Bir Ticari Banka Hesabını Kişisel Kullanım İçin Kullanabilir misiniz?

Bir okuyucu sorar:

Geçenlerde küçük bir imalat işletmesinde muhasebeci olarak işe alındım.Sahibi olan patronumticari banka hesabını kişisel kullanım için kullanıyor- ve bu beni deli ediyor!Kişisel harcamaları için banka kartıyla para çekiyor.

Geçen hafta karısı, iş hesabından imzaladığı açık çekle evlerine büyük ekran bir televizyon aldı.Bir günden diğerine işin ne kadar parası olacağını asla bilmiyorum.

İş ve kişisel fonları ayırmanın en iyi uygulama olduğunu açıkladım, ancak bana işin bir LLC olduğu ve tek sahibi olduğu için bunun önemli olmadığını söyledi.Kim haklı?Patronum?Veya ben?Peki ne yapmalıyım?

— New York'tan Roxanne

Kişisel Hesap için Neden Ticari Banka Hesabı Kullanmıyorsunuz?

1. Nakit akışını yönetmeyi zorlaştırır

Ticari ve kişisel fonları karıştırdığınızda, şirketin nakit akışı durumu kafa karıştırıcı ve tahmin edilmesi daha zor hale gelebilir.

Örneğin, önemli bir iş faturasının vadesi geldiğinde işletmenin yeterli parası olmayabilir. Bunun nedeni, mal sahibinin kişisel harcamalarını aynı anda işletme hesabından ödemeyi seçmesi olabilir.

Bazı işletme sahipleri banka bakiyelerine bakar, pozitif bir rakam görür ve özgürce harcama yapabileceklerini düşünür. Bu zihniyet, işletmenin finansal istikrarını bozarak hızla bir nakit akışı krizine yol açabilir.

2. Kişisel sorumluluk korumasını aşındırır

Bir şirketin veya limited şirketin (LLC) sahibi, kişisel ve ticari fonları birleştirmeleri durumunda ticari borçlardan kişisel olarak sorumlu tutulabilir.

Birçok mal sahibi, ticari borçlara ilişkin kişisel sorumluluklarını tam olarak sınırlamak için LLC'ler veya şirketler kurar. Ancak mal sahibi, kişisel ve ticari finansman arasındaki çizgiyi bulanıklaştırırsa, bu sorumluluk koruması tehlikeye girebilir.

Bazı durumlarda, mahkemelerin işletme sahibini iş borçlarından sorumlu tutarak "kurumsal perdeyi yırttığı" bilinmektedir.

Bu risk, sahipleri tek mal sahibi oldukları için fonların ayrılmasının önemli olmadığını düşünebilecekleri tek sahipli LLC'ler ve şirketler için özellikle yüksektir.

Bu, özellikle işletme kapanırsa ve ödenmemiş bir alacaklının kurtarmak için mal sahibini takip edebileceği iş borcunu geride bırakırsa, önemli ölçüde geri tepebilir.

3. Vergi indirimlerini abartıyor veya eksik gösteriyor

Ticari vergi indirimi sayılabilmesi için harcamaların ticari amaçlı olması gerekir. Kişisel faturalar bir ticari banka hesabıyla ödendiğinde, gerçek işletme giderlerinin belirlenmesini zorlaştırır.

Sonuç olarak, meşru kesintileri kaçırabilirsiniz. Alternatif olarak, kişisel harcamaları yanlışlıkla işle ilgili olarak kategorize ederek, denetlenirseniz cezalara ve IRS'den ağır bir vergi faturasına yol açabilirsiniz.

İşletme sahipleri mali kayıtlarını güncel tutmayı ihmal ettiklerinde bu sorunun ciddiyeti artar.

Çoğu zaman mal sahipleri giderleri sınıflandırmak için vergi zamanına kadar beklerler. O zaman geldiğinde, anılar silinir ve mal sahipleri kendilerini iş ve kişisel harcamalar arasında ayrım yapmakta zorlanırken, makbuz yığınlarını gözden geçirirken bulurlar. Bu senaryo maliyetli hatalar için olgunlaşmıştır.

4. Muhasebeyi gereksiz yere karmaşık hale getirir

5. Diğer paydaşların itirazlarına yol açar

Kişisel ve ticari finansman arasında net bir ayrıma sahip olmak, diğer paydaşlarla şeffaflığı ve güveni sürdürmek için çok önemlidir.

Hissedarlar, yatırımcılar ve iş ortakları, işletmeye kişisel kumbaranız gibi davrandığınızı algılarlarsa hemen endişelenebilirler.

Bu tür davranışlar, işletmenin mali yönetiminin bütünlüğü hakkında ciddi sorular ortaya çıkarabilir ve başarısına yatırım yapanlar arasında güveni aşındırabilir.

WeWork'un kurucusu bunu zor yoldan keşfetti. Bir zamanlar 47 milyar dolar değerinde olan yüksek uçan şirket, 2019 yazında halka arz için başvuruda bulundu. Dosya açıklamaları, kurucunun şirketten piyasa fiyatlarının altında aldığı kişisel krediler de dahil olmak üzere kendi işini yaptığını ortaya koydu.

Başka bir deyişle, kurucu şirket fonlarını kişisel amaçlara yönlendiriyordu.

Şirketin en büyük yatırımcısı onu CEO olarak görevden almaya zorladı. Sonunda kurduğu şirketten istifa etmek zorunda kaldı!

WeWork yüksek profilli bir örnektir. Yine de, ilk halka arz planı olmayan küçük bir işletmede bile paydaşların fonların kötüye kullanılması, dolandırıcılık veya güvene dayalı görevlerin ihlali nedeniyle dava açabileceğini unutmayın.

Bu nedenle, başka sahipler veya yatırımcılar varsa, kişisel harcamaları bir işletme hesabından ödemek, sonunda size yetişecektir.

6. Alt Bölüm S'nin sağladığı faydaların bir kısmını reddedebilir

Karışık hesaplar, en iyi Alt Bölüm S vergi planına bir İngiliz anahtarı getirebilir.

Alt Bölüm S, vergileri bir geçiş olarak ele almak ve hem şirket hem de mal sahibi için çifte vergilendirmeyi önlemek için IRS ile yaptığınız bir seçimdir.

Alt Bölüm S'nin diğer bir avantajı da sahibi için istihdam vergilerini (Medicare ve Sosyal Güvenlik vergileri) azaltabilmesidir.

İşte nasıl çalıştığı. Sahibi, şirketin bir çalışanı olur. Makul bir maaş aldığı sürece, mal sahibi, maaşın üzerindeki kurumsal dağıtımlarda istihdam vergisi ödemek zorunda değildir.

Bununla birlikte, mal sahibi, ne kadar harcadığını iyi takip etmeden maaş dışı dağıtımlar alırsa, IRS ile ters düşebilir.

Nasıl? Maaşını çok aşan dağıtımlar alarak. Vergi kanunu, mal sahibinin maaşının kar dağıtımlarına kıyasla makul olmayan bir şekilde düşük olmamasını şart koşmaktadır.

Ne olabilir ki, mal sahibi şirketten kişisel amaçlar için ne kadar para çektiğini unutabilir. Kişisel ve ticari harcamaları karıştırdığınızda ve iyi muhasebe kontrolleriniz olmadığında bunu yapmak kolaydır.

Nolo.com'un belirttiği gibi, "IRS, bir S şirketi sahibinin, çalışan maaşını kurumsal dağıtımlar olarak gizleyerek bordro vergilerinden kaçınmaya çalıştığı sonucuna varırsa, dağıtımları maaş olarak yeniden nitelendirebilir ve istihdam vergilerinin ve bordro vergisini içerebilecek cezaların ödenmesini gerektirebilir. %100'e varan cezalar artı ihmal cezaları.”

7. Kâr etmeyi ve büyümeyi zorlaştırır

Bir işletme finans konusunda ne kadar disiplinli olursa, başarı olasılığı o kadar artar. Banka hesaplarını gevşek bir şekilde ele alıyorsanız, işletmenizin başka şekillerde mali disiplinden yoksun kalmasına neden olabilir. Bu da önünüze gereksiz bir engel koyar.

Herhangi bir mali rapor, kişisel harcamaları içerebileceğinden işletmenin yanlış bir resmini gösterebilir. Temiz veriler olmadan nasıl yararlı bir Kâr ve Zarar tablosu (P&L) oluşturabilirsiniz?

En azından önce verilerinizi temizlemeyi bırakmanız gerekecek. Bu, sizi gerçek zamanlı raporlama yeteneğinden mahrum eder.

Genel olarak, kişisel ve ticari fonları karıştırarak ve disiplini sürdürmeyerek, işi kar ve başarıya doğru yönetmek daha zor hale gelir.

İş ve Kişisel Harcamalar İçin En İyi Uygulamalar

Küçük işletmelerin işletmeye hızlı bir başlangıç ​​yapmak için sahibinin kişisel fonlarını kullanması yaygın bir durumdur. Bu nedenle, sahibinin bakış açısından, kişisel ve ticari finansmanı karıştırmaya devam etmek tamamen kabul edilebilir görünebilir.

Aslında bir anket, işletme sahiplerinin %27'sinin aynı hesabı hem kişisel hem de ticari amaçlarla kullandığını kabul ettiğini ortaya koydu.

Bununla birlikte, iş tam olarak faaliyete geçtiğinde fonları birleştirmek sorunlu hale gelir. Bu nedenle, finansal netliği korumak ve olası sorunlardan kaçınmak için şu sekiz en iyi uygulamanın izlenmesi önerilir:

Ayrı Ticari ve Kişisel Banka Hesapları

Bir küçük işletme sahibinin her zaman iki çek hesabı olmalıdır: kişisel hesap ve işletme hesabı.

İşinizi ve özel hayatınızı ayrı ve iyi organize ettiğinizde çok daha kolay. Vergi uzmanı Barbara Weltman'dan işletme finansmanınızı neden ayırmanız gerektiğine dair daha fazla bilgi edinin.

maaş al

Küçük işletme sahibi, kendisi için tutarlı bir maaş belirlemelidir. İş yapısı bir şirket veya Alt Bölüm S ise, sahibi bir çalışan olmalıdır. Bu, iş ve kişisel fonların ayrılmasını güçlendiren düzenli bir gelir akışı yaratır.

Tek mal sahibi için, her iki haftada bir kişisel bir hesaba düzenli bir para çekme veya transfer işlemi gerçekleştirmek faydalıdır.

Bu yapılandırılmış yaklaşım, kişisel ihtiyaçlar için iş hesaplarına öngörülemeyen bir şekilde dalmayı önler. Sadece iyi mali disiplini teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda işletmenin sürdürülebilir büyümesi ve uzun ömürlülüğü için çok önemli olan iki faktör olan mali şeffaflığı da geliştirir.

Kâr Dağıtımlarını Götürü Olarak Al

Birçok tek mal sahibi ve LLC sahibi, maaşlarına ek olarak genellikle kar dağıtımları alır. Bu uygulama tamamen kabul edilebilir ve ekstra finansal esneklik sağlayabilir.

Ancak, bunu sorumlu bir şekilde yapmak çok önemlidir. Ticari hesaplardan düzensiz para çekme veya kişisel faturaları rastgele ödeme mali kaosa neden olabilir. Bunun yerine, dağıtımlar yılda bir veya birkaç kez olmak üzere, planlı toplu ödemeler olarak alınmalıdır.

Bu tür planlanmış olaylar, vergi ve emeklilik planlamasına dahil edilebilir ve işletmenin büyüme stratejisinin bir parçasını oluşturur.

Bu yaklaşım, işletmenin finansal sağlığının netliğini korumaya yardımcı olur ve fonların akıllıca kullanılmasını ve dürtüsel harcamalarda boşa harcanmamasını sağlar.

Ayrı Kredi Kartları Kullanın

Vergiler için İyi Kayıtlar Tutun

Vergi kayıtlarınızı yıl boyunca güncel tutun. Ertelemenin etkisi maliyetli olabilir.

İyi kayıt tutma, vergi sorunlarından uzak durmanıza yardımcı olur. Genellikle, küçük işletme sahiplerini IRS ve diğer vergi makamları ile sıcak suya sokan kötü niyet değildir. Bunun yerine, zayıf defter tutma ve dokümantasyon eksikliği gereksiz sorunlara neden olur. Bu zorunlu bir hatadır.

Kötü kayıt tutma ayrıca daha fazla vergi ödemenize neden olabilir.

Net bir finansal tablonuz olmadığında iyi vergi planlaması zorlaşır. Bu nedenle, muhtemelen vergileri azaltmak için uygulayabileceğiniz stratejiler olduğunu keşfetmek için vergi zamanına varırsınız.

Ancak iyi kitaplarınız ve vergi yılı sona ermeden önce ileriye bakma yeteneğiniz olmadığı için çok şey kaçırdınız.

Bir Bütçeyle Yönetin

İş hayatında, hedefler ve bir bütçe belirlerseniz gelişme ve başarılı olma olasılığınız daha yüksektir.

Bu, kendinize bir "maaş" ödemek için bir bütçe belirlemeyi içerir.

Banka hesabınızdan damla damla para çekmeyin. İşletmeniz için aylık gider yakma oranınızın ne olduğuna dair net bir resimden yoksun kalacaksınız. Yanma oranınız beyninize yakılmalı!

Bir mal sahibi olarak, yanma oranınızı karşılamak için her ay kaç satış yapmanız gerektiğini de bilmeniz gerekir.

Her ay kar elde etmek için tam olarak ne gerektiğini her zaman bilirseniz, hedeflerinize ulaşma olasılığınız çok daha yüksektir. Kısacası, her zaman bilmelisiniz:

• işletmenizin ne kadar kazanması gerektiği ve
• ne kadar harcayabilir.

Aylık Kar ve Zarar tablosu ve diğer finansal raporları çalıştırdığınızdan emin olun. Yolda kalmanıza yardımcı olurlar.

Yükümlülükleri Daima Zamanında Ödeyin

Yükümlülüklerin zamanında ödenmesi iş yönetiminde kritik öneme sahiptir. Bu mali sorumlulukları yerine getirmeyi ihmal etmek, işletme fonlarının kişisel kullanımı hakkında tehlike işaretleri oluşturabilir.

İşletme ödemeleri kaçırmaya başlayana ve ardından hızla kartopu çıkarana kadar her şey yolunda görünebilir. Bu nedenle, borçlu olduğunuz herkese zamanında ödeme yapmak iş dünyasında yerleşik bir kuraldır.

Bu sorumlu uygulama, birçok yasal sorunun önlenmesine yardımcı olur ve işletmeniz ile ortakları veya alacaklıları arasında güveni artırır. Ayrıca, kritik hizmet veya sarf malzemelerinin ödenmemesinden kaynaklanan aksaklıkları önleyerek işletmenizin sorunsuz çalışmasını sağlar.

Diğer Paydaşlara Saygı Duyun

İşiniz yatırımcıları, ortakları, hissedarları veya LLC üyelerini içeriyorsa, fonları en yüksek dürüstlükle ele almak çok önemlidir. Bu paydaşların işletme fonlarının nasıl kullanıldığı konusunda haklı çıkarları olduğunu unutmayın.

Şeffaflığa ihtiyaçları vardır ve mali konularla ilgili kararlara katılma hakları vardır. Ticari ve kişisel harcamaları ayrı tutarak ve en iyi uygulamalara bağlı kalarak, şeffaf ve sorumlu bir iş yaklaşımı benimsersiniz.

Bu, yalnızca paydaş güvenini artırmakla kalmaz, aynı zamanda uygunsuz finansal davranış algısını önleyerek işletmenizin itibarını artırır.

Sonuç olarak, kişisel finansal ihtiyaçları karşılamak için bir işletme hesabı kullanmak akılsızca ve tehlikeli bir uygulamadır.

Bu, işletmenin finansal sağlığını ve istikrarını baltalayabilecek ve potansiyel olarak yasal sonuçlara yol açabilecek bir yaklaşımdır.

Daha akıllı bir işletme sahibi olun. Finansal disiplini benimseyin, kişisel ve iş finansmanı arasında net sınırlar koruyun ve işinizi başarılı bir şekilde yürütmek için en iyi uygulamalara bağlı kalın.

Kişisel kullanım için bir ticari banka hesabı kullanmayla ilgili olası sorunları ve bunlardan kaçınmak için en iyi uygulamaları özetleyen basitleştirilmiş bir karşılaştırma tablosunu burada bulabilirsiniz:

Okuyucu sorularına verilen tüm yanıtlar, 50 yılı aşkın birleştirilmiş iş deneyimine sahip Küçük İşletme Eğilimleri Yayın Kurulu'ndan gelmektedir.Bir soru göndermek istiyorsanız,lütfen buraya gönderin.

Resim: DepositPhotos.com