Proje İş Akışı Yönetim Yazılımı: Nedir? Hangi Araç Size Uygun?

Yayınlanan: 2019-11-27

İşiniz büyüdükçe, işleri halletmek külfetli ve zorlu bir hal alır. Project Management Institute'un 2018 çalışmasında keşfettiği istatistiklerin bir parçası olursunuz: Ortalama olarak, projelerin üçte birinden fazlası hedeflerini karşılamıyor - 2012'de olduğu gibi.

Proje performans ölçümlerine ilişkin Project Management Institute 2018 grafiği

Kaynak: Proje Yönetim Enstitüsü

Ve Project Management Institute'un açıkladığı gibi, her yerdeki işletme sahipleri ve yöneticiler gibi siz de, projeler başarısız olduğunda kârların da düştüğünü anlıyorsunuz çünkü kuruluşların stratejik hedeflere ulaşma olasılığı daha düşüktür.

PMI, 2017 araştırmasındaLean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scalekitabının ortak yazarı Barry O'Reilly ile konuştu ve şunları söyledi: “Başarılı kuruluşlar, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını öğrenmek için sürekli olarak deneyler yapıyor. Hedefleri netleştirerek, geri bildirim döngülerini kısaltarak ve ilerlemeyi çıktılardan çok sonuçlara göre ölçerek müşteri ihtiyaçlarını karşılamaya odaklanırlar.”

Değer teslimine ilişkin Project Management Institute 2018 grafiği

Kaynak: Proje Yönetim Enstitüsü

Yukarıdaki grafikten, projelerinin %80'i veya daha fazlasını zamanında ve bütçe dahilinde tamamlayan ve aynı zamanda orijinal hedefleri ve iş amacını karşılayan kuruluşların yüksek fayda gerçekleştirme olgunluğu yaşayacağını görebiliriz. PMI ayrıca 2017 araştırmasında, "iş dünyasının liderleri tarafından onaylandığı üzere, projelerin %37'si net hedeflerin olmaması nedeniyle başarısız oluyor" diyor.

IBM (International Business Machines Corporation) kendileri şöyle dedi: "IBM'nin projeler için 3 temel ve net hedefi vardır - program, bütçe ve kalite. Sadece %40 proje bu temel hedeflere ulaşıyor.”

Bu nedenle, herkes gibi siz de işinizi daha verimli bir şekilde büyütmeyi umarak teknolojik çözümleri operasyonlarınıza entegre etmeye karar veriyorsunuz. Ama sonra doğru araçları seçmenin sandığınız kadar kolay olmadığını anlıyorsunuz.

Demek istediğim, işlerinizi halletmenize yardımcı olacak çözüm sıkıntısı yok. Sektörünüze ve iş boyutunuza bağlı olarak, aralarından seçim yapabileceğiniz düzinelerce (yüzlerce değilse bile) yazılım çözümü ve hizmetiniz olabilir.

Ancak hangi kriterleri göz önünde bulundurmalısınız ve kendi işinizin hedef ve operasyonları için en doğru çözümleri nasıl bulmanız gerekiyor?

Proje Yönetimi ve İş Akışı Yönetimi

PMChat, "piyasada bulunan PM yazılımı kullanımının performansı ve memnuniyeti artırdığını" ancak "proje yöneticilerinin %44'ünün yazılım kullanmadığını" bildiriyor.

Bu sizseniz, oradaki araç pazarına girmek bunaltıcı olabilir. Araçlar ve yazılım çözümleri hakkında konuşmadan önce, nelere bakmanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olmak için proje yönetimi ile iş akışı yönetimi arasındaki farkı açıklığa kavuşturalım.

İki kavram birbiriyle ilişkili olsa da aynı şey değildir .Adından da anlaşılacağı gibi, biri projeleri yönetmek içindir, diğeri ise operasyonları ve süreçleri veya farklı bir şekilde söylemek gerekirse iş akışlarını yönetmekle ilgilidir.

İşin garibi, PWC "dijital PM yazılımının performansı artırdığını ve yüksek performanslı projelerin %77'sinin proje yönetimi yazılımı kullandığını tespit etti, ancak proje yöneticilerinin %44'ünün projeleri yönetmek için yazılım kullanımına inanmadığı keşfedildi." Üstelik Access Group, proje yöneticilerinin %66'sının yazılıma yatırım yapma konusundaki temel kararın kuruluşa bağlı olduğunu belirttiğini tespit etti. Bu tür karışık mesajlarla doğru proje yönetimi yazılımını seçmek, yalnızca projenizi bitirmek için değil, aynı zamanda proje yönetimi yazılımını kullananları gerçekten işe yaradığına ikna etmek için de çok önemlidir. Doğru aracı bulmak, başarı ve başarısızlık arasındaki farktır. Ne de olsa, PMI.org, "Amerika Birleşik Devletleri'ne yatırılan her 1 milyar doların 122 milyon doları, proje performansındaki eksiklik nedeniyle boşa gitti" diyor. Tekrar söyleyeceğiz, doğru proje yönetimi yazılımı yalnızca işletmenizin hedeflerini tamamlamasına yardımcı olacaktır.

Connecteam ile çalışanlarınızı ve işinizi yönetin

Connecteam, işletmenizin hedeflerini tamamlamasına yardımcı olacak en iyi proje yönetimi yazılımıdır. Hareket halindeyken projeleri kolayca yönetebilir ve devam eden organizasyonel operasyonları iyileştirebilirsiniz.

Daha fazlasını bul

Proje Yönetimi Nedir?

Proje Yönetimi Enstitüsüne göre proje yönetimi, “ proje gereksinimlerini karşılamak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje faaliyetlerine uygulanmasıdır. ”

Bir inşaat proje yöneticisinin hayatındaki bir günün nasıl geçtiğini görmek ister misiniz? Bu eski ama güzel videoya göz atın:

Videoda da görebileceğiniz gibi, projeler zaman ve kapsamla sınırlı, benzersiz ve geçici, tek operasyonlardır . Bu nedenle, proje yönetimi araçları genellikle başlangıç çizgisi ve bitiş çizgisi olan işler için oluşturulur. Amaçları, her çabanın büyük resmini planlamanıza ve yönetmenize yardımcı olmaktır.

İş akışı yönetimi araçlarından farklı oldukları yer burasıdır.

İş Akışı Yönetimi Nedir?

İş akışı yönetimi, büyük resmi gerçeğe dönüştüren küçük ayrıntılara odaklanır. TaskTrakz'a göre " iş akışı... [a] bir dizi aşama ve aşamalar arasında nasıl hareket edebileceğinizdir ."

Bu konuda uzmanlaşmış araçlar , bireysel çalışan görevlerini ve iş yüklerini yönetmenize ve rutin hale gelen iyi tanımlanmış iş süreçleri oluşturmanıza yardımcı olur.

Buradaki amaç, üretkenliği artırmak ve dolayısıyla büyümeyi artırmak için zaman içinde ayarlayıp optimize ettiğiniz tekrarlayan süreçleri oluşturmak ve otomatik hale getirmektir.

Bu araçları hem projeleri daha iyi yönetmek hem de devam eden organizasyonel operasyonları iyileştirmek için kullanabilirsiniz.

Kulağa karmaşık geliyor…

İşte iş akışı yönetiminin harika bir görselleştirmesi. Diğerlerinin yanı sıra, sektördeki karmaşıklık ve bürokrasi nedeniyle faturalarının yalnızca %60'ı için ödeme toplayan sağlık hizmeti uygulayıcılarının, nihayet işlerini optimize edip otomatikleştirdiklerinde yaptıkları tüm işler için nasıl ödeme alabileceklerini göreceksiniz. süreçler.

Çoğu Proje Yönetimi ve İş Akışı Yönetimi Aracında Eksik Olan Kritik Yön

İlginç bir şekilde, iş akışı yönetiminin optimize etmenize izin verdiği küçük ayrıntılar olmadan proje yönetiminin büyük resmini hayata geçiremeseniz de, iş akışı yönetimi piyasada dezavantajlıdır .

Proje yönetimi için çok daha fazla metodoloji ve araç bulabilmeniz yeterince kötüyken, iş akışı yönetimi çözümleri size genellikle yüceltilmiş kontrol listelerinden başka bir şey sunmaz.

Ancak asıl sinir bozucu olan, proje yönetiminde olduğu gibi, çoğu iş akışı yönetimi aracında işbirliği ve iletişim seçeneklerinin bulunmamasıdır. Çoğu araç, koordinasyon ve iletişim için e-posta gibi harici çözümlere çok fazla güvenir.

Sonuç olarak, genellikle kendinizi farklı kişilerin aynı çaba üzerinde çalışmak için farklı araçlar kullandığı bir ekibi yönetirken bulacaksınız . Örneğin, bazı kişiler ortak çalışmayı kolaylaştırmak için Google Dokümanlar'ı kullanırken, diğerleri hâlâ iyi bir Microsoft Word'e bağlı kalıyor.

İşletmelerin %62'sinin, bir projenin kendilerine ne kadar zaman ve paraya mal olduğunu anlamanın, proje yönetimindeki 1 numaralı zorluk olduğuna inanmalarına şaşmamalı.

Bunun üstesinden gelmek için, projelere ve iş operasyon süreçlerine bütüncül bir yaklaşıma ihtiyacınız var. Proje iş akışı yönetimine girin.

Proje İş Akışı Yönetimi: Bütünsel Bir Çözüm için Her İki Dünyanın En İyilerini Birleştirmek

Proje iş akışı yönetimi, bir yazılım kategorisinden çok bir yaklaşımdır. Proje yönetimi metodolojilerini iş akışı yönetimine uygulayarak (ve tersi), minimum sayıda sistemle her iki dünyanın da en iyisini elde edebilirsiniz.

Bu, elbette, daha yüksek üretkenlik, daha hızlı büyüme ve daha fazla kar anlamına gelir.

Sektörde 25 yılı aşkın deneyime sahip olan Dan Epstein'a göre proje iş akışı yönetiminin bu kadar etkili olmasının sebeplerinden biri de hatasız proje yönetimi oluşturması . Konuyla ilgili web seminerinin tamamını buradan izleyin:

Sizin İçin En İyi Proje İş Akışı Yönetim Aracını Nasıl Seçersiniz?

Neyse ki, hem proje yönetimini hem de iş akışı yönetimini uygun maliyetli bir şekilde çevik ve çok yönlü kalarak optimize etmenize izin veren yazılım ürünleri var.

Bu araçlar, herkes nerede olursa olsun ekiplerle iletişim kurmanıza, ileri geri görevler ve alt görevler atamanıza ve diğer ekip üyeleriyle daha hızlı ve daha etkili bir şekilde işbirliği yapmanıza olanak tanır. Bu da maliyet tasarrufu ve daha fazla iş büyümesi anlamına gelir.

Her Harika Proje İş Akışı Yönetimi Yazılımının Sunması Gerekenler

Çoğu iş akışı yönetimi aracı size basitçe bir dizi tekrar eden kontrol listesi verir, ancak bu, bir yazılım ürününün gerçekten bir proje iş akışı yönetimi aracı olarak değerlendirilmesi için yeterli değildir.

Bunun yerine, aracın daha bütünsel bir bakış açısı sunması ve belirli hedefler, itirazlar ve görevlerle bir proje yol haritasının parçası olarak görevlerin birlikte nasıl çalıştığını gösterebilmesi gerekir. Yazılım, tekil çalışan düzeyinde hesap verebilirlik sağlayabilmeli ve bu içgörüleri kolayca sindirilebilir bir şekilde sunabilmelidir. Ayrıca aracın, belirli bir projede ve projeler genelinde ekip işbirliği için bütünsel bir çözüm sunabilmesi gerekir.

İşletmeniz İçin Doğru Bir Proje İş Akışı Yönetimi Aracı Seçtiğinizden Emin Olmanızı Sağlayacak Diğer 5 Kritik Husus

İhtiyaçlarınız. Önce bunların haritasını çıkarın, ardından en önemli önceliklerinizi gerçekleştirmenize yardımcı olacak bir yazılım seçin.
Senin bütçen. Nakit akışınız ve tasarruf edeceğiniz zaman miktarı için anlamlı olan bir ürün seçin.
Ne kadar sürer? Ne kadar kolay veya karmaşık?
Kullanım kolaylığı. Uygun olduğundan emin olmak için ekibinizin ücretsiz deneme sırasında denemesine izin verin.
Güvenilirlik ve deneyim. Kendi sektörünüzde başka kimlere hizmet verdiklerini görün. Meslektaşlarınızın referanslarını ve örnek olay incelemelerini okuyun.

Favori Proje İş Akışı Yönetim Araçlarımız: Bir Karşılaştırma

Üretkenliğinizi kolaylaştırmak için tüm ağır işleri üstlenmeye ve size favori proje iş akışı yönetimi araçlarımızın bir karşılaştırmasını sunmaya karar verdik.

Fiyatlandırma

Ücretsiz Deneme Süresi

uygulama

Güvenilirlik ve Deneyim

74-149$/ay. İşletmeler için daha fazla, başlangıç aşamasındaki girişimler için daha az. Yıllık alımlarda %20 indirim.

30 gün

Başlamanız için harika bir bilgi tabanı (videolar dahildir) sunar.

Başarı öyküleri arasında LinkedIn, Siemens, OkCupid yer alır.

30 kullanıcıya kadar ayda 29-49 ABD doları, ayrıca daha fazla kullanıcı ekleyebilirsiniz ve bir Kurumsal plan vardır. Connecteam, masasız çalışanlar için idealdir.

14 gün artı 10 kullanıcıya kadar sonsuza kadar ücretsiz bir plan var

Bire bir oturumlar, yardım merkezi, yerleşik öğreticiler ve blog gönderileri.

Başarı öyküleri arasında Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

Bulut sürümü için ayda 33-111 USD. 100'den fazla kullanıcınız varsa daha fazlası. Yıllık satın alma indirimleri mevcuttur. Sunucu sürümleri: 559-2.239 ABD Doları tek seferlik ödeme. 100'den fazla kullanıcı varsa daha fazlası.

14 gün

Bilgi tabanı çok sayıda el kitabı içerir.

Başarı öyküleri arasında Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation bulunmaktadır.

Ekip üyelerinin, misafirlerin, proje yöneticilerinin ve tam erişim geçişine sahip olanların sayısını ve abonelik süresini seçerek fiyatınızı hesaplayın. İndirimler 3 aylık abonelikle başlar.

14 gün

Bilgi bankası, kullanıcı kılavuzları ve öğreticiler (video eğitimleri dahil) sunar.

Müşteriler arasında CLH, Repsol, Loewe, Elavon bulunmaktadır.