Küçük Bir İşletme için Bordroyu Kendiniz Çalıştırmak

Yayınlanan: 2020-12-28

İşiniz büyüyor ve heyecan verici zamanlar sizi bekliyor. İnsanları işe alırken, onlara ücretlerini ödemek için bir sisteme sahip olmanız gerekir. Çalışan maaş bordrosunun ayrıntılarını kendiniz öğrenmeniz gerekir. Büyüyen bir işletme genellikle nakitten daha fazla kapasiteye sahiptir. Bu nedenle, çoğu zaman her şeyi kendileri yapmak gibi zor bir yola girmek zorunda kalırlar. Bu, bir bordro sistemi tasarlamayı ve uygulamaya koymayı içerir.

Neden Bordro Sistemine İhtiyacınız Var?

İhtiyacınız olan en belirgin neden, çalışanlarınıza ödeme yapmak için bir sisteme sahip olmaktır. Riski azaltmak ve iş operasyonlarınızı iyileştirmek gibi daha büyük nedenler var. Yerinde bir sisteminiz yoksa, her ücret ödemeniz gerektiğinde hesaba katmak için çok sayıda kurulum ve yavaşlama süreniz olacaktır.

Küçük İşletmeler için Bordro Nasıl Çalıştırılır

Küçük bir işletme olarak, bordro çalıştırmak için aşağıdaki seçeneklere sahipsiniz:

Bordro yazılımı kullanın – Bordro yazılımı bir paket olarak satın alınabilir veya bulut üzerinden erişilebilir. Maaş ve kesintileri hesaplamak, maaş bordrosu oluşturmak, vergi beyannamesi oluşturmak ve bordro kayıtlarını sizin için tutmak gibi ağır işleri onlar yapıyor.

İşletme sahibinin sorumluluğu genellikle bordroyu gözden geçirmek ve onaylamakla sınırlıdır. Bordro yazılımı, bir işletme sahibinin bordroyla ilgilenme sürecini büyük ölçüde basitleştirir.
Bir muhasebeciye dış kaynak bordrosu - Küçük işletmeniz için bordro yapmayı öğrenmek istemiyorsanız, işi bir hizmet sağlayıcı muhasebecisine dış kaynak kullanabilirsiniz. Muhasebeci genellikle bordroyu işlemek için eğitilmiştir, ancak genellikle bordro yazılımından daha yüksek bir maliyetle gelebilir. Buradaki fayda, süreci devralırken sorularınızı yanıtlayacak bir insan arayüzüne sahip olmaktır.
Şirket içinde bir muhasebeci işe alın – Bordroyu şirket içinde yürütmek istiyorsanız, bir muhasebeci de çalıştırabilir veya maaş bordrosunu yetkili bir çalışana devredebilirsiniz. Süreci sizden devralması için bir idari kişiyi eğitebilirsiniz.
Kendiniz yapın - Paradan daha fazla zamanınız varsa, kendinizi bulabileceğiniz seçenek budur. Bu seçeneği daha fazla tartışalım.

Bordroyu Kendiniz Nasıl Çalıştırırsınız

Kendin yap seçeneği, en azından yolculuklarının en başında küçük işletme sahipleri tarafından en çok tercih edilen seçenek. Küçük işletme sahipleri bunu sinir bozucu bulabilir, ancak uzun vadede işe almadan önce bordro sürecini anlamaları onlara fayda sağlayacaktır. Aslında, daha fazla çalışanı işe aldığınızda daha da zorlaştığından, küçük aşamalar öğrenmek için en iyi zamandır.

Bordroyu kendiniz yapmanın en büyük yararı, süreç üzerinde kontrolü elinizde tutmanızdır. Çok fazla ileri geri gitmeden hataları ortaya çıktıkça gözden geçirme ve düzeltme yeteneğine sahipsiniz. Ayrıca servis sağlayıcınız bir hata yaptığında hoş olmayan sürprizlerle karşılaşmanız gerekmez.

Bununla birlikte, kendin yap bordrosunun dezavantajı, kurulum için gereken süre ve her ödeme dönemini işlemek için tekrarlayan süredir. Ayrıca, pek çok işletme sahibi, vergi sistemini ve eğitimli muhasebecileri anlamıyor. Bir vergi sorunu ortaya çıktığında ve bir dış muhasebeciye başvurmaları gerektiğinde genellikle zarardadırlar.

Küçük İşletmeler için Bordro Çalıştırmanın Ön Koşulları

Birden fazla çalışanı olan küçük işletmeler, bordro dış kaynak kullanımından yararlanabilir. Bununla birlikte, yalnızca birkaç çalışanınız varsa ve işinizi küçük tutmayı düşünüyorsanız, daha uygun maliyetli olacağı için bordroyu kendiniz çalıştırmaktan daha iyi olabilirsiniz.

İnsanlarla görüşmeye bile başlamadan önce, yeni bir işveren olarak kendi maaş bordrosunu nasıl yapacağınız konusunda ayarlamanız gereken birkaç şey var:

Bir işveren kimlik numarası (EIN) alın - Bordro çalıştıran bir işveren olarak, IRS ile bir EIN'ye kaydolmanız gerekecektir. IRS tarafından bordro vergilerinizi ve uyumlarınızı izlemek için kullanılan bir sayıdır. EIN almak ücretsizdir ve IRS web sitesinde kolayca uygulanabilir.
Elektronik Federal Vergi Ödeme Sistemine (EFTPS) kaydolun - Bordro çalıştırmanın büyük bir bileşeni, bordro vergileriyle zamanında ve güncel olmaktır. EFTPS, federal bordro vergilerinizi ve işsizlik vergilerinizi bilgisayarınızdan ödemenize yardımcı olacak ücretsiz bir devlet hizmetidir.
İşveren olarak kaydolun - Bordro yapmadan önce yapılması gereken eyalete özgü işletme kaydı gereksinimleri vardır. Her eyaletin kayıt olmak için farklı bir prosedürü vardır, bu yüzden bunları kontrol ettiğinizden emin olun.
Federal ve eyalet iş kanunlarını öğrenin – Kendiniz bordro yapmadan önce, ilgili iş kanunlarına aşina olmanız önemlidir. Bu yasaların birçoğu, maaş bordrosu, asgari ücret, fazla mesai hesaplaması, stopaj vergisi gereklilikleri ve çalışanların maaş bordrolarına dahil edilecek bilgileri ne sıklıkta işleyeceğinizle ilgilidir.
Çalışan evraklarını hazırlayın – Yeni bir çalışanı işe aldığınızda, bazı zorunlu çalışan evraklarını tamamlamaları gerekecektir. Evrak, küçük işletmeniz için bordro yapmanız gereken ayrıntıları size verecektir. Yeni işe alımlar için doldurmanız gereken en önemli formlar şunları içerir:
- Form W-4 – Form W-4, çalışanlar tarafından, bakmakla yükümlü olunan kişilere, dosyalama durumuna, vergi indirimlerine vb. bağlı olarak, ödemelerinde ne kadar vergi kesintisi yapılması gerektiğini bildirmek için çalışanlar tarafından doldurulur. Bir çalışan o sırada daha fazla vergi ödeyebilir W-4'ü zamanında veya doğru bir şekilde doldurmamışlarsa vergi beyannamelerini doldurmaları.
- I-9 İstihdama Uygunluk Doğrulama Formu – Çalışanın kimliğini ve Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışmak için yasal yetkisini doğrulamak için bir I-9 Formu doldurulur. Form, Amerika Birleşik Devletleri Vatandaşlık ve Göçmenlik Hizmetleri tarafından gerekli ve zorunlu kılınmıştır.
- Eyalet Vergi Stopaj Formu – Birçok eyalet, Form W-4'ün tek başına kullanılmasına izin verir, ancak bazı eyaletlerin yeni çalışanlar tarafından ifşa edilmesi için özel vergi stopajı gereksinimleri olabilir.
- Doğrudan para yatırma yetki formu – Bu form, doğrudan para yatırmayı planlıyorsanız, bir çalışanın banka hesabına doğrudan ödeme yapmanıza izin verir.
Bir ödeme dönemi seçin – Çalışanlarınıza ne sıklıkla ödeme yapacağınıza karar vermelisiniz. Haftalık, iki haftalık, yarı haftalık veya aylık olarak tercih edebilirsiniz. Ödemeyi yapmak için gerekli fonları toplamanıza izin veren süreyi dikkatlice değerlendirmek istiyorsunuz. Ancak, aynı zamanda, makul olmayan uzun süreler için ödeme yapmadan çalışanlarınızı zor durumda bırakmamalıdır. Bazı eyaletler, saatlik çalışanların haftalık olarak ödenmesini şart koşar, bu nedenle eyaletinizin bir bordro programı için gereksinimlerini araştırdığınızdan emin olun.

Bordroyu Etkin Bir Şekilde Çalıştırma Süreci

Çalışanlar, zamanında ve doğru maaş ödemesi yapılmasını bekler. Kesintiler ve hatalar iş operasyonlarınızı durdurabilir. Maaş bordrosunun nasıl hesaplanacağına geçmeden önce, akılda tutulması gereken birkaç temel temel nokta vardır:

Farklı ödeme türlerini anlayın - Brüt ücret, bir çalışanın kesintilerden önce aldığı tutarı ifade eder. İkramiye ödemesi, bir çalışanın normal ücretinin üzerinde ve genellikle yüksek performansla bağlantılı olarak alınan ek ödemeleri belirtir. Net ücret, kesintilerden sonra çalışanın eve dönüş ücretini ifade eder. Bu farklı türleri birbirinden ayırt etmek önemlidir, böylece herhangi bir bordro hatası yapmazsınız.
Her çalışanın gerçek çalışma saatlerini bilin – Bordroyu doğru bir şekilde çalıştırmak için uygun çalışan izleme gereklidir. Çalışan saatlerini izlemenin en kolay yolu bir elektronik tablo kullanmaktır. Ancak, bu biraz zaman alabilir ve özellikle birden fazla çalışan olduğunda, gereksiz yere dahil olmanızı gerektirebilir. Manuel yöntemler tutarsızlıklara neden olabileceğinden, bordro süreciyle entegre olan sağlam bir zamanlı izleme yazılımı seçmek kilit nokta olabilir.

Bordro Çalıştırma Adımları

Bordro çalıştırmak için izlenmesi gereken birkaç adım vardır:

Brüt ücretleri hesaplayın – Saatlik işçiler için brüt ücretleri hesaplamak için, çalışanın saatlik ücretini ödeme döneminde çalıştıkları saat sayısıyla çarpmanız yeterlidir. Maaşlı çalışanlar için, kendilerine ödenecek aylık tutarı almak için yıllık maaşlarını yıl içindeki ödeme dönemlerinin sayısına bölmeniz yeterlidir. Brüt ücretlere ikramiyeler, bahşişler, komisyonlar, hastalık ve tatil izinleri ve fazla mesai dahildir.
Vergi öncesi kesintileri hesaplayın – Vergi öncesi kesintiler, çalışan tarafından gönüllü olarak kesilir ve emeklilik katkı paylarını, sağlık yardımlarını, maluliyet sigortasını ve banliyö ikramiyelerini içerir. Bu kesintiler, çalışanın vergi öncesi brüt ücretinden düşülür ancak vergiye tabi olup olmadığı kontrol edilir. Bazı çalışanlara sağlanan faydalar vergiden muaftır.

Federal vergiler, sosyal güvenlik, yerel vergiler ve Medicare de çalışan bordrolarından yapılacak vergi öncesi kesintilerin bir parçasını oluşturur.

Federal Gelir Vergisi ve Diğer Bordro Vergileri

Federal vergi stopajını hesaplayın – Stopajı yapılacak iki ana federal vergi türü vardır, yani FICA bordro vergisi ve federal gelir vergisi (FIT). FICA bordro vergileri, işveren ve çalışan tarafından paylaşılır ve çalışanın sosyal güvenliğine ve Medicare'e gider. FICA vergilerini devlete ödeme ve maaş bordrosunda kesintiyi gösterme sorumluluğu işverene aittir. FIT, çalışanın kazancına bağlı olarak ücret dilimleri veya yüzde bazında hesaplanır. 2020 itibariyle nasıl hesaplanacağı, çalışan tarafından dosyalanan W-4'e de bağlıdır.
Eyalet vergisi stopajını hesaplayın – Eyaletinizin yerel vergi yasalarına bağlı olarak, çalışanların maaş çeklerinden bazı eyalet vergilerini kesmeniz gerekebilir.
Ücret ödemelerini hesaplayın - Ücret süslemeleri, çalışanın söz sahibi olmadığı diğer kesintileri ifade eder ve bunlar zorunlu olarak maaştan düşülür. Bunun bazı örnekleri ödenmemiş sağlık faturaları, ödenmemiş nafaka, gecikmiş öğrenci kredileri ve ödenmemiş vergilerdir. Devlet, çalışanınızın maaşına haciz konması durumunda genellikle sizi bilgilendirecektir.

Çalışan Ödemelerinin Yapılması ve Ödeme Dönemi

Her çalışana ödenmesi gereken net ücreti hesapladıktan sonra, ödemeleri yapma zamanı. Federal yasalar genellikle işverenlerin maaş bordrosu sağlamasını gerektirmez, ancak eyalete özgü bazı gereklilikler olabilir.

Maaş bordrolari

Eyaletinizin maaş bordrosu şartı yoksa, maaş bordrosu sağlamanız gerekmez. Siz ve çalışanınız bu konuda hemfikirseniz bunu yapabilirsiniz. Çoğu eyalette, çalışanlarınıza elektronik veya fiziksel bir maaş bordrosu sağlarsınız. Çalışanların yazdırmak veya erişmek için kolay bir yolu olduğu sürece her ikisi de çalışabilir.

Kabul veya devre dışı bırakma durumları kategorisine giren bazı durumlar vardır. Vazgeçme durumlarında, işverenlerin elektronik ödeme taslaklarından vazgeçen çalışanlara kağıt maaş taslakları sağlamaları gerekmektedir. Katılım durumlarında, bir çalışan özellikle bir elektronik formu tercih etmedikçe, işverenler kağıt taslakları sağlar.

Otomatik bir sistem, özellikle birkaç çalışanınız varsa, saatlerce çalışan bordrodan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Bahsetmemek gerekirse, genellikle sistemde yerleşik birçok federal yasa için de yapılandırılmıştır. Bu, sistemi sıfırdan kurmanın karmaşıklığını azaltabilir.

Bordro kayıtları

Kendiniz bordro yapmayı öğrendiğinizde kapsamlı ve düzenli bordro kayıtlarını tutmak çok önemlidir. Bir çalışana ne kadar ödediğinizi takip etmek, net ücret ile almayı bekledikleri arasında bir tutarsızlık olması durumunda önemlidir. Kayıtlar, IRS ile bağlantı kurmanız gerektiğinde de kullanışlıdır.

Bordro vergilerinin ödenmesinde kayıt tutma oldukça önemli hale gelmektedir. Brüt ücreti, kesintileri ve net ücreti hesaplamaya yönelik elektronik ödeme yöntemleri, genellikle daha sonra bir tür bulut depolama biçiminde saklanabilen otomatik kayıtlar oluşturur.

Kağıt çekler ve posta çekleri, bir tür defter veya kayıt tutmanızı gerektirecektir. Çalışan başına sadece birkaç dakika sürebilirken, bu dakikalar birçok çalışan için uzun bir egzersize dönüşebilir.

Federal İşveren Vergileri

Bir işveren olarak, iki tür federal vergi ödemekle yükümlüsünüz: FICA bordro vergileri ve federal işsizlik veya FUTA bordro vergileri.

İşveren, FICA bordro vergisinin yarısını öderken, çalışan diğer yarısını karşılar. FICA bordro vergileri, sosyal güvenlik ve Medicare'den oluşur. İşverenin sorumluluğu sadece sosyal güvenlik için geçerlidir. Medicare tamamen çalışan tarafından karşılanır.

FUTA bordro vergileri federal işsizlik sigortalarına gidiyor. Çalışanın maaşına yüzde olarak uygulanır. Bu levhanın ötesinde, işveren artık FUTA vergisi ödemek zorunda değildir. Eyalet istihdam vergilerinizi zamanında ödemek size bir kredi veya indirim hakkı verebilir, bu nedenle zamanında ödemenin faydalarının neler olduğunu kontrol ettiğinizden emin olun.

Ödenmesi gereken vergileri hesapladıktan sonra, bunları hükümete ödemeniz gerekecek. Bunu hemen yapmanız gerekmiyorsa, ödemeniz gerekene kadar bekletmek üzere ayrı bir hesaba aktarmanız en iyisidir.

Üç Aylık ve Yıllık Vergi Formları

Bordroyu kendiniz yönetmenin son ayağı, işletmenizin bu iadeleri düzenli olarak zamanında dosyalaması için bir sistem geliştirmek ve uygulamaktır. Bu vergi formlarını biraz daha derinlemesine tartışalım:

Form 941 – Form 941, İşverenin Üç Aylık Vergi Beyannamesi, bir işveren tarafından her üç ayda bir doldurulmalıdır. Bu form, işverenin çalışan maaş çeklerinden ne kadar vergi kestiğine ve çeyrek boyunca ne kadar işveren vergisinin ödendiğine dair IRS'yi ima eder. Çoğu işverenin, çeyreği takip eden ayın sonuna kadar Form 941'i göndermesi gerekmektedir. İşveren, tüm bordro vergi ödemelerini üç aylık dönem boyunca zamanında çevrimiçi yaptıysa, bu işveren formu doldurmak için ek 10 gün daha alır.
Mevsimlik çalışanları, çiftlik çalışanları, ev çalışanları ve belirli bildirimde bulunan kişileri olan işletmeler, Form 941'i doldurma zorunluluğundan muaftır.
Form 940 – İşverenin Yıllık Federal İşsizlik Vergisi Beyannamesi olan Form 940'ın her yıl bir işveren tarafından doldurulması gerekmektedir. İşveren, aşağıdaki iki koşuldan herhangi birini karşılıyorsa, iadeyi dosyalamak zorundadır:
- İşveren, yılda en az 1.500 dolar ücret ödedi veya
- İşveren, 20 hafta ardışık olsun ya da olmasın, yılda 20 hafta veya daha fazla çalışan herhangi bir çalışana sahipti.
Form 940'ın her yıl ³¹ Ocak'ta sunulması gerekir, ancak yıl içinde FUTA vergi ödemelerini zamanında yapan tüm çalışanlara 10 ek gün verilir.
Form W-2 – Form W-2, her çalışan için sunulması gereken yıllık bir formdur. Çalışanın ücretlerini, kesintilerini ve vergi stopajını açıklar. Her yıl ³¹ Ocak tarihine kadar teslim edilmelidir.
Form W-2'nin kopyaları çalışana, Sosyal Güvenlik Kurumuna ve şehir veya eyalet vergi dairesine gönderilir.
Eyalet vergi formları - Eyalet vergi departmanınıza üç aylık veya yıllık vergi formları da göndermeniz gerekebilir. Bununla ilgili ayrıntılar için ilgili yerel departmana danışın.

Sizin için işe yarayan seçeneği seçin

Küçük işletmeniz için maaş bordrosu yapmak, yeteneklerinize güvenmenizi sağlayacak ve işletmeniz için size bir sahiplik duygusu verecektir. Bir işletme sahibinin birçok şapka taktığı sık sık söylenir. Bu şapkalardan biri genellikle bir muhasebeciye benziyor. Bir işletme sahibi olarak, genellikle ellerinizi kirletmeniz gerekir. Ama merak etmeyin, bunu yapabilecek kapasitedesiniz.

Günün sonunda, sizin için en uygun olan seçeneğe bakın. Bordro yönetimi sürecinde bir miktar rahatlık kazandıktan sonra, bunu bir hizmet sağlayıcıya dış kaynak sağlamayı veya yazılıma yatırım yapmayı seçebilirsiniz. Bu seçeneklerin her birinin artılarını ve eksilerini size bordroyu nasıl yapacağınıza dair bir yol haritasıyla birlikte verdik. Sizin için en iyisini siz bilirsiniz, bu yüzden size uygun olanı seçin.