Küçük İşletmeler için Sanal Toplantıların Tam Değerine Nasıl Erişilir?

Küçük işletmeler, büyük şirketlere sağlanan kaynakları sunamayabilir ve birkaç yıl içinde işlerin şirket içinde nasıl görüneceğini %100 kesinlikle tahmin edemeyebilir. Ne de olsa hala büyüyorlar ve mevcut ekonomik görünüm zaman zaman acımasız görünüyor. Bununla birlikte, küçük işletmelerin sunabileceği şey, çalışanlarla bulundukları yerde buluşmaktır.

Güvenilir, güçlü ve esnek bir görüntülü toplantı platformu, çok sayıda toplantıya ev sahipliği yapmasalar bile küçük işletmeler için harikalar yaratır. Sanal toplantı yazılımı teknolojisi, her çalışanın kullanabileceği analitiği, görev ve zaman yönetimini ve iş akışı izlemeyi içerecek şekilde gelişti. Ne kadar büyürlerse büyüsünler, çalışan eklemek ve kalıcı, sürdürülebilir protokoller oluşturmak, gelişmekte olan bir küçük işletmenin temelini oluşturur.

Küçük işletmelerin bu temel iş aracı için alışveriş yaparken akılda tutmaları gereken bazı önemli hususlar şunlardır:

Güvenli

"Zoombombing", dünya çapında çoğu iş operasyonunun çevrimiçi ortama geçtiği COVID-19 salgınının başlangıcında sürekli bir şaka haline geldi. Buradaki fikir, bir yabancının devam eden bir görüntülü görüşmeye girerek kafa karışıklığına neden olabilmesi ve katılımcıları trolleyebilmesiydi. Zararsız bir sıkıntı olarak başlayan şey, Zoom'a oldukça pahalıya mal olan bir güvenlik riskine dönüştü: Şirket, 2021'de 85 milyon dolarlık bir dava ödedi.

Görüntülü toplantı yazılımlarının en yüksek güvenlik standartları dışında herhangi bir şeye sahip olması artık kabul edilemez ve çoğu satıcı koruma oyunlarını hızlandırdı. İki faktörlü kimlik doğrulamayı destekleyen ve hatta gerektiren yazılımlara öncelik vererek başlayın. Ekstra bir adım sunar, ancak herhangi bir dolandırıcıyı, bireysel bir kullanıcının sahip olduğu birden fazla cihaza erişim olmadan etkili bir şekilde kilitler. Bazı yazılım satıcıları kendi kimlik doğrulama yazılımlarını sunar ve ikisini birlikte kullanmak güvenlik çabalarını kolaylaştırır. Ayrıca, modern görüntülü sohbet yazılımlarının çoğu bulut tabanlı olsa da, fiziksel veri merkezlerini çalıştıran sağlayıcıları tercih etmek mantıklıdır ve bu da bilgisayar korsanlarının atlamaları için ek bir çember oluşturur.

Yazılım aramayı yürüten kişiye yetki verdiğinde birçok sorundan kaçınılabilir. Toplantı sahibinin devam eden aramaları "kilitlemesine" izin veren teklifleri arayın. Bu, davet edilmiş veya çağrının bağlantısını almayı başarmış olsalar bile yeni hiç kimsenin girememesini sağlar. Sanal toplantıları yürüten kişiler aracılığıyla da ekran paylaşımı ve kayıt isteklerini yönlendiren yazılımlara öncelik verin.

Birlikte sonsuza

SaaS'taki, özellikle otomasyon yeteneklerindeki gelişmeler sayesinde, toplantı yazılımı, toplantıdan önce ve sonra olanlara odaklanabilir. Örneğin, bir şirket bir web seminerine ev sahipliği yapıyorsa, yazılım kullanıcıların davetleri özelleştirmesine veya etkinlik öncesi anketler göndermesine izin verebilir ve daha sonra tüm katılımcılara otomatik olarak oluşturulan konuşmanın bir dökümünü e-postayla gönderebilir.

Küçük işletmeler, uygulamalarının geri kalanını çalıştıran aynı satıcının sunduğu bir toplantı platformuna yatırım yapmayı düşünmelidir. Bu, satıcıların sorunları merkezi bir konumdan izleme yeteneği nedeniyle artan güvenlik seviyesi de dahil olmak üzere çok sayıda fayda sağlar. Bu seçenek aynı zamanda çoğu görüntülü toplantı yazılımında yerleşik olan analiz işlevlerinin kilidini açar. Yukarıdaki web semineri örneğinin devamı olarak, doğru teknoloji çözümü, anket sonuçları veya bir slayt destesinde tartışılan önemli rakamlar gibi bilgileri toplantı tamamlandığında otomatik olarak çekebilir, bazı sayıları çözebilir ve sonuçları her katılımcıya gönderebilir ve çalışan. İkinci alıcılar, takvimlerine eklenen göze çarpan görevleri ve izleme elektronik tablolarına gömülü incelikli sayıları bulacaklar; bunların tümü, farklı yazılım parçalarının birbiriyle sorunsuz bir şekilde iletişim kurması nedeniyle mümkündür.

Küçük işletmeler için bu süreçten vazgeçmek ve en ucuz çözümü sunan sağlayıcıyı tercih etmek cazip gelebilir. Gerçek tasarruf, bir işbirliği uygulamaları paketi olarak paketlenmiş ve fiyatlandırılmış birden fazla ilgili aracın birlikte çalışabilirliğinden gelir.

Yakın ya da uzak

Doğru görüntülü toplantı yazılımı, çalışan deneyimi için harikalar yaratır. Diğer uygulamalarla birleştirildiğinde, çalışanlar günlük işleri kuş bakışı görebilir ve gerekli pivotları gerçekleştirmek için görevleri hızla ayarlayabilir. Ayrıca, sanal toplantılardan önce ajandaların dağıtılmasını sağlayarak ve görüşme sırasında sanal yazı tahtalarına izin vererek çalışanların zamanını en üst düzeye çıkarır.

Ancak güçlü bir toplantı yazılımı, bir şirketin çalışanlarının nasıl çalıştığını anladığı mesajını verir.

Küçük işletmeler, bir mobil bileşeni olan toplantı yazılımına öncelik vermelidir. Görünüşe göre, tüm teknoloji şirketlerinin masaüstü tekliflerini tamamlamak için mobil uygulamalar oluşturması gerekmez mi? Ancak, güvenilir toplantı yazılımı ve desteklenen, son teknoloji ürünü, teknolojik açıdan anlayışlı bir mobil uygulama üreten bir satıcı bulmak daha zordur. bazılarının düşündüğünden daha fazla. Ayrıca, bu yazılım birleşik bir sistem içinde çalıştığında, iş akışlarına rehberlik edecek ve güncellenecek faydalı veriler için mobil toplantılarda bile madencilik yapılır.

Çalışanlar, teorik olarak dünyanın her yerinden yazılımla etkileşim kuracakları için, küçük işletmelerin, denetçilerin olaydan sonra gözden geçirmesi için bir etkinlik günlüğü tutan teknolojiyi kullanmaları önemlidir. Bir güvenlik ihlali meydana gelirse, bu, ne olduğunu takip etmek ve büyüme dönemleri boyunca devam etmesi için güvenlik açığını yamalamak için paha biçilmez bir kaynak olabilir.

Sanal Toplantılar için Standartlar ve Uygulamalar

Küçük işletmeler, yazılım paketlerini verimliliği göz önünde bulundurarak oluşturmalıdır. Her kurala istisna uygulayabilen yalnızca birkaç çalışan varken bu yönü gözden kaçırmak kolaydır, ancak şirket büyüdükten sonra, yeni işe alınanlar, özellikle de yeni yöneticiler gemiye geldiğinde en iyi uygulamaları oluşturmak önemli hale gelecektir.

Yazılım ayrıca bir emsal teşkil ediyor: Şimdi, önemli bir şey ortaya çıktığında, çalışanlar, bilginin etkili bir şekilde iletileceğini ve kabloların geçmesi durumunda sanal bir kağıt izi olacağını bilerek bilgileri yaymak için sanal toplantılar düzenlemeye teşvik ediliyor.

En önemlisi, görüntülü toplantı yazılımı küçük işletmelere zaman kazandırır; bu, her büyüklükteki işletmenin ne pahasına olursa olsun koruması gereken bir metadır.