyodik bir sistemden daha gelişmiş ve daha sık kullanılmaktadır.

Sürekli bir envanter kontrol sistemi, envanteri gerçek zamanlı olarak izler ve envanter verilerini merkezileştirir. Envanter verileri, satış eğilimlerini tahmin etmek, yeniden sipariş noktalarını hesaplamak ve şu anda stokta olmayan kalemleri kaynaklamak için sistemin tüm bölümlerinde kullanılabilir.

FIFI, LIFO ve ağırlıklı ortalamalar gibi envanter değerleme yöntemlerini kullanarak COGS'yi hesaplamak için belirli aralıklarla eldeki fiziksel bir mal sayımı ile periyodik bir envanter sistemi güncel tutulur . Periyodik bir envanter sistemi ile bir işletme, bir hesap döneminin veya mali yılın sonunda mevcut envanter sayımlarını hesaplar ve ancak bundan sonra rapor verir.

Sürekli envanter ve Kitap envanteri

Kitap envanteri, muhasebe kayıtlarına göre bir işletmenin elinde bulunan stok miktarını ifade eder. Envanter zarar görebileceği, kaybolabileceği, çalınabileceği veya defterlerde başka bir şekilde fazla veya eksik sayılabileceğinden, gerçek envanterle (bir işletmenin elindeki gerçek stok miktarı) aynı olması gerekmez.

Sürekli envanter sistemleri, ayrıntılı, gerçek zamanlı kayıtlarla işlemleri, hasarı, kayıp envanteri ve diğer tutarsızlıkları daha hızlı kaçırma olasılığınız düşük olduğundan, defter envanterinizi daha doğru tutmanıza yardımcı olur.

Sürekli envanter yöntemlerinde kullanılan formüller

Envanter kalemlerini sipariş ederken daha kesin olmak için formüller kullanılabilir. İşletme sahiplerinin fiziksel envanter sayımlarını takip etmek için kullanabileceği birkaç formül vardır. İşte favorilerimizin bir listesi.

EOQ

EOQ veya ekonomik sipariş miktarı, işletmelerin maliyetler, depolama alanı ve stoklar gibi belirli şeyleri en aza indirgemesi için en uygun sipariş miktarını bulmak üzere tasarlanmıştır.

Formül: EOQ = karekökü: [2SD] / H

S = Kurulum maliyetleri (sipariş başına, genellikle nakliye ve taşıma dahil)

D = Talep oranı (yılda satılan miktar)

H = Elde tutma maliyetleri (yıllık, birim başına)

Bitmiş mallar

Bitmiş mal envanteri, müşterilerin satın almaları için karşılanabilecek stokları ifade eder. Mamul stok formülü ile satıcılar stok maliyetini hesaplayabilir.

Formül: (COGM – COGS) + Önceki Yılın Mamullerinin Değeri

FIFO

FIFO (ilk giren ilk çıkar), daha sonra satın alınan mallardan önce satın alınan malları satan bir stok değerleme yöntemidir. Teorik olarak bu, en eski envanterin müşterilere daha yeni envanterden önce gönderildiği anlamına gelir.

LIFO

LIFO (son giren ilk çıkar), satılan malların maliyetini (COGS) hesaplamak için satın alınan en son ürünlerin maliyetini kullanan bir envanter değerleme yöntemidir, daha eski envanter değeri ise bir bilançoda envanterin sona ermesi olarak kabul edilir.

Ağırlıklı ortalama maliyet

Ağırlıklı ortalama maliyet, COGS ve envantere giren para miktarını belirlemek için ağırlıklı ortalama kullanan bir muhasebe sistemidir.

Formül: Satılmaya hazır malların maliyeti / Envanterdeki toplam birim sayısı

Envanter yönetimi süreçlerinizi nasıl optimize edebilirsiniz?

Manüel ve zaman alıcı bir sistem yerine sürekli bir envanter sistemi seçmek, envanteri yönetmenin ilk adımıdır. Ancak envanter takip sistemlerinizi ve süreçlerinizi optimize etmek için doğru teknolojiye ve ortaklara da ihtiyacınız var.

Doğru envanter yönetimi süreci uygulanmadan sipariş karşılama düzgün bir şekilde yapılamaz. Üçüncü taraf lojistik (3PL'ler), tüccarların depolama, envanter yönetimi, toplama ve paketleme ve nakliye dahil olmak üzere sipariş karşılamayı dışarıdan temin etmesine olanak tanır. ShipBob ile, envanter yönetimi görevlerine daha az zaman harcarken, yerine getirme sürecine ilişkin tam görünürlüğe sahip olabilirsiniz.

Skubana , ShipBob ile ortaktır ve otomatik stoklama, envanter raporlama ve güçlü analitik gibi gelişmiş sürekli çok kanallı envanter yönetimi özellikleri sunar.

"Geçiş yaptığımız sipariş karşılama ağı, bu rakamı otomatik olarak hesaplayarak ve doğrudan ürün sayfasıyla senkronize ederek buna bir çözüm buldu.

Ancak envanter rakamlarına güvenilemeyeceğini öğrendik. Örneğin, mağaza görünümümüz stoktaki bir ürünün negatif birimlerini gösterir, ancak sipariş karşılama envanteri sayıları binlerce kullanılabilir birimi gösterir.

ShipBob ile, herhangi bir SKU kombinasyonunu benzersiz bir paket olarak işaretleyebildik ve doğrudan gösterge tablosundan bileşen SKU'larını seçebildik.

Bu paket ShipBob tarafından her karşılandığında, fiziksel olarak seçilen bileşenleri ayrı ayrı görebiliyorduk ve siparişin beklendiği gibi gittiğini biliyorduk. ShipBob ayrıca, tam kontrol ve görünürlük ile anında paketlerde değişiklik yapmamıza izin verdi.”

Ocean & Co.'nun Kurucusu ve CEO'su Gerard Ecker

Çözüm

Sürekli envanter sistemi, hızla büyüyen e-ticaret işletmeleri için en iyi seçimdir. Periyodik bir envanter sistemi, yüksek bir tutarsızlık olasılığına ve daha zayıf stok kontrolüne sahiptir. Sürekli envanter sistemiyle envanter yönetimini merkezileştirebilir, stok seviyelerini optimize edebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.

ShipBob'un yerine getirme teknolojisi, talep tahmini , sipariş yönetimi ve veri ve analitik dahil olmak üzere yerleşik envanter yönetimi araçlarıyla birlikte gelir . ShipBob'un e-ticaret işinizi nasıl destekleyebileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için bilgi istemek için aşağıdaki düğmeyi tıklayın.

Kendi deponuz var mı?

ShipBob, kendi deposuna sahip olan ve envanteri gerçek zamanlı olarak yönetme konusunda yardıma ihtiyaç duyan, toplama, paketleme ve nakliye hatalarını azaltan ve kolaylıkla ölçeklendirmeye ihtiyaç duyan markalar için sınıfının en iyisi bir depo yönetim sistemine (WMS) sahiptir.

Merchant Plus ile markalar, sınır ötesi nakliyeyi iyileştirmek, maliyetleri azaltmak ve teslimatları hızlandırmak için ShipBob'un ABD, Kanada, Avrupa ve Avustralya'daki herhangi bir lojistik merkezindeki ShipBob'un sipariş karşılama hizmetlerinden bile yararlanabilir.

Sürekli Envanter Sistemi SSS'leri

Envanter takibi, e-ticaret işinizin önemli bir parçasıdır. Stokların satışa hazır olması çok önemlidir ve COGS'yi minimumda tutmanızı sağlar. Sürekli envanter sistemi, hızla büyüyen e-ticaret işletmeleri tarafından kullanılan en yaygın yöntemdir.

1. Sürekli envanter sistemi nedir?

Sürekli envanter sistemi, stok seviyelerindeki değişiklikleri gerçek zamanlı olarak izleyen bir envanter yöntemidir. Eldeki envantere ve satılan mallara ayrıntılı bir genel bakış sağlar.

2. Sürekli envanter sistemi nasıl çalışır?

Envanter yönetimi yazılımının kullanılmasıyla, sürekli bir envanter sistemi, envanter seviyelerini ve siparişleri gerçek zamanlı olarak izler ve verileri tek bir yerde merkezileştirir.

3. Şirketler neden sürekli envanter sistemleri kullanıyor?

Sürekli bir envanter sistemi, bir e-ticaret işletmesine, periyodik bir envanter sistemi için gerekli olan manuel işlem olmaksızın herhangi bir zamanda stok seviyelerinin doğru bir görünümünü verir. Sürekli bir envanter sisteminin sağladığı otomasyon , zamandan ve sermayeden tasarruf sağlar.

4. Sürekli envanter sisteminin avantajı nedir?

Sürekli envanter sistemi, daha az gelişmiş periyodik envanter sisteminden daha doğrudur. Her zaman daha doğru bir envanter sayımına sahip olmak, stokların tükenmesini ve fazla stok sorunlarını önler .