Salesforce Sharepoint Entegrasyonu – Avantajlar, Süreç ve Zorluklar

İşletmelerin faaliyet gösterdiği hızlı iş dünyasında, kendi kendini tamamlayan birden fazla teknoloji ve platformun entegrasyonu artık bir trend değil, bir zorunluluktur. Bu makale, iki teknoloji devi Salesforce ve SharePoint arasında sinerji yaratmanın inceliklerini ayrıntılarıyla anlatıyor. İşletmeler, SharePoint'in güçlü belge yönetimi yeteneklerini Salesforce'un müşteri ilişkileri yönetimiyle birleştirerek, çok yüksek düzeylerde işbirliği ve üretkenliğin kilidini açmaya bir adım daha yaklaşıyor.

Salesforce SharePoint entegrasyonu kurmayı planlıyor ancak sürece sağlayacağı faydalardan ve süreçte ortaya çıkabilecek zorluklardan emin değilseniz sorularınızın yanıtlarını burada bulabilirsiniz.

[Ayrıca Okuyun: Salesforce entegrasyon çözümleri – Temel avantajlar, özellikler ve yaklaşımlar]

SharePoint'in Salesforce ile Entegrasyonu Gerekli mi?

Salesforce belge yükleme ve bakım işlevleri sunsa da sınırlamalardan muaf değildir. Verimliliği etkilemeye başlamadan önce bunu çözmek için şirketler, belgelerini depolamak ve şirket çapında işbirliklerini yönetmek için SharePoint gibi belge tabanlı işbirliği sistemleri aramaya başlar.

Peki bu entegrasyon gerçekten gerekli mi? Peki süreçlerinizi Salesforce ile sınırlı tutarsanız şöyle olur.

1. Dosya boyutu - Salesforce, belgeleri yüklemek için iki seçenekle birlikte gelir: 25 MB'a kadar verilerin yüklenmesini sağlayan "Ekler" ve 2 GB'a kadar verilerin yüklenmesine olanak tanıyan "Dosya". Bundan daha büyük bir veri boyutunun veri tahsisi ve belge yönetimi, platformun çok kiracılı mimarisi nedeniyle depolama maliyetlerini doğrudan artırabilir ve zaman içinde sistem performansını engelleyebilir.
2. Belge erişilebilirliği ve gizliliği – Salesforce belgelerinin Salesforce dışı kullanıcılarla paylaşılması yalnızca genel bir URL aracılığıyla mümkün olabilir. Ancak bu durum, belgenin kamuya açık olarak paylaşılması nedeniyle GDPR uyumlulukları ve diğer veri güvenliği yasalarıyla ilgili sorunlarla bağlantılıdır. Bunun çözümü, Salesforce dışı kullanıcılar için ek lisanslar almaktır; bu pahalı bir iş olabilir.
3. Gerçek zamanlı senkronizasyon – Kullanıcıların yerel sürücüsünde yapılan değişiklikler, Salesforce dosyalarıyla otomatik olarak senkronize edilmez ve bunun tersi de geçerlidir. Kullanıcıların sahip olduğu tek seçenek, dosyayı yüklemek/indirmek ve ardından yeni sürümle değiştirmektir.

Bu senaryoda SharePoint henüz ortada olmasa da işletmelerin hem Salesforce'u hem de SharePoint'i kullandığı ancak entegre olmadıkları başka bir olay daha olabilir. İşte bu yaklaşımla ilgili sorunlar.

1. Kusurlu süreç – Satıcılar, müşteriler ve iş ortaklarının sözleşmeleri aynı onay süreci etrafında çalıştığından, SharePoint gibi tek bir iş akışı yönetimi çözümünde otomatikleştirilme eğilimindedirler. Artık sözleşme onayları söz konusu olduğunda Salesforce kullanıcılarının CRM'den SharePoint'e (veya tam tersi) geçmesi gerekiyor.
2. Sorunlu ekip işbirliği – Müşteri kayıtları Salesforce'ta depolanırken, işbirliği hem SharePoint hem de Salesforce'ta gerçekleşir. Sonuç olarak Salesforce kullanıcıları, ekipleriyle iletişimde kalmak için sistemler arasında geçiş yaparken zaman kaybetme eğilimindedir.
3. Belge çoğaltma – Salesforce'un SharePoint ile entegrasyonunun eksikliğinden kaynaklanan bir diğer zorluk, satış ekibinin genellikle belgeleri SharePoint'ten indirmek ve daha sonra bunları ekipleriyle veya müşterileriyle her paylaşmak zorunda kaldıklarında Salesforce'a yüklemek zorunda kalmasıdır. Bu süreç çoğu zaman iki sistemde belge çoğaltılmasına yol açar ve bu da dosya sürümü karışıklığına yol açar.
4. İçerikten vazgeçme – Satış ekipleri, SharePoint dosyalarının bağlantılarını Salesforce'ta kopyalayabilir, ancak bunları önizleyemez ve hatta bunları Salesforce Global aramasında bulamazlar. Sonuç olarak müşterilerin iletişimi açısından değerli olabilecek içerik SharePoint kitaplıklarının içine gömülür.

Artık SharePoint ve Salesforce entegrasyonuna sahip olmamanın yan etkilerini incelediğimize göre, entegrasyon adımlarına geçmeden önce bir tane kurmanın gözle görülür faydalarına bakalım.

Bazı Önemli SharePoint ve Salesforce Entegrasyonunun Avantajları Nelerdir?

Salesforce ile entegre SharePoint belge yönetimi sistemi, veri işlemeyi verimli bir şekilde yönetirken hizmet ve satış ekipleri arasındaki işbirliğini geliştirmek isteyen işletmelere büyük faydalar sağlar. Salesforce'un CRM ve SharePoint'in belge yönetimi ve dosya depolama platformu olarak birleşik yetenekleri birbirini mükemmel şekilde tamamlar.

Geliştirilmiş Ekip İşbirliği

SharePoint ve Salesforce entegrasyonu, yalnızca satış ve hizmet ekipleri arasındaki işbirliğini değil aynı zamanda pazarlama ve hukuk gibi diğer alanlar arasındaki işbirliğini de geliştirir. Buna örnekler üzerinden bakalım.

Senaryo 1 – Bir satış yöneticisinin ve içerik yazarının bir müşteri teklifi oluşturmakla görevlendirildiğini düşünün. SharePoint'in Salesforce ile entegrasyonunun yardımıyla, satış yöneticisi tarafından yazarın belgesi üzerinde yapılan değişiklikler, tüm ekip üyelerinin (belge erişimiyle birlikte) görmesi için gerçek zamanlı olarak yansıtılacaktır. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar ve sürüm kontrolü riskini azaltır.

Senaryo 2 – Hukuk ekibi, SharePoint'te saklanan bir sözleşmeyi inceleyip onayladıktan sonra satış yöneticisi bu değişiklikleri Salesforce'ta anında görüntüleyebilir. Bu, önemli güncellemeleri müşterileriyle paylaşırken satış ekibinin güncel bilgilere ulaşmasına yardımcı olabilir.

Belge Güvenliği

Salesforce SharePoint entegrasyonu, işletmelere SharePoint'in ekipler, roller ve izin düzeyleri gibi güçlü güvenlik özelliklerine erişim olanağı tanır; bu da onların HIPAA ve GDPR gibi uyumluluk yasalarına uymalarına yardımcı olur. Platform, belirli dosyalar için son kullanma tarihlerinin ayarlanabileceği başka bir özellik ile birlikte gelir; bu şekilde üçüncü taraf satıcılar son kullanma tarihinden sonra dosyaya erişemeyecektir.

Analitik ve Raporlama

SharePoint Salesforce entegrasyonu, her iki platformdan gelen veriler satış performansı, belge kullanımı ve müşteri etkileşimleri hakkında öngörüler elde etmek için birleştirilebildiğinden, kolay analiz ve raporlama yetenekleri sağlar. Örneğin, SharePoint Çevrimiçi Raporlama ve Denetim aracının yardımıyla ekipler, satış sürecinde sıklıkla erişilen belgeleri analiz edebilir ve onlara anlaşmanın tamamlanması veya müşteri sorunlarının çözümü üzerinde en büyük etkiye sahip olan kaynaklara ilişkin içgörüler sağlayabilir.

[Ayrıca Okuyun: İşletmeler için Veri Bilimi ve Analitik Konusunda Tam Bir Kılavuz]

Daha İyi Yük Dengeleme

Salesforce'un SharePoint ile entegrasyonunun en önemli faydalarından biri, yük dengelemedeki iyileşmedir. Her iki platformun ayrı ayrı kullanılması, sistemlere çok fazla yük bindirerek kesinti süresinin artmasına ve performansın yavaşlamasına neden olur. Ancak bunların entegrasyonu, veri ve dosyaların iki platform arasında paylaşılmasına olanak tanıyarak daha iyi yük dengelemeye ve çoğaltma ve çoklu kopya bakımı nedeniyle sıfır kaynak israfına olanak tanır.

Bu dördü yalnızca Salesforce ve SharePoint entegrasyonuyla ilişkili üst düzey avantajlardır. Gün be gün süreç ve iş akışı düzeyinde, harici paylaşım kontrolleri, daha iyi veri yönetimi, gelişmiş üretkenlik ve ölçeklenebilirlik gibi başka avantajlar da gün yüzüne çıkıyor.

Ancak kuruluşunuzda bu avantajlara tanık olma olasılığınız tamamen Salesforce SharePoint entegrasyonunu ne kadar iyi gerçekleştirdiğinize bağlıdır. Bu bölüme geçmeden önce size sürecin başarısını garanti altına alabilecek dört yol gösterici ilkeye kısa bir göz atalım.

SharePoint Salesforce Entegrasyonunun Yol Gösterici İlkeleri

Günümüzün dijital ekonomisinde başarılı entegrasyonlar, etkili ve verimli bir organizasyon oluşturmada çok önemli bir rol oynamaktadır. Şirketinizin bunu başarabilmesi için bazı yol gösterici ilkelere uymanız gerekecektir.

1. Veri Yerleşimi – Verilerin önceden belirlenmiş coğrafi sınırlar dahilinde olduğundan emin olunmalıdır: oluşturuldukları yer, nerede erişileceği ve nerede saklanacağı. Gizlilik ve veri depolamayla ilgili uyumluluklara uymanız gerektiğinde bu daha da önemli hale gelir.
2. Güvenlik – SharePoint Salesforce entegrasyonunuz güvenliği birinci öncelik olarak tutmalıdır. Her iki platform da güçlü bir güvenlik algoritmasıyla gelirken, dosya erişilebilirlik izinlerine ve bunların kullanım takibine dikkat etmelisiniz. [Ayrıca Okuyun: Bulut Uygulama Güvenliği: Verilerinizi Bulutta Korumak]
3. Veri Mimarisi – Kullandığınız veriler, entegrasyon sürecinden en iyi şekilde yararlanmak için mantıksal olarak düzenlenmeli ve yapılandırılmalıdır. Bu genellikle hem Salesforce hem de SharePoint genelinde ilgili veri noktalarının etiketlenmesini, kategorize edilmesini ve bağlanmasını içerir.
4. Veri Paylaşımı – Veriler iyi organize edilip saklandıktan sonra, bir sonraki adım onların erişimini ve dağıtımını planlamaktır. Bu sorunu çözmek için SharePoint, belgelere son kullanma tarihleri ​​ekleme, belgeye kimin eriştiğini görüntüleyen ve takip eden bir kontrol paneli vb. gibi bir dizi özellik ile birlikte gelir.

Salesforce SharePoint entegrasyon ilkelerinin artık tartışıldığına göre, iki platformu nasıl bağlayabileceğiniz ve hazırlanmanız gereken herhangi bir sınırlama olup olmadığı sürecine dalalım.

SharePoint'in Salesforce ile Adım Adım Entegrasyonu

Salesforce'tan SharePoint'e entegrasyon sürecine ulaştığınızda, genellikle üç seçenekle karşılaşırsınız: Dosya Bağlantısını Kullanma, Özel bir entegrasyon aracı oluşturma ve iki platformu bağlamak için üçüncü taraf platformları kullanma.

Burada üç seçeneği de inceleyelim.

Salesforce Dosyaları Connect SharePoint Yöntemi

1. Salesforce AppExchange'i açın ve "Files Connect"i arayın. Daha sonra kurulumu başlatmak için “Şimdi Al” butonuna tıklayın.
2. Kurulumdan sonra artık Salesforce kurulum menüsündeki "İzin Setleri" bölümüne gidip "Files Connect"i seçerek izin vermeniz gerekecek. Buradan dosyaları görüntüleme, düzenleme ve silme gibi gerekli kullanıcı izinlerini atayabilirsiniz.
3. Daha sonra, "Kimlik Doğrulama Sağlayıcısı"na gidip "Dosya Bağlantısı"nı seçerek bir kimlik doğrulama sağlayıcısı oluşturun. Buradan kimlik doğrulama türü ve erişim izni verilen kullanıcılar gibi gerekli ayarları oluşturabilir ve yönetebilirsiniz.
4. Bundan sonra SharePoint hesabını yapılandırmanız gerekir. “SharePoint” bölümüne gidin ve ardından “Dosya Bağlantısı”nı seçin. Artık oturum açma kimlik bilgileri ve SharePoint URL'si gibi gerekli bilgileri girebilirsiniz.
5. Artık geliştirilen uygulamayı yapılandırmanın zamanı geldi. Bunun için Salesforce kurulum menüsünün "Geliştirme" bölümüne gidin ve ardından "Files Connect"i seçin. Artık entegrasyon türü ve sistemler arasında paylaşılacak veriler gibi gerekli ayarları buradan yapılandırabilirsiniz.
6. Salesforce'tan Sharepoint'e entegrasyon için bir sonraki önemli adım, Salesforce Files Connect aracını kurmaktır. Salesforce menüsünde "Kurulum" bölümüne gidin ve "Files Connect"e gidin. Artık entegrasyon türü ve sistemler arasında paylaşılacak veriler gibi ayarları yapılandırabilirsiniz.
7. Salesforce SharePoint entegrasyonunun son adımı iki platform arasında bir bağlantı oluşturmaktır. Bunu oluşturmak için Salesforce kurulum menüsündeki "Harici Veri Kaynakları" bölümüne gidin ve "Dosya Bağlantısı"na gidin. Bu noktada entegrasyon türü, sistemler arasında paylaşılacak veriler gibi ayarları kolaylıkla yapılandırabilirsiniz.

Bu, Salesforce ve SharePoint entegrasyonunun en çok uygulanan şekli olsa da, Files Connect'in kısıtlı harici sistem desteği, yükleme seçeneği olmaması, izin kontrolü olmaması, harici paylaşımda karmaşıklık, gecikme, arama sınırlamaları vb. gibi bazı endişe verici sınırlamaları vardır.

Üçüncü Taraf Salesforce'tan SharePoint Entegrasyon Uygulamalarına

Çeşitli üçüncü taraf bağlayıcılar, Dosya Bağlantısı kısıtlamalarını çözmeyi amaçlamaktadır. Files Connect ile bunlar arasındaki karşılaştırmanın tablo halinde görünümüne bakalım.

Özel SharePoint Salesforce Entegrasyon Aracı

Salesforce ve SharePoint çevrimiçi entegrasyonunu gerçekleştirirken işletmelerin genellikle tercih ettiği son seçenek, özel bir araç oluşturmaktır. Appinventiv gibi bir yazılım geliştirme hizmetleri sağlayıcısıyla ortaklık yapmak, Files Connect ve üçüncü taraf yazılımların her türlü karmaşıklığını ve kısıtlamasını ele alan özel entegrasyon için ihtiyaç duyacağınız becerileri size sağlayabilir.

Artık Salesforce ile SharePoint entegrasyonunu planlarken genellikle karşılaşacağınız üç seçeneği bildiğinize göre, sizi seçtiğiniz entegrasyon modelinden bağımsız olarak ortaya çıkabilecek bazı genel zorluklara hazırlamak istedik.

SharePoint Salesforce Entegrasyonunda Sık Karşılaşılan Zorluklar ve Bunların Üstesinden Gelmenin Yolları

SharePoint'i Salesforce ile entegre etmek, iki devasa platformu birleştirme tekniklerinden yoksun birçok işletme için karmaşık bir yolculuk olabilir.

Veri göçü

Verilerin Salesforce'tan SharePoint'e veya tam tersi şekilde taşınması, son derece karmaşık ve zaman alıcı bir görev olabilir; çünkü işletmelerin, verilerinin herhangi bir çoğaltma veya doğruluk hatası olmadan uygun şekilde biçimlendirildiğinden, organize edildiğinden ve taşındığından emin olması gerekir. Bu sorunun üstesinden gelmek için üçüncü taraf veri taşıma araçlarından yararlanabilir, hatta yaklaşıma yardımcı olması için özel veri taşıma hizmetleri kiralayabilirler.

Veri güvenliği

Hassas verilerin kapsamlı bir şekilde korunmasını ve erişimin yalnızca yetkili kullanıcılarla sınırlandırılmasını sağlamak, başarılı bir Salesforce SharePoint entegrasyonunun anahtarıdır. Bu sorunu, güvenlik duvarları, şifreleme ve erişim kontrolleri gibi güvenlik özelliklerinin uygulanması yoluyla çözmenizi öneririz.

Özelleştirme

Entegrasyonu ve sonucunu özelleştirmek, Files Connect rotasını kullandığınızda son derece zordur. Bunlardan birinin eksikliği, işletmelerin ya üçüncü taraf bir çözüme yönelmesine ya da özel bir entegrasyon aracı oluşturmaya yardımcı olacak bir yazılım geliştirme firmasıyla ortaklık kurmasına yol açıyor.

Bununla Salesforce SharePoint entegrasyonunun tüm farklı yönlerine baktık. Hızlı bir özetleme yapmak gerekirse, Salesforce belge yönetimi özelliğinin büyüyen bir işletmenin gereksinimlerini tek başına karşılayamayacağına ve bunun nedenlerine değindik. Daha sonra entegrasyonun bazı önemli faydalarına, ikisini birleştirirken sahip olabileceğiniz seçeneklerin ayrıntılarına ve son olarak karşılaşabileceğiniz zorluklara baktık.

Appinventiv, Salesforce Sharepoint Entegrasyonu Konusunda Nasıl Yardımcı Olabilir?

Appinventiv'de, her iş geliştirme ekibinin daha üretken ve sonuç odaklı olmak için bir çözüm aradığını biliyoruz; bu, Salesforce ve SharePoint entegrasyonunun vaat ettiği bir şeydir. Ancak bu entegrasyonda bile bazı belirgin sınırlamalar özel bir çözüm kullanılarak çözülebilir. Uzmanlığımız burada devreye giriyor.

Entegrasyon eksikliği nedeniyle ortaya çıkan temel, günlük sorunlarınızı anlayacak teknik bilgi birikimine ve iş anlayışına sahibiz ve bunları yalnızca çözmekle kalmayıp, aynı zamanda her iki platformun yeteneklerini de geliştirecek teknik çözümlere sahibiz.

İki güçlü iş yazılımını birleştirmek için özelleştirilmiş ve daha etkili bir entegrasyon çözümü bulmak için bugün entegrasyon uzmanlarımızla iletişime geçin.

SSS

S. Salesforce, SharePoint'e benzer mi?

C. Salesforce'un bazı belge yönetimi işlevleri olsa da özünde bir CRM platformudur. Öte yandan SharePoint'in ana avantajı, bir belge yönetimi ve depolama sistemi olmasıdır.

S. Salesforce SharePoint entegrasyonunun faydası nedir?

C. Salesforce ve SharePoint entegrasyonunun çeşitli avantajları vardır. İşte en iyileri:

• Geliştirilmiş Ekip İşbirliği
• Belge Güvenliği
• Analitik ve Raporlama
• Daha İyi Yük Dengeleme
• Harici Paylaşım Kontrolleri
• Daha İyi Veri Yönetimi
• Geliştirilmiş Verimlilik
• Daha Yüksek Ölçeklenebilirlik ve daha fazlası.

S. İki platformu birbirine bağlamak için tek seçenek Files Connect midir?

C. Files Connect en çok kullanılan entegrasyon yöntemi olsa da tek yol bu değildir. Ayrıca üçüncü taraf entegrasyon araçlarını kullanabilir veya entegrasyon yeteneklerine sahip özel bir platform oluşturabilirsiniz.