Tek Başına Şirket Sahiplerinin Yıllık Toplantılar Hakkında Bilmesi Gerekenler

“Yıllık hissedarlar toplantısı” denilince aklınıza nasıl bir tablo geliyor? Amazon, Exxon veya Apple gibi endüstri devlerinin ön saflarında yer alan etkili figürlerin büyük bir buluşması mı?

Ya da belki zihniniz daha yerel bir senaryoya yöneliyor, Jim gibi oturduğu yerden küçük bir peyzaj işi yapan birini hayal ediyorsunuz?

Birkaç küçük işletme sahibi, genellikle bir C Corporation veya S Corporation kurarak şirketleşmeyi seçer).

Bunu öncelikle kişisel varlıklarını işle ilgili potansiyel yükümlülüklerden korumak için yaparlar. Ek olarak, halihazırda indirimli kurumlar vergisi oranı, C Corporation'ı çeşitli büyüklükteki işletmeler için cazip bir seçim haline getiriyor.

Bir C veya S şirketi kurulduğunda, şirketiniz yalnızca bir kişiden oluşsa bile, eyaletinizin kurumsal idari gerekliliklerine uymak çok önemlidir. Bu hükümler, hem yönetim kurulu hem de hissedarlar toplantılarının düzenlenmesini ve belgelenmesini zorunlu kılar.

Tek Sahipli Şirketler

Bu parça, tek sahipli şirketler hakkında fikir verecektir. Giderek daha yaygın hale gelen bir fenomen olan tek sahibi şirketler, beraberinde benzersiz bir dizi zorluk ve avantaj getiriyor.

Özellikle, tek sahipli bir şirket hakkında sorulan en tipik soruların bazılarına ve bir şirket kurmanın beraberinde getirdiği idari gerekliliklere yanıt vereceğiz.

1. Tek Ortaklı Anonim Şirketim Olabilir mi?

Nitekim tek ortaklı bir şirkete sahip olmak mümkündür. Aslında, ABD'deki her eyalet, tek bir kişinin bir şirketi hem kurmasına hem de yönetmesine izin verir.

Ayrıca, şirketin tek bir yöneticiye sahip olmasına izin vererek, şirketinizin tek hissedarı, yöneticisi ve yetkilisi rollerini üstlenme olasılığını açar.

Bu, kurumunuzu tek başınıza etkili bir şekilde denetleyebileceğiniz ve yönlendirebileceğiniz anlamına gelir.

2. Tek Ortaklı Şirketlerde İdari Toplantı Şartları Nelerdir?

Büyüklüğüne veya hissedar sayısına bakılmaksızın tüm şirketler yasal olarak en az yıllık bir hissedarlar toplantısı ve bir yönetim kurulu toplantısı yapmakla yükümlüdür.

Ek toplantılar yapmak mümkün ve bazen gerekli olsa da, asgari miktar kesin olarak yılda bir olarak belirlenmiştir.

Bu gereklilik, tek pay sahibi şirketler için bile geçerlidir. İyi kurumsal yönetişimi sürdürmenin ve yasal yükümlülükleri yerine getirmenin önemli bir parçasıdır.

3. Yıllık Hissedarlar Toplantısında Neleri Tartışmalıyım?

Yıllık hissedarlar toplantısı, öncelikle şirketin gelecek yıl için yönetim kurulunu seçmeye adanmıştır.

Daha büyük şirketlerde bu süreç, çeşitli adayların yönetim kurulunda bir yer için yarıştığı rekabetçi ve hararetli bir olay haline gelebilir. Ancak tek hissedarlı şirketler için süreç oldukça basittir.

Özünde, kendinizi yönetmen olarak atamaya tek taraflı olarak karar verebilirsiniz. Bunu takiben, tek hissedar olarak kendinizi yönetim kurulunun tek başkanı olarak seçtiğinizi gösteren toplantı tutanakları oluşturmalısınız.

4. Yönetim Kurulu Toplantısında Neleri Tartışmalıyım?

Bir şirketin yönetim kurulu, tipik olarak, hem şirketi hem de hissedarlarını önemli ölçüde etkileyen etkili mali kararlar almakla görevlendirilir.

Bu sorumluluk, hisse senedi çıkarma, kredi veya satın almaları onaylama, memur atama, memur maaşlarını belirleme, zamları onaylama ve temettü ilan etme gibi bir dizi kararı kapsar.

Tek sahipli şirketler bağlamında, muhtemelen "tartışacağınız" ve kaydedeceğiniz en tekrarlanan konu, maaşınızdaki ve temettü dağıtımlarındaki dikkate değer değişikliklerle ilgilidir.

5. Bir Toplantıyı Nasıl Belgelerim?

Hem yönetim kurulu toplantısı hem de yıllık hissedarlar toplantısı için, toplantı tutanakları olarak bilinen tutanakların oluşturulması önemlidir.

Bu tutanaklar meydana gelen her tartışmayı veya olayı detaylandırmak zorunda olmasa da, ana noktaları ve varılan kararları doğru bir şekilde belgelemelidir. Tipik olarak, bu toplantı tutanakları aşağıdakilerden oluşur:

• Toplantının tarihi, saati ve yeri
• Kim katıldı. Not: Tek kişinin katıldığı bir yönetim kurulu toplantısı için, üç memur pozisyonunun (CEO, CFO/sayman ve sekreter) tümüne sahip olduğunuzu ve toplantıya katıldığınızı belgelemeniz gerekir.
• Her maddenin kısa bir açıklamasını içeren gündem maddeleri
• Oylama işlemleri – tek hissedarlı şirket ve tek yönetici durumunda, sadece nasıl oy verdiğinizi belgeleyeceksiniz
• Toplantının ertelendiği saat

Sıfırdan toplantı tutanakları oluşturmak zorunda değilsiniz. Bir çerçeve görevi görmesi için çeşitli ücretsiz şablonlar çevrimiçi olarak kolayca kullanılabilir.

Bir şablon kullanmak, görevi daha az göz korkutucu hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda idari sorumluluklarınızı hemen yerine getirmenizi sağlar.

Daha da önemlisi, tutanaklarınızı devlete veya başka bir kuruma dosyalama zorunluluğu yoktur. Ancak bunlar, ana sözleşme, tüzük ve kararlar gibi diğer önemli kurumsal kayıtlarınızla birlikte güvenli bir şekilde saklanmalıdır.

6. Bununla Gerçekten Uğraşmam Gerekiyor mu?

Tek bir hissedar ve yönetici olarak çalışırken, kurumsal formalitelerden kaçınmak cazip gelebilir. Bu, kısa vadede önemsiz görünebilir, ancak bu gereklilikleri ihmal etmek, potansiyel olarak sorumluluk korumanızı tehlikeye atabilir.

Şirketinizin statüsünü ayrı bir tüzel kişilik olarak sürdürmek, yıllık hissedarlar toplantısı yapmak veya yıllık raporunuzu sunmak gibi belirli kurumsal formalitelere bağlı kalmayı gerektirir.

Bir dava ile karşı karşıya kalırsanız, karşı taraf, şirketinizin kurumsal yükümlülüklerini yerine getirmediğini ve yalnızca kişisel işlerinizin bir uzantısı olduğunu iddia edebilir.

İkna edici bir dava açmayı başarırlarsa, şirketinizin kaynaklarına ek olarak kişisel varlıklarınıza karşı bir karar alabilirler.

Çıkarılacak mesaj açık: Şirketinizin büyüklüğünden bağımsız olarak yıllık hissedarlar toplantısı ve yıllık yönetim kurulu toplantısı yapmalısınız.

Tek bir hissedar/sahip olarak, toplantılarınız ve kararlarınız muhtemelen basit olacaktır.

Toplantınızı yürütmek ve düzgün bir şekilde kaydetmek için biraz zaman ayırmanız çok önemlidir. Bunu yaparak, şirketinizin itibarını koruyacak ve sınırlı sorumluluk durumunuzu koruyacaksınız.

Tek Sahipli Şirketler ile Çok Hissedarlı Şirketlerin temel özelliklerini görsel olarak karşılaştırmak için biraz zaman ayıralım. Aşağıdaki tablo, bu iki şirket biçimine ilişkin kısa bir genel bakış sunmaktadır:

CorpNet, 50 eyaletin tamamında iş oluşumları, başvurular, eyalet vergi kayıtları ve kurumsal uyum hizmetleri sunmaktadır. Ekspres ve 24 saat hızlı dosyalama hizmetleri istek üzerine sağlanır. Daha fazlasını öğrenmek için buraya tıklayın.

Resim: Depositphotos.com