Emniyet Yönetim Sistemi Nedir? Başlangıç ​​Kılavuzu

Dünyadaki tüm profesyonel beceriler ve nitelikler, olası kazaların olmasını engelleyemez. Her şey söylenip yapıldığında, iş arkadaşlarınızı ve müşterilerinizi güvende tutmak için ayrıntılı politikalara ve prosedürlere ihtiyacınız var.

Ancak şu var ki – büyük bir güvenlik kılavuzları ve protokolleri dosyası, herhangi bir şirkette güvenlik protokollerini uygulamak için son derece etkisiz ve modası geçmiş bir yoldur. Hepsinden kötüsü, bir güvenlik olayı sırasında ilgili bilgileri bulmayı bir kabusa dönüştürür.

İşte burada bir güvenlik yönetim sistemi devreye giriyor. Bu çeşitli prosedürler ve politikalar, ekibinizi olası herhangi bir tehlikeye karşı hazırlıklı tutmakla yükümlüdür. Ancak güvenlik yönetim sistemi nedir? Ne gibi faydalar sağlar ve bunlardan birini nasıl uygulayabilirsiniz?

Emniyet Yönetim Sistemi Nedir?

Bir güvenlik yönetim sistemi (SMS), bir işletmenin kabul edilebilir bir işyeri güvenliği düzeyine ulaşmasına yardımcı olmak için resmi bir kuruluş çapında yaklaşımdır. Kuruluşlar, SMS'lerini diğer tüm kritik iş süreçleriyle aynı öncelik düzeyinde ele almalıdır.

Organize bir SMS genellikle, kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak ölçekleyebileceğiniz politikalara, prosedürlere, yapılara ve sorumluluklara bölünebilir.

Tipik olarak SMS, Federal Havacılık İdaresi (FAA) tarafından uygulanan ABD Federal Düzenlemeler Yasası'nın (CFR) 14. Başlığı gibi federal gereksinimleri karşılamak için uygulanabilir.

Emniyet Yönetim Sisteminin Amacı

Kısacası, bir Güvenlik Yönetim Sisteminin temel amacı, çalışanları ve müşterileri güvende tutmaktır. Ama bundan daha derine iniyor. Bu tür bir sistem, bir kuruluşa, güvenliğin en önemli olduğu tüm süreçleri ve operasyonları dikkate alarak işyeri riskini yönetecek bir yapı sağlar.

SMS'nin bir başka amacı da işyerinde güvenlik kültürünü güçlendirmektir. Bu işletme yönetimi alanı, denizcilik, havacılık ve inşaat gibi yüksek riskli sektörlerin ayrılmaz bir parçasıdır.

Emniyet Yönetim Sisteminin Faydaları

Bir emniyet yönetim sistemi uygulamak, bunaltıcı ve karmaşık bir süreç olsa da, hem kısa hem de uzun vadede çok çeşitli faydalar sağlar. Bunlar şunları içerir:

• İletişim ve güvenlik kültürünü geliştirir : Bir SMS uygulandığında ekipler iletişim kurar ve genellikle birlikte daha iyi çalışır.
• Emniyet riski yönetimini basitleştirir : SMS, çalışanların tehlikeleri ve riskleri daha kolay tanımlamasına yardımcı olarak, kontrol önlemlerinin daha erken uygulanmasını sağlar.
• Her şey belgelenir : Bir SMS ile her inceleme, prosedür ve süreç belgelenir ve gelecekte referans olması için kullanılabilir, bu da uzun vadede hesap verebilirliği artırır.

Emniyet yönetim sistemlerinin diğer faydaları şunlardır:

• Kazaları, yaralanmaları ve hastalıkları azaltır

• Daha iyi bilgilendirilmiş karar verme

• Kurumsal güvenliği artırır

• Operasyonel maliyetleri azaltır

• Verimliliği artırır

• Kaynak dağıtımını iyileştirir

• Gerekli özeni gösterir

• Hataları azaltır

• Güvenlik yasalarına uyumu zorunlu kılar

• İşyerinde iyi niyet ve güven oluşturur

• Marka itibarını artırır

• Sigorta primlerini düşürür

Bir Emniyet Yönetim Sisteminin Temel Bileşenleri

FAA'ya göre, güvenlik yönetim sistemlerinin her zaman dört temel bileşeni içermesi gerekir:

1. Güvenlik politikaları ve hedefleri
2. Emniyet riski yönetimi
3. Güvenlik güvencesi
4. Güvenlik promosyonu.

Bu bileşenler içinde, bir SMS'nin başarılı bir şekilde uygulanmasını ve bakımını sağlayan 12 unsur vardır. Her bileşen belirli öğeler içerir. Uluslararası Sivil Havacılık Örgütü'ne (ICAO) göre, bu bileşenler ve unsurlar aşağıdaki gibi ayrılabilir:

Güvenlik, belirli güvenlik hedefleri belirlenerek ve her zaman karşılanarak, bir şirketin operasyonlarının her bölümüne dokunmalıdır. Güvenliğe atfedilen sorumluluk ve görevler, diğer iş alanları kadar ciddiye alınmalıdır. Risk önlemlerinin gerektiği zaman alınmasını sağlamak yöneticinin işi ve taahhüdüdür.

Şirket emniyet yöneticilerini belirledikten sonra, düzenli incelemelerin yapılması gerektiğinden emniyet belgelerinin yerine getirilmesi gerekir. FAA ayrıca SMS belgelerinin mevcut kayıt tutma süreçlerine eklenebileceğini veya tekil bir kılavuza dönüştürülebileceğini belirtir.

Güvenlik Politikaları ve Hedeflerinin unsurları şunlardır:

• Yönetim taahhüdü
• Emniyet sorumluluğu ve sorumlulukları
• Kilit güvenlik personelinin atanması
• Acil müdahale planlamasının koordinasyonu
• Güvenlik yönetim sistemi belgeleri

Atanan personele, tüm emniyet risklerini yönetmek ve kontrol etmek için ilgili süreçleri nasıl yürütecekleri öğretilmelidir. Etkili emniyet riski yönetiminin uygulanmasında kilit rol oynayan beş adım vardır:

• Sistem Açıklaması/Görev Analizi : Hava durumu, ekipman, çevre vb. gibi işyeri koşulları ve faaliyetleriyle ilgili temel ayrıntıları vurgulamak için kullanılır. Atanmış bir personel, güvenlik risklerine katkıda bulunabilecek faktörleri analiz eder.
• Tehlikelerin Belirlenmesi : Bir kişinin yaralanmasına, hastalığına veya ölümüne neden olabilecek veya ekipman veya mal hasarına yol açabilecek her şey potansiyel bir tehlikedir (örneğin şantiye tehlikeleri). Bilgi eksikliği ve zaman baskısı gibi insan hatasıyla ilgili koşullar da katkıda bulunan faktörler olabilir.

• Risk Analizi : Bu, tehlikelere atfedilen sonuçların şansını ve ciddiyetini hesaplamayı içerir.
• Risk Değerlendirmesi : Bir emniyet riskinin kabul edilebilir olup olmadığına karar vermek ve doğru kaynak tahsisini (yalnız çalışan risk değerlendirmeleri gibi) bilgilendirmek için ele almaya değer emniyet risklerine öncelik vermek.
• Risk Kontrolü : Risk azaltma olarak da adlandırılan bu, çalışanları, mülkü ve ekipmanı güvende tutmak için önlemlerin uygulanmasıdır. Bu önlemler risk ve hata olasılığını azaltmaya yardımcı olabilir.

Emniyet Riski Yönetimini oluşturan iki unsur, tehlike tanımlama ve emniyet riski değerlendirmesi ve azaltmadır.

Bu SMS bileşeni, operasyonların ortasında risk kontrollerinin denetlenmesi etrafında döner. Ayrıca kontrollerin etkinliğinin değerlendirilmesini de içerir. Soruşturmalar, denetimler ve raporlama, emniyet güvencesinin tipik işlevleridir.

Tüm hayati bilgiler daha sonra analiz edilir ve mevcut risk eğilimleri ve kalıplarıyla karşılaştırılır. Risk kontrollerinin çalışmaması durumunda düzeltici faaliyetlerin yapılması gerekir. Bu genellikle ekipman bakımı, denetim, daha fazla güvenlik eğitimi ve daha fazlası gibi süreçler aracılığıyla yapılabilir. Yöneticilerin ayrıca güvenlik güvencesinde hayati bir rol oynamaları beklenmektedir.

Güvenlik Güvencesi üç unsura ayrılabilir. Bunlar, emniyet performansının izlenmesi ve ölçülmesi, değişimin yönetimi ve SMS'nin sürekli iyileştirilmesidir.

Güvenlik Kültürü olarak da anılan Güvenlik Teşviki, bir şirket içinde SMS uygulamak için gerçekleştirilen faaliyetlere atıfta bulunur. Bunlar bilgi paylaşımı, eğitim ve iç iletişimi içerir. Her çalışanın SMS'leri hakkında ayrıntılı bir anlayış geliştirmesi, işyeri güvenliğinin temel bir şirket değeri olmasını sağlar. Tüm yöneticiler, olumlu bir şirket güvenlik kültürünü daha da teşvik etmek için her bir prosedürün önemini açıklayabilmelidir.

Emniyet Teşviki'ni oluşturan iki unsur eğitim/öğretim ve emniyet iletişimidir.

Havacılıkta Emniyet Yönetim Sistemleri

Havacılık, güvenlik yönetim sistemlerinin uygulandığı en yaygın endüstrilerden biridir. Finansal, yasal ve insan kaynakları gibi çok çeşitli uçak operasyonlarını kapsar.

ICAO Doc 9859 veya Emniyet Yönetimi Kılavuzunun (SMM) en son sürümüne göre, SMS uygulaması şirketin büyüklüğüne ve hangi hizmet ve ürünlerin sağlandığına göre belirlenir.

FAA, güvenlik yönetim sistemlerinin belirli bir güvenlik departmanı gerektirmediğini doğruladı, çünkü sistem her departmanda kullanılabilir ve kullanılmalıdır.

ICAO'ya göre, havacılıkta SMS'nin temel işlevleri şunlardır:

• Tehlike tanımlama
• Risk yönetimi
• Olay raporlama
• Performans analizi
• Güvenlik Güvencesi

İkincisinde, mürettebat programları, uçuş sevk kayıtları ve uçak tutarsızlık raporları gibi operasyonel kaynaklar, emniyet riski kontrolleri için değerli izleme araçlarıdır.

Emniyet Yönetim Sistemlerini Uygulamak için Dijital Çözümleri Kullanma

Emniyet yönetim sistemi geniş bir terim olup, bir organizasyonun benimsediği bir dizi şirket politikası ve prosedürüne atıfta bulunurken, kullanılan araçlara bağlı olarak böyle bir sistemin uygulanması zaman alıcı ve verimsiz olabilir.

Çalışanlara kağıt tabanlı güvenlik kılavuzları ve belgeleri sağlamanın, bir şirkette uyumluluğu sürdürmenin etkisiz bir yolu olduğu kanıtlanmıştır.

Bu gün ve çağda, Connecteam gibi dijital yazılım çözümleri, işverenlerin güvenlik yönetim sistemi uygulamasını basitleştirmesine olanak tanır. Bu tür yazılımlar genellikle eğitim kaynakları, dijital olay rapor formları ve kontrol listeleri, dokümantasyon yönetimi ve iki yönlü iletişim gibi ilgili özellikleri içerir.

SSS

SMS, bir işletmenin güvenlik gereksinimlerini nasıl ele alır?

Bir güvenlik yönetim sistemi, işletmelerin gelecekte daha iyi güvenlik odaklı kararlar almaları için mevcut operasyonlarını analiz etmelerine yardımcı olur. Herhangi bir ideal SMS:

• Reaktif : Organizasyon içindeki olaylara ve kazalara tepki vermeyi kolaylaştırır.
• Proaktif : Olaylar/kazalar ortaya çıkmadan önce organizasyonun süreçlerini analiz eder.
• Öngörülü : Kuruluşun mevcut ortamını ve koşullarını analiz ederek potansiyel riskleri ve tehlikeleri tanımlar.

Güvenlik yönetim sistemleri hangi sorunları ortaya çıkarabilir?

Avantajlarına rağmen, SMS kullanmanın getirdiği birçok sorun vardır. Bunlar şunları içerir:

• Bazı araçlar, çalışanların kullanması için çok zordur ve kullanılabilirliği yerine sistemin inceliklerine fazla odaklanır.
• Pek çok güvenlik yönetim sistemi mobil versiyonları içermez, bu da çalışanların herhangi bir yerden olayları bildirmesini veya güvenlik prosedürlerini yürütmesini zorlaştırır.
• Başarılı emniyet yönetimi, iki yönlü iç iletişim gerektirir. Ne yazık ki, birçok SMS sistemi çalışanlara ve yönetime güvenlik sorunları ve olaylar hakkında iletişim kanalları açma yeteneği vermemektedir.

Ancak, bu sorunları çözen birçok SMS çözümü vardır.

Hangi endüstriler bir güvenlik yönetim sisteminden yararlanır?

Hemen hemen tüm şirketler birinden faydalanabilirken, bazı belirli endüstriler, çalışanlarına ve müşterilerine kaçınılmaz olarak daha fazla potansiyel risk ve güvenlik tehlikesi sundukları için bir güvenlik yönetim sistemi gerektirir.

Havacılık, ulaştırma, inşaat, denizcilik, petrol ve gaz ve imalat gibi sektörler, ulusal yasa ve düzenlemelere uyumu sürdürmek için faaliyetlerine SMS'yi uygulamakla yasal olarak yükümlüdür. Aslında ISO 45001 standardı, boyutu veya türü ne olursa olsun tüm kuruluşların bir tür SMS'e ihtiyaç duyduğunu belirtir.

Emniyet Yönetim Sistemlerinde Sonuç

Bir emniyet yönetim sistemini bir organizasyona entegre etmek için kullanılan yöntemlerin, sistemin kendisi kadar kritik olduğu giderek daha açık hale geliyor.

Bununla birlikte, SMS'leri uygulamak için tasarlanan çoğu dijital çözümün, onları kullanan iş gücünün yalnızca %10-20'sini meşgul ettiğini belirtmekte fayda var.

Anahtar, çalışanların yönetimini, katılımını ve iletişimini optimize ederken aynı zamanda yöneticilerin güvenlik prosedürlerini ve politikalarını uygulamalarına izin veren bir yazılım çözümünü benimsemektir.

Sonuç olarak, yazılımın kullanımı ne kadar kolay olursa, çalışanlar riskleri belirlemede, yönetmede ve gelecekte olayların olmasını önlemede o kadar başarılı olacaktır.