St. John Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluş Günlük Operasyonlarda Tam Görünürlük ve Kolaylaştırılmış İletişim Kazandı (Örnek Olay)

St. John, dünya çapında 40 ülkede faaliyet gösteren ve çeşitli ticari ve insani yardımlarda yer alan ve esas olarak MS 1100'de kurulmuş olan ve St. John'u dünyanın en eski markası yapan kar amacı gütmeyen bir kuruluştur!

Kâr amacı gütmeyen kuruluşların çoğu gibi, St John da bağış almaya ve gönüllülerini ve çalışanlarını etkin bir şekilde yönetmeye odaklanmıştı ve aynı zamanda birçok kâr amacı gütmeyen kuruluşun günlük olarak yaşadığı bazı zorluklarla da karşılaşıyordu: çalışanların ve gönüllülerin kaç saat çalıştığını anlamak, formları yönetmek, gönüllüler tarafından doldurulan raporlar ve kontrol listeleri, iletişimi kolaylaştırır, işe alım ve eğitim süreçlerini geliştirir ve çok daha fazlasını sağlar.

St. John, organizasyonlarını tamamen büyütebilmeleri için bu zorlukların üstesinden gelmelerine yardımcı olabilecek hepsi bir arada bir çözüm arıyordu ve St. John'u Connecteam'e çeviren de tam olarak buydu.

“Güney Afrika şubesinde Connecteam, ambulans operasyonlarımızı ve personelimizi ve 'The Brigade' adını verdiğimiz gönüllü üyelerimizi takip etmede çok yardımcı oluyor. Bu üyeler genç gönüllüler ve yetişkin üyelerden oluşmaktadır. Connecteam, ekip üyelerimizin ve bilgilerinin doğru ve güncel bir listesini tutmanın ve gönüllü çalışmalarını zamanında takip etmenin hayati önem taşıdığını kanıtladı. Personelimizin bir kısmı tamamen ofis dışında, bir kısmı da ofis içinde çalışıyor, bu nedenle zaman takip sistemini çeşitli esnek şekillerde kullanıyoruz.”

Ulusal Gençlik Başkanı Dianne ve Ambulans Direktörü Jon, çalışan uygulamamızla ilgili deneyimlerini paylaşmak için bizimle (Connecteam) bir araya geldi.

1. Connecteam'den önce günlük işlemler için ne kullanıyordunuz?

Connecteam'e gelmemizin nedenlerinden biri, üyelerimizi ve personelimizi dijital olarak takip etmenin iyi bir yolunun olmamasıydı. Her şeyi evrak işleriyle yapıyorduk ve dijital bir formata geçmemiz gerekiyordu. Ve bunu yapmamıza yardımcı olabilecek, kağıtsız kalabileceğimiz platformlar aradık.

Connecteam ayrıca yerel düzeylerimizin ne yaptığını bilmemiz için bize ulusal düzeyde bir gözetim düzeyi sağladı. Johannesburg bölümümüz için, daha önce sahip olmadığımız, üyelerimizin ve personelimizin günlük olarak ne yaptığına dair anında bir gözetimimiz var. Belki de tüm insanları görmemiş biri tarafından ayda bir kez rapor edilen manuel raporlara güvendik.

Connecteam'de her an tam anlamıyla oturum açabilir ve neler olduğunu görebilir ve tamamen güncel bir anlayışa sahip olabilirim. Örneğin, şimdi Durban'a bakabiliyorum ve hangi doktorun hangi olayda ve hangi saatte olduğunu görebiliyorum. Anlayacağınız bizim için büyük bir değişiklik!

2. Bize Connecteam'den önce karşılaştığınız zorluklardan bahsedin.

Dolayısıyla, dijital çözümlere bakmaya başlamamızın birkaç nedeni vardı. Birincisi, sistemimiz manipülasyona açıktı, sadece evrak işiydi ve birçok bilgi ve kaydı kaybederdik. Çünkü biri devam ederse hepsi kağıttı ve kayıtları teslim etmezlerse, o zaman onu kaybederdik. Bilgiyi (insanlarımızın ne yaptığı, kaç hasta gördüğü, gönüllü olarak kaç saat çalıştıkları vb.) kelimenin tam anlamıyla ancak ay sonunda alırdık, eğer elimizde olsaydı.

Aynı zamanda bizim içinbüyük bir iletişim boşluğunu kapattı . Çok eski bir yapı olduğumuz ve yerleşik kar amacı gütmeyen ve paramiliter bir örgüt olduğumuz için, tarihsel olarak her şey çok hiyerarşiktir. Örneğin Gençlik Başkanı olarak çeşitli alanlardaki Gençlik Başkanlarına bir e-posta göndermem gerekir ve onlar da bilgiyi yayarlar. Artık bunu yapmak zorunda değiliz. İnsanlara güvenmek zorunda değiliz, bu sayede organizasyon genelinde kesintisiz iletişim kurulur ve her bir gönüllüye doğrudan ulaşabiliriz. Dolayısıyla, iletişim konusunda çok güçlü olmayan bir memurumuz olsa bile, o kişi ve ekibi yine de aynı düzeyde bilgi alır.Connecteam bizim için oyun alanını eşitledi.

Ayrıca ekip üyelerimiz için, diyelim ki Doğu Londra'da bulunuyorum, artık gidip kaç saat çalıştığımı kontrol edebiliyorum ve ülke çapında diğer insanların ne yaptığını görebiliyorum.Connecteam, kullanıcıya bizimle (Dianne ve Jon) etkileşim kurması için son düzeyde yetki verdi .

Oldukça yararlı ve aslında gerekli olan bir diğer şey de, şu anda ülke çapındaki birçok hastaneye sağlık çalışanı sağladığımız bir COVID-19 projesi yürütüyor olmamız ve coğrafi etiketlemenin gerçekten önemli olması. insanların olması gereken yerde olduklarını görebilirler. Gönüllülerimizi ve çalışanlarımızı takip etmek çok kolaydı.

Bu, COVID 19'dan önce bile işimiz için önemli olan oldukça önemli bir husus. Olay temelli çok sayıda tıbbi çalışma yaptığımız için spor etkinliklerine, konserlere vb. Bu etkinliklerde çalışan ve bizim için saatlik olarak çalışabilecek personel. Bu nedenle, gönüllüler için çalışma saatlerinin hesaplanmasında, insanların söyledikleri yerde ve ne kadar süredir orada olduklarını görmek oldukça önemlidir. Daha önce bunun nasıl çalıştığı kalem ve kağıt aracılığıylaydı - hiç de verimli değil. Yani biri gelip sabah 10'da oraya vardığını ve akşam 4'te ayrıldığını söylerse, durumun gerçekten böyle olduğunu doğrulamanın hiçbir yolu yoktu.

3. Bize en çok kullandığınız özelliklerden ve bunların şirketinize ve çalışanlarınıza nasıl yardımcı olduğundan bahsedin.

Zaman saati

Bundan sonra zaman saati kullandığımız ana özellik ve geofence, herkesin kullanması konusunda ısrar ediyoruz. Aslında, birinci sınıf bir fiyatlandırma planı almamızın nedenlerinden biri, coğrafi sınırın bir şey olduğundan emin olmaktır. Bu nedenle, tüm etkinlikler, hastaneler vb. için, herkesin olması gereken yerde giriş ve çıkış yapmasını sağlamak için coğrafi sınırı etkinleştirdik.

davet bağlantısı

Davet bağlantısı hayatımızı o kadar kolaylaştırdı ki, yeni personele veya gönüllülere bir bağlantı gönderip ilgili bilgilerini doldurmalarını sağlayabiliyoruz. Daha sonra ekleyebiliriz ve bu, personel üyelerinin işe alım ve ayrılma sürecinin tamamını çok temiz ve düzenli hale getirir - ekip üyelerimizi daha iyi bir şekilde organize etmek ve izlemek için başlamak için tam olarak bunun için geldik.

Akıllı grupları kullanarak hedeflenen iletişim

Özellikle yetişkin üyelerimiz, çocuklarımız, gönüllülerimiz vb. olduğu için personelimiz arasındaki iletişimi ayırmak için akıllı grupları da kullanıyoruz. Çocukları koruma ve benzeri bariz sebeplerden dolayı yetişkinlerle aynı grupta çocuklarımız olamaz. Bunu kullanmak gerçekten yararlı oldu ve biz de Connecteam'i, içeriği gruplara gerçekten hedeflenmiş bir şekilde iletmek için kullanıyoruz, böylece onlar da yalnızca kendileriyle alakalı içeriğe sahip oluyorlar.

Güncellemeler

Güncellemeler aracılığıyla dersler, yarışmalar, bu tür şeyler gönderiyoruz. Güncellemeler, gönüllülerimiz ve ücretli personelimiz ile iletişimimizi ve etkileşimimizi daha da geliştirmenin harika bir yoludur. Gerçekten büyük bir fark yaratıyor.

planlama

Dianne, programı süper etkili olan eğitim amaçları için kullandığını ve Jon'un özellikle gönüllülere ve ücretli personele vardiya sunmaya yardımcı olabileceğinden ve ihtiyaç duyulduğunda gelecekte kullanmaya başlamayı planladığını ve organizasyonumuzu ölçeklendirmeye yardımcı olabileceğini söylüyor. Peki.

Klasörleri ve içeriği özelleştirin

YÜKLER. Dolayısıyla, özelleştirilmiş klasörler söz konusu olduğunda, tüm bağlantılarımızı, güncellemelerimizi ve politikalarımızı gönderdiğimiz yer burasıdır. Örneğin doktor vardiyasına geldiğinde araçları ve daha fazlasını kontrol edebilmesi için formlar ve kontrol listeleri oluşturduk. Politikalar ve düzenlemeler oluşturduk, böylece birileri ne giymesi gerektiği konusunda kafası karışırsa, gidip düzenlemelere bakabilir ve gençler, kişiselleştirme özelliği aracılığıyla Connecteam'de doğrudan kendilerine özgü politikaları görebilirler. Bu özellik sayesinde, hepimizin aynı fikirde olması için herkesin politikaları okuyup imzalamasını sağlayabiliriz. Aynı zamanda oldukça sevdiğimiz bir sorumluluk düzeyi yaratır.

Ayrıca özelleştirilmiş klasörlerle bir eğitim sekmesi oluşturduk ve bunu Google Drive'ımıza bağladık, böylece belgeleri Connecteam'e yüklemek yerine, Drive'a bir hiper bağlantı oluşturduk, böylece tüm içeriklerimiz bulutta depolanıyor ve ona erişime izin veriyoruz. ekiplerimiz.

4. Nasıl bir yatırım getirisi elde ettiniz?

YG'miz, nihayet kaç kişiye sahip olduğumuzu ve ne kadar etkili olduklarını ölçebilmemizle başlar, böylece hemen elde ederiz. Diğer işletmeler ve özellikle kar amacı gütmeyen kuruluşlar için aynı olmayacak her yerde tam olarak kaç üyemiz olduğunu biliyoruz. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş olduğumuz için gerçekte kaç ekip üyeniz olduğunu bilmek düşündüğünüzden daha zor olabilir, Connecteam bize kaç üyemiz olduğu konusunda hemen bir fikir verdi.

Gönüllülük ile ilgili olarak, genel olarak hangi niteliklere sahip olduğumuzu tam olarak söyleyebiliriz, orada bir beceri sıralaması yapabiliriz ve ayrıca gönüllülerimizin ne tür bir zaman yaptıklarını, nasıl olduklarını, nerede ve ne yaptıklarını görebiliriz. yapıyorlar.

Ve iletişim oldukça destansı.

İnsanlara, yapamayacağımız bir şekilde koşup ödeme yapmamızı sağladı. Dolayısıyla, zaman çizelgeleri ve zaman saati, ücretli ve gönüllüleri görebilmemiz için bu iki alanı yönetmenin gerçekten etkili bir yolunu yarattı. Zaman çizelgelerinin ve zaman saatinin bu esnekliği bizim için gerçekten harika ve faydalı.

5. Uygulama sürecine ilişkin izlenimleriniz nelerdi?

Yuval ve takımdaki diğer herkesle oldukça fazla geliştirme yaptık. Connecteam'deki herkes harika, devir süreleri inanılmazdı. Yuval çok harika! O uyumuyor.

6. Connecteam'i meslektaşlarınıza tavsiye eder misiniz?Neden?

Connecteam'i zaten tavsiye ettik!Onu şu anda CEO düzeyinde kullanan St. John uluslararası ekibine tanıttık.

Ve sadece deneyimlerimize dayanarak Connecteam'i kullanan pek çok başka kuruluş da var.

Dianne, “Bunu büyük, uluslararası şirketlerde çalışan yönetimi için işe alım uzmanlarına tavsiye ettim ve genel olarak diğer birçok yöneticiye de tavsiye ettim.

Şimdi Connecteam'i St. John'da ücretli personelimiz, dolayısıyla eğitim kadromuz ve merkezlerimiz olan farklı bir alanda yaygınlaştırıyoruz. Ambulans hizmetlerimize değil, çalışanlarımıza getiriyoruz.”

7. Connecteam hakkında sizi şaşırtan ne oldu?

Connecteam'deki herkesin önerilere açık olmasını gerçekten harika buldum, ki bu oldukça güzel. Bu şaşırtıcıydı ama tamamen hoş geldiniz.

8. Connecteam deneyiminiz hakkında eklemek istediğiniz başka bir şey var mı?

Bence Connecteam'deki herkesin müşterilerinize yardım etmek için yukarıda ve öteye gitmesi harika.

ICC için Connecteam'i kullanmaya başladığımızda (Güney Afrika'da yaptığımız bir etkinlik), Connecteam'den başka bir hesap açtık, bu amaç için tasarlanmamıştı. Ancak Connecteam'deki herkes, işe yaradığından emin olmak için kelimenin tam anlamıyla kıçlarını yırttı. Ve farklı yerlerde farklı şeyler yapan 270 çocuk için program yürütebildik. Ve uluslararası iletişim kurabildik, sanki bunun için tasarlanmamış olsa da, Connecteam kişisel olarak her şeyi çözmeye çalışmama yardım etmek için bir ritmi atlamadı. Dolayısıyla, müşteri açısından, Connecteam'in hizmeti ve harika olma isteği gerçekten destansı. Bu, sahip olabileceğimizden ve daha önce olduğumuzdan çok daha akıllı çalışmamızı sağladı. Ürünü seviyorum.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun