Küçük İşletme Yapay Zekasının İş Yerinde Büyük Etkileri Var

Uzun yıllar boyunca yapay zekaya (AI) küçük işletmeler erişemezdi. Teknoloji, genel olarak karşılanabilir olamayacak kadar yeniydi ve sınırlamaları hâlâ oluşturuluyordu. Sonuç olarak, çoğu şirket bunun etkilerine ve küçük işletme operasyonlarının verimliliğini artırma potansiyeline aşina değildi.

2023'ün bu trende karşı çıkmasını ve yapay zekanın küçük işletme SaaS alanında bir dayanak noktası olarak yerini sağlamlaştırmasını bekliyorum. Pek çok faktör katkıda bulunacak, ancak birincil sürücü büyük ölçüde aynı kalacak: AI'nın kuruluş çapında yazılıma otomatik dahil etme olarak ana akıma girmesi. Bunu zaten ofis uygulamalarında görüyoruz; sohbet, e-posta, dosya paylaşımı ve diğer işbirlikçi, çalışan deneyimi odaklı küçük işletme yazılımlarını içeren program paketleri.

Zoho'da, bu uygulamaların Workplace adlı kapsamlı bir paketini sunuyoruz, ancak çoğu küçük işletme SaaS satıcısının ürünleri arasında bu uygulamalardan en az biri bulunur.

Ofis uygulamaları içindeki yapay zeka hala nispeten yeni bir kavramdır, bu nedenle teknolojinin günümüzde küçük işletmelere nasıl yardımcı olabileceği ve bu işletmelerin ofis yazılımı içindeki yapay zekanın geleceği hakkında bilmesi gerekenler hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.

Küçük ama Güçlü

Küçük işletmelerin yapay zekayı günlük olarak kullanma düşüncesi karşısında bunalmış olması anlaşılır bir durumdur. Yakın zamana kadar, teknoloji seyrek olarak mevcuttu ve hatalı davranışlarla doluydu. Bu nedenle, kullanımı biraz teknik bilgi taşıyan çalışanlara havale edildi. Artık değil. Modern yapay zeka arka planda yaşar, çalışanların zamanlarını yeniden yönlendirmelerine olanak tanıyan ve önceden minimum düzeyde dijital bilgi birikimi gerektiren destek görevlerini yürütür. Aslında, ofis uygulamalarındaki AI, çalışanları zamanlarını en iyi şekilde kullanmaları için kısa sürede yönlendirebilir.

Örneğin, birkaç engelle karşılaşan büyük bir müşteri projesinin sorunlarını gidermek için düzenlenen bir dizi toplantıyı düşünün. İlki yüz yüze yapılır, notlar elle alınır ve bu notların bir fotoğrafı katılımcı listesine paylaşılır. Daha sonra, birkaç uzaktan çalışan, doğrudan yeni öncelikleri hakkında konuşmak ve sonraki adımları özetleyen güncellenmiş bir müşteri sunumunu paylaşmak için bir görüntülü görüşmeye katılır.

Güçlü bir işbirliğine dayalı yapay zeka parçası, bu toplantıların farklı kayıtlarını (el yazısı notlar, video dökümleri ve gömülü görüntüler) toplayabilir ve yeni bilgi parçalarını orijinal proje yol haritasıyla karşılaştırabilir. Buna yapay zekanın el yazısıyla yazılmış notu taraması ve onu dijitale dönüştürmesi ve içerik için görüntüleri ayrıştırması dahildir. Ardından, maksimum görünürlük ve minimum eylem süresi için her çalışanın görev listesi güncellenebilir ve ekipteki diğer kişilerle senkronize edilebilir.

Bu eylemlerin tümü ofis uygulamalarında da gerçekleştirilebilecektir - ek ürün gerekmez - bu, çalışanları standart bir iş akışı oluşturmamış olabilecek küçük işletmeler için özellikle önemlidir.

Bu potansiyel, küçük işletmelerin yapay zekadan en iyi şekilde yararlanmak için sağlam bir ofis yazılımı temeli oluşturduklarından emin olmaları için ideal bir zamanı temsil eder. Bu, eğitimle başlar, çünkü yazılım yalnızca sağ ayakla başlarsa kendi kendine öğretebilir. Eğitim, ideal olarak, veri yanlılığını kontrol etmede ve teknoloji paketini oluştururken birleştirmeye öncelik vermede insan yardımını içerir.

Birleşik bir iş yeri, ekosistem genelinde iletişim ve güvenliğin tutarlı kalmasını sağlamak ve fazlalık olasılığını azaltmak için dahili uygulamaların tamamının tek bir satıcı tarafından üretildiği bir iş yeridir. Küçük işletmelerin yazılım yolculuklarına doğru, birleşik ayakla başlaması, büyüdükçe ayrık bir sistemi yeniden yapılandırmaya kıyasla çok daha kolaydır.

Güvenliği Vurgulayın

Bir şirketin yapay zekası sağlam verilere ne kadar çok güvenirse, görevleri özerk bir şekilde ele alma ve önceliklendirme konusunda o kadar yetenekli hale gelir. Ancak, küçük işletmeler büyüdüğünde olabileceği gibi, verinin bol olduğu yerlerde, güvenlik sorunları riski yüksek olmaya devam ediyor. Küçük işletmeler, paylaşılan bir veritabanından çalışmanın, bir saldırının en büyük etkiye sahip olabileceği tek bir konum olduğu anlamına geldiğine ve bir şirketin kaynaklarının çoğunun gizliliği korumaya gitmesi gerekeceğine inanacaktır.

Bununla birlikte, yapay zekanın kendisi daha yüksek güvenlik sağlar ve teknolojinin yalnızca zaman içinde gelişmesi planlanmıştır. Eğitim süreci sırasında çalışanlar, AI'ya neyin veri ihlali oluşturduğuna dair bir fikir vermek için aykırı veri noktalarını besleyebilir ve etiketleyebilir, ardından yanlış pozitifleri belirleyerek rotayı düzeltebilir. Bir kez daha, bir şirketin yapay zekası ilgili verilerle önden yüklendiğinde, kendi başına ilerleyen sonuçları iki kez kontrol edebilir.

Birleştirilmiş işyerleri, çeşitli satıcılar üzerine kurulu bir sistemden çok daha fazla bağlamsal ipucu sunarak hata kontrol sürecini daha da hassaslaştırır. Bilgilerin, özellikle bir veri ihlali söz konusu olduğunda, tamamen farklı iki sistem arasında nasıl aktarılacağını bilmenin hiçbir yolu yoktur ve her bir şirketin daha fazla sorunu önlemek için ne zaman harekete geçeceğini kesin olarak söylemek imkansızdır. Bununla birlikte, tek bir satıcı, tüm ofis uygulamalarında etkinliği kolayca izlemenin yanı sıra tüm ekosistemde hızlı ve verimli bir şekilde bir güncelleme dağıtabilir.

Her Görevi Yükseltme

AI'nın daha büyük ölçekli özellikleri çok dikkat çekerken, göze çarpan şeytani detayların basitliğidir. Birden fazla toplantıdan alınan notların ve dosyaların birleştirildiği ve bir şirketin iş akışına entegre edildiği, yukarıda özetlenen durumu düşünün. Süreç sağlam olabilir, ancak girdide tutarsızlıklar veya hatalar varsa, yapay zekanın doğruluk sağlaması pek olası değildir.

Şans eseri, mevcut ve gelecek yapay zeka, ne kadar küçük olursa olsun tüm iş görevlerine odaklanır; çalışanların başka bir yerde bekleyebilecekleri ancak birleşik bir sistemde deneyimleyemeyebilecekleri özelliklerden başlayarak. Örneğin, AI güdümlü yazım denetimi, dilbilgisi hatalarını vurgulamak ve daha fazla bağlamın gerekli olduğu yerleri belirtmek için kelimelerin kendisinin ötesine geçer.

Birleştirme nedeniyle, bu yapay zeka biçimi, tarayıcılar ve sosyal medya programları dahil olmak üzere bir çalışanın makinesindeki birden çok uygulamada kullanılabilir. Bir çalışanın cihazları birleşik sisteme bağlıysa, yapay zeka bunların kullanımını izleyebilir ve hangi tür dosyaların yüklenebileceğini ve dışarıdan bir kullanıcının sahip olabileceği erişim düzeyini düzenleyebilir. Bu eylemlerin her biri daha sonra e-posta veya sohbet yoluyla başkalarına iletilebilir.

Office AI geliştirme şu anda sürdürülebilirlik ve uzun ömürlülüğe yönelik hızlandırılmış bir yol haritası üzerinde çalışıyor. Birkaç görevi yerine getirmek için bir sistemi eğitmek, önceden biraz zaman gerektirmesine rağmen kendi kendini büyütmeyi ve ortaya çıktıkça mevcut ve yeni iş akışlarını yönetmeyi başaran bir yapay zeka kurmaktan çok daha az verimlidir.

Yakında, yapay zeka teknolojisi bir bonus özellik veya sahip olunması güzel bir özellik olarak değil, temel bir iş yeri üretkenlik aracı olarak görülecektir. Bu gerçekleştiğinde, önceden yapay zeka deneyimine sahip şirketler rekabette bir adım önde olacak şekilde konumlanacak, bu nedenle küçük işletmelerin bugün ofislerinde bu yazılımı kullanmaya başlaması akıllıca olacaktır.

Ramprakash "Ram" Ramamoorthy tarafından