Esnek Programlar: En İyi İş Rehberi

Esnek bir programla çalışmak, özellikle çalışan talebi göz önüne alındığında, işverenler için büyüyen bir trend. Esnek bir programın ne olduğunu, işverenler ve çalışanlar için artılarını ve eksilerini inceleyelim ve hatta konuyla ilgili bazı SSS'leri yanıtlayalım.

Esnek bir programa olan talep, son on yılda önemli ölçüde artmaktadır.

COVID-19'dan önce bile, anketler çalışanların %87'sinin en azından bir süre evden çalışma fırsatı istediğini gösterdi.

Yarısı, karşılığında maaş kesintisi yapmaya bile razı.

Esnek bir çalışma programı, çalışanların en yüksek verimlilik seviyelerinde çalışmasına olanak tanır ve onlara sağlıklı bir iş-yaşam dengesi kurma yeteneği verir. Aslında, daha fazla Y Kuşağı ve Z Kuşağı çalışanı işgücüne girdikçe esnek bir program daha yaygın hale geliyor.

Bu blogda, esnek çizelgelerin amacına, bunların hem çalışanlar hem de işverenler için çeşitli artıları ve eksileri ve esnek bir programın işinize nasıl etkili bir şekilde uygulanacağı konularına dalacağız.

Esnek Program Nedir?

Esnek bir program, çalışanlara standart 08:00-17:00 arasında bir alternatif sağlar, ancak yine de toplamda 40 saatlik bir çalışma haftasına denk gelir. Genel olarak bu, herkes için aynı olan katı bir program olmadığı anlamına gelir. Bunun yerine, çalışanlar gün boyunca (veya gece) kendilerine en uygun vardiyaları veya zaman dilimlerini seçerler.

Esnek bir program, çalışanların, aynı miktarda işi yaptıkları ve aynı veya daha yüksek üretkenlik düzeyini korudukları sürece, iş günlerine başladıkları ve bitirdikleri saatleri değiştirmelerine olanak tanır .

Ne Tür Esnek Programlar Mevcuttur?

İster zaman zaman ofis dışında çalışmanız gerekse de yalnızca hafta sonları çalışabilecek durumda olun, esnek bir program hem işverenler hem de çalışanlar için bir kazan-kazan senaryosu olabilir ve birçok şekilde olabilir.

Sıkıştırılmış çalışma haftası

Sıkıştırılmış bir çalışma haftası, günde dört on saat çalışan çalışanlarla dört günlük bir çalışma haftası içerdiğinden belki de en yaygın esnek programdır. Bu tür esnek program, ekibinize iş-yaşam dengesinin keyfini çıkarabilmeleri için ek bir gün izin verir.

Tipik olarak, sıkıştırılmış bir çalışma haftası en iyi şekilde ofis ayarlarında çalışır. Ancak, doğru planlarsanız perakende, restoran vb. herhangi bir işletmeye uyabilir. Sıkıştırılmış çalışma haftalarının diğer faydaları arasında daha iyi dinlenme ve daha az işe gidip gelme yer alır.

Günlük Esnek Program

Günlük esnek bir program aracılığıyla, çalışanların elinde birkaç seçenek vardır:

• Erken başlayın ve erken bitirin
• Daha sonra çalışmaya başlayın ve daha sonra görevde kalın
• Öğle yemeği molası sırasında, daha sonra telafi edilecek ekstra zaman ayırın.
• Gece boyunca çalışmak
• Standart hafta sonları yerine esnek hafta sonları veya özel günlerde sabit günlere sahip olun

Günlük esnek bir program, sabah 10'dan sabah 3'e veya sabah 7'den akşam 4'e kadar çalışmayı mümkün kılar. Bu tür esnek program, standart saatlerden farklıdır ve çalışan ve işveren tarafından kararlaştırılır.

Esnek Zaman

Esnek zamanlı olarak, işveren saatin kaç olduğu konusunda takıntılı değildir. Bunun yerine, üzerinde anlaştığınız standart saat miktarında çalışmanızı ve tüm görevlerinizi tamamlamanızı isterler. Bu, istediğiniz zaman ofise gelip istediğiniz zaman ayrılabileceğiniz anlamına gelir!

Çalışan, zamanından sorumlu olduğu ve hedeflerine ulaştığı sürece, önemli olan tek şey budur. Yani ofiste sadece 15 saat harcadılarsa ve gerisi evden yapıldıysa, hey, size daha fazla güç.

Bölünmüş Vardiya

Bölünmüş bir vardiya programı, saatlerinizi gün boyunca böldüğünüz anlamına gelir. Örneğin sabah dört, öğleden sonra iki saat ayırabilir ve son iki saatinizi koyarak akşamınızı sonlandırabilirsiniz.

Başka bir değişken sabah dört saat ve daha sonra gece dört saat koymaktır. Bölünmüş vardiya programı, basitçe, günlük programınızın aradaki diğer yaşam olaylarına izin vermek için bölündüğü anlamına gelir.

Yukarıda özetlediğimiz her şeye dayanarak, esnek çalışma programları, etkili ve verimli bir çalışma süreci sağlayabilir. İş gücündeki artan değişikliklerle birlikte, çalışan bağlılığını ve memnuniyetini sağlamak için trendlerin önünde kalmalısınız.

Alternatif Program

Bu tür esnek bir program, tipik bir beş günlük çalışma haftasında çalışamayan çalışanların işini kolaylaştırır. Bu çalışanların, çocuk bakımı ve diğer kişisel konular gibi sorumluluklarını mümkün kılan bir programa ihtiyaçları vardır.

Alternatif bir program, çalışanların hafta sonları çalışmasını, ikinci vardiyalara ve hatta gece vardiyalarına (her türlü kelime vardiyası) katılmasını kolaylaştırır ve onlara gündüz saatlerinde daha fazla özgürlük verir.

esnek yer

Flexplace, çalışanların evden veya ofisleri olmayan herhangi bir uzak konumdan çalışmalarını kolaylaştırmak için tasarlanmış önceden belirlenmiş bir program olarak hareket eder. Bu, haftanın birkaç saati veya günü ile tam zamanlı olarak değişebilir. Flexplace çizelgeleme üç şekilde uygulanabilir:

• Uzaktan çalışma : Zaman ve konumla ilgili sınırlamaların üstesinden gelmek için bilgisayarları ve dijital cihazları kullanan telekomünikasyon, çalışanların uzaktan veya işyerinde çalışmasına olanak tanır.
• Otelcilik : Uzaktan çalışmaya benzer şekilde, çalışanlar işlerini gerçekleştirmek için ayrı ortak çalışma alanı ayırarak ofis alanı maliyetlerini azaltır.
• Snowbird programları : Kış aylarında çalışma düzenlemelerini daha sıcak bir bölgeye taşıma yeteneği. İletişim ve telefonla pazarlama işletmelerinde çalışanlar, kar kuşu programlarından büyük ölçüde yararlanmaktadır.

Uzaktan çalışma

Bu tür esnek program, çalışanların tüm işleri geçici veya kalıcı olarak ofis dışında gerçekleştirmelerine olanak tanır.

Günümüzde birçok işletme uzaktan çalışmayı benimsiyor ve çalışanlara istedikleri yerde çalışma ve yaşama konusunda her zamankinden daha fazla esneklik sağlıyor.

Uzaktan çalışma programları, işe alımını ilgili deneyim ve becerilere sahip çok daha geniş bir aday yelpazesine açar.

Yarı Zamanlı Pozisyonlar

Yarı zamanlı çalışma, tam zamanlı çalışma programları olan meslektaşlar kadar saat veya gün çalışamayan işçiler için değerli bir alternatiftir. Bu tür bir esneklik, ebeveynlik veya eğitim gibi iş dışında başka taahhütleri olan çalışanlar içindir.

İş paylaşımı

Yöneticiler, görevleri verimli ve etkili bir şekilde tamamlamak için işlerinde iş paylaşımı veya iş paylaşımı programları uygulamayı düşünebilirler. Bu temelde tam zamanlı sorumlulukların iki veya daha fazla yarı zamanlı çalışan arasında bölünmesidir.

Seçilen çalışanlar, her çalışma haftasını kendi aralarında bölerek “tam zamanlı” iş programının hala tamamlanmış olmasını sağlar.

Ekstra Ücretli Kapanma Süresi (PTO)

Çalışanların ücretli izin sürelerini artırarak, onlara kolayca monoton hale gelebilecek iş rutinlerini sürdürmeleri için bir teşvik sağlıyorsunuz.

Artan tatil süresi, hatta sınırsız tatil süresi, birçok işletmenin çalışanlarını tam potansiyellerini gerçekleştirmeleri için motive etmeyi ciddi olarak düşündüğü politikalardır.

İşletmeniz İçin Esnek Bir Programı Nasıl Çalıştırırsınız?

Gerçeği söylemek gerekirse, esnek çalışma ortamları bir işverenin hayatını son derece zorlaştırabilir. Ne de olsa, uygunluklarına bağlı olarak belirli işleri tamamlamak için doğru çalışanları bulmaya çalışmak lojistik bir kabus olabilir. Özellikle farklı konumlarda ve saat dilimlerinde çalışanlarla çalışıyorsanız, bir işi yürütmenin karmaşık bir yolu olabilir.

Ancak birkaç basit adımla işverenler, esnek programların işlerinin yararına sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlayabilir.

1. Temel Çalışma Saatleri Oluşturun

Farklı saat dilimlerinden ve konumlardan işbirliği yapacak bir ekip kurmak zor olabilir. Bu nedenle ortak bir çalışma penceresi oluşturmak çok önemlidir.

Örneğin, bu temel çalışma penceresi hafta içi 11:00 ile 16:00 arasında olabilir. Yalnızca bu süre zarfında ekip toplantıları ve görev delegasyonu gerçekleştirilebilir.

Bu disiplinli temel ile çalışanlar, birbirleriyle ve üst yönetimle iletişim kurmak için en uygun zamanların ne zaman olduğunu tam olarak bilirler ve ihtiyaç duydukları özerkliğe de kavuşurlar.

2. Çalışanlarınızı Kişisel Düzeyde Tanıyın

Bu gün ve çağda, çalışanlarınızı sadece yaptıkları işler ve masaya getirdikleri beceriler açısından tanımak yeterli değildir.

Birey olarak kim olduklarına ve iş dışında ne gibi taahhütlere sahip olduklarına dair net bir resminiz varsa, onların kullanılabilirliğini daha iyi anlarsınız ve herkesin birbirine güvenme olasılığı daha yüksektir.

Sonuç olarak, görevler daha verimli bir şekilde yönetilebilir. Ayrıca, hangi kişilerin belirli işler için en uygun olduğunu bildiğiniz anlamına gelir. Bu aynı zamanda çalışanları mikro yönetime ihtiyaç duyma şansını da azaltır.

Uzak çalışanlarınızı kişisel düzeyde tanımak zor olabilir. Ancak bunu kolaylaştırmak için atabileceğiniz bazı adımlar var:

• Düzenli görüntülü arama yakalamaları gerçekleştirin : İster günlük ister haftalık olsun, çalışanlarla düzenli olarak görüşmek önemlidir. Günlük minimum 15-30 dakikalık bir yakalama, uzak bir düzeyde iletişimi çok daha etkili hale getirebilir.
• Anlayışlı olun : Uzaktaki çalışanlara, etrafta olmadıklarında bile işi tamamladıklarına güvenerek, şüpheye yer bırakmamak önemlidir.
• Sorular sorun : Kendinize veya eldeki göreve odaklanmak için daha az zaman harcayın ve çalışanlarınıza biraz ilgi gösterin. Hayatlarına biraz ilgi gösterin. Bu, karşılıklı saygı oluşturur ve iş gücünüze onları önemsediğinizi gösterir.

3. Ekip Toplantılarınızı En Üst Düzeye Çıkarın

Ekip toplantıları zaman alıcı olabilir ve asıl işin önüne geçebilir, ancak ekip ruhunu ve moralini oluşturmak için gereklidir. Herkesin yoğun programlarına uyum sağlamak için bu toplantılardan en iyi şekilde yararlanmak için şunları yapmalısınız:

• Doğrudan olun : Takımın anlamsız bir teğet üzerinde gitmesine izin vermeyin. Her şeyi kısa ve konuya uygun tutun.
• Bir gündem gönderin : Takıma önceden toplantının neleri kapsayacağına dair bir toplantı öncesi gündem vermek onları hazırlayabilir.
• İşleri toparlayın : Çalışanlarınıza toplantının ötesinde işlerine uygulayabilecekleri eyleme geçirilebilir ipuçları sağlayın.

4. Dijital Zamanlama Yazılımı Çözümü Kullanın

Dijital bir çizelgeleme yazılımı çözümü, işverenlerin işgücü için ayrıntılı, okunması kolay esnek çizelgeler hazırlamasına yardımcı olabilir. Çalışanlar, tüm vardiyaların önceden hazırlanmasını sağlamak için mobil cihazlarının rahatlığından programda kişisel ayarlamalar yapabilir.

Connecteam gibi bu tür yazılımlar yöneticilerin şunları yapmasına izin verebilir:

• Yinelenen programları çoğaltın veya ayarlayın, sürükle ve bırak özelliğini kullanın veya kapmak için vardiyaları açın.
• Saatler önceden tanımlanmış günlük veya haftalık sınırlamalarınızı aştığında uyarı alın.
• Her vardiyaya zaman, konum, görevler, notlar, ekler vb. gibi bilgiler ekleyin.
• Çalışanların bir vardiyayı kabul etmesi veya reddetmesi, geç check-in yapması veya bir görevi tamamlaması durumunda bildirim alın.
• Vardiya ekleyin veya düzenleyin, kullanıcıları değiştirin, görev atayın ve daha fazlasını yapın.
• Vardiyaları birden çok şekilde planlayın (tek, çoklu, içe aktarma veya şablonlar).

Hala esnek bir programa ihtiyacınız olduğuna ikna olmadıysanız, işveren ve çalışan perspektifinden artıları ve eksileri inceleyelim.

İşverenler için Esnek Programların Artıları ve Eksileri

İşverenler için Artıları

İşveren olarak siz, esnek çalışma programları uygulamaktan çeşitli şekillerde faydalanabilirsiniz. Bunlar şunları içerir:

• Geliştirilmiş çalışan bağlılığı ve morali : İş-yaşam dengesine sahip çalışanlar çok daha mutlu ve tatmin olurlar, bu da daha iyi çalışan morali ve bağlılığına yol açar. Ayrıca, başka bir yerde yeni bir iş aramaya zahmet etmeyecekleri anlamına da gelir.
• Daha kolay işe alım : Esnek bir program dahil etmek, size mevcut en iyi yetenekleri çekme konusunda çok daha yüksek bir olasılık verir. Bugünün iş piyasasının oldukça rekabetçi olduğu bir sır değil. Bu nedenle, rekabette bir adım önde olmak istiyorsanız, mevcut iş gücünü doğru teşvikler ve avantajlarla karşılamanız gerekir.
• Azaltılmış çalışan devri : Esnek bir çalışma programı, çalışan devir hızını azaltabilecek çalışan tutma stratejilerinizde önemli bir unsur haline gelebilir. Çalışanlar meşgul, mutlu ve memnun olduklarında başka bir yerde iş aramazlar.
• Daha yüksek üretkenlik seviyeleri : Çalışmalar, çalışanlara esnek bir program sunulduğunda çok daha yüksek üretkenlik seviyelerini ve artan morali gösterir.
• Daha az ziyarete gelmeme veya geç gelme : Esnek bir programa sahip çalışanlar, kişisel programlarını vardiyalarına göre kolayca planlayabilirler, bu nedenle zamanında mesai doğal olarak gerçekleşir. Aslında, bu çalışma, ihtiyaçlarına uygun alternatif çalışma programları yapma fırsatına sahip olan çalışanların zamanında çalışmaya başlama olasılıklarının daha yüksek olduğunu gösteriyor. Esnek bir program ve doğru bir zaman izleme uygulamasıyla, gelmemelerin ve geç saat girişlerinin önemli ölçüde azaltılmasına yardımcı olursunuz.

İşverenler için Eksileri

Tüm bunlarla birlikte, esnek çalışma programları işveren için mükemmel bir düzenleme olmayabilir. Örneğin:

• Güven eksikliği yaratabilir : Çoğu yönetici, çalışanlarının mesaiye kaldığını, işlerini yaptıklarını ve mesai saatlerinin bittiğini görmeye alışıktır. Bu, çalışanlarının tüm gün ne yaptığını denetlemelerine olanak tanır. Ancak, esnek bir program güvene dayanır. Bazı yöneticiler çalışanlarına tam bir güven duymayabilir ve bu da olumsuz ilişkilere neden olabilir.
• Çalışanlar esnekliği kötüye kullanabilir : Evden çalışan çalışanlar ev işlerine katılabilir, TV izleyebilir veya kestirebilir. Normal 9'dan 5'e kadar çalışan iş arkadaşlarından bazıları, işverenler üretkenliği kendi gözleriyle izleyemediği için onları tembel olarak görebilir.
• Müşteri memnuniyetini azaltır : Bazı müşteriler, belirli bir çalışan müsait olmadığında rahatsız olabilir. Müşteri odaklı bir iş rolünüz olduğunda, bu yalnızca bazı esnek zamanlamaya izin verebilir. Belki de bütün gün evden çalışmak mümkün değildir.

Çalışanlar için Esnek Programların Artıları ve Eksileri

Çalışanlar için Artıları

Çalışanlarınız da esnek çalışma programlarından çeşitli şekillerde faydalanabilir. Bunlar şunları içerir:

• Sağlıklı iş-yaşam dengesi : Ailevi yükümlülüklerden ve diğer tutkuların peşinden gitmekten sağlık sorunlarıyla mücadeleye veya uzun bir yolculuktan kaçınmaya kadar nedenler sonsuzdur. Araştırmalara göre, Y kuşağının %16,8'i iş-yaşam dengesini sağlayabildikleri için işlerini seçiyor. Ek olarak, nerede çalışacağınıza karar verirken esneklik en önemli önceliktir.
• İşe gidip gelirken zamandan ve paradan tasarruf sağlar : Esnek bir programla çalışanlar uzaktan çalışabilir, bu da işe giderken trafikten ve diğer stresli olaylardan kaçınabilecekleri anlamına gelir. Ayrıca, çalışanlar işe giderken yakıttan ve zamandan tasarruf edebilirler.
• Büyümek için daha fazla fırsat : İşe alma ve çalışanları elde tutma söz konusu olduğunda, şirketler, özellikle Y kuşağı ve Z Kuşağı'nın talep ettiği gibi, çalışan geliştirme fırsatları sunmak zorundadır. Aslında Gallup, "Y kuşağının %87'sinin mesleki veya kariyer büyüme ve gelişme fırsatlarını bir işte kendileri için önemli olarak değerlendirdiğini" bildirdi. Esnek zamanlama ile çalışanlarınız, eğitim hedeflerine ulaşabilmeleri ve iş rolleriyle ilgili daha yüksek mesleki beceriler elde edebilmeleri için çalışmadıkları zamanlarda profesyonel kurslara veya derslere katılabilirler.

• Çocuk bakımı için daha düşük maliyetler Sıkıştırılmış, günlük ve esnek çalışma programlarının tümü, ebeveynlere çocuk bakımı maliyetini büyük ölçüde düşürme fırsatı sunar. Ebeveynlerden biri geleneksel saatlerde çalışıyorsa, esnek programa sahip ebeveyn okul bırakma için uygun olabilirken diğeri okuldan alma için hazır olabilir. Bu denge, ebeveynlere çocuk bakımına ihtiyaç duymadan iki tam zamanlı işi yönetme kolaylığı sunar.
• Daha sağlıklı esenlik : Esnek olmayan programlara sahip çalışanların %68'i “makul olmayan düzeyde iş stresi” bildirdi. Aynı zamanda, esnek bir programa sahip olanlar, işle ilgili stres düzeylerini önemli ölçüde daha az bildirdiler. Ekibinizin fiziksel ve zihinsel sağlığı, sonuçta, müşteriler için, ciro oranı ve kişisel yaşamlarındaki kendi akıl sağlığı için önemlidir.

Çalışanlar için Eksileri

Tıpkı işverenler gibi, esnek çalışma programları da çalışanlar için dezavantaj oluşturabilir. Bunlar şunları içerir:

• Planlama karmaşık hale gelebilir : Düzenli olarak bir ofis ortamında çalışan çalışanlar, iş arkadaşları aynı çalışma takvimine sahip olmadığında en iyi şekilde çalışmakta zorlanabilirler. Herkesin esnek çalışma saatleri etrafında koordine olmak baş ağrısına neden olabileceğinden, ekip toplantıları planlamak karmaşık olabilir.
• Tüm rollere uymuyor : Tüm iş rolleri, müşteriye dönük pozisyonlar gibi esnek zamanlama için uygun değildir. Bu nedenle, bu iş rolleri belirlenmiş, düzenli saatler gerektirir. Bunun gibi çalışanlar, programlarında daha fazla özgürlüğe sahip olan iş arkadaşlarına içerleyebilirler.
• Güvenli olmayan uygulamalar yaratabilir : Bir çalışan, iş arkadaşlarından çok daha erken veya daha geç çalışıyorsa, genellikle ofiste yalnız veya neredeyse yalnızdır. Bu, sorumluluk sorunlarına yol açabilir, çünkü bir kaza veya tehlike meydana gelirse, çalışanın başvurabileceği kimse yoktur.

SSS

Esnek bir programın amacı nedir?

Esnek bir program, çalışanların çalışma saatlerini, 9-5 ila 8-6 gibi geleneksel çalışma programlarına uymamaları için ayarlamalarına olanak tanır. Adından da anlaşılacağı gibi, esnek çizelgeler, hem çalışanlar hem de işveren için, eski sözleşmeli haftalık saatlerini tamamlamaya devam ettikleri sürece esneklik sağlar.

Esnek bir program oluştururken hangi faktörleri göz önünde bulundurmalısınız?

Çalışanlarınıza uygun bir esnek çalışma programı oluşturmak için, iş gücünüzün mevcut kültürünü değerlendirmeniz ve çalışanlarınızın bireysel ve toplu ihtiyaçlarını belirlemeniz gerekir.

Oradan, işyerinizde esnek programları gerçekçi ve sürdürülebilir hale getiren politikalar ve yapılar oluşturmaya başlayabilirsiniz. İster manuel süreçlerle ister dijital bir çözümle olsun, gerçek programı oluşturmak için etkili bir araç bulmanız gerekir. Bir kez uygulandıktan sonra, programın başarısını izlemek ve ilerledikçe onu ayarlamak önemlidir.

Esnek bir program oluştururken çalışanlarınıza hangi soruları sormalısınız?

Çalışanlarınıza esnek bir program tasarlarken sormaya değer bazı sorular şunlardır:

• Rolünüz uzaktan gerçekleştirilebilir mi?
• Günün herhangi bir saatinde yapılabilir mi?
• Esnek çizelgeleme halihazırda işletmede yürütülüyor mu? Başarılı mı?
• Çalışanların şu anda etkili bir iş-yaşam dengesi var mı?

Esnek Programların Sonuçları

Hem çalışanınız hem de işiniz için esnek bir çalışma programı sağlamanın artılarını ve eksilerini tartmanız önemlidir. Artan üretkenlikten daha az çalışan devrine kadar sayısız avantajı vurguladık.

Dikkatli bir planlama, etkili bir çalışan yönetimi stratejisi ve bir çalışan planlama uygulaması ile bazı dezavantajlar olsa da, bahsedilen dezavantajlarla kolayca mücadele edebilirsiniz.