Profesyonel E-posta Şablonları: E-posta Biçimlendirme ve Örnekler

Kate Erwin

• 8 Aralık 2021

Bu profesyonel e-posta şablonları ve e-posta biçimlendirme örnekleriyle resmi e-posta yazmanın stresini biraz atın.

Resmi Olmayan ve Resmi E-posta Yazma

E-postaları birçok farklı nedenden dolayı yazıyoruz, ancak bunlar iki kategoriye ayrılma eğilimi gösteriyor: resmi olmayan ve resmi.

Resmi bir e-posta, bir arkadaşınıza veya aile üyesine gönderdiğiniz bir e-posta olabilir. Hızlı bir sohbet, akşam yemeği daveti, harika bir tarif önerisi - bunun gibi basit bir şey.

Resmi e-postalar genellikle bir iş ortamında kullanılır. B2B ve B2C satışlarında ve ofis içi iletişimde yaygındırlar. Elbette, gayri resmi ve resmi e-postalar arasındaki çizgi belirsiz olabilir ve bazen bir e-postada her birinin öğelerini kullanabilirsiniz, ancak bu ayrımı tanımak önemlidir.

Örneğin, ofisinizde iyi bir arkadaşınız olabilir ve onlarla iletişim kurma şekliniz e-postanın konusuna bağlı olacaktır. Bir öğle yemeği toplantısı planlıyorsanız, bu daha gayri resmi olabilir, ancak bir sözleşmede önerilen düzenlemeleri gönderiyorsanız, muhtemelen çok daha resmi olacaktır.

Herkesin kendi yazma stili vardır, ancak bazen daha resmi olmanız gerektiğini ve diğer zamanlarda daha rahat bir stil kullanabileceğinizi göreceksiniz.

Temel Profesyonel E-posta Biçimlendirme

Gayri resmi bir e-posta gönderdiğinizde, sonuçlar genellikle yüksek değildir. Arkadaşınıza akşam yemeği için bir davetiye gönderdiğinizde, birkaç kelimeyi karıştırıp biraz da dolaşmanızın pek bir önemi yoktur.

Profesyonel bir e-posta gönderirken aynı şey doğru değildir, bu nedenle biçimlendirmeye odaklanmanız önemlidir. E-postayı temel öğelerine ayırırsanız, iletişiminizi planlamak ve etkili bir şekilde yapılandırmak çok daha kolaydır.

Profesyonel bir e-postanın dört temel unsuru olmalıdır:

• Konu satırı
• Selamlama
• E-posta gövdesi
• E-posta imzası

E-postalarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için her bir özellik optimize edilmeli ve e-posta gönderdiğiniz kişiye göre kişiselleştirilmelidir.

Konu satırı

Konu satırı sonradan doldurduğunuz bir şey gibi görünebilir, ancak bu son derece önemlidir. İş adamları her gün yüzlerce e-posta alıyor ve çok sık olarak, gelen kutularını dolduran çok sayıda spam var.

İnsanlar yoğun programlarında zaman kazanmak için bir e-postayı açıp açmayacaklarına karar vermek için konu satırlarını kullanırlar. Aslında, insanların %47'si konu satırına göre e-posta açmaktadır, bu nedenle bu, optimizasyon için büyük bir fırsattır.

Konu satırlarınızın dikkat çekmesi ve sunduğunuz değere dair ipucu vermesi gerekir.

Bunu bulmak zor bir denge olabilir, ancak mükemmel bir konu satırı yanıt oranlarınız üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır.

Selamlama

İş hayatında insanlar doğrudan konuya girmenizi isterler ama önce formaliteleri halletmeniz gerekir. Bir e-postada hızla ileri geri gidiyorsanız, bu gerekli olmayabilir, ancak e-postalarınızın çoğu bir selamlama ile başlar.

“Merhaba”, “merhaba” veya “hey” ile başlayıp başlamayacağını tartışan insanlar için ortak bir soru, en iyi selamın ne olduğudur.

Anahtar, fazla düşünmemek ve her zaman e-posta gönderdiğiniz kişi hakkında biraz araştırma yapmaktır. Alıcının tercih ettiği adı (örneğin Dan vs Daniel) bulmak için LinkedIn'i kullanın ve bunu basit tutun.

"Merhaba" resmi olmayan tarafa daha fazla eğilebilirken, "merhaba" ve "merhaba" kesinlikle kabul edilebilir ve e-postanıza başlamak için iyi bir yoldur.

Diğer kabul edilebilir seçenekler şunları içerir:

• sevgili [isim]
• Selamlar
• Merhaba
• herkese selam

Selamlamalarla kendi tarzınızı geliştireceksiniz, ancak bunları fazla karmaşık hale getirmenize gerek yok.

E-posta Gövdesi

Alıcının dikkatini çektikten ve onlara hoş bir selam verdikten sonra, e-postanızın gövdesine girebilirsiniz.

Burası mesajınızı oluşturacağınız ve okuyucuyu harekete geçmeye ikna edeceğiniz yerdir.

Ancak, kendinizi fazla kaptırmayın!

E-postalar kısa ve öz olduklarında en iyi sonucu verir. Kimse büyük bir metin bloğu görmek ve bir makale okumak zorunda kalmak istemez. Bunun yerine, e-postanızı konuya uygun tutmak ve okunması çekici görünmesini sağlamak önemlidir (paragrafları kısa tutun ve işleri bölmek için başlıkları kullanın).

E-postalarınızı her zaman tek bir mesaja odaklayın. Konuşacak birden fazla noktanız varsa, bunları farklı e-postalara ayırmak daha iyidir. Hedefinize odaklanın, alıcıya karar vermesi ve harekete geçmesi için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri verin.

Bir nedenden dolayı e-posta yazıyorsunuz – bir şeyi başarmak istiyorsunuz. Kişinin yapmasını istediğiniz eylemi vurgulayarak e-postanızı bitirin ve bunu yapma olasılığı çok daha yüksektir.

Bir E-posta İmzası Ekle

Temiz bir e-posta imzası oluşturmak kolay bir adımdır ve çok daha profesyonel görünmenizi sağlar. Bu, alıcının kim olduğunuzu, ne yaptığınızı ve sizinle nasıl iletişim kuracağını bulmasını kolaylaştıracaktır.

Çok sık olarak, tanımadığımız kişilere e-posta göndeririz, bu nedenle kendinizi tanımlayabilmek önemlidir. E-posta imzanız aşağıdaki gibi bilgileri içermelidir:

• Ad Soyad
• E-posta adresi
• Telefon numarası
• Web sitenize bağlantı
• LinkedIn profilinize bağlantı verin

Bu, alıcının kiminle konuştuğuna dair daha net bir resim çizmesine yardımcı olacak ve yanıt verme olasılığını artıracaktır.

Profesyonel E-posta Şablonu

Profesyonel bir e-posta yazmak için o kadar çok farklı neden var ki, her şeye uyan genel bir şablon yazmak zor. Her durum biraz farklı bir şey gerektirir, bu nedenle ince ayar yapmanız gerekecek, ancak bu profesyonel e-posta şablonu başlamanıza yardımcı olabilir.

Konu Satırı: [Sayı] – [Selam] [Adınız]

Sayın [araştırma alıcısının tercih ettiği isim],

İlk paragraf:

İlk paragraf kısa ve öz olmalıdır. Boş laf yapmayın çünkü insanların zamanı değerlidir. Örneğin, bir işe başvuruyorsanız, iş unvanını, açıklığı nasıl keşfettiğinizi ve hangi işlemin yapılmasını istediğinizi belirtin.

Orta Paragraf:

Bu, sunduğunuz değeri gösterdiğiniz ve alıcının neden harekete geçmesi gerektiğini gösterdiğiniz yerdir. Kendinize çok fazla odaklanmadığınızdan emin olun, aynı zamanda ulaştığınız şirket/kişi hakkında da konuşun.

İş başvurusu örneğinde bu, şirketin yaptığı bazı harika işlerden ve değerlerinin sizinkilerle nasıl örtüştüğünden bahsetmek anlamına gelir.

Son Paragraf:

Alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür edin ve yapmasını istediğiniz eylemi bir harekete geçirici mesajla destekleyin.

Kapanış:

İçtenlikle,

E-posta imzanız

Belirli Durumlar için E-posta Şablonları

Yukarıdaki genel e-posta şablonu her duruma uyacak şekilde şekillendirilebilir, ancak bazen biraz daha spesifik bir şey istersiniz. Kendinizi bir iş e-postası yazarken bulacağınız bazı yaygın durumlar ve başlamanıza yardımcı olacak bazı şablonlar.

1. Duyuru

Bir duyuru e-postası gönderdiğinizde insanların harekete geçmesine ihtiyacınız olmayabilir, ancak insanların bunu okumasına ihtiyacınız var. Bunun olmasını nasıl sağlayabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Konu Satırı: Ekip için heyecan verici güncellemeler: [isim] ile tanışın

Merhaba takım,

Sizi yeni [yeni ekip üyemizin pozisyonu] ile tanıştırmaktan heyecan duyuyorum. [yeni ekip üyesinin adı] [endüstride] büyük bir deneyim getiriyor ve [iş tanımı] olacak

[yeni ekip üyesinin adı] [yeni çalışanın paylaşmak isteyebileceği eğlenceli bir ayrıntı, örneğin büyük bir Star Trek hayranı], bu yüzden merhaba demekten ve bir sohbet başlatmaktan çekinmeyin.

İçtenlikle,

[E-posta imzanız]

2. İş Takip E-postası

Ağ oluşturma hala iş dünyasının çok önemli bir parçasıdır. Yeni insanlarla tanıştığınızda, ilişkiyi beslediğinizden emin olmanız önemlidir ve bunu yapmanın yollarından biri de bir takip e-postasıdır.

Konu Satırı: Sizinle [etkinlikte] tanıştığıma memnun oldum

Merhaba [alıcının adı],

[nasıl tanıştığınızı] sizinle tanışmak harikaydı. [Konu] hakkındaki sohbetimizden gerçekten keyif aldım ve gelecekte konuyu daha ayrıntılı olarak ele alıp tartışmayı çok isterim.

[şirket]'te [iş unvanı] olarak yaptığınız çalışma ilgi çekici ve ne yaptığınız hakkında daha fazla şey duymak isterim. Önümüzdeki haftalarda vaktiniz varsa, bir kahve içmek harika olur.

Genelde [günlerde] boşum, bunlardan herhangi biri sizin için çalışıyor mu?

İçtenlikle,

[E-posta imzanız]

3. Talep

Yazacağınız en yaygın iş e-postalarından biri bir istektir. İster izin ister zam isterse başka bir şey olsun, bu e-postaları doğru almanız önemlidir. İstek hakkında gergin olsanız bile, çalıların etrafında dolaşmanın bir anlamı yok. Bunun yerine, basit ama iyi hazırlanmış bir mesajla konuya gelin.

Konu Satırı: [tarih] için Tatil Talebi

Sayın [alıcının adı],

PTO'mu 5 Eylül Cuma gününden sonraki 12 Eylül Cuma gününe kadar bir tatil için kullanmak istiyorum.

Tüm görevlerimin ve sorumluluklarımın önceden halledilmesini sağlayacağım ve iş arkadaşlarımla [isim] ve [isim] güncel vaka yükümü tartıştım, böylece güncel olurlar.

onayınızı bekliyorum,

[E-posta imzanız]

4. Soru

Sorular, en basit evet/hayırdan son derece karmaşık olana kadar değişebilir. Birisine bir soru e-posta gönderirken, işleri basit tutmak ve insanların dikkatini yanıtlamanız gereken noktalardan uzaklaştırmamak önemlidir.

Konu Satırı: Sürdürülebilirlik Politikalarımızı Güncelliyor Muyuz?

Sayın [alıcının adı],

En son hükümet tavsiyesi ışığında, sürdürülebilirlik politikalarımızda yakın zamanda değişiklik yapıp yapmayacağımızı merak ediyordum.

Markamız uzun yıllardır sürdürülebilirlik konusunda liderdir ve bu benim çok tutkulu olduğum bir konu olduğundan büyük bir gurur kaynağı oldu. Yeni tavsiye doğrultusunda çevreye olan bağlılığımızı sürdürmeye devam edebileceğimizi umuyorum.

Politikalarımızı güncellemeyi planlıyorsanız bilmek harika olurdu ve herhangi bir girdi arıyorsanız, katkıda bulunmaktan çok mutlu olurum.

İçtenlikle,

[E-posta imzanız]

5. Şikayet

Ne yazık ki, bir şikayetiniz olduğu ve hayal kırıklığınızı dile getirmeniz gereken zamanlar olacaktır. Bu, iş yapmanın bir parçasıdır, ancak yaklaşması zor bir e-posta olabilir. Önemli olan, amacınızı netleştirmeniz ve işleri basit tutmanızdır.

Konu Satırı: [şikayet konusu] İle İlgili Şikayet

Merhaba,

Geçenlerde [konum] konumundaki mağazanızdan [şikayet konusu] satın aldım ve çalışmıyor. Ertesi gün iade etmek için gittiğimde, görevli bana herhangi bir yardımda bulunmadı ve ürünü iade etmeme de izin vermedi.

Mağazanızı uzun yıllardır kullanıyorum ve düşük hizmet seviyesinden son derece hayal kırıklığına uğradım.

Lütfen bu konuyu inceleyip sorunu benim için çözer misiniz?

İçtenlikle,

[E-posta imzanız]

6. Özür

Hayatta her zaman her şeyi doğru yapamayız ve bu bazen bir özür dilememiz gerektiği anlamına gelir. Bu hiç kimse için eğlenceli değil, ancak bu basit özür şablonuyla stresin bir kısmını atabilirsiniz.

Konu Satırı: [özürün konusu]

Merhaba [müşteri adı],

[ne] ile ilgili [ne zaman] ile ilgili bir sorun bulduk.

Bu sizin için ne anlama geliyor?

[sorunun etkilerini ayrıntılı olarak not edin]

[güven veren müşterilere dikkat edin]

Bu sorunu [özürün konusu] ile hemen fark ettik ve aksaklıkları mümkün olduğunca sınırladık. Teknik ekibimiz sorunu çözmek için gece gündüz çalışıyor ve [zaman] itibariyle her şeyin normale döndüğünü size bildirebiliriz.

[Şirket] şirketindeki herkesten bunun yol açmış olabileceği rahatsızlıktan dolayı özür dileriz. Şimdi sorunu analiz ediyoruz ve gelecekte sorunun tekrarlanmamasını sağlamak için bu bilgileri kullanıyoruz.

İçtenlikle,

[e-posta imzanız]

7. Fesih

Birçok iş durumu hassas olabilir. Özellikle hassas olan bir durum sonlandırmadır. Elbette, birinin işine bir e-postayla son vermeyeceksiniz, ancak bir kullanıcının hesabını veya benzeri bir şeyi feshetmeniz gerekebilir.

Konu Satırı: Hesabınızın Derhal Kapatılması

İlgili makama,

Derhal geçerli olmak üzere [şirket] ile olan hesabınızı sonlandırdık.

[sebep]

Sizinle [tarih ve saat] tarihinde [sorun] hakkında konuştuktan sonra [kullanım türü] ile ilgili herhangi bir değişiklik görmedik. Birden fazla iletişimin ardından kullanım koşullarımızı ihlal etmeye devam edersiniz, bu da hesabı askıya almaktan başka seçeneğimiz olmadığı anlamına gelir.

İçtenlikle,

[e-posta imzanız]

Önemli Çıkarımlar

Profesyonel e-postalar yazmak hayatın önemli bir parçasıdır. Kişisel hayatımızda bile daha resmi bir yazı stili kullanmamız gereken anlar olacak.

Önemli bir e-posta yazarken, bazı şeyleri gözden kaçırmak kolaydır, ancak her şeyi basit ve öz tutarsanız, daha fazla başarı elde edersiniz. E-postayı bölümlere ayırın, kişiselleştirmeye odaklanın ve kısa ve tatlı tutun.