İş İletişimi Çözümleriyle Üretkenliği Nasıl Artırırsınız?

Son on yılda, iç iletişim dünyasında bir devrime tanık olduk. Göz açıp kapayıncaya kadar, cep telefonları neredeyse herkes için yaygın ve popüler hale geldi. Ve sadece kişisel hayatımızda değil.

İş operasyonları, günlük görevlerden iç iletişime, müşteri memnuniyetine ve daha fazlasına kadar önemli ölçüde değişti - hepsi bir düğmeyi tıklatarak ve hatta hareket halindeyken yapılabilir.

Bir zamanlar bağlantısız ve ulaşılamaz olan çalışanlar ve yöneticiler artık gerçek zamanlı olarak bağlantıda kalma yeteneğine sahipti. Bu, üretkenlik ve katılım üzerinde büyük bir etki yarattı. Bugün çalışanlarla yöneticilerin bir zamanlar sadece yüz yüze görüşebildiklerini, sonrasında ise tek başlarına olduklarını hayal etmek zor. Herhangi bir şey değişirse, bir olay meydana gelirse veya büyük bir satış gerçekleşirse, çalışanlar ve yöneticiler bu durumlardan herhangi birini iletmek için günün sonunu beklemek zorunda kaldılar.

Ama artık cep telefonları günlük hayatımızın ana aracı. Yöneticiler için çalışanlarına ulaşmanın ve onların günlük iş ihtiyaçlarını yönetmenin en kolay yolu. Bir düşünün: Günde kaç tane telefon görüşmesine cevap veriyorsunuz veya cevap veriyorsunuz? Araştırmalar, ya bir arama yaptığınızı ya da saatte yaklaşık üç kez cevap verdiğinizi söylüyor.

Ancak, günlük işler için telefonlarımıza neredeyse on yıl güvenmemizin ardından, bu bağlantının dezavantajını da görebiliriz. Özellikle sonsuz telefon görüşmeleri söz konusu olduğunda.

Tamamen ikna olmadıysanız, telefon görüşmelerinin dezavantajlarını, özellikle de üretkenlik üzerindeki olumsuz etkisini vurgulamak için okumaya devam edin. Ancak, bir çözüm var ve birazdan buna gireceğiz.

Telefon Görüşmeleri Verimliliğe Nasıl Zarar Verir?

1. Telefon Görüşmeleri Yıkıcıdır

Planlanmamış bir çağrı, sizi ve çalışanınızın başarmaya çalıştığı şeyden uzaklaştırır ve verimlilik kaybının tanımı bu değilse, ne olduğunu bilmiyoruz. Aslında, planlanmamış bir aramadan kurtulmak tam 23 dakika sürer. Çalışanınızı her aradığınızda, hangi görevi yapıyorlarsa onu bırakmalarına neden oluyorsunuz ve işe geri dönmeleri daha uzun sürüyor.

2. Zamanlama Her Şeydir

İster toplantıda olun, ister çalışanınız bir müşteriyle birlikte olsun, aramaların cevapsız kalmasının yüzlerce nedeni vardır. Bir düşünün, çalışanlarınız günde kaç kez size ulaşmaya çalışıyor ama başarılı olamıyorlar? Ve kaç kez onlara ulaşmaya çalışıyorsun? Bu sonsuz telefon etiketleme oyunu sadece zamanınızı alır.

3. Resimler Bin Kelimeye Bedeldir

Ne yazık ki, bir telefon görüşmesindeyken, yalnızca sözlü iletişimle sınırlısınız. Bir resim işi çok daha verimli bir şekilde yapabildiğinde, bir şeyi tam olarak açıklamak gerçekten zor olabilir. Örneğin, bir müşteriye tamamlaması için kiraladığınız projenin nasıl gittiğini, temizlik işinizin durumunu, bir inşaat işi sırasında beklenmedik bir sorunu, iş kazanızın boyutunu vb.

4. Bilgilerin Paylaşılması ve Alınması

Kolay, hızlı görev karmaşık ve zaman alıcı hale gelirse ne olur? Basit bilgileri paylaşmak ve bir çözüm bulmak için birden fazla telefon görüşmesi yapmanız gerekebilir. Yaklaşan bir şirket etkinliğinin ayrıntılarını paylaşmaya ne dersiniz? Veya bir kazadan sonra güvenlik politikalarını derinlemesine incelemek mi?

Elbette, tüm bunları iletmek için bir konferans görüşmesi planlayabilir veya herkesi aynı yere getirebilirsiniz. Bununla birlikte, bu etkinlikleri koordine etmek güçtür çünkü tek bir gün veya tek seferlik bir iş olmaz. Kendinizi yalnızca aramayı kaçıran veya toplantıya gelemeyen herkesin döngüde olduğundan emin olmak için peşinden koşarken bulacaksınız; ve aynen böyle, bütün bir gün hatta bir hafta boşa gitmiş olur!

Ek olarak, çalışanlarınızın da sizinle bilgi paylaşabilmeleri için kolay, gerçek zamanlı bir çözümü yoktur.

5. Veri Yapılandırılmamıştır

Diyelim ki birisi sizi mağazadaki kırık bir lambayı bildirmek için aradı ve iki gün içinde tamir edilmesi gerekiyor. Sonra telefonu kapatırsın ama ne tür bir lamba olduğunu ve tamircinin dükkana ne zaman gelebileceğini sormayı unuttuğunu fark edersin. Şimdi tüm bilgileri almak için çalışanınızı tekrar aramanız gerekiyor, bu iş bittiğinde ve tamirciyi aradığınızda, hala eksik bilginiz olduğunu görüyor ve çalışanı tekrar aramanız gerekiyor. Döngü tekrar tekrar devam eder. Bilgi yapılandırılmadığında böyle olur.

6. Öncelikler Yok

Telefon görüşmeleri söz konusu olduğunda neyin daha önemli olduğuna karar verme yeteneğiniz her zaman yoktur. Örneğin, konu satırına veya kimden geldiğine göre bir düzine e-postayı gözden geçirmek daha kolay olabilir. Ancak bir arama geldiğinde, eğer bu tanınan bir numaraysa, aramanın aciliyetinin ne olduğunu bilemezsiniz. Belki sadece kontrol eden patronunuzdur ya da ekibin şantiyeye gelmesini bekliyorsunuzdur ama trafiğe takılmışlardır ya da bu sadece bir istenmeyen aramadır. Tam o anda cevap vermediğiniz ve yaptığınız işi bırakmadığınız sürece, aramayı hemen cevaplamanız gerekip gerekmediğini veya bekleyip beklemeyeceğini bilemezsiniz.

7. Kayıt Yok

Hiçbir şey kaydedilmediğinden, üç gün önce gerçekleşen bir aramadan bilgi almanız gerektiğinde bunu yapamazsınız. Aramanın konusunun ne olduğunu size gösterecek herhangi bir analitik mevcut değildir. Ayrıca, gelen her aramayı not almıyorsanız, bilgileri bir bakışta kolayca hatırlayamayacaksınız.

Şimdi, olay şu. Özellikle daha fazla çalışan uzaktan çalışmaya geçtiğinden ve görüntülü aramalar yeni norm gibi göründüğünden, telefon görüşmelerinin burada kalacağının farkındayız. Ancak telefon görüşmeleriyle ilgili sorunları bilen işletme sahipleri ve yöneticiler, verimlilik ve üretkenliği sağlamak için iş iletişimi çözümleri gibi daha modern çözümlere yöneliyor.

İş İletişimi Çözümleri Nelerdir?

Şirketinizi ve çalışanlarınızı iş iletişimi çözümleriyle donattığınızda, verimliliği daha iyi artırabilir, çalışan katılımını artırabilir ve ekibiniz arasında bilgi paylaşımını geliştirebilirsiniz.

Ama tamam, iş iletişimi çözümleri nelerdir? İş iletişimi çözümleri, çalışanlarınızla her yerden ve her zaman bilgi paylaşmanıza ve işbirliği yapmanıza olanak tanır. İş iletişimi çözümlerini yalnızca dahili iletişimi geliştiren bir mekanizma olarak değil, aynı zamanda görev yönetimini kolaylaştırmanın, rapor yönetimini yürütmenin, çalışma programlarını tartışmanın, bordro işlemeyi yönetmenin ve çok daha fazlasının bir yolu olarak düşünün.

Yukarıdakilerin farkında olan birçok kişi, hepsi bir arada bir çalışan yönetimi uygulaması olduğu için iş iletişimi çözümü olarak Connecteam'i seçiyor.

Connecteam'in iletişim özellikleri şirket şeffaflığını sağlar, anketler ve canlı oylamalarla çalışanların katılımını sağlamak için bir geri bildirim mekanizması sunar ve işbirliği yapmak, görevleri yönetmek ve daha fazlası için tek bir yer içerir.

İşİletişimi Çözümlerinde İhtiyaç Duyulan Özellikler

Blogda telefon aramalarının üç sorunlu noktasına dikkat çektik – rahatsız ediciler, cevapsız aramalar sonsuz ve resimler çok önemli – ve sohbet gibi bir iş iletişimi çözümü bu üç sorunun tümünü azaltmaya veya ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir. Çalışanlarınızı bir telefon görüşmesiyle rahatsız etmek yerine, onlara bir sohbet uygulaması aracılığıyla bir mesaj gönderin, böylece çalışmaya devam edebilirler ve size yanıt vermek için yaptıkları işi bırakmazlar. Bir çalışan bir push bildirimi alırsa, yapmakta olduğu işi de durdurabilir. Ancak, yaptığınız işi neredeyse tamamen bırakmanızı gerektiren veya konsantrasyonunuzu çok fazla azaltan bir telefon görüşmesine kıyasla bu küçük bir kesintidir.

Bir telefon etiketleme oyunu oynamak yerine, ihtiyacınız olan her şeyi iletmek için kolayca bir grup sohbeti gönderebilirsiniz. Ayrıca, bir resmin bin kelimeye bedel olduğu bir aramada zaman harcamak yerine, ilgili olduğunda müdürünüze veya çalışanınıza hızlı bir şekilde fotoğraf, video veya konum gönderebilirsiniz.

Sohbet, dahili iletişimi basitleştirir; zamandan tasarruf etmek ve üretkenlik kaybını önlemek için kolayca ekip sohbetleri oluşturun veya bire bir diyalog başlatın. Connecteam, özellikle kuruluş içi kullanım için oluşturulmuş gelişmiş yönetim araçları içeren bir çevrimiçi iş iletişimi çözümüdür; anketler, bir öneri kutusu, bir çalışan dizini ve daha fazlasını oluşturun.

Verdiğimiz örneği tekrar düşünün: Bir çalışan, mağazada kırılan bir lambayla ilgili olarak sizinle iletişime geçerse. Sizi aramaları yerine, iş iletişimi çözümü uygulamasında önceden hazırlanmış bir dijital raporu açıp ilgili tüm bilgileri doldurabilirler, hatta bir dijital imza bile alabilirsiniz. Bu, ikinize de zaman kazandırır ve hiçbir bilginin eksik olmamasını sağlar, ayrıca şimdiye kadar yapılan tüm girişlerin bir geçmişine sahip olursunuz.

İş iletişimi çözümleri, form, rapor veya kontrol listesi oluşturmayı kolaylaştırmalıdır. Connecteam ile sıfırdan başlayabilir veya mevcut bir şablonu düzenleyebilir ve özellikle mobil cihazlar için serbest metin, çoktan seçmeli, görüntü yüklemeleri, belge tarayıcı, dijital imza, GPS konumu ve çok daha fazlası gibi çeşitli alan seçenekleri arasından seçim yapabilirsiniz.

Kullanıcı yorumları özelliği olsun ya da olmasın tüm çalışanlarınıza kolayca ulaşmak için anında iletme bildirimiyle anında güncelleme gönderin. Bu şekilde, çalışanlarınız ihtiyaç duydukları bilgileri ihtiyaç duydukları anda alırlar ve katılım oranlarını kolayca takip edebilir ve güncellemenizi kimin ne zaman görüntülediğini tam olarak öğrenebilirsiniz. Günümüzde çoğu iş iletişimi çözümü bulut tabanlıdır, bu nedenle hiçbir verinin kaybolmaması için geçmişi tüm özelliklere entegre edeceksiniz.

İş İletişimi Çözümlerinde Sonuç

Bu iş iletişimi çözümlerinin amacı, sizin ve çalışanlarınızın iletişimi kolaylaştırmasına, telefon görüşmelerinde daha az zaman harcamasına ve üretkenliği artırmasına yardımcı olmaktır. Bir yöneticinin rüyası.

İster büyük bir şirketin yöneticisi olun, ister bir anne-baba işletmesi olun, iç iletişim başarı ve memnuniyetin ön saflarında yer alır. Ve iş iletişimi çözümleriyle, iç iletişimi yönetmek daha kolay bir süreçtir.