İletişim ve Operasyon Yazılımlarında Güvenlik, Birlikte Çalışabilirlik ve Kullanılabilirlik Nasıl Dengelenir?

İş operasyonları ve dahili iletişim yazılımı, ekiplerin daha üretken ve ilgili olmalarına yardımcı olabilir. Çalışanların kritik bilgilere erişmesini sağlar ve yöneticilere liderlik için pratik araçlar sağlar.

Bununla birlikte, bu tür platformlar, çalışanlar arasındaki konuşmalar, politikalar ve en iyi uygulamalar ve insan kaynakları varlıkları dahil olmak üzere bir şirketin görev açısından kritik ve gizli verilerinin çoğunu barındırır. Sonuç olarak, güvenlik, veri gizliliği ve mevzuat uyumluluğu ile ilgili sorular büyük önem taşımaktadır.

BT yöneticilerinin ayrıca mevcut yazılımlarla iyi bir birlikte çalışabilirlik ve iyi bir genel kullanıcı deneyimi sağlaması gerekir. Aksi takdirde operasyonlar zarar görür ve çalışanlar kısa mesaj gibi yetkisiz ve daha az güvenli çözümlere yönelebilir.

Bu makalede, BT yöneticilerinin iç iletişim ve iş operasyonları için yazılım seçerken veya uygularken akıllarında bulundurmaları gereken bu ve diğer endişeleri inceliyoruz.

Güvenlik, Veri Gizliliği ve Kullanım Kolaylığı

Çalışanların bilgi ve kaynakları kolaylıkla paylaşabilmeleri gerekir. Görev yönetimi, işçi güvenliği ve güvenliği ve şirket kültürü buna bağlıdır.

BT yöneticileri ise bu verilerin güvenli bir şekilde değiş tokuş edilmesini sağlamalıdır. Bir şirketin operasyonları ve kamu imajı için potansiyel olarak yıkıcı olan veri sızıntıları düzenli olarak meydana gelir.

Neyse ki, en iyi operasyon ve iletişim yazılımı, iyi bir güvenlik göz önünde bulundurularak oluşturulmuştur. Örneğin, Connecteam, yöneticilerin ve BT uzmanlarının, çalışanların grup sohbetlerine, bilgi tabanlarına ve diğer varlıklara erişimini istedikleri zaman izlemelerine ve kaldırmalarına olanak tanır. İster bulutta ister bir çalışanın cihazında olsun, veriler de şifrelenir.

Aslında araştırmalar, veri güvenliğine yönelik en büyük riskin, zayıf güvenlik uygulamaları şirket varlıklarını riske atan çalışanlardan kaynaklandığını göstermiştir.

BT yöneticileri bu nedenle şunlara odaklanmalıdır:

• Çalışanların uygun eğitim almalarını ve kimlik avı saldırılarını ve diğer yaygın siber güvenlik hilelerini tespit edebilmelerini sağlamak.
• Güçlü parola politikaları uygulamak.
• Hassas verilere erişimi kısıtlama.
• Önemli verileri düzenli olarak yedeklemek veya yazılım sağlayıcınızın bunu yapmasını sağlamak.

Bu, yöneticilerin ve çalışanların ek, genellikle hantal güvenlik çemberlerinden atlamak zorunda kalmadan bilgi paylaşmasına ve etkili bir şekilde iletişim kurmasına olanak tanır.

Uyumluluk, Entegrasyonlar ve Birlikte Çalışabilirlik

Ortalama bir şirket en az birkaç farklı yazılım kullanır. Birçoğu düzinelerce kullanır. Bunun gibi karmaşık ekosistemlerin sürdürülmesi zordur ve sık sık uyumluluk ve birlikte çalışabilirlik sorunlarına yol açar.

Operasyonları, iletişimi, insan kaynaklarını ve daha fazlasını tek bir çözümde toplayan hepsi bir arada platformlar, bu soruna zarif bir çözüm sunar ve şirket genelinde uyumluluğu ve birlikte çalışabilirliği geliştirir.

Mevcut iş akışları ve günlük uygulamalarla uyumluluk da önemlidir. Halihazırda yerleşik bir şey yapma yöntemine sahip olan çalışanlara bir çözümü "zorlamak", hüsrana ve gölge BT'ye yol açar (yetkisiz uygulamaların resmi bir platformun algılanan veya fiili eksikliklerine geçici bir çözüm olarak kullanılması).

Özelleştirilebilirlik ve esneklik bu konuda günü kurtarır. İş ihtiyaçlarını karşılamak üzere özelleştirilebilen yazılımlar, yazılımın çalışanlara hizmet etmesini sağlar, tersi değil.

Mevzuata Uygunluğun Sağlanması

Gizlilik ve yasal uyumluluk sorunları, güvenlik ve uyumluluk için eşit derecede önemlidir.

BT yöneticileri, ilgili çalışan veri koruma yasalarına uyumu kolaylaştıran platformlara öncelik vermek isteyecektir. Bunlar şunları içerir:

• Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası (CCPA);
• Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA);
• Engelli Amerikalılar Yasası (ADA);
• Avrupa Birliği'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR).

Ayrıca yasalar, işverenlerin belirli kayıtları güvenli bir şekilde tutmasını gerektirir. Örneğin, ABD Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC), işverenlerin istihdam ve personel kayıtlarını, istem dışı fesihten sonra bir yıl süreyle saklamasını zorunlu kılar. Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), bordro kayıtlarının ve çalışan kayıtlarının üç yıl süreyle saklanmasını gerektirir.

Bu nedenle, yalnızca işe alınmayan veya sezon dışı çalışanlardan gelen verileri silmekle kalmayıp arşivleme yeteneğine de ihtiyacınız olacak. Örneğin Connecteam, insan kaynakları belgelerini korurken şirket varlıklarına erişimi iptal etmenize olanak tanır. Bunlara, silinmeleri veya güncellenmeleri gereken belirli bir son tarih atanabilir.

Maliyet ve Bütçe Kısıtlamalarını Karşılama

Operasyon ve iletişim yazılımı, kullanıcı başına bir fiyatlandırma modelini takip etme eğilimindedir. Ekipler büyüdükçe maliyetler yükselir. Bu, her büyüklükteki işletme için aşırı derecede pahalı olabilir. Ancak, çalışan başına maliyetin daha yüksek olma eğiliminde olduğu küçük işletmeler ve yeni kurulan şirketler için özellikle zor olabilir.

Her çalışan için sabit bir aylık ücret veya çok küçük bir ek ücret talep eden modeller, şirketlere nefes alma ve büyüme alanı sağlar. Örneğin, Connecteam'in ücretli katmanı, 30 kullanıcıya kadar ayda 29 ABD dolarından başlar ve ek kullanıcıların maliyeti yalnızca 0,50 ABD dolarıdır. Ayrıca 10 kullanıcıya kadar ücretsiz bir Küçük İşletme Planı da mevcuttur.

Son olarak, kişisel cihazlarda güvenli bir şekilde kullanılabilecek uygulamalar, şirketleri çalışanlara donanım sağlama zahmetinden kurtarır. Bunun çalışması için platformun kurulumunun kolay olması, kullanımının basit olması ve tüm mobil cihazlarda çalışması gerekir.

Doğru Çözüm Nasıl Bulunur?

Nihai yazılım seçimi BT yöneticisine ait olabilir veya olmayabilir. Her iki durumda da, bir BT yöneticisi olarak, karar verme sürecini yönlendirmenize yardımcı olacak olmazsa olmazlar listesiyle hazırlıklı gelmelisiniz.

Bu liste, bu makalede ele alınan faktörleri içermelidir: birlikte çalışabilirlik ve uyumluluk, maliyet, kullanım kolaylığı ve güvenlik ve veri koruma. İşletmeniz için hangisinin en iyi olduğuna dair net bir resim için bu faktörleri kullanarak satıcıları karşılaştırın.

Mümkünse, BT yöneticileri uygulamalı veya sanal gösterimlere de dahil olmalı ve yazılımı uygulamadan önce denemek için zamanları olduğundan emin olmalıdır. Captera ve TrustPilot gibi web sitelerinden alınan incelemeler, herhangi bir ortak BT çıkmazını ortaya çıkarmaya yardımcı olabilir.

Doğru çözüm, operasyonlar ve iletişim için etkili ve basit araçlar sağlarken BT yöneticilerinin temel endişelerinin karşılanmasını sağlar. Birçok BT yöneticisi, Connecteam'in iç iletişim için en iyi çözüm olduğunu düşünüyor ve operasyonlar. Uygun maliyetli, ölçeklenebilir, hepsi bir arada bir çözümdür.