Proje Başarısını Artırmak için 13 Proje Yönetim İlkesi

Projeleri tek başına veya bir ekibin parçası olarak yönetmek zor olabilir. Kaçınılmaz olarak, üzerinde düşünülmesi gereken son tarihler, bütçeler, müşteri gereksinimleri, riskler ve değişen öncelikler vardır. Bütün bunlar oldukça hızlı bir şekilde ezici olabilir.

Bu nedenle, bazı önemli proje yönetimi ilkelerini takip etmek, üretkenliği artırmaya, gerçekçi beklentiler belirlemeye ve daha fazla proje başarısı sağlamaya yardımcı olabilir.

Verimliliğinizi başlatmak için 13 proje yönetimi ilkesi

Bu 13 proje yönetimi ilkesi, uymanız gereken katı kurallar veya yapılar değildir. Bunun yerine, sizin veya ekibinizin üretkenliğini artırmaya yönelik yönergelerdir. Bu temel ilkeleri takip etmek, herhangi bir projeyi başlatmak ve yürütmek için sizi doğru yola koyacaktır.

1. Proje amaçlarını ve hedeflerini açıkça tanımlayın

Herhangi bir proje üzerinde çalışmaya başlamadan önce hedeflerinizi net bir şekilde tanımlayın. Projeniz için belirlediğiniz amaç ve hedefler, projenin başarısında veya başarısızlığında kilit belirleyici olacaktır.

İş başlamadan önce hedeflerinizi belirlediğinizde, ekip, müşteri ve siz, hepiniz projenin gerçekçi beklentilerini belirlersiniz. Bu şekilde gelecekteki olası yanlış anlamaları önleyebilir ve ilk günden herkesin beklentilerini yönetebilirsiniz.

Pazartesi.com proje yönetimi platformunu kullanarak üç aylık hedefler ve beklentiler belirleme örneği:

Görüntü kaynağı

2. Deneyimli bir proje lideri belirleyin

Ekipteki herkesin projeyle ilgili görüşlerini dile getirme fırsatına sahip olması gerekirken, nihai kararları verecek ve her görevin ve proje aşamasının tamamlanmasını denetleyecek birine ihtiyacınız var. Aksi takdirde, yavaş karar verme, bitmeyen görevler ve sınırlı kalite kontrolleri riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz.

Tüm projeyi baştan sona denetleyebilecek, görevleri devredebilecek ve önemli kararlar alabilecek deneyimli bir proje lideri belirleyin.

Seçtiğiniz proje liderinin, paydaşlar, ekip üyeleri, üst düzey yöneticiler, müşteriler ve paydaşlar arasında birden fazla görevi yerine getirme konusunda rahat olan biri olması gerekir. Ekip üyeleri için beklentilerini ve hedeflerini açıkça ifade edebilen sağlam iletişimciler olmaları gerekir.

Kissflow gibi proje yönetimi yazılımı, baştan sona projelere eksiksiz bir genel bakış sağlamak için gereklidir. Proje liderlerinin görevleri devretmesini, iş yüklerini değerlendirmesini ve farklı hareketli parçalara öncelik vermesini kolaylaştırır:

Görüntü kaynağı

3. Proje çıktılarını bilin

Proje amaçlarını ve hedeflerini tanımladığınızda, proje çıktılarını netleştirmenin zamanı geldi. Teslimatlar, projenizin başarılı bir şekilde tamamlanmasının getireceği somut öğeler veya hizmetlerdir.

Bir çıktı, herhangi bir benzersiz kanıtlanabilir ürün, yeni özellik, sonuç veya hizmet yeteneği olabilir.

Hedeflerinizi düşünerek proje çıktılarınızı belirleyebilirsiniz.

Örneğin, nihai hedef, kullanıcıların şirket pazarlama bütçelerini daha iyi yönetebilmeleri, izleyebilmeleri ve analiz edebilmeleriyse, çıktınız, kullanıcıların verileri yüklemesine ve ardından ihtiyaç duyduklarında izlemesine, izlemesine ve yönetmesine olanak tanıyan bir yazılım olabilir.

Ayrıca, kullanıcıların yeni yazılımı etkili bir şekilde nasıl çalıştıracaklarını bilmeleri için bazı bilgilendirici kılavuzlar ve eğitim kılavuzları da oluşturabilirsiniz.

Proje çıktılarınızın nasıl görünebileceğine dair bir örnek:

Görüntü kaynağı

4. Açık ekip rollerini ve sorumluluklarını belirleyin

Çok az şey, kötü tanımlanmış ekip rolleri ve sorumluluklarından daha fazla soruna neden olur. İnsanlar ne yapmaları gerektiğini veya görevlerinin diğer ekip üyelerinin rolleriyle nasıl ilişkili olduğunu bilmediklerinde, projelerin raydan çıkması kolaydır.

Sorumlulukların etrafındaki bulanık çizgiler de gereksiz anlaşmazlıklara, görevlerin iki kez tamamlanmasına veya işlerin tamamlanmamasına neden olabilir.

Ekip üyeleri, sorumluluklarının büyük resme ne zaman ve nasıl uyduğunu ne yapmaları gerektiğini bildiklerinde, projenizin sorunsuz yürümesi ve başarılı olması daha olası olacaktır.

Proje başlangıç ​​aşamasında, herkesin birlikte etkili bir şekilde işbirliği yapmasını sağlamak için her bir ekip üyesinin rolünü açıkça belirtin.

5. Proje risklerini değerlendirin

İster tamamlanmama, bütçeyi aşma, ister parasal olmayan diğer kaynakların tükenmesi riski olsun, projelerin yönetilmesiyle ilgili riskler vardır.

Projenizi resmi olarak başlatmadan önce, daha sonra sürpriz bir riske kapılmak yerine, tüm potansiyel riskleri belirlemek ve bunları başlangıçta azaltmaya çalışmak çok önemlidir.

Bunu işbirlikçi bir süreç haline getirin ve tüm ekip üyelerinden göz önünde bulundurmanız gerektiğini düşündükleri riskleri paylaşmalarını isteyin.

Sağlam bir risk değerlendirmesi, işlerin ters gidebileceğini kabul eder. Olası tüm riskleri engelleyemeseniz de, bunlara uygun şekilde hazırlanabilir ve projenizi başarısızlıktan kurtarabilirsiniz.

6. Proje önceliklerini ve kilometre taşlarını bilin

Bazen karmaşık bir projenin ortasındayken, o sırada önemli hissettiren ancak öncelikli olmayan daha küçük ayrıntılarla yoldan çıkmak kolaydır.

Proje önceliklerinizi ve önemli kilometre taşlarını bilmek, ilerlemeyi değerlendirmenize ve nerede olduğunuzu göstermenize yardımcı olacaktır. Görev önceliklerinizi baştan belirlemek, bir görev çatışması veya sorunu durumunda ekibin odağını nereye yönlendireceğinizi size gösterecektir.

Önceliklerinizi belirlemek için:

• Planlama aşamasında önemli proje kilometre taşlarını belirleyin, böylece siz ve ekibiniz projenizin yolunda olup olmadığını anlar.
• Ekibinize somut bir ilerleme hissi veren KPI'ları ve metrikleri belirleyin.
• Görevleri önemlerine göre 1-10 arasında derecelendirin.

İşte projenizin kilometre taşlarının nasıl görünebileceğine dair görsel bir örnek:

Görüntü kaynağı

7. Bir hesap verebilirlik ve sorumluluk sistemi oluşturun

Ekip üyelerinin projeye yatırım yapmasını ve motive olmasını sağlayarak sorumluluk duygusunu sürdürün.

Bunu yapmak için belirli ekip üyelerine görevler ve son tarihler atamanıza olanak tanıyan merkezi bir proje yönetim sistemi seçin. Herkesin ne üzerinde çalışması gerektiğini ve tamamlanmış işi ne zaman almayı beklediğinizi bildiğinden emin olun. Otomatik e-posta ve sohbet hatırlatıcıları, insanları unutmamalarını sağlayarak işlerinden sorumlu hissetmelerine yardımcı olabilir.

Tüm ekip üyelerinin proje yönetim aracına erişimi olmalı ve ilerlemeyi kolayca izleyebilmeli ve projedeki rollerini büyük resim düzeyinde görebilmelidir.

Etkin bir proje yönetim sistemi kurmak için en başından zaman ayırdığınızda, bir proje yöneticisi olarak kendi zamanınızı da boşaltmış olursunuz. Her küçük ayrıntıyı mikro düzeyde yönetmeniz gerekmeyecek ve bunun yerine ekip üyelerinize güçlü yönleriyle çalışacakları, kendilerini ve zamanlarını daha iyi yönetebilecekleri güveni vereceksiniz.

Trello gibi proje yönetimi yazılımlarını kullanarak ekip üyelerine son teslim tarihlerine sahip görevleri kolayca atayabilirsiniz:

Görüntü kaynağı

8. Gerçekçi bir bütçe belirleyin

Her projenin kaynakları sınırlıdır. Proje başarısı ve tamamlama şansınızı en üst düzeye çıkarmak için, yeterli kaynağa erişebilmeniz için gerçekçi bir bütçe düşünmek önemlidir.

Beklenmedik maliyetler, gecikmeler ve makul zaman çizelgeleri için kendinize biraz yer açmak için yeterli kaynağa ihtiyacınız var. Aynı zamanda, proje kaynaklarından en iyi şekilde yararlanın. Mümkün olan yerlerde masraflardan tasarruf ettiğinizden ve yolda kaldığınızdan emin olmak için proje süresi boyunca önlemler alın.

Maliyetlerinizi ve giderlerinizi gerçek zamanlı olarak takip edebilmeniz için bütçenizi ProjectManager gibi bir proje yönetimi uygulamasına yüklemenizi öneririz:

Görüntü kaynağı

9. Başlatma için bir strateji oluşturun

Proje başlatma, diğer proje aktivitelerinin başlamasından önce tamamlanması gereken ön görevlerin tamamıdır. Bu aşamada, fizibilite belgeleri, iş vakaları oluşturma ve ayrıca paydaşlar ve diğer yöneticilerle bağlantı kurma gibi tüm yönetici görevlerini tamamlamanız gerekir.

Uygun bir başlatma stratejisini izlemek, tüm proje yönetici belgelerinizi en başından itibaren düzenli tutmanızı sağlar. Bu, projenin yarısında olduğunuzda ve bir paydaş bir fizibilite belgesi görmek istediğinde, elinizde bir tane olduğunu ve onu nerede bulacağınızı bileceksiniz.

İnsanların ihtiyaç duyduklarında belgeleri kontrol edebilmeleri için ilgili tüm proje başlatma belgelerinizin kolay erişilebilir tek bir merkezi konumda saklandığından emin olun.

10. Yürütme stratejiniz olsun

Proje yürütme genellikle projeyi resmi olarak başlatmak için bir ilk proje başlangıç ​​toplantısı ile başlar. Burası, proje için vizyonunuzu ve hedeflerinizi paylaştığınız, ekip üyelerine görevler atadığınız ve herkesi başlamaya hazırladığınız yerdir.

Yürütme aşamasında, hataları, yön değişikliklerini veya diğer beklenmeyen olayları kaydetme yönteminiz olduğundan emin olun. Bu şekilde, değişiklik durumunda bile işlerin sorunsuz yürümesini sağlayabilirsiniz.

11. Bir iletişim planı oluşturun

Proje yöneticilerinin herkesin proje ilerlemesinden haberdar olmasını sağlamak için Slack, e-posta ve proje yönetimi sohbetleri gibi birden çok iletişim kanalı kurması kolaydır. Ancak takip edilecek çok sayıda farklı kanal olduğunda, ekip üyeleri için bunaltıcı olabilir.

Bu nedenle, projenizi yolunda tutmak için açık ve metodik bir iletişim planı gereklidir. E-posta, Slack veya günlük Zoom toplantıları olsun, seçtiğiniz iletişim kanallarını çevreleyen yönergeleri uygulayın.

Farklı görev güncellemeleri türleri için farklı iletişim yöntemleri kullanmayı seçebilirsiniz. Örneğin, ekip üyelerinin görev ilerleme durumu hakkında diğerlerini güncellemek için proje yönetimi panolarını günlük olarak güncellemeleri gerekebilir. Ayrıca genel ilerlemeyi ve önemli noktaları paylaşmak için haftalık bir ekip Zoom toplantınız olabilir.

Buradaki kilit nokta, ekipteki herkesin farklı proje güncellemelerinin doğru kanallar aracılığıyla nasıl iletileceğini anlamasıdır.

Paydaşlar ve müşterilerle proje güncellemelerini ne zaman almayı bekleyebilecekleri konusunda gerçekçi beklentiler belirlemek de önemlidir. İnsanların proje hakkında belirli bilgileri ne zaman bekleyebileceklerini bilmeleri gerekir.

Herkesin iletişim beklentileri konusunda aynı sayfada olması için en baştan net bir iletişim planı oluşturun.

Seçtiğiniz proje yönetimi uygulamasında etiketlenmiş yorumlar, herkesin küçük günlük görev güncellemeleri hakkında bilgi sahibi olmasına yardımcı olabilir:

Görüntü kaynağı

12. İlerlemeyi takip edin ve izleyin

İlerlemeyi ekiplerin daha kolay izleyebileceği somut bir öğe haline getirmek için bazı KPI'lar oluşturmak önemlidir. KPI'larınız bütçeleri, kalite beklentilerini ve proje zaman çizelgelerini içerebilir.

Proje sırasında proje ilerlemenizi takip edin ve KPI'larınızı düzenli olarak gözden geçirin. Bu şekilde, projeniz bütçeyi aşmaya başlarsa veya zaman çizelgesi beklentilerini karşılamıyorsa, sorunları erken yakalayabilir ve projenizi raydan çıkarmadan önce ayarlamalar yapabilirsiniz.

Proje KPI'larınızı izlemek için nasıl görsel bir pano oluşturabileceğinize dair bir örnek:

Görüntü kaynağı

13. Projeyi kapatmak için bir süreç var

Bir proje kapatma süreci oluşturmak önemlidir, böylece projeniz bitmeyen bir geri bildirim döngüsüne takılıp kalmaz veya sonsuza kadar yarım kalan bir şey haline gelmez.

Tüm proje amaçlarını ve hedeflerini karşılamamış olsanız bile, yine de işleri resmi olarak tamamlamanız gerekir. Bunu yapmak için, bitmiş ürünü veya yeni özellikleri resmi olarak paydaşa teslim edin. Ardından, yeni ürünün nasıl çalıştırılacağı ve sorunlarının nasıl giderileceği konusunda rehberlik sağlayın.

Bitirmeyi umduğunuz her şeyi tamamlamadıysanız, bundan sonra olacaklar için bir protokol oluşturun. Bu öğeleri daha sonraki bir tarihte tamamlayacak mısınız yoksa artık bir öncelik değil mi?

Ayrıca, proje üzerindeki çalışmanızın tamamlandığı ve artık paydaşların veya müşterinin elinde olduğu anlamına gelen resmi bir imza belgesi oluşturmanız gerekir.

Ekip üyeleri ve paydaşlarla öğrenilen dersler ve bir sonraki sefer için nasıl geliştirebileceğiniz hakkında bir toplantı yapmak da iyi bir fikirdir.

Proje başarınızı artırmak için bu proje yönetimi ilkelerini uygulayın

Proje başarısı genellikle etkin proje yönetimine bağlıdır. Bu 13 proje yönetimi ilkesini takip edin ve ekip üyeleri ve paydaşlarla nasıl daha kolay işbirliği yapabileceğinizi görün.

Proje verimliliğini, kolaylaştırılmış süreçleri ve net iletişimi hedefliyorsanız, sağlam bir proje yöneticisi olma yolunda olacaksınız. Bu ilkeleri kullanarak projeleri yönetmeye başlamaya hazır mısınız? İlk olarak, AppSumo Store'a göz atın, mevcut en iyi yazılım fırsatlarından bazılarına sahibiz.