Birleşik İletişim: Süper Eğlenceli Nihai Kılavuz

Gözlerini kapat. Gerçekten, sadece yap. Şimdi, müşterilerden gelen sesli mesaj mesajlarının otomatik olarak sohbet uygulamanızda mesaj olarak göründüğü, ardından CRM'nizdeki müşterinin hesabı altında otomatik olarak analiz edilip bir göreve dönüştürüldüğü bir dünya hayal edin. Ardından, görevi atamak ve ekibiniz için iş akışları oluşturmak yerine, ilgili ekip üyeleri kendilerine bir görev atandığına dair otomatik bir bildirim alır.

Hayatımız boyunca dünya barışını görme ihtimalimiz daha yüksek, değil mi?! Şimdi, gözlerini aç. Gerçeklik kontrolü, birleşik iletişim (UC) burada ve yukarıda açıklanan gibi bir iş günü, işletmelerin %99,9'u için hala gerçek olmasa da çok yakında olacak. Ancak o zamana kadar, birleşik iletişim çözümleri şirketime bugün ne sunabilir?

İlk olarak, birleşik iletişim nedir?

Gartner, birleşik iletişim (UC) ürünlerini (ekipman, yazılım ve hizmetler) şu şekilde tanımlar:

Birden çok kurumsal iletişim yönteminin etkileşimli kullanımını kolaylaştıranlar. Bu, bu yöntemlerin kontrolünü, yönetimini ve entegrasyonunu içerebilir. UC ürünleri, iletişim kanallarını (medya), ağları ve sistemlerin yanı sıra BT iş uygulamalarını ve bazı durumlarda tüketici uygulamalarını ve cihazlarını entegre eder.

Bazen UCC (birleşik iletişim ve işbirliği) olarak adlandırılan bu çözümler, hem eşzamanlı (sesli aramalar ve video konferanslar gibi) hem de eşzamansız (e-posta ve kısa mesajlar gibi) iş iletişimini birleştirmeyi ve süreçleri kolaylaştırmak için işbirliği araçları sağlamayı amaçlar. İyi entegre edilmiş bir UC çözümüyle, bilgiler cihazlar, konumlar, iş uygulamaları ve (tabii ki) insanlar arasında daha hızlı ve daha etkili bir şekilde akabilir. Şimdiye kadar oldukça yalındır değil mi?! Daha derine inelim.

Birleşik iletişim benim için neler yapabilir?

Daha iyi iletişim, daha yüksek üretkenlik, çalışan memnuniyeti ve çok fazla zaman ve para tasarrufu anlamına gelir. Son zamanlarda yapılan bir ankette, çalışanların yüzde 93'ü UC araçlarını entegre etmenin üretkenliklerini artırdığını bildirdi. Buna ek olarak, yüzde 97'si işbirliğinin geliştiğini, yüzde 88'i daha hızlı problem çözdüğünü ve yüzde 81'i daha hızlı karar verdiğini bildirdi .

Verimliliği ve üretkenliği artırma, maliyetleri düşürme, daha iyi müşteri hizmeti sağlama, daha az yönetim ve mobil bir iş gücü sağlama - bunlar birleşik iletişimin faydalarından yalnızca BAZILARI, ancak kulağa peşinde koşan faydalar gibi geliyor. Tümleşik iletişim, tüm iş iletişimi hizmetlerinizi tek bir sağlayıcıdan alabilir ve bunları sorunsuz çalışacak şekilde ayarlayabilir. Kulağımıza müzik gibi geliyor!

Ancak UC çözümleri çalışan üretkenliğini ve maliyet verimliliğini nasıl artırır?

Artan mobilite , iyileştirilmiş işbirliğiveoptimizasyonsayesinde.

1. Önce Mobil

Günümüz işletmeleri ve çalışanları mobil ve mobil çözümler talep ediyor. Kullanıcıların %98'i uzaktan veya işbirliği içinde çalıştığından, çalışanların hiper kullanılabilirliği (ofiste ve ofis dışında), kurumsal bilgi kaynaklarının ve uygulamalarının kanallar arası kullanılabilirliği kadar önemlidir.

Birleşik iletişim her ikisini de hesaba katar, paradan tasarruf etmenizi sağlar ve çalışanların memnuniyetini ve bağlılığını artırır. İşyeri mobilitesinin doğuştan gelen 10 avantajı vardır: taşınabilirlik, kullanılabilirlik, erişilebilirlik, gerçek zamanlı veriler, geliştirilmiş kullanıcı deneyimi, kişisel cihaz sahipliği/Kendi Cihazını Getir (BYOD) ve görsel içerik (yerleşik kamera).

UC yalnızca mevcut iş gücünüzün üretkenliğine ve maliyet etkinliğine katkıda bulunmaz, aynı zamanda uzak yetenek havuzlarından yararlanmanıza, bağlı çalışanlar ve tedarikçilerle çalışmanıza ve daha fazlasına olanak tanır. Sahip olmaları gereken tek şey bir internet bağlantısı ve tercihen bir akıllı telefon. Ve bugünlerde kimin yok?

Küresel işgücünün yaklaşık %80'i, yaklaşık 3 milyar çalışan, her gün fiziksel veya masasız işler yapıyor. Ve bu çalışanlar genellikle yanlarında çalışmak için cep telefonlarını getirirler. Bu, bir UC çözümünün parçası olarak çalışan uygulamalarını kullanarak iletişimi kolaylaştırmak için benzersiz bir fırsat yaratır.

Skype, Facetime veya şirketinizin UC çözümünü çalıştırabilen el cihazları, geleneksel masa telefonlarına ve diğer maliyetli ve modası geçmiş altyapı ve ekipmanlara (birisi faks makinesi mi diyor?!) göre uygun maliyetli ve kullanımı kolay bir alternatif oluşturur. Her şey bir araya toplanmıştır, böylece siz ve çalışanlarınız bir aracın işini yapmak için bir düzine araca güvenmek zorunda kalmazsınız.

İşletmeler ve küçük işletmeler benzer şekilde potansiyeli görüyor ve fırsattan yararlanmak için BYOD stratejilerini hızla benimsiyor. Ve çalışanlar? Bunu seviyorum! Çalışanların %60'ı mobil teknolojinin kendilerini daha verimli hale getirdiğini söylüyor! On kişiden dördü (%40) bunun yaratıcılıklarının artmasına neden olduğunu kabul ediyor. Temel olarak, porselen tahtta otururken cep telefonunuza parlak fikirler yazan bir tek siz değilsiniz.

2. İşbirliği Ülkesi

Size bir sürü istatistik attık ama henüz işimiz bitmedi. Geliştirilmiş çalışan işbirliği, Amerikan işletmelerinin %62'si için en önemli iş itici gücüdür, bu nedenle bazıları UC'yi birleşik iletişim ve işbirliği çözümleri (UCC) olarak adlandırır.

Bilgi iletmek açıkça bir iş gerekliliğidir. Ama bu sürecin sadece bir adımı. Örneğin, akşam yemeği yiyorsanız ve yemeğiniz yumuşaksa, muhtemelen sadece sorunu iletemezsiniz: “Bu yemek yumuşak”. Bunun yerine, sorunu, çözümü iletecek ve bir görev atayacaksınız: “Bu yemek yumuşak. Stacie, bana tuzu uzatır mısın lütfen? İşte işbirliği araçları böyle çalışır: Çözümlerle birlikte sorunlar sunarlar ve ardından bunları izlenebilir hedeflere sahip daha küçük çözümlere bölerler.

UC stratejinizin bir parçası olarak işbirliği araçlarını sunmak sadece mantıklı olmakla kalmaz, aynı zamanda zamandan tasarruf sağlar ve yine sizi gereksiz ekipman satın almaktan kurtarır. Çevrimiçi bir video konferansta paylaşılan bir ekran daha ucuzdur ve projektörlü bir toplantı odası kadar etkilidir. Ayrıca, bir video konferansı planlamak ve yürütmek yüz yüze bir toplantıya göre çok daha kolaydır, özellikle çalışanlarınızın çoğu uzakta veya masasızken.

E-posta göndermek, telefon görüşmeleri yapmak ve ilan panolarına bilgi göndermek, masasız çalışanlarınıza, hatta tüm çalışanlarınıza ulaşmak için modası geçmiş yöntemlerdir. Pazar zaten sizin için her şeyin ötesine geçmeniz ve her bir çalışana ulaşmanız için var, bu yüzden gözlerinizi açın ve kendiniz, işiniz ve çalışanlarınız için doğru çözümü bulun.

3. Etkinliği Etkileyen

Birleşik İletişim, temelde etkili insan iletişimi ile ilgilidir. Bununla birlikte, birçok görev otomasyon yoluyla makinelere yüklenebilir veya dijital işleme yoluyla üzerinde çalışılması daha kolay hale getirilebilir.

Örneğin, şirketinizdeki bir kişiye ne zaman cevap vereceğinden emin olmadan ulaşmaya çalışmak yerine, seçtiğiniz UC çözümünüz bir iletişim durumu özelliği sunabilir, böylece aradığınız kişinin aramalar için müsait olup olmadığını görebilirsiniz. veya başka bir şekilde meşgul. İletişim özelliğini kullanan şirketlerin yarısı , 'daha az yinelenen mesaj' veya 'telefon etiketi' bildirdi ve birçok çalışan haftada üç saat veya yılda 150 saat tasarruf sağladı .

Faksları hatırladın mı? Ve onları bir sunucudaki dosyalar veya e-postalar yerine kağıt biçiminde almak ne kadar can sıkıcıydı? Faksın içeriğini bilgisayara yazmanız gerektiğini hatırlıyor musunuz? Bu etkisiz ve arkaik ritüel UC ile geçerliliğini yitirdi ve yağmur ormanları bunun için size teşekkür ediyor.

Bu buzdağının sadece görünen kısmı. Tümleşik iletişimin, sosyal medya kanallarını dijital olmayan kanallarla birbirine bağlamanın ve daha hızlı karar vermeye, daha akıllı çalışmaya ve çok fazla zaman tasarrufuna izin veren parlak kullanımlarının sayısız örneği var.

Ancak çok fazla seçenek, özellik ve uygulama ile zorluklar ortaya çıkıyor.

Küçük İşletmeler için Birleşik İletişim Zorlukları

Birleşik iletişim platformlarının sunabileceği çok şey var. Geleneksel olarak, UC platformları büyük karmaşık ve yavaş hareket eden kuruluşlar için yapılmıştır. yani işletmeler. Geliştirilen bu UC'ler de bir o kadar karmaşık ve dolambaçlıydı. Yönetmek için yerinde ekipler, çalıştırmak için yerel sunucular ve donanım, yazılım ve destek için önemli bir parasal yatırım talep ettiler.

Bulut teknolojisi tüm bunları değiştirdi ve UC'yi daha küçük işletmeler ve hatta yerel işletmeler için mantıklı hale getirdi. UC, KOBİ'lerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde geliştikçe, BT yöneticileri ve işletme sahipleri genellikle büyüme sancılarından muzdarip olanlar oluyor.

KOBİ'lerin bugün bir UC çözümünü seçerken ve uygularken karşılaştıkları zorluklardan bazıları, yalnızca büyük kuruluşları ve işletmeleri hedef aldığı günlerden bu yana piyasada kalmış olan, sizin "eski" diyebileceğiniz sorunlardır. Diğerleri KOBİ segmentine özgüdür ve bir KOBİ çözümünü uygulamak için "kurumsal" bir zihniyet seçilirken genellikle göz ardı edilebilir.

Öyleyse sizinle birleşik iletişim cenneti arasında potansiyel olarak ne durabilir?

1. Yüksek maliyetler – Jabra tarafından yapılan bir ankete [PDF] göre, 5.000'den fazla çalışanı olan şirketlerin %73'ü, maliyeti UC'nin uygulanmasının önünde bir engel olarak gösterdi .Çözümlerin fiyatları çok yüksek olmasa da, sistemleri çalıştırmak için gereken donanım, destek ve personel gerçekten eklenebilir. Çözümün sunduğu kullanıcı arabiriminden büyük ölçüde etkilenen eğitim maliyetinden bahsetmiyorum bile.
2. Kötü UX (kullanıcı deneyimi) – Ankete katılan çalışanların %71'i, işverenlerinin kendilerine sunduğu iletişim araçlarından yalnızca bazılarını kullanıyor.Nedeni sorulduğunda, üçte birinden fazlası, UC platformunun sunduğu bazı araçları kuruluşlarında nasıl kullanacaklarını bilmediklerini itiraf etti. Elbette, çalışanlarınızı UC çözümünüzün tüm parlak özellikleri konusunda eğitmek için çok para harcayabilirsiniz, ancak kullanımı kolay bir arayüz olmadan, yazılım geliştirici olmayan (normal okuyun) insanlar gerçekten kullanacak ve buna bayıldık demeye cüret edeceğiz, parası boşa gitti. yazılım tuvaletinin aşağısında .
3. Çalışan direnişi – İnsanlar değişimi sevmez.Yeni iletişim araçlarına uyum sağlamak ve yeni alışkanlıklar geliştirmek yeterince zordur, ancak insanlar onlarla çalışmak için endişelerini de beraberinde getirir. Bazıları, müsaitliklerini iş arkadaşlarına "duyurmaktan" nefret eder. Diğerleri, patronlarının telefonları ve bilgisayarları aracılığıyla onları gözetlediğini düşünerek düpedüz paranoyaklaşıyor . Bu nedenle , onları değerlendirme ve seçim sürecine dahil etmek önemlidir, ancak o zaman bile başarı garanti edilmez.
4. Birlikte çalışabilirlik sorunları – Eski eski sistemler, yeni UC çözümleriyle pek iyi çalışmaz.Bu yüzden bazen işleri daha etkili hale getirmek yerine, işleri daha da kötüleştirerek yaratırlar. Dikkate alınması gereken bir diğer konu da bant genişliği sınırlamalarıdır. Ofisteki tüm çalışanlar tarafından kullanılan bir UC sistemi, yerel ağ üzerinde baskı oluşturabilir ve bir UC çözümü kurarken bant genişliği gereksinimlerini öngörmek genellikle zordur.

KOBİ Birleşik İletişim Bugün (ve yarın)

Birleşik iletişim artık sadece büyüklerin oyunu değil. Hizmet olarak birleşik iletişim (UCaaS) ve bulut tabanlı sağlayıcılar artık her büyüklükteki işletmeye rekabetçi fiyatlı çözümler sunuyor.

Talep eksikliği de yok: "küçük şirketlerin çoğunluğu (yüzde 86), iletişim ihtiyaçlarına olası bir çözüm olarak bulut tabanlı birleşik iletişim (UC) sistemlerini kullanmayı düşünüyor ve daha geleneksel tesis tabanlı muadillerinin yerini alıyor" [PDF].

Hiç şüphe yok ki, bulut hizmetlerinin hızlı ve ucuz dağıtımı, küçük ve orta ölçekli işletmelerde UC'nin benimsenmesi için ana itici güç olmaya devam ediyor. Ancak, hayal ettiğimiz tümleşik iletişim cennetinin gerçeğe dönüşmesi için daha gidilecek çok yol var. Uyumluluk ve birlikte çalışabilirlik sorunları, satıcı birleştirme ve API entegrasyon seçenekleriyle yavaş ama emin adımlarla aşılmaktadır.

Buna ek olarak, işletmeler ve satıcılar , bir UC çözümünün uygulanmasının en önemli kısmının, bunun işletmeye gerçekten fayda sağlaması olduğunu anlamaya başlıyor. Ve buna ancak iş ihtiyaçlarının kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesi, çalışanların uygulamaya katılımı ve daha iyi kullanıcı arayüzleri yoluyla ulaşılabilir.

KOBİ'ler için UC'nin geleceği parlak ve hala zorluklar olsa da çoğu işletme için bunun akıllıca bir karar olduğu açık.

200'den fazla çalışanı olan bir saha hizmeti şirketinin Connecteam'i günlük iç iletişim ve katılım için nasıl kullandığını dinleyin!