Dahili İletişim İçin WhatsApp Kullanıyor musunuz? Uygulamayı Bırakma Zamanının Gelmesinin 7 Nedeni

Son on yılda, dünya çapında birçok kuruluş birincil iç iletişim aracı olarak WhatsApp'a yöneldi.

• kullanımı kolaydır
• Çoğu kişi, uygulamayı zaten telefonlarına indirmiştir.
• Bu ücretsiz bir çözüm
• Ve genel olarak, sadece uygun

Tek başına bu nedenler, işletme sahiplerinin çözümü birincil iş sohbeti olarak kullanmalarını cazip hale getirdi.

Ancak birçok yönetici ve çalışan, uygulamayı kurumsal amaçlarla kullanmanın zorluklarıyla ilgili endişelerini dile getiriyor. Örneğin, alakasız ve dikkat dağıtıcı bilgilerin taşması veya ürün çökmeleri.

WhatsApp'ınŞubat 2021'de yürürlüğe giren yeni gizlilik değişiklikleriniduyurmasıyla, 2 milyar kullanıcısı - özellikle iş iletişimleri için WhatsApp'a güvenenler - daha iyi ve daha güvenli bir çözüme geçiş yapmak istiyor.

Yeni WhatsApp politika değişiklikleri nelerdir?Kısacası, WhatsApp'ın veri toplaması kargaşanın ilk işaretiydi ve şimdi 2021'de, kullanıcılarına verilerini Facebook ile paylaşmalarını gerektiren tamamen yeni hizmet şartlarını dayatıyorlar. (WhatsApp, 2014 yılında Facebook tarafından satın alındı).

WhatsApp'ın sınırlı gizlilik ayarları zaten kaşları kaldırmıştı, aslında "ABD hükümetinin kusur deposu olan ABD Ulusal Güvenlik Açığı Veritabanından [toplanan] veriler, 2019'da yedisi "kritik" olarak sınıflandırılan 12 güvenlik açığını ortaya çıkardı.

Forbes'tan Zac Doffman da şu yorumu yaptı: "Bu, WhatsApp'ın genel verilerinizi Facebook ile halihazırda olduğundan daha fazla paylaşması ile ilgili değil, bu, alışveriş ve diğer ticari hizmetleri mümkün kılmak için verilerinizi ve platformuyla etkileşiminizi kullanmakla ilgili. işletmelerin sizinle iletişim kurabilecekleri ve size satış yapabilecekleri bir platform, hem de WhatsApp'a ödeyecekleri bir bedel karşılığında.”

Şimdi, 2021'deki bu yeni güvenlik açıkları, Facebook ile veri paylaşma kararlarının getirdiğiyle, WhatsApp'ın yanıtlaması gereken çok şey var.

İşletme sahipleri, bu yeni WhatsApp gizlilik yasalarının, şirketin iletişim süreçlerini iyileştirmesine olanak tanıyan, işletmeye özel bir dahili iletişim yazılımı kullanma yolunda yalnızca bir katalizör olduğunun farkındadır.

Sonuç olarak, birçok işletme Connecteam'in çalışan iletişim uygulamasına geçiş yapıyor. Çalışanların birbirleriyle ve şirketin kendisiyle profesyonel, güvenli, akıllı ve verimli bir şekilde iletişim kurması için tek noktadan hizmet sağlayan, kuruluşun ihtiyaçlarına göre uyarlanmış yenilikçi bir iç iletişim aracıdır.

Binlerce kuruluş, iletişimi kolaylaştırmak, çalışan katılımını artırmak, bilgi kayıplarını sınırlamak ve çalışan üretkenliğini artırmak için halihazırda Connecteam'e güveniyor.

Connecteam'in şirketinizin dahili iletişimi için neler yapabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız buraya tıklayın.

İşyeri iletişim aracını bırakmakta hala zorlanıyor musunuz?

Aşağıda, çalışanlarınızla iletişim halinde olmak ve etkileşimde bulunmak için sizi daha verimli bir alternatif düşünmeye ikna edecek yedi konuyu ele alıyoruz.

Her yönetici şu senaryoyla karşı karşıya kalmıştır: Yeni bir çalışan veya tedarikçi ile çalışmaya başlarsınız ve önemli şirket haberlerini ve güncellemelerini iletmek veya sadece onlarla iletişim kurmak için onlara mesaj göndermeniz gerekir. Ancak bunun gerçekleşmesi için önce numaralarınıözel kişiler listenize eklemeniz gerekir - bunu yapmazsanız, onlara WhatsApp'ta mesaj gönderemezsiniz.Uygulama böyle çalışır.

Elbette, numaralarını kaydetmenize gerek yok ama sadece telefon numarasına bakarak herkesin kim olduğunu hatırlayabiliyor musunuz?

Bu sinir bozucu bir görev haline gelir. Şirkete her yeni çalışan veya tedarikçi katıldığında, iletişim bilgilerini manuel olarak eklemeniz, düzenlemeniz ve silmeniz gerekir.

Ve bu, WhatsApp'ta iş bağlantılarını yönetmenin sadece başlangıcı.

• Kişinin adı doğru değilse, ayrıntılarını ararken çok zaman kaybedersiniz.
• Ya tedarikçi değiştiyse ama siz bunu bilmiyorsanız ve güncelliğini yitirmiş bilgilere sahipseniz? O zaman kime dönüyorsun?
• Ya da bir grup çalışanla bir proje üzerinde çalışmaya başladınız, proje bittiğinde ne yapıyorsunuz? Tüm grubu siliyor musunuz? Bu sadece tüm bilgilerin silinmesine yol açar, böylece geri dönüp proje iletişimine başvuramazsınız.

Öyleyse, tüm bu örneklerin özetlediği şey, tamamen gereksiz bir baş ağrısıdır.

Doğal olarak, yeni çalışanlar organizasyona katılır, pozisyon değiştirir veya ayrılır. Bu senaryo ile karşılaştığınızda, aşağıdaki senaryolara hazır mısınız?

• Çalışanı artık kendisiyle ilgili olmayan tüm sohbet gruplarından çıkarmaktan sorumlu biri mi var?
• İşten atılan bir çalışanla nasıl başa çıkıyorsunuz ve onu gruptan çıkarmanın zamanı ne zaman geliyor?
• Yeni katılan yeni çalışanların kaçırdıkları tüm bilgileri ve güncellemeleri almalarına nasıl yardımcı olursunuz?
• Size karşı kullanabilecekleri önemli şirket bilgilerine erişimlerinin olmamasını nasıl sağlayabilirsiniz?

İşte tüylerinizi ürpertecek bazı hikayeler: Belirli bir perakende şirketinin eski bir Başkan Yardımcısı, yarışma için çalışmaya başladı, ancak grup metninde çok uzun süre kaldı ve yetkisiz çok önemli bilgiler almaya devam etti. Evet, bu gerçekten oldu!

Veya büyük bir şirketin İK departmanındaki çalışanlar, "testlerini geçene" kadar grup sohbetine yeni çalışanlar eklemedi, bu da iletişim aracının özel bir "kulüp" haline geldiği ve herkesin hoş karşılanmadığı anlamına geliyor. Bu, çalışan memnuniyetinde, bağlılığında ciddi bir dengesizliğe yol açar ve şirket kültürünü zorlar.

Ek olarak, WhatsApp'ta kullanıcıları düzenlemek içinherhangi bir yönetici kontrolü yoktur , bu da uygulama içinde gerçekleşebilecek büyük bir kişisel ve yetkisiz iletişim riski olduğunu kanıtlar.Uygulama içinde gerçekleşen iletişimleri izleyemeyeceğiniz için, herhangi biri yetkisiz bir grup oluşturabilir ve özel olarak iletişim kurabilir.

Yanlış kişi adlarıyla başlayan ve kuruluşa gerçek zararlar veren WhatsApp grubu metin sorununun daha birçok örneği var.

Veri güvenliği, kuruluşlara büyük zararlar verebilir ve hatta tam bir çöküşe neden olabilir, bu da onu şirketteki en önemli konulardan biri haline getirir. İşten çıkarılan bir çalışan, grup sohbetinden çıkarılmış olsa bile fotoğraflar, dosyalar, sohbet geçmişi ve iletişim bilgileri gibi hassas şirket bilgilerini elinde bulundurmaya devam eder. Tüm bu bilgiler, herhangi bir işlem yapmasına gerek kalmadan çalışanın akıllı telefonunda otomatik olarak saklanır. Bu huysuz çalışan, rekabete ulaşabilir ve tüm bu bilgileri sırf inadına dağıtabilir.

Ayrıca bu bilgiler şirketi ilgilendiren hukuki davalarda da kendisi için hazırdır. Ancak günün sonunda asıl sorun, IS (bilgi sistemleri) departmanının bu bilgileri izlemesinin ve çalışanın bu bilgilerle ne yapmayı seçtiğini çok geç olana kadar öğrenmesinin hiçbir yolu olmamasıdır.

"Şirket onaylı bulut araçları verilmezse ön saflardaki çalışanlar, kendi bulut araçlarını kullanmak için şirketi ve veri güvenliğini ve mevzuat uyumluluğunu riske atabilir. Ön saflarda çalışanların yüzde elli üçü, işle ilgili nedenlerle günde altı defaya kadar WhatsApp ve Facebook Messenger gibi mesajlaşma uygulamalarını kullanıyor, ancak bunların %68'i, onaylı dahili iletişim araçları verilirse bırakacaklarını söyledi."- Google

Hepsinden öte, var olan mesaj içeriğinizşifrelenmemiş olabilir:

• Yedeklemeler şifrelenmez .Bu, siz veya sohbet ettiğiniz herhangi biri WhatsApp'ını yedeklerse, o içeriğin aslında şifrelenmediği anlamına gelir.
• Sohbetlerin dışa aktarımı şifrelenmez .Ait olduğunuz herhangi bir WhatsApp grubundaki herhangi bir kişi, grubun tüm sohbet geçmişini düz metin dosyası olarak dışa aktarabilir ve herhangi bir yerde yayınlayabilir veya şifrelenmemiş herhangi bir yere gönderebilir/saklayabilir.\

Bu nedenle, WhatsApp'ın kendisinde bulunan uçtan uca şifrelemeye rağmen, WhatsApp'taki hassas ve özel iş bilgilerinin herhangi bir anda kolayca ifşa edilebileceğini varsaymalısınız.

Özel bir aile veya arkadaş grubu sohbetinde görünen içerik türünün, çalışma ortamına veya kuruluşun grup sohbetine uygun olmadığı veya uymadığı açıktır.

Tatsız bir şaka, hakaret, şirket hakkında ağzından kaçırılan bilgiler, cinsel taciz veya hatta yeni kovulan ve kaba yorumlarla serbest bırakılan hoşnutsuz bir çalışan olsun, çalışanların yanlışlıkla yanlış bir şekilde özel bir resim göndermesi gibi gerçek vakalardan bahsetmiyorum bile. grup.

Muhtemelen bu durumların sonuçlarını tahmin edebilirsiniz, ancak grup metnini kontrol etmenin, silmenin ve izlemenin önemini anlamak çok önemlidir. Bu sadece önemli değil, bir zorunluluktur!

"WhatsApp'ım... gerçekten %91 işle ilgili sohbetler ve hafta sonları bile beni rahatsız ediyor... özel hayatıma karışmış durumda ve bundan nefret ediyorum.... WhatsApp'a girip arkadaşlarımla sohbet etmek istiyorum, işle uğraşmak ya da işimi hatırlamak istemiyorum" diyor bir kullanıcı

Özel grup metinleri ile iş sohbetleri arasında mutlak bir ayrım olmadığında, kafa karışıklığı olasılığı önemli ölçüde artar. Çalışanların ve yönetimin, özel WhatsApp fotoğraflarının kuruluşun iletişim sisteminde görünmesini istemeyeceğini varsaymak da çok mantıklıdır - hiç kimse meslektaşlarının veya iş ortaklarının önünde utanç verici bir kişisel fotoğrafla temsil edilmek istemez.

Bu, alışılmadık bir taşma yaratır ve önemli bilgilerin tüm kaos içinde kaybolmasına neden olabilir. Örneğin, Joanna'nın bir oğlu mu vardı? Tebrikler! Artık "Tebrikler!" dileyen herkesten 200 push bildirimi bekleyebilirsiniz. Her yönetici, günlük güncellemeler, CEO duyuruları, tartışmalı bilgiler vb. üzerinden oluşturulan alakasız diyalogları bilir. Bu yüzden ikisi arasında net bir ayrım olmalı!

Başka bir deyişle, yalnızca kafa karışıklığına ve hatta gerçekten çalışmak için motivasyon eksikliğine yol açacağından, kişisel ve iş görüşmelerinin bulanık bir karışımı tek bir arayüzde yer almamalıdır.

Şirketler yalnızca çalışanlarıyla sohbet etmek için bir araca ihtiyaç duymazlar; etkileşimi artırmaları, güncellemeleri paylaşmaları, iş arkadaşlarıyla bağlantı kurmaları, üretkenliği artırmaları, daha iyi işbirliği yapmaları ve çok daha fazlasını yapmaları gerekir.

İşyerindeki iletişim, hem sözlü hem de sözlü olmayan bilgi ve fikir alışverişine odaklanır. Ve bunu doğru yaptığınızda, güçlü bir şirket kültürünüz olur.

Bir iç iletişim stratejisinin nasıl olması gerektiğinden bile emin değilseniz, başlamak için ücretsiz e-Kitabımızı indirin.

Acil durum ne olursa olsun, şirketinizin bununla hemen başa çıkabilmesi gerekir. Acil durum örnekleri arasında cinsel taciz, insan kaynaklı felaketler, işyerinde şiddet, siber güvenlik saldırısı ve daha fazlası yer alır. Acil bir durumla karşılaşıldığında, çalışanlarınızın durumu nasıl ve kime bildireceğini bilmesi gerekir. Ardından, İK'nın durumu hemen halletmesi gerekiyor.

Yöneticilerin ayrıca mesajlarının iletildiğini ve çalışanların güncellemeyi görüp okuduğunu bilmesi gerekir. WhatsApp bu durumda sınırlıdır.

Ve birçok şirketi hızlı tepki vermeye zorlayan küresel salgın COVID-19'u da unutmayalım. Yöneticilerin, ciddi geri tepmelerden kaçınmak için herkesi aynı sayfada tutabilmeleri, gerçek zamanlı bilgileri dağıtabilmeleri, stres seviyelerini yönetebilmeleri ve çok daha fazlasını yapabilmeleri gerekir.

WhatsApp ve Dahili İletişimde Sonuç

WhatsApp'ı iş ortamında kullanmak rahat ve kolay görünüyor. Ve elbette, WhatsApp'ı kurumda resmi olarak olmasa bile hızlı ve başarılı bir şekilde uygulamak kolay görünüyor, ancak daha yakından bakarsanız, sonunda çok maliyetli olabilecek birçok arıza bulacaksınız.

Günün sonunda işletme sahipleri, şirketlerinin bir sonraki iletişim aracı olarak bir çalışan iletişim uygulamasına hazır olduğunu anlıyor.

Bugün, dünya çapında giderek daha fazla şirket, tüm kurumsal ihtiyaçları için bir çalışan iletişim uygulaması kullanıyor.

Çalışan iletişim aracı nedir?Gerçek zamanlı olarak birbirleriyle kolayca iletişim kurabilecekleri tek bir yere sahip olmak için kuruluşun ihtiyaçlarına göre tasarlanmış, mobil uyumlu bir araçtır.

Çözüm, organizasyon alanındaki farklı zorlukların üstesinden gelmek için tasarlandı, artık dünya çapında binlerce şirket, organizasyonun verilerini takip etmek, grupları otomatik olarak yönetmek, kısıtlamalar ve yetkiler eklemek, çeşitli kanallar oluşturmak, raporlar üretmek ve organizasyonel operasyonlar yürütmek için Connecteam çalışan uygulamasını kullanıyor. iletişim başarılı ve profesyonelce.

Sohbet özelliği, personelin etkileşimde ve bağlantıda kalmasına yardımcı olur. Çalışanların başarıları kutlayabilecekleri ve her şey hakkında güncellemeler gönderebilecekleri sohbet ev ekipleri oluşturduk.

Brian Jolliff, Total Compass Care'de COO

Günün sonunda, şirketinizi Connecteam gibi güvenli bir iletişim aracına geçirmek, verileriniz ve belgeleriniz gereken en yüksek güvenlikle tamamen güvende olduğu için içiniz rahat edecek.