Serbest tasarım işinizin en sıkıcı kısımlarını nasıl düzene sokarsınız?

Çoğu serbest çalışan yaratıcının ortak bir deneyimi vardır: o an, yaratıcı bir işin ne kadar yaratıcı olmayan şeyler içerdiğini fark ettiler. Benim için, ilk müşterim için görevi bitirdikten ve daha yapılacak ne kadar “tamamlama işinin” kaldığını fark ettikten sonraydı.

Serbest tasarımcı olmak aynı zamanda ara sıra bir muhasebeci, metin yazarı, satış elemanı ve daha fazlası olmak için tasarım şapkanızı çıkarmak anlamına gelir. Her şeyi kendi başınıza yürütüyorsunuz ve dış kaynak kullanıp yardım alabileceğinizden emin olsanız da, yine de her şey hakkında sağlam bir anlayışa ihtiyacınız var.

Sonuçta patron sensin.

Ve bu şeyler kalbinin olduğu yer değil ve kesinlikle kariyer yapmak istediğin şey değil. Bu nedenle, ne kadar başarılı ve yetenekli olursanız, ne kadar çok müşteri alırsanız, o kadar çok yönetici yapmanız gerekecek - üzerinde çalışabileceğiniz diğer tasarım projelerinden zaman ayırmanız gerçekten berbat.

Ne yazık ki, yönetici, pazarlama ve işin diğer bölümlerine en azından biraz zaman harcamak kaçınılmazdır. Ama durum için kesinlikle ağrı kesiciler var.

Akıllı olabilir ve bu tür şeylere mümkün olduğunca az zaman ayırmanın yollarını bulabilir, böylece “tasarım mağaranızda” daha fazla kalabilirsiniz ve sadece temel yönetici görevleri için başınızı ortaya koyabilirsiniz.

Serbest çalışan biri olarak, inanılmaz derecede akıllı çalışmaktan başka seçeneğim yok. Eminim ilişki kurabilirsin. İşinizi büyütmek için haftada yaklaşık 10 saatiniz olduğunda, faturalama yazılımınızda tam bir saat harcamak bile, insanların sizi fark etmesini sağlayacak olağanüstü işlerden alıkonulmuş gibi, boşa harcanmış gibi hissedebilir.

İşte akıllıca çalışmanın ve sıkıcı işleri düzene sokmanın en iyi yolları.

Dikkate alınması gereken dört düzenleme türü

Tüm yaşam tüyoları, yaşamı değiştiren uygulamalar ve aradaki her şey arasında, oradaki tüm üretkenlik tavsiyeleri karşısında bunalmak çok kolay. Bazı araçlar ve öğretmenler, oldukça cezbedici gelen tatlı sözler verirler.

Ama birçok insan bunu fazla karmaşıklaştırıyor. Özellikle tüm bu düzene sokma işinde ilk kez ustalaşıyorsanız, işleri basit tutmak en iyisidir.

Akıllı çalışmanın dört kategorisini şöyle adlandırmayı seviyorum:

1. Başkasına dış kaynak sağlamak

İşinizin bir kısmını başka birine dış kaynak sağlamak, yapılacaklar listenizdeki sevmediğiniz şeylerden kurtulmanın oldukça açık bir yoludur. Bu en sert taktiktir (bir görevi sadece zaman kazanmak yerine tamamen kesmek), bu yüzden çok zaman kazanırsınız, ancak aynı zamanda daha pahalı yöntemlerden biridir.

Başlamak için iyi bir yol, sizi geride tutan birkaç şeyi halletmek için genel bir sanal asistan kiralamaktır. Indigo Colton'un The Freelance to Freedom Project'te bunu tanımlama şeklini seviyorum: "İşinizin sorunsuz çalışması için yapılması gereken, ancak yapmaktan nefret ettiğiniz veya çok fazla zamanınızı alan görevleri üstleniyorlar."

Her tasarımcının araç setinde bulunması gereken 13 tarayıcı tabanlı araç

Ah, tarayıcı tabanlı uygulama. Kendini güncelleyen sağlam bir yazılımdır. Bir şeyler indirmekle uğraşmanıza gerek yok. Ve belki de hepsinden daha harikası, seçtiğiniz uygulamanıza herhangi bir bilgisayardan erişilebilir...

2. Bir uygulama kullanarak otomatikleştirin

Bu benim kişisel favori zamandan tasarruf yöntemim. Teknoloji artık çok akıllı, çılgın. Bizim için elinden geleni yapsın. İş akışı otomasyonu, serbest çalışan yöneticinizin tüm adımlarını veya aşamalarını atlamanıza yardımcı olabilir. Aynı zamanda, çoğunlukla düşük enerjili, kolay görevler olduğundan, bu yazıda bahsedeceğimiz türden yönetici işleri için özellikle harikadır.

Harika bir faturalandırma uygulaması mı arıyorsunuz? Başka yerde arama.

3. Toplu çalışma

Birkaç ortak noktası olan veya aynı araçta yapılan tüm yönetici veya yaratıcı olmayan görevleri alın, birlikte gruplayın ve bunları tek bir görev veya süreç olarak ele almaya başlayın. The Muse'un açıkladığı gibi, işe yarıyor çünkü "Bu yöntem, projeden projeye atladığınızda her zaman meydana gelen çılgınca vites geçişlerinden kaçınmanıza yardımcı olarak üretkenliğinizi artırıyor."

Bu, toplantılar için ayrılmış bir gün (veya toplantı yok) anlamına gelebilir. Belki her gün, konu açılırken yapmak yerine tüm e-postaları, faturaları ve diğer giden iletişimleri gönderdiğiniz belirli bir saattir. Yapılacaklar listenizde sık sık ortaya çıkan küçük veya kısa görevleri, birkaç büyük oturumda toplu olarak düzenleyerek düzenleyebilirsiniz.

4. Şablon oluşturma

Şablonlar, serbest tasarım işinizin hemen hemen her alanında kullanılabilir. Tasarım sürecinizin bazı kısımlarını, temel bir sözleşme ve fatura şablonunu ve diğer zımbaları şablon haline getirdiğinizden eminim. Ancak sosyal medya gönderileri, e-postalar, hatta müşteri danışma çağrıları gibi tonlarca başka kullanım var. Her zaman tamamen hazır yanıtları kullanamayabilirsiniz, ancak kendiniz için "boşluğu doldurun" şablonları veya istemleri oluşturmak da çok zaman kazandırır.

Şimdi, ayrıntılara girelim.

E-postaya daha az zaman ayırın

E-posta, herhangi bir profesyonel için en gerekli kötülüklerden biridir. Müşterilerle konuşmaktan kaçınmanın bir yolu yoktur, bu nedenle daha az e-posta kullanmanın ve gelen kutunuzdan daha hızlı geçmenin yollarını bulmaya odaklanmalısınız.

Otomatik yanıtları kullan

Öncelikle, yeni müşteri sorguları, SSS'ler ve iletişim formu gönderimleri gibi aldığınız yaygın e-posta türleri için otomatik yanıtları ayarlayın. Farklı insanlara aynı şeyi tekrar tekrar söylüyorsanız, bunun için bir otomatik yanıt kullanmalısınız.

Yine de birisinin sorusunun bir kısmını yanıtlamanız veya daha fazla bilgi sağlamanız gerekse bile, bu otomatik e-posta insanlara daha fazla bilgi verir ve yanıt vermeniz için size zaman kazandırır! Örneğin, bir sonraki adımla ilgili bilgiler ve bağlantılar içeren müşteri alım formunuza bir otomatik yanıt bağlayabilirsiniz.

Yine de yeni potansiyel müşterinize bakmanız gerekecek, ancak bu otomatik olarak sona erdiği için onlara hemen cevap vermek için acele etmenize gerek kalmayacak.

Çoğu iletişim formunda yerleşik bir otomatik yanıt özelliği bulunur ve bir CRM veya Zapier gibi araçlar, bunları gelen kutunuzun geri kalanı için ayarlamanıza yardımcı olabilir.

Hazır yanıt şablonları oluşturun

Tekrar eden ancak yanıtınızı otomatikleştirmek için çok fazla özelleştirme gerektiren herhangi bir yanıt için, düzenleyip gönderebileceğiniz bir e-posta şablonu oluşturarak birkaç adımı atlayın.

E-postaları, müsaitlik durumunuzu veya olası bir müşteriye fiyatlandırmayı açıklamak gibi düşünün - bu, zamanlamaya ve duruma bağlıdır, ancak bu e-postanın yalnızca bir bölümünün (gerçek tarih veya fiyat) her kişiye göre özelleştirilmesi gerekir.

Bu, e-posta şablonları için mükemmel oldukları anlamına gelir! Bunlar, CRM'nizde (bundan daha sonra bahsedeceğiz), Gmail Hazır Yanıtlar gibi yerleşik bir araçta veya bir kelime belgesinden şablonları kopyalayıp yeni bir e-postaya yapıştırarak oluşturulabilir.

Gelen kutunuzu otomatik filtreleyin

Gmail'in size otomatik olarak sunduğu "Tanıtım" gibi birkaç gelen kutusu sekmesinden çok daha fazlasını konuşuyorum. Bunları kapatabilir ve işleri otomatik olarak farklı etiketlere ve klasörlere taşımak, e-postaları okundu olarak işaretlemek ve gönderenlere, konu satırlarına veya e-postada kullanılan kelimelere göre daha fazla gelişmiş kurallar oluşturabilirsiniz. Diğer e-posta sağlayıcıları da benzer özelliklere sahiptir.

E-postaları kontrol etmek için müşteri işlerinden uzaklaşmanız gerektiğinde, önemli e-postalara odaklanmak istersiniz. Herhangi bir müşteriye, potansiyel müşteriye, ortaklara vb. yanıt verin ve haber bültenleri, indirim promosyonları ve insanların size soğuk satış konuşmasıyla dikkatiniz dağılmadan önce tasarıma geri dönün.

İşbirliği ve iletişim için faydalı araçlar

Küreselleşme ve sürekli gelişen teknoloji sayesinde, uzaktan çalışma 21. yüzyılın iş yerlerinde sıcak bir konudur. Bir tasarımcı ekibi artık aynı ofiste, hatta aynı yerde olmak zorunda değil...

Otomatik güncellemeler gönder

Her zaman aklımdan çıkmayan görevlerden biri, bir müşteriye haftalık veya dönüm noktası güncellemeleri göndermekti. Salı güncellemelerini göndermem gereken bir müşterim olsaydı, bir kereden fazla Çarşamba günü saat 12:01'de gelirdi. Güncellemeler hakkında iletişim kurmak önemlidir, ancak özellikle sürekli talep eden müşteriler için sıkıcı da olabilir.

Bununla ilgilenmenin en iyi yolu, iyi proje yönetimi ve işbirliği araçları kullanmaktır. E-posta bildirimleri ve özetler gibi, müşterilerinize ürünleri kontrol ederken, ürünleri ardışık düzeninizde hareket ettirirken ve diğer "işleri hallederken" otomatik olarak bildirecek özelliklere sahip olacaklar. Ayrıca yapılacaklar listenizdeki her öğenin üzerini çizdikten sonra bir e-posta göndermeniz gerekmeyecek.

Bir randevu zamanlayıcı kullanın

Randevu ayarlamak için gerekli olan tüm ileri geri hareketlerden nefret etmiyor musunuz? Asla “Bu saatte boş musun?” kadar basit değil. "Evet!" "Harika!" Müşterinize e-posta gönderiyorsunuz ve ikiniz için de uygun bir zaman bulmaya çalışırken programları karşılaştırıyorsunuz.

Bunun yerine, Acuity veya Calendly gibi kolaylaştırılmış bir randevu rezervasyon aracı, müşterilere uygunluk durumunuzu gösterir ve takviminizde oradan bir yer ayırmalarını sağlar. Çok basit.

Daha kısa sürede yeni müşteriler bulun ve kazanın

Kendinizi pazarlamak ve yeni potansiyel müşterilerle çalışmak başka bir gerekli kötülüktür. Pazarlama olmadan veya en azından kendinizi işletmenizin kendisini pazarlayacak kadar iyi markalaştırarak yeni müşteriler elde edemezsiniz. Ve bu çalışmaya başladığında, hizmetlerinizle ilgilenen birini onlar için ödemeye götürmek için daha fazla çarkın dönmesi gerekir. İşte düzene koyabileceğiniz bölümleri.

Bir e-posta pazarlama dizisi oluşturun

Serbest işiniz için zaten e-posta pazarlamasını kullanıyor olmalısınız. Bunu yaparsanız, muhtemelen haftalık veya aylık bir e-posta bülteni gönderirsiniz ve web sitenizde ücretsiz bir katılım teklifi alabilirsiniz.

“Beni işe al” formunuzu henüz doldurmamış herhangi bir aboneyi bilgili ve ilgili bir müşteri adayına dönüştürmek için bunu daha da ileri götürebilirsiniz. Onları beslemek için bir hoş geldin dizisi kullanın, onlara nasıl yardım edebileceğinizi bildirin ve nihayetinde “beni işe alın” formunuzu yeniden oluşturun.

Akıllı iletişim formlarını kullanın

WordPress form eklentileri: Hangisi siteniz için en iyisi?

Sitenizde zaten bir e-posta adresi veya telefon numarası sağlamış olsanız bile, iletişim formları kullanıcılarınızla bağlantı kurmanın harika bir yoludur. İnanılmaz derecede kullanışlılar çünkü müşterilerin...

Doğrudan web sitenizdeki "beni işe al" formuna gitmeye hazır olan kişiler için, bunun sorunsuz bir müşteri katılımı sürecinin ilk adımı olmasını istersiniz. Bu, herhangi bir geri dönüşü en aza indirmek ve stresten tasarruf etmek için müşteri alım sürecinizdeki bir sonraki adıma taşımak için ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olacağınız, yeterince ayrıntılı iletişim formlarına sahip olmanız gerektiği anlamına gelir. Ve bu, sitenizde birden fazla iletişim formu anlamına gelebilir.

Ancak formlarınız ayrıntılı olduğunda sonraki adımlara kolayca bağlayabilirsiniz. Örneğin, ayrıntılı bir form, özelleştirilmiş bir e-posta dizisine veya otomatik yanıt e-postasına yol açabilir.

Sosyal medya tanıtımını otomatikleştirin veya toplu hale getirin

Kendinizi pazarlamak için Facebook veya Twitter'a atlamak kolayca zaman emmek olabilir. İlk olarak, gerçek pazarlama çalışmasının aldığı her gün veya hafta zaman vardır. Ancak bunu bitirdikten sonra, dikkatiniz dağıldıktan ve özet akışınızda gezinmeye başladıktan sonra ağda harcadığınız fazladan zaman var.

MeetEdgar gibi bir araçla sosyal medya yayınlarını otomatikleştirerek veya hepsini her haftanın başında bir kerede planlayarak, işe geri dönebilir ve yine de adınızı oraya koyabilirsiniz.

Sözleşmeler ve işe alım için bir CRM kullanın

Tasarım süreciniz muhtemelen birçok form, sözleşme ve diğer belgeleri içerir. Örneğin, ilk sözleşme, herhangi bir fatura, onayların imzalanması için formlar ve tüm bu caz var.

Bir CRM, olup biten her şeyi takip etmeyi kolaylaştırır. Son zamanlarda serbest tasarımcılar arasında oldukça popüler olan bir araç, ürününü yaratıcı serbest çalışanlara ve küçük işletme sahiplerine yardım etmeye odaklayan Dubsado'dur.

Damla kampanyaları oluşturun

Dubsado veya başka bir araç olan bir CRM kullandığınızda, müşterilere bir dizi e-posta göndermeyi oldukça kolaylaştırırlar. Bunlar, otomatik olarak istemci belgeleri, güncellemeler vb. üzerinden göndermeleri bakımından e-posta pazarlama dizilerinden farklıdır. Bu nedenle, Adobe'den uzaklaşmanıza gerek kalmadan yönetici sahne arkasında gerçekleşir.

ödeme al

Sana bahsettiğim o a-ha anı hatırlıyor musun? İlk serbest blog yazımı yazmayı ve düzenlemeyi yeni bitirmiştim ve paramı görmeden önce yapacak daha çok iş olduğunu fark ettim. Daha da kötüsü, bunu yapana kadar bir sonraki müşterimin peşinden gidemezdim. Tanrım, uzun bir yol kat ettim ve işte sen de nasıl düzene sokabilirsin.

Otomatik ve yinelenen faturalar gönderin

Birine birden fazla fatura gönderiyorsanız, tüm işi bir kerede devre dışı bırakmak için mümkün olan her şeyi yapmalısınız. Çoğu faturalama yazılımı bunu sizin için kolaylaştırır.

Ya önceden bir ödeme planı ayarlayabilir ve otomatik faturaların buna göre gönderilmesini sağlayabilir, devam eden bir müşteri için yinelenen faturalar ayarlayabilir veya birbirleriyle senkronize olabilmeleri için faturalama aracınızı proje yönetim aracınıza bağlayabilirsiniz.

Ödeme hatırlatıcılarını otomatikleştirin

Her müşteri istekli ve zamanında ödeme yapsa harika olurdu, ancak çoğu serbest çalışanın hayatı bu değil. Bunun yerine, onların üstünde kalmalı, onlara yaklaşan vade tarihlerini hatırlatmalı ve daha kötü durumlarda geç ödemelerin peşinden gitmeliyiz.

Yoksa biz mi? Her CRM ve faturalandırma aracında bariz bir özellik olmayabilir, ancak çoğu, belirlediğiniz son ödeme tarihlerine göre tetiklenen otomatik e-postalar ve hatırlatıcılar ayarlamanıza izin verir.

Gelir ve giderleri takip edin

Ödemenizi aldıktan sonra, doğrudan muhasebe yazılımınıza atlamanın değil, kutlamanın zamanı geldi. Gelir ve giderleri günlüğe kaydetmek, zaman harcamanız gereken bir şey değildir.

Yazılımı bankanıza ve ödeme kartlarınıza bağlamak ve IFTTT veya Zapier aracılığıyla özelleştirilmiş elektronik tablolardaki etkinlikleri otomatik olarak kaydedebilmek arasında, düzenli aralıklarla oturum açabilmeli ve sadece mali durumunuzu gözden geçirebilmelisiniz, onları da düzenlememelisiniz.

Tüm bu basit kesintileri burada ve orada yaparak, kesemeyeceğiniz daha önemli yönetici görevleri için endişelenmenize gerek kalmaz. Burada beş dakika ve orada beş dakika kolayca her hafta yapabileceğiniz saatlerce daha fazla tasarım yapmanızı sağlar.

Ücretsiz raporu indirin!

2019 raporumuzda, tıpkı sizin gibi 1000'den fazla reklam öğesiyle (çoğunlukla serbest çalışanlar!) anket yaptıktan sonra bazı şaşırtıcı bilgiler bulduk. Ne için ücret aldıklarını, hangi hizmetleri sattıklarını ve çok daha fazlasını öğrenin.