Müşterilere Saygılı Bir Şekilde Sınır Koymak için 8 İpucu

Müşterilerle sınırlar belirlemek, serbest çalışanlar ve küçük işletme sahipleri için inanılmaz derecede zor bir iştir. Bir yandan, müşterileri çekmek ve onları mümkün olduğunca mutlu etmek istiyorsunuz. Ancak o zaman, müşteriler yalnızca sizin sınırlarınıza saygı duyarlarsa faydalı olacaktır (ve birlikte çalışması kolay olacaktır).

Bir düşünün, bir müşteri zamanında ödeme yapmazsa ne işe yarar? Sizden diğer müşterilere odaklanamayacağınız noktaya kadar sizden daha fazlasını talep etmeye devam ederse, bir müşteri gerçekten buna değer mi?

Ve mesai saatleri dışında sürekli arayan bir müşteriniz varsa, sağlıklı bir iş-yaşam dengesi nasıl kurabilirsiniz? Bu nedenle müşterilerle sınırlar koymak çok önemlidir.

Bu sorunlardan kaçınmak için katı sınırlar uygulamanız gerekir. Ancak, müşterilerinizi memnun ederken bunu nasıl yaparsınız? Bu yazıda tartışacağımız şey bu. En baştan başlayalım:

Müşterilerle sınır koymanın önemli olmasının 4 nedeni

Müşterileri kaybetme riskiyle karşı karşıya olduğunuz için müşterilerle sınırlar belirlemek korkutucu olabilir. Ancak, yapmanız gereken bir şey. İşte nedeni:

1. Sınırlar, siz ve müşterileriniz arasındaki karşılıklı saygıyı destekler

Profesyonel sınırlar, sizin ve müşterilerinizin nasıl etkileşime girdiğine ve iletişim kurduğuna dair bir kılavuz oluşturur. Örneğin, müşterilerinizin sizinle ne zaman ve nasıl iletişim kurmaları gerektiğini bilmelerine yardımcı olur. Örneğin, hafta sonlarının ve tatillerin sınırların dışında olduğu konusunda hemfikir olabilirsiniz.

Böyle bir anlaşma karşılıklı saygı oluşturur. Müşteriler zamanınıza ve sınırlarınıza saygı duyacak ve siz de aynı saygıya karşılık vereceksiniz.

Daha fazla müşteriye mi ihtiyacınız var?

ÜCRETSİZ kitabımızla daha fazla serbest çalışın: 30 Günde 10 Yeni Müşteri . E-postanızı aşağıya girin ve hepsi sizin.

Şimdi İndirin

Buna karşılık, sınırların olmaması, müşterilerin her an size ulaşabileceği anlamına gelebilir. Bu gerçekten tehlikeli çünkü bazı müşteriler erişilebilirliğinizi kolayca kötüye kullanabilir.

İşletmenizdeki diğer önemli işlevlere odaklanma becerinizi etkileyebilirler. Bazıları kişisel ve aile zamanınıza bile girecek. Bu, kontrol edilmezse kızgınlığa yol açabilir.

2. Sınırlar, tüm müşterileri memnun etmenize yardımcı olur

Yakın kişisel müşteri ilişkilerini sürdürmek, müşterilerin kendilerini değerli ve takdir edilmiş hissetmelerini sağlar. Ne yazık ki, bir müşteri sınırları tamamen göz ardı ederse bu tür ilişkileri sürdüremezsiniz.

Zamanınızın önemli bir bölümünü alacaklar ve bu, diğer müşterilere ayak uydurma yeteneğinizi ciddi şekilde sınırlayacaktır. Sonunda işinizi büyütmenizi engelleyebilir.

3. İş sınırları, kişisel bakım için kritik öneme sahiptir

Zayıf sınırların etkileri genellikle kişinin kişisel yaşamına taşar. Müşterileriniz size istedikleri zaman ulaşabilirlerse, geceleri sizi aramalarına ne engel olabilir? Ya da hafta sonları ailenizle dışarı çıktığınızda?

Sınırlar olmadan, iş dışında bir hayata sahip olmak neredeyse imkansız hale geliyor. Ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesi olmadan üretkenlik düşer ve depresyon gibi tıbbi sorunların ortaya çıkma riski muazzam bir şekilde artar.

Denge olmadan, artık aynı üretkenlik düzeyini koruyamadığınızda işiniz bir darbe alacaktır.

4. Sınırlar sizi müşterilerinize hayır demekten kurtarır

Müşterilerle sınırlar belirlemek, sizi müşterilerin isteklerini geri çevirmeniz gereken durumlardan kurtarır. Örneğin, bir müşteriye yalnızca belirli saatlerde müsait olduğunuzu söylerseniz ve koşullarınızı kabul ederlerse, bu saatler dışında sizinle iletişim kurmaktan rahatsız olmayacaklardır.

Ve kendinizi hayır demeniz gereken konuşmalarda bulamayacağınız için, müşterilerle olan ilişkileriniz muhtemelen daha güçlü ve daha saygılı hale gelecektir.

Ne yazık ki, tüm müşteriler sınırlara saygı göstermez. Bu nedenle, birkaç müşterinin sizi onları geri çevirmeniz gerekebilecek durumlara sokmasını bekleyin.

Müşterilerle sınırlar nasıl belirlenir

Mesleki sınırlar, diğer ticari terimler kadar ciddiye alınmalıdır. Online bir iş kurmak için ihtiyacınız olan belgeleri hazırlarken en baştan sınırlarınızı oluşturmalısınız.

Aşağıda, müşterilerle sınırlar belirleme konusunda dört adımlı bir kılavuz bulunmaktadır:

Beklentileri belirleyin

Sınırlarınızı belirlemenin ilk adımı, en başından beklentilerinizi netleştirmektir. Müşteriniz, çalışma saatleri, işin kapsamı, geri dönüş süreleri, yanıt süresi, aramaların ne kadar sürmesi gerektiği vb. konularda sizden neler bekleyebileceğini bilmelidir.

Bu beklentileri olabildiğince doğru bir şekilde tanımlayın. Bu, özellikle bir müşteri için yaptığınız işin kapsamı gibi bir şey için önemlidir. Bunun için net bir kılavuz belirlemezseniz, bazı müşteriler bundan faydalanabilir ve başlangıçta üzerinde anlaşmaya vardığınızdan daha fazla iş yapmanıza neden olabilir.

Bu beklentileri yazın ve projenin en başında müşterinizle tartışın. Bu şekilde, yolculuğunuza sağ ayakla başlayacak ve gelecekteki anlaşmazlık riskini azaltacaksınız.

Beklentileri belirlemekten daha da önemli olan onlara bağlı kalmaktır. Çalışma saatlerinizin sabah 8 ile akşam 4 arasında olduğuna karar verirseniz, bu kurala bağlı kalın. Mutlak bir acil durum olmadıkça, müşteriyi bu saatler dışında meşgul etmeyin.

Evet, gerekirse çalışma saatleri dışında proje üzerinde çalışabilirsiniz, ancak müşteri ile etkileşime girmekten kaçının. Niye ya? Anlaşmanızı ihlal ederseniz, müşteriniz kuralların o kadar da önemli olmadığını düşünecektir. Bazıları sınırlarınızı aşabilir ve kendinizin bile takip edemeyeceğiniz kuralları uygulamak sizin için zor olacaktır.

Şartlarınızı yazılı hale getirin

Müşterilerle sınırlar belirlerken, şartlarınızı yasal bir belgeye koyun ve birlikte çalışmaya başlamadan önce müşterilerin sözleşmeyi imzalamasını sağlayın. Bu, sınırlarınızı resmileştirmek için en iyi tekniklerden biridir. Anlaşma ayrıca yolda ortaya çıkabilecek sorunları çözmeyi de kolaylaştırıyor.

Örneğin, yasal belge tam olarak neyi teslim etmeniz gerektiğini göstermelidir. Bu nedenle, bir müşteri sizi sözleşmenin dışında bir şey yapmaya ikna etmeye çalışırsa, talebi kibarca geri çevirebilir veya ekstra ödeme yapmasını isteyebilirsiniz.

Sözleşmede ödeme koşulları da belirtilmelidir. Buna borçlu olunan miktar, ödeme yöntemi, vade tarihi ve gecikme cezası ücretleri gibi diğer ilgili şartlar gibi ayrıntılar dahildir.

Müşterinizin işe alım sürecini karmaşıklaştırmamak için, sözleşmelerinizin hüküm ve koşullarına sınırları ve beklentileri dahil edin. Ancak, belgeyi imzalamadan önce müşterinizle şartları konuştuğunuzdan ve tartıştığınızdan emin olun.

Sınırları zorlamak için bir sistem kurun

Siz ve müşteriniz şartlar üzerinde anlaştıktan sonra, sınırları tutarlı bir şekilde uygulamanıza yardımcı olacak bir sisteme ihtiyacınız olacak. Bu sistemin sadece müşterileriniz için olmadığını unutmayın. Kendinizi kontrol altında tutmak için de buna ihtiyacınız var. İşinizde lider olduğunuz için muhtemelen sizin tarafınızdan daha fazla disiplin gerektirecektir.

Uygun bir sistem kurmanın bir diğer faydası da, yokluğunuzda işiniz çökecekmiş gibi hissetmeden ihtiyacınız olan molaları vermenize yardımcı olacaktır.

Müşteri etkileşimlerinin yalnızca çalışma saatlerinde gerçekleşmesini sağlayarak başlayın. Neyse ki, bunu yönetmenize yardımcı olacak birçok araç var. Hafta boyunca zaman belirleyin ve etkileşimlerinizi planlayın. Bunu belirlemenize yardımcı olabilecek haftalık çalışma programı şablonlarını kolayca bulabilirsiniz.

Örneğin, modern akıllı telefonlar farklı profiller arasında geçiş yapmanızı sağlar. iPhone'unuz için bir iş ve kişisel profil oluşturabilir ve her profilden gelen bildirimleri özelleştirebilirsiniz. Örneğin, kişisel profilinizde e-posta, Slack ve diğer işbirliği uygulamalarından gelen bildirimleri kapatmış olabilirsiniz.

Profiller çok faydalıdır, ancak kendi kurallarınızı çiğnemekten kendinizi alıkoymak için biraz öz disiplin uygulamanız gerekir.

Profesyonel sınırları zorlamanıza yardımcı olabilecek başka bir araç, e-posta otomatik yanıt yazılımı veya eklentisidir. Bu araçlar, müsait olmadığınızda gelen e-postalara otomatik olarak yanıt verir. Örneğin, sizden ne zaman bir yanıt bekleyebileceklerini söyleyen bir müşteri e-postasına yanıt verebilirler.

Araçlar, kişisel yaşamınızdan ödün vermeden müşterilerinizle iş ilişkisini sürdürmek için harikadır.

İhlal edilen sınırları derhal ele alın.

Bazı ihlal edilmiş müşteri sınırlarını ele almak diğerlerinden daha kolay olabilir. Örneğin, teslimatlarınızın kapsamı sözleşmede yer alıyorsa ve müşteri ekstra iş isterse, ekstra ücretleri görüşmek için kolayca bir arama planlayabilirsiniz.

Aynı şekilde geç ödeme gibi sorunları da sözleşmenizde gecikme cezası maddesi ile halledebilirsiniz.

Peki ya aşırı talepte bulunan bir müşteri sizi sürekli olarak saatler sonra ararsa? İlişkiye zarar vermeden bunu nasıl halledersin?

Müşteriyle oturup mümkün olduğunca kibar bir şekilde çalışma saatlerinizi hatırlatmalısınız.

Çoğu müşteri, muhtemelen iş-yaşam dengesi sorunlarıyla mücadele ettiği için böyle bir talebe olumlu yanıt verecektir. Ancak müşterinin ihtiyaçları fazladan saatlere ihtiyaç duyacak kadar değiştiyse, yeni bir anlaşmayı görüşmeniz gerekir.

Burada ayrıca proaktif bir yaklaşım benimseyebilirsiniz. Bu, e-posta bildirimlerini kapatmak ve iş ve kişisel zaman için ayrı telefonlara sahip olmak anlamına gelir. Müşteriler size ulaşamazlarsa özel hayatınızı asla kesintiye uğratmazlar, değil mi?

Müşterilerin görmezden gelindiğini düşünmemeleri gerektiğinden, iş telefonunun tüm mesai sonrası aramaları işlemek için etkin bir sesli mesaj hizmetine sahip olduğundan emin olun.

Müşterilerle sınırlar belirlemek için ipuçları

Müşterilerle sınırlar belirlemek hayati önem taşır, ancak bunu doğru bir şekilde yapmanız gerekir; aksi takdirde, süreçte müşteri kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. İşte bu konuda nasıl gideceğinize dair sekiz ipucu:

Bir sözleşmeyi taahhüt etmeden önce sorular sorun

Bazı serbest çalışanlar, yeni bir müşteri bulma konusunda heyecanlanıyor ve bir sözleşme imzalamadan önce gerekli özeni göstermeyi unutuyor. Çoğu serbest çalışan, diğer her şeyi göz ardı ederek yalnızca kapsam ve ödeme koşullarına da dikkat eder. Bu, yönergelerin tartışılmadığı durumlarda zayıf bir öncelik oluşturur ve her iki tarafın da sözleşmeyi kötüye kullanmasını kolaylaştırır.

Herhangi bir sözleşmeyi imzalamadan önce müşterinizle açık bir tartışma yapın. Sınırlarınızı netleştirmeyi hedeflerken, müşteri beklentilerini de belirleyin.

Bu tartışmalar, birlikte çalışmaya başlamadan önce sizi aynı noktaya getirecektir. Ayrıca, herhangi bir sorunu çok geç olmadan ortadan kaldırmak için bir yol sağlar. Örneğin, müşterinin talep ettiği haftalık saatlerden memnun değilseniz, proje başlamadan önce sorunu çözebilirsiniz.

Resmi iletişim kanallarını kullanın

Önceden tartışmanız gereken kilit konulardan biri iletişim kanallarıdır. E-posta oldukça standarttır, ancak etkili müşteri iletişimi için Zoom, Skype veya Slack gibi ekstra bir kanala da ihtiyacınız vardır.

Hangi seçeneklerde hemfikir olursanız olun, her zaman onlara bağlı kaldığınızdan emin olun. Örneğin, müşterinize WhatsApp aracılığıyla mesaj göndermeyin. Bunu bir kez yapmak zararsız gelebilir, ancak kötü alışkanlıklar bu şekilde oluşur ve siz farkına varmadan, en iyi arkadaşınız ve müşterilerinizle nasıl iletişim kurduğunuz arasında hiçbir ayrım yoktur.

uzaklaşmaya hazır olun

Bir iş fırsatını geri çevirmek kulağa doğru gelmeyebilir, ancak bununla yüzleşelim, her müşteri sizin ve nihai hedefiniz için iyi değildir. Müşteriler açıkça tanımlanmış sınırlara saygı gösteremezlerse, yarardan çok zarar vermeleri muhtemeldir.

Bu nedenle, hedeflerinize uygun olmayan projeleri geri çevirmekten korkmayın, kibar ve saygılı bir şekilde yapın.

Müşteriyle samimi bir konuşma yapın ve projenin sizin için uygun olmadığını bildirin. Çoğu müşteri dürüstlüğü takdir edecek ve bunu ilerlemenize karşı tutmayacaktır.

İşte size yol gösterecek bir şablon:

Merhaba [müşteri adı],

Bu fırsatla ilgili olarak bize ulaştığınız için çok teşekkür ederiz. Bunu takdir ediyorum. Ne yazık ki, şu anda bu projeyi sizin için halledemem. Korkarım bunu aktarmak zorunda kalacağım.

Başka sorularınız varsa lütfen bize ulaşmaktan çekinmeyin. Teşekkürler, [müşterinin adı].

Saygılarımızla,
[Adınız]

Buradaki amaç, “Hayır” kelimesini kullanmadan müşteriyi geri çevirmektir. Ayrıca kendini fazla açıklamak istemiyorsun.

Müşteriniz için bu görevi yerine getirebileceğini düşündüğünüz bir meslektaşınızdan bahsetmekten çekinmeyin. Bu, ihtiyacı olan bir müşteriye yardım ederken sınırlarınızı korumanın başka bir yolu.

Önceliklerinizi anlayın

Sınırlarınızı etkili bir şekilde belirlemek ve uygulamak için önce hayatınızda neyin önemli olduğunu anlamalısınız. Hafta, ay veya çeyrek için öncelikli projeler nelerdir? Kişisel veya aile zamanınız için haftada kaç saat ayrılmıştır?

Önceliklerinizi bilmek, hedeflerinizle uyumlu olmayan müşteri taleplerini belirlemeyi kolaylaştırır.

Sınırlarınızı tutarlı bir şekilde zorlayın

Sınırlarınıza saygı duyulmasını sağlamanın en iyi yolu, onları tutarlı bir şekilde uygulamaktır. Müşterinize bugün mesai sonrası aramalar için uygun olmadığınızı söylemeyin ve ertesi gün kuralı ihlal edin. Müşterilerinizin kafasını karıştırıyor ve sizi bir şaka gibi gösteriyor.

İlişki boyunca sınırlarınızı zorlayın.

Müşterilerinizin sınırlarına saygı gösterin

Müşterinizin sınırlarına, tıpkı sizinkine saygı duymalarını beklediğiniz gibi saygı gösterin. Ne de olsa saygı iki yönlü bir yoldur.

Bir müşteriye beklentilerinizi söylerken, kendilerine ait şartları olup olmadığını sorun. Yaparlarsa, not edin.

Sınırlarınızın zorlandığını anlayın

Bazı müşteriler, profesyonel bir ilişki sürdürmek için gösterdiğiniz en iyi çabaya rağmen, her zaman sınırlarınızı test edecektir. Örneğin, kapsam kayması gibi şeyler, özellikle serbest çalışan dünyasında çok yaygındır.

Örneğin, bir müşteri sizden kendisi için oluşturduğunuz bir uygulamaya yeni bir özellik eklemenizi isteyebilir. Daha da kötüsü, nihai ürünü teslim etmeden önce özelliği eklemek için gereken ek saatleri hesaba katmayabilirler. Böyle basit bir istek tüm zaman çizelgenizi mahvedebilir.

Daha önce tartışıldığı gibi, bu ihlalleri meydana geldiği kadar çabuk ele almak için bir mekanizma oluşturun.

Sosyal medyada müşterilerle arkadaş olmalı mısınız?

Sosyal medya, markanızı oluşturmanın harika bir yoludur, ancak müşteriler söz konusu olduğunda birkaç uyarı ile birlikte gelir. Müşterilerle sosyal medyada bağlantı kurmak zor bir konudur. Elbette, bazı faydaları var, ancak dezavantajları çok derin.

Örneğin, bazı kişisel öğelerinize erişerek bağlantı, müşterilerin sizi bir müşteriden çok bir arkadaş olarak görmesini sağlayabilir. Tamamen kötü bir şey değil, ancak bazı komplikasyonlara neden olabilir. Örneğin, artık "yakın arkadaşlar" olduğunuz için bir müşteri, üzerinde anlaşmaya varılan ödeme koşullarıyla özgürleşmeye başlayabilir.

Bağlantı, profesyonel bir ilişkiyi de kolayca mahvedebilir. Diyelim ki Facebook sayfanızda siyasi bir görüş yayınlıyorsunuz. Müşterinin farklı bir görüşü varsa, işinizde iyi olsanız bile, sizin rastgele fikriniz için sizi beğenmemeleri ve “iptal etmeleri” kolaydır.

Nihayetinde, bir müşteriyle sosyal medyada bağlantı kurup kurmama kararı, sosyal sayfalarınızı nasıl kullandığınıza bağlıdır. Facebook sayfanız kişisel şeyler için ayrılmışsa ve başka bir şey için ayrılmışsa, platformdaki müşterilerle bağlantı kurmanın faydaları çok azdır.

Öte yandan, uzmanlığınızı sergilemek için sosyal medyayı kullanıyorsanız, müşterilerle bağlantı kurmak çok faydalı olabilir. Sosyal ağlar, yeni müşteriler edinmenize bile yardımcı olabilir.

Bu nedenle, sosyal ağlarınızı nasıl kullandığınızı değerlendirin ve ardından müşterilerle bağlantı kurup kurmama konusunda uygun kararı verin.

Sınırları belirlemeye hazır mısınız?

Müşterilerle sınırlar belirlemek, üretken bir ilişki için kritik öneme sahiptir. Karşılıklı saygıyı beslerler ve kişisel taahhütlerinizi yerine getirirken işinizi büyütmenize yardımcı olurlar.

Sınır ihlallerini önlemek, ihlallerle uğraşmaktan her zaman daha kolaydır. Sizi zorlu konuşmalardan kurtarır ve verimli ilişkiler kurmanıza yardımcı olur. Öyleyse neden sınırları belirleyerek işinizin ve hayatınızın kontrolünü geri almıyorsunuz?

Konuşmayı sürdürmek...

Ücretsiz Facebook grubumuzda 10.000'den fazla kişi günlük sohbetler yapıyoruz ve sizi orada görmeyi çok isteriz. Bize katıl!