Otomatik Yanıtlayıcıları Kullanmanın Faydalarını ve Avantajlarını Anlamak

Sizi her gün diri diri gömmekle tehdit eden bir yığın e-postayı yanıtlamaya çalışırken tükenme noktasına geldiyseniz, otomatik yanıtlayıcıları öğrenmeye hazırsınız demektir.

Kötü haber şu ki, insanlar e-posta sorularına hızlı yanıtlar bekliyorlar. Ancak, sürekli yirmi dört saatlik vardiyalar halinde nasıl çalışacağınızı veya gelen e-postaları sürekli olarak izleyecek yeterli sayıda insanı (gelirinizi tüketirken) nasıl işe alacağınızı çözemezseniz, bir sorununuz var demektir. İyi haber şu ki, otomatik yanıtlayıcı, e-postalara hızlı yanıt vermenin ucuz, hatta ücretsiz bir yöntemidir. Bu programların yaptığı şey, gelen e-postalara alınır alınmaz otomatik olarak yanıt vermektir.

E-postalar, birçok farklı nedenden dolayı işletmeniz için gereklidir. En önemlisi, bu görünmez e-posta sesleri size web siteniz hakkında geri bildirimlerini verir - ücretsiz! Ancak, tüm çalışma saatlerinizi bu e-postaları yanıtlayarak geçirirseniz, işinizi nasıl yürütmeniz gerekir?

Cevap basit: otomatik yanıtlayıcıları kullanın. Otomatik yanıtlayıcılar, e-postalarınıza, farenizi tıklamanız gerekmeden otomatik olarak yanıt veren programlardır.

Bir otomatik yanıtlayıcıya ihtiyaç duymanız için yalnızca e-postanızı yanıtlamanın yanı sıra birkaç iyi neden vardır. Örneğin, hizmetleriniz veya ürünleriniz, fiyat listeleriniz hakkında bilgi göndermenin bir yoluna ihtiyacınız varsa veya çok sayıda e-postada tekrarlanan sorular soruluyorsa, otomatik yanıtlayıcılar kullanılabilir. Belki site ziyaretçilerinize tavsiye veya ilgili makaleler gibi bir tür özel bonus sunmak isteyebilirsiniz. Tüm bunlar bir otomatik yanıtlayıcı tarafından ele alınabilir. Ek olarak, işletmenizin reklamını yapabilir ve ardından otomatik yanıtlayıcıları kullanarak müşterilerinizle istikrarlı ilişkiler kurabilirsiniz.

Otomatik yanıtlayıcı programları, e-posta programınızla birlikte çalışan yazılımdan web barındırma şirketinizin sunucusunda çalışan özel bir komut dosyasına kadar çeşitlilik gösterir. Bu tür bir komut dosyası bir web sayfası formu kullanabilir veya sadece e-posta hesabınızla çalışabilir. Bu tür bir komut dosyası, bir e-posta alındığında standart bir mesaj göndermek üzere programlanmıştır. Mesaj, belirli bir komut dosyasına veya e-posta adresine gönderilir.

Bazı otomatik yanıtlayıcılar, standartlaştırılmış mesajlar göndermekten daha fazlasını yapabilir. Önceden belirlenmiş zaman aralığında sınırsız sayıda takip mesajı gönderebilirler. Örneğin, otomatik yanıtlayıcınızı istediğiniz süre boyunca her gün yeni bir mesaj gönderecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

Otomatik yanıtlayıcıları ücretsiz olarak sunan çok sayıda şirket var. Web sitesi barındırma şirketiniz genellikle otomatik yanıtlayıcıları ücretsiz bir hizmet olarak sağlar. Web hosting şirketinizde durum böyle değilse, e-postalarınıza şirketi için bir reklam eklemeniz koşuluyla bu hizmeti küçük bir ücret karşılığında veya ücretsiz olarak sunan çok sayıda şirket vardır.

Otomatik yanıtlayıcı mesajlarınızı kişiselleştirmek için bir imza ekleyebilirsiniz. Bu durumda imzalar kartvizitlere çok benzer. Adınızı, şirketinizi, tüm iletişim numaralarınızı ve adreslerinizi ve kısa bir mesajınızı ekleyebilirsiniz.

Gönderilen her e-postaya bir imza eklemek iyi bir fikirdir. Bu, bir müşteri onu her gördüğünde iş kimliğinizin tekrar tekrar hatırlatılması olarak çalışır. İmzanıza ne kadar çok bakarlarsa, belirli bir hizmetiniz veya ürününüz gerektiğinde şirketinizin akla gelme olasılığı o kadar artar.

İşletmenizdeki her çalışanın kullandığı standartlaştırılmış bir imza oluşturabilir veya çılgına dönebilir ve her personel üyesinin kendi kişisel imzasını oluşturmasına izin verebilirsiniz. Elbette, hayattaki her şey gibi, kişisel imza oluşturmanın da bazı kuralları ve yönergeleri vardır.

İmzanızın uzunluğunu, tek bir satırda 70 karakterden fazla olmayacak şekilde dört ila altı satır metin arasında tutun. E-posta programınızın metninizi kesmediğinden emin olun! İçerik adınızı, şirket adınızı, e-posta adresinizi, faks numaranızı ve 800 numara gibi diğer iletişim bilgilerini içermelidir. Son olarak, her zaman şirketiniz hakkında kısa bir kişisel mesaj ekleyin. Hizmetlerinizin veya ürünlerinizin ince bir satışı ve muhtemelen şirketinizin güvenilirliği ve uzun ömürlülüğü olmalıdır.

Otomatik yanıtlayıcıların bir başka özel kullanımı, site ziyaretçilerinize ücretsiz olarak sunabileceğiniz kurslar oluşturmaktır. Uzman olduğunuz ve potansiyel müşterilerinizi tam olarak hedefleyen bir konu seçmelisiniz.

Konunuzu dikkatlice seçtikten sonra, birkaç farklı alt konuya bölün. Ardından site ziyaretçinize her gün farklı bir alt konu sunan 10 veya 15 günlük ücretsiz bir kurs sunun. İlk konu, her zaman site ziyaretçinize bir hoş geldin mesajı ve neyin takip edileceğine dair bir açıklama olmalıdır. Açıklamanız cazip olmalı, hedef kitlenizin çok değerli bulacağı ücretsiz, kaliteli bilgiler sunduğunuzu açıkça belirtmelidir.

Her derste, ders numarasını, konu başlığını, şirketiniz ve hizmetleri veya ürünleri hakkında bilgileri ekleyin. Sonunda, aboneyi devam etmeye ikna etmek için bir sonraki dersle ilgili birkaç tanıtım yazısı ekleyin.

Her konunun temel ve değerli bilgilerle dolu olduğundan ve ziyaretçinin daha fazlasını öğrenmeye can attığından emin olun. Aksi takdirde, onları en başında kaybedebilirsiniz.

Tabii ki, teklif etmeden önce kursunuzu yazmalısınız. Bunu yaptıktan ve gerekirse profesyonel bir yazar veya editör kullanarak materyali dikkatlice gözden geçirdikten sonra, metninizi otomatik yanıtlayıcınıza aktarmalısınız.

Ücretsiz veya düşük fiyatlı bir deneme için deneyebileceğiniz çok sayıda kaliteli otomatik yanıtlayıcı vardır. Google'a gidin ve 'otomatik yanıtlayıcıları' arayın, ardından seçtiğiniz otomatik yanıtlayıcı için kaydolun. Bunu yaptıktan sonra, onu nasıl kuracağınıza ve metninizi nasıl aktaracağınıza dair talimatlar alacaksınız.

E-posta mükemmel bir pazarlama aracıdır; ucuzdur ve hızlıdır. E-posta adresinizi özenle seçerek işletmenizin reklamını yapmak için kullanın. Web siteniz, farklı iletişim istekleri için farklı e-posta adresleri içermelidir. Örneğin, bilgi talepleri için [email protected] adresini veya satışlarla ilgili sorularınız için [email protected] adresini kullanın. Sahibi için baş[email protected] gibi bir tane ayarlamak iyi bir fikirdir. Bu, şirketinizi kişisel, ulaşılabilir bir ışık altında sunar ve doğrudan iletişimin sağlanmasını sağlar.

Otomatik yanıtlayıcılar, binlerce potansiyel müşteriyle iletişim kurmanıza olanak tanıyan etkili ve güçlü bir pazarlama aracıdır. Bu, gerçek bir satış yapmadan önce genellikle kaç potansiyel müşteriyle iletişim kurduğunuz düşünüldüğünde paha biçilmez bir varlıktır. Esasen, bir otomatik yanıtlayıcı, pazarlama kampanyanızın bir bölümünü otomatikleştirmenize olanak tanır.