Anasayfa
Evden görüntülü konferans, daha fazla insanın uzaktan çalışması nedeniyle giderek daha yaygın hale geliyor.
İster geçici olarak evden çalışıyor olun, ister kalıcı olarak evden çalışıyor olun veya bir ofisten video konferanslar planlıyor olun, bu görüntülü aramalar sırasında mümkün olduğunca profesyonelce çıkmak önemlidir. İşte bu iletişim tarzından en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları.
Evden konferans yaparken ele alınması gereken üç alan vardır:
Görüntülü aramalarda profesyonel görünmek ve ses çıkarmak, ortamınızın kontrolünü elinize almak anlamına gelir. Bu sadece bireysel görünüşünüzle ilgili değil; aynı zamanda çevrenizdeki en iyi görünümü ve sesi elde etmekle de ilgilidir. İşte dikkate alınması gereken en önemli alanlardan bazıları.
Kimse bir mağarada oturuyormuş gibi görünmek istemez. Video görüşmeleriniz için ışık kaynağını nasıl optimize edeceğinize dair bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.
Bir görüntülü görüşmede giyinmek, yüz yüze olmak kadar önemlidir, bu yüzden elinizden gelenin en iyisini yaptığınızdan emin olun. İşte uygun şekilde giyinmek için bazı ipuçları.
Kameranız, diğer katılımcılarla görsel olarak gerçekten bağlantı kurmanızı sağlayan şeydir. Düzgün bir bağlantı sağlamak için bu ipuçlarını kullanın.
Diğer katılımcıların da paylaşma sırası size geldiğinde sizi duyabilmeleri gerekir. Bu ipuçları, mesajı net bir şekilde iletmenize yardımcı olabilir.
Güçlü bir bağlantınız olduğundan emin olmak için toplantınızdan önce kameranızı ve ses kalitenizi test edin. Bu, arama sırasında özellikle profesyonelce görünmeyen gecikmeleri ve kafa karışıklığını önler.
Uygun video konferans görgü kurallarına uymak, toplantıların daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur ve kaba davranmamanızı sağlar.
Herkesin zamanını en iyi şekilde kullanarak profesyonelliği ve verimliliği sürdürmek için bir sonraki görüşmenizde bu faktörleri aklınızda bulundurun.
Bir görüşme sırasında aynı anda birden fazla iş yapmayın. İnsanlar sizi göremeseler bile, dikkatinizi vermediğinizi anlayabilirler.
Birçok video konferans platformu, başka bir pencereye göz atarken olduğu gibi, aktif olarak meşgul olmadığınızı gösteren özelliklere sahiptir. Dikkatli kalmanız yalnızca saygı göstermekle kalmaz, aynı zamanda aktif olarak katkıda bulunmanızı ve bilgileri işlemenizi sağlar.
Sessize alma sadece bir nezaket değil, çok önemlidir. Konuşmadığınız zamanlarda mikrofonunuzu susturmak, yanlışlıkla yorumların yayınlanmasını önler.
Bu uygulama, çalan telefon veya kapı zili gibi çevrenizden gelen arka plan seslerinin toplantının akışını etkilememesini sağlar. Sessize alarak, aramanın netliğini herkes için koruyorsunuz.
Yapılandırılmış toplantılar etkili toplantılardır. Gündem, tartışmalar için bir yol haritası sunarak katılımcıların verimli bir şekilde hazırlanmalarını ve katılmalarını sağlar.
Ev sahipliği yaparken, ana konuların bir taslağını hazırlayın ve önceden paylaşın. Bu, tüm katılımcıların hazırlıklı gelmesini sağlayarak toplantıyı daha verimli hale getirir ve ana konudan sapmaları en aza indirir.
Beklenti anahtardır. Sanal bir toplantıya katılırken, ilgili tüm materyalleri düzenli ve elinizin altında bulundurun. Bu, siz belirli bir belgeyi veya sunum slaydını bulmak için çabalarken kesintileri ve rahatsız edici duraklamaları en aza indirir.
Organize bir kurulum, profesyonellik yayar ve dahil olan herkes için daha sorunsuz bir çağrı deneyimi sağlar.
Hazırlık, dijital çalışma alanınıza kadar uzanır. Ekran paylaşımı yapmayı düşünüyorsanız, ilgisiz sekmelerin ve uygulamaların kapalı olduğundan emin olun.
Mesajlaşma uygulamalarından veya yazılım güncellemelerinden gelen tüm olası açılır bildirimleri kapatın. Bu proaktif yaklaşım, toplantının odaklanmış durumda kalmasını ve katılımcıların yanlışlıkla ilgisiz veya gizli bilgilere maruz kalmamasını garanti eder.
Dakiklik, profesyonelliğin bir kanıtıdır. Bir görüntülü toplantıya geç katılmak, yanlışlıkla başkalarının zamanına saygısızlık veya kayıtsızlık mesajı gönderir.
Yüz yüze bir toplantıya geç kalmayacağınız gibi, aynı prensip sanal toplantılar için de geçerlidir. Her zaman hızlı olmanızı sağlamak için zaman yönetimine öncelik verin.
Sanal toplantılar, biri gerçek bağlantıyı sürdürmek olmak üzere benzersiz zorluklar doğurur. Dijital bir ortamda bile göz teması çok önemli bir rol oynar.
Kendi video akışınızı izleme veya dikkatinizi dağıtma dürtüsüne karşı koyun. Özellikle konuşurken doğrudan kameraya bakmak, tartışmaya katılımı ve dikkati artırır.
Uzaktan çalışma ortamı, görüntülü aramaların verimliliğini ve profesyonelliğini baltalayabilecek çeşitli potansiyel dikkat dağıtıcı unsurlar sunar. İşte birkaç yaygın dikkat dağıtma ve bunlara karşı koymak için stratejiler.
Çocuklar ve eşler ofisinize girebilir veya dışarıda gürültü yapabilir. Aile üyelerinin merak etmesi veya yardıma ihtiyaç duyması doğal olsa da, toplantılarınızın önemini onlara iletmeniz çok önemlidir.
Sınırlar belirleyerek ve onları önceden bilgilendirerek kesintileri en aza indirebilir ve profesyonel bir atmosfer sağlayabilirsiniz.
Tüylü dostlarımız iş günü boyunca harika arkadaş olabilirler, ancak sanal toplantılarınızın önemini anlamayabilirler. En uygunsuz zamanlarda hevesli bir köpek havlayabilir veya meraklı bir kedi klavyenizin üzerinden geçebilir.
Bu olası kesintileri azaltmak için aramalarınız için sessiz, kapalı bir alan bulmanız önerilir.
Bu mümkün değilse, toplantınız sırasında meşgul olmaları için bir oyun alanı veya oyuncaklar ayarlayabilir veya hatta başka bir odada meşgul olmaları için bir aile üyesini görevlendirmeyi düşünebilirsiniz.
İster trafiğin uğultusu, ister oyun oynayan çocuklar veya ara sıra çalan kapı zili olsun, dışarıdaki sesler tahmin edilemez ve rahatsız edici olabilir.
Bazı sesler kontrolümüz dışında olsa da önleyici tedbirler almak etkilerini büyük ölçüde azaltabilir. İster arka bahçeye bakan bir oda ister yalıtımlı bir bodrum katı olsun, evinizde dış seslerden en az etkilenen bir yer bulun.
Kalın perdeler veya pencere contaları, dış mekan seslerini daha da azaltarak aramanızın profesyonel ve kesintisiz kalmasını sağlayabilir.
Bu sürekli bağlantı çağında, telefonlarımız her zaman bildirimler, metinler veya çağrılarla çalıyor. İletişim için gerekli olsalar da, görüntülü görüşme sırasında dikkatinizi bölerek zararlı olabilirler.
Telefonunuzu sessize almanın ötesinde, yüzü aşağı bakacak şekilde veya tamamen başka bir odaya yerleştirmeyi düşünün.
Amaç, kendinizi tamamen video görüşmesine kaptırabileceğiniz, eldeki konuşmaya saygı ve bağlılık gösterebileceğiniz bir alan yaratmaktır.
Hayatlarımız giderek daha fazla dijitalleşirken, bir dizi e-posta bildirimi, açılır pencere veya sohbet uyarısı, herhangi bir fiziksel kesinti kadar dikkat dağıtıcı olabilir.
Bu tür dikkat dağıtıcı şeyler yalnızca dikkatinizi bölmekle kalmaz, aynı zamanda ekran paylaşımı yapıyorsanız diğerlerinin de dikkatini dağıtabilir.
Aramanızdan önce, dijital çalışma alanınızı düzenlemek için birkaç dakika ayırın. Gereksiz sekmeleri ve uygulamaları kapatın ve gerekirse kesintiye neden olabilecek tüm uygulamalarda 'Rahatsız Etmeyin' modlarını etkinleştirin. Bu, üretken tartışmalara elverişli bir dijital ortamı teşvik eder.
Uzak bir çalışma ortamında bile komşulardan, arkadaşlardan veya geniş aileden beklenmedik ziyaretler olabilir. Bu iyi niyetli ziyaretler, görüntülü toplantı taahhütlerinizden haberdar olmayabilir.
Evden çalışma rutininizi çevrenizdekilerle paylaşmakta fayda var. Önemli toplantılar sırasında ön kapınıza kibar bir 'Rahatsız Etmeyin' işareti veya bildirimi asmayı düşünün.
Bu tür sınırlar belirleyerek, profesyonel taahhütlerinizin hak ettikleri saygı ile ele alınmasını sağlarsınız.
Toplantılardaki verimlilik genellikle ara sözlerle tehlikeye atılır. Hafif yürekli şakalar yapmak veya kişisel anekdotlar paylaşmak insan doğası olsa da, bir denge kurmak çok önemlidir.
Moderatörlük yapıyorsanız, konu dışına çıkarsa sohbeti nazikçe tekrar yoluna sokun. Görüşmenin başında veya sonunda, gündelik sohbetler için belirli zamanlar ayırmak da yararlı olabilir, böylece katılımcılar arasında dostluğu beslemeye devam ederken ana gündemden ödün verilmemesini sağlar.
Video konferans dünyasında gezinmek, özellikle de dikkate alınması gereken pek çok faktör varken biraz bunaltıcı olabilir.
Süreci kolaylaştırmaya ve kendinizi mümkün olan en iyi şekilde sunmanıza yardımcı olmak için, başarılı bir görüntülü görüşme için yapılması ve yapılmaması gerekenleri vurgulayan bir karşılaştırma tablosunu burada bulabilirsiniz.
İster ara sıra kullanıcı olun, ister günlük görüntülü arama yapın, bu tablo, sanal etkileşimlerinizi profesyonel ve üretken tutmak için kullanışlı bir hızlı referans görevi görür:
| Bakış açısı | yapılacaklar | yapılmaması gerekenler |
|---|---|---|
| Dış görünüş | Gündelik iş kıyafetleri giyin. | Kareli, ince çizgili giymeyin veya sadece belden yukarısı giyinmeyin. |
| Aydınlatma | Doğal ışık kullanın; ışık kaynağınızla yüzleşin. | Işığın arkanızdan gelmesine izin vermeyin. |
| Kamera | Kamerayı göz hizasına getirin; nötr bir arka plan kullanın. | Arka planda dağınık veya hassas öğeler bulundurmayın. |
| Ses | kulaklık kullanın; bir mikrofon satın almayı düşünün. | Yalnızca yerleşik bilgisayar sesine güvenmeyin; yankılardan kaçının. |
| Profesyonel Davranış | Zamanında olun; göz teması kur; bir gündem kullanın. | Çoklu görev yapmayın; arama sırasında alakasız konuşmalardan kaçının. |
| dikkat dağıtıcı şeyler | Aileyi toplantılar hakkında bilgilendirin; alakasız sekmeleri kapatın. | Telefonları yüksek sesle bırakmayın; çalışma alanında evcil hayvan bulundurmaktan kaçının. |
Evden görüntülü konferans, küçük işletmeler ve çalışanları için evden çalışırken iletişim halinde kalmanın harika bir yoludur.
Bu ipuçlarıyla, her seansta daha başarılı olurken elinizden gelenin en iyisini yapabilir ve daha profesyonel görünebilirsiniz.
Resim: Depositphotos.com