WhatsApp'ın Sınırlamalarını Ortaya Çıkarma: Dahili İletişim için Daha İyi Alternatifler Arama
Yayınlanan: 2023-07-30WhatsApp, herhangi bir kasıtlı karardan çok yaygın popülaritesi ve kullanımı sayesinde kuruluşlar için günlük bir iletişim aracı haline geldi.
Bununla birlikte, WhatsApp, etkili bir dahili iletişim aracı arayan kuruluşların ihtiyaçlarını karşılamakta başarısız oluyor - kullanımıyla ilişkili risklerden bahsetmiyorum bile - ve çoğu zaman sınırlamalarına rağmen hala bunu denemek ve yapmak için manipüle ediliyor.
WhatsApp hangi açılardan etkili iletişim sağlamakta yetersiz kalıyor?
İletişim ölçülebilir değil
"Ekibe haber verdin mi? Onlara WhatsApp üzerinden bir mesaj gönderdim, kimin gördüğünden emin değilim… Cevap vermelerini isteyeceğim.”
Etkili iletişim, kuruluşların WhatsApp kullanırken zorlu bir görev olan mesaj iletimini ve etkisini kolayca ölçmesine olanak tanır. Bazı kuruluşlar, gönderilen her bir WhatsApp mesajını manuel olarak analiz ederek ve her birinin arkasındaki listeyi gözden geçirerek bunu yapmaya çalışır. Aşırı durumlarda, kuruluşlar, ekiplerinin kendilerine iletilen ilgili bilgileri incelediğini doğrulamak için bu tür listeleri Excel'de belgelemektedir.
Mesaj önceliği yok
"Özür dilerim, bu güncellemeyi hiç görmedim. Şimdi görüyorum ki ileti dizisinde daha önce gönderilmiş ve ben fark etmemişim."
WhatsApp'ta tüm mesajlar eşit olarak ele alınır. İletileri "öncelikli" olarak işaretlemenin bir yolu yoktur, bu da devam eden ileti akışında kolayca kaybolmalarına veya gözden kaçmalarına neden olur. Bu, acil veya önemli güncellemelerin göz ardı edilemeyeceği kurumsal bağlamlarda kritik bir eksikliktir.
Yeni ekip üyeleri için konuşma geçmişi yok
“Paylaşılan bilgileri nasıl bulabilirim? Ekibe yeni katıldım ve WhatsApp grubumda yok."
Kuruluşlar, ekip üyelerinde değişiklik yaşadıklarında, WhatsApp gruplarına kişi eklemeleri veya gruplarından kişi çıkarmaları gerekir. Yeni ekip üyeleri, katılmadan önceki konuşmalara erişemedikleri için, daha önce paylaşılan önemli bilgilere erişemezler. Üstelik, özellikle ekip üyeleri farklı zamanlarda katıldığında, hangi bilgilerin kimler tarafından görüldüğünü takip etmek zordur.
Biçim ve yapıdan yoksun
“ Bilgileri gönderdiğini gördüm. Olayın fotoğrafı var mı? İletişim bilgilerini istemeyi hatırladın mı?”
Bazen WhatsApp bu iş için doğru araç olmayabilir. Örneğin, bir olayı bildirirken veya belirli bir olayı özetlerken, genellikle iyi yapılandırılması ve biçimlendirilmesi gereken bilgileri iletmek için kullanılır. Ancak, WhatsApp ücretsiz bir metin aracıdır ve bunu desteklemez, bu da raporlamayı daha sıkıcı, daha az yapılandırılmış ve daha az kontrollü hale getirir.
Görev delegasyonu için tasarlanmamıştır
" Sana öyle yapmanı söylemiştim..."
WhatsApp, görevleri hızlı bir şekilde devretmenize izin verirken, önemli bir dezavantaj, uygun görev yönetimi ve dokümantasyon eksikliğidir. WhatsApp üzerinden görevler verildiğinde, neyin kimden istendiğini takip etmek zordur. Ek olarak, yöneticiler görev ilerlemesini ve tamamlanmasını izlemekte ve bunların kayıtlarını tutmakta zorluk çekerler, bu da kafa karışıklığına ve düzensizliğe neden olur.
Ölçeklendirme için uygun olmayan bir manuel araç
"Hala Jamie'nin Josh'u bölge amirleri grubundan çıkarmasını bekliyorum. Onu diğer tüm WhatsApp gruplarından kaldırdın mı?”
WhatsApp kurumsal bir iletişim aracı olarak tasarlanmadığı için temel organizasyonel özelliklerden yoksundur. Bu nedenle onu bu şekilde kullanmak çok fazla manuel bakım gerektirir. Kullanıcıların gruplardan manuel olarak çıkarılması gerektiğinde, temel grup üyesi yönetimi bile zorlayıcı hale gelir. Bazı kuruluşlar bunu yapmak için Excel elektronik tablolarını kullanır, bu da insanları önemli grupların dışında bırakmak veya sonlandırıldıktan sonra onları içeride tutmak gibi hatalara neden olur.
Genel olarak, ölçeklenebilirlik ve düzenleme özelliklerinin olmaması, WhatsApp'ı büyük kuruluşlarda verimli ve hatasız iletişim için pratik olmayan bir seçim haline getiriyor.
Geniş ölçekte tüm ekibe doğrudan ulaşma yeteneğinden yoksundur
"S: Ekibe haber vermemiz ne kadar sürer? C: Bölge müdürlerimizin bunu ne kadar çabuk ileteceğine bağlı…”
Farklı organizasyon düzeylerinde tüm çalışanlara bilgi aktarma söz konusu olduğunda WhatsApp yetersiz kalıyor. Küçük ekipler için daha az sorun olsa da, daha büyük kuruluşlardaki ön cephe ekiplerine ulaşmak için bilgilerin çeşitli sohbet gruplarından geçmesi gerekir. Ve herkesin önemli bilgileri almasını ve kabul etmesini sağlamanın güvenilir bir yolu olmadan, WhatsApp kuruluş genelinde tutarlı iletişime izin vermez.
“ WhatsApp kurumsal bir iletişim aracı olarak hizmet vermek için tasarlanmamıştır ve çoğunlukla kuruluşlar tarafından alışkanlıktan kullanılmaktadır. Sınırlamaları ve yetenek eksikliği nedeniyle kuruluşlar için etkili iletişimi güçlendirmede yetersiz kalıyor. İletişimin başarılarının anahtarı olduğuna inanan kuruluşlar için daha iyi alternatifler aramanızı şiddetle tavsiye ediyoruz."
Connecteam'in CEO'su ve Kurucu Ortağı Amir Nehemia
Örgütsel İletişim İçin Daha İyi Alternatifler Arayışı
Daha iyi alternatifler ararken iletişimi neyin etkili ve çekici kıldığını anlamak çok önemlidir. Sürekli hareket halinde ekipleri olan şirketler, yalnızca ofis tabanlı ekibe değil, tüm ekibe hitap eden mobil öncelikli bir çözüme ihtiyaç duyar. Kuruluşların bugünlerde sıklıkla WhatsApp'a yönelmesinin nedeni budur: Ulaşılamadığını hisseden tüm ön saflardaki çalışanları tarafından kolayca erişilebilir.
Peki bir kurumsal iletişim platformunu verimli kılan nedir?
Ekibinize doğrudan bir kanala sahip olmak
Etkili iletişim platformları, kuruluşların tüm ekipleriyle aracı olmadan doğrudan iletişim kurmasına olanak tanır. Bu nedenle uygun bir iletişim platformu, iletişimi bozmadan doğru mesajı doğru ekibe anında göndermenizi sağlayacaktır. Ekipleri hızlı bir şekilde bölümlere ayırma ve ilgili kitleyi seçme yeteneği, doğru bilgilerin doğru kişilere ulaşmasını sağlamak için çok önemlidir.
Farklı iletişim yönlerine hitap etme
Bu içerir yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve eşler arası. Sohbet işlevi günlük iletişim için çok önemli olsa da, bir çalışanın CEO'ya hitap etmesi veya farklı düzeylerde eşler arası iletişimi teşvik etmesi için doğru araç olmayabilir. Etkili bir iletişim platformu, kuruluşlara yalnızca sohbet mesajlaşmasının ötesinde farklı iletişim araçları sağlayacaktır.
Minimum manuel çalışma gerektiren
Başarılı olmak ve ekipteki herkesi kapsayıcı olmak için bir iletişim platformu, operatörlerinin minimum manuel çalışmasını gerektirmeli ve mümkün olduğunca çok süreci otomatikleştirmelidir. Ancak, bu sadece temeldir. Kalite platformları, iletişimci üzerindeki yükü azaltan ve ekibin deneyimini iyileştiren etkili iletişimi proaktif olarak desteklemelidir.
Hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış iletişimi desteklemek
Sohbet, günlük küçük şeyler hakkında sohbet etmenin harika bir yolu olsa da, genellikle daha yapılandırılmış bir yaklaşım gerekir. Etkili iletişim platformları, kuruluşların önceden tanımlanmış yapılandırılmış biçimleri kullanmasına, raporlamanın tamamlanmasını sağlamasına ve gidip gelmeyi azaltmasına olanak tanır.
Mesaj iletimini sağlama ve etkiyi ölçme
Etkili bir iletişim platformu kullanarak kuruluşlar, bilgileri kimin aldığını hızlı bir şekilde belirleyebilir ve gerektiğinde ekipten aktif onay talep edebilir. Öncelikli mesajların gürültü içinde kaybolmamasını sağlar ve her çalışanla döngüyü günler yerine dakikalar içinde tamamlamanıza olanak tanır.
İyi yönetilen ve kontrollü
İletişim, her kuruluşun günden güne büyük bir parçasıdır ve bu nedenle iyi yönetilmeli ve kontrol edilmelidir. WhatsApp'tan farklı olarak etkili iletişim platformları, kuruluşların iletişim süreçlerini denetlemesine ve kontrol etmesine olanak tanıyan araçlar, ayarlar ve izinler sunar.
Özet
WhatsApp ile ilgili risklere rağmen, bugün birçok kuruluş ekipleriyle iletişim kurmak için kullanıyor.
Hiçbir zaman kurumsal bir iletişim aracı olarak hizmet etmesi amaçlanmadığından, WhatsApp doğrudan, ölçülebilir, etkili ve iyi yönetilen bir iletişim sağlama konusunda yetersiz kalıyor.
Bu nedenle kuruluşlar iletişim hedeflerini yeniden gözden geçirmeli ve WhatsApp'a daha iyi alternatifler keşfetmelidir.
Bu ışık altında, sizi hareket halindeyken çok sayıda ekip üyesi olan kuruluşların iletişim ihtiyaçlarını karşılamak için sıfırdan tasarlanmış bir platform olan Connecteam'i keşfetmeye davet ediyoruz.