W2 Formu Ücret ve Vergi Beyannamesi nedir? İşverenlerin ve Çalışanların Bilmesi Gerekenler

W2 formu Ücret ve Vergi beyannamesinin ne olduğunu merak eden bir çalışan mısınız yoksa bunları sağlaması gerekip gerekmediğini merak eden bir işveren misiniz? W2 formları söz konusu olduğunda, işverenlerin ve çalışanların sorumluluklarını anlamaları önemlidir. Bu vergi belgesinin vergi beyannamesi için hayati etkileri vardır ve herhangi bir çalışanın mali ortamının önemli bir parçasıdır. Bu yazıda, W2 formunun incelikleri hakkında, amacından içeriğine ve son dağıtım tarihlerine kadar bilmeniz gereken her şeyi gözden geçireceğiz. Haydi dalalım!

W2 Formu nedir?

W2 Formu, bir çalışana ödenen ücretleri, maaşları ve diğer tazminat biçimlerini bildirmek için kullanılan bir Internal Revenue Service (IRS) vergi formudur. Özünde, bir çalışanın o yılki kazancının kapsamlı bir mali kaydıdır. İşveren, vergilerini doğru ve verimli bir şekilde beyan edebilmeleri için çalışana doldurulmuş W2 formunun bir kopyasını sağlamalıdır. İşveren, çalışana bir nüsha sağlamanın yanı sıra, şeffaflık ve uygunluğu sağlamak için formun nüshalarını IRS'ye ve ilgili tüm eyalet vergi dairelerine sunmakla kanunen görevlendirilmiştir.

Form W-2 – Ücret ve Vergi Beyanı kime verilir?

Ücret ve Vergi Beyanı olarak da bilinen W2 Formu, vergi yılı boyunca bir işveren için çalışmış olan bir çalışana gönderilir. İşin yarı zamanlı veya tam zamanlı olup olmadığı, form vergi yılı sonunda işveren tarafından düzenlenir. Çalışanın kazançları, kesilen vergiler ve alınan tüm tazminatlar hakkında ayrıntılı bilgiler içerir ve vergi amaçları için bir çalışanın gelirinin şeffaf bir kaydını sağlar. Tüm çalışanların vergilerini beyan edebilmeleri için bu formun bir kopyasını almaları zorunludur. İşverenlerin bu formun bir kopyasını IRS'ye ve ilgili eyalet vergi dairelerine göndermesi gerekir.

İşveren Olarak Sorumluluklarınız

Bir işveren olarak, yasa gereği, vergi yılının sonunda çalışanlara bir W2 Formu sağlamanız gerekir. Doğru bir şekilde doldurulması ve zamanında doldurulması gereken bu form, işletmenizin vergi yükümlülüklerinin önemli bir bölümünü oluşturmaktadır. Bu sadece yasal uyumlulukla ilgili değil; zamanında ve doğru bir W2, çalışanlarınızla olumlu bir ilişki sürdürmenize de yardımcı olur. Bu bilgiler W2 Formu'na yansıtılacağından ve tutarsızlıklar IRS veya devlet kurumlarıyla potansiyel sorunlara yol açabileceğinden, yıl boyunca çalışan maaşlarının ve kesilen vergilerin titiz kayıtlarını tutmanız önemlidir.

W-2'mi Nasıl Alabilirim?

Pek çok insan W-2 formunu nasıl alacağından emin değil, ama aslında oldukça basit. W-2'nizi nasıl emniyete alacağınıza dair bazı kullanışlı ipuçları:

• İşvereninizle İletişim Kurun: İşvereniniz, W-2 formları için ilk irtibat noktanızdır. Böyle bir sistem yürürlükteyse, size gerekli evrakları veya çevrimiçi olarak nasıl erişeceğiniz ve indireceğinizle ilgili talimatları sağlayabilmelidirler.
• Çevrimiçi Bordro Sisteminizde Oturum Açın: Bordro sisteminize çevrimiçi erişiminiz varsa, W-2'nizin bir kopyasını doğrudan web sitesinden indirerek süreci hızlı ve kağıtsız hale getirebilirsiniz.
• Sosyal Güvenlik İdaresi (SSA) ile iletişime geçin: SSA, W-2 belgenizi kaybettiyseniz veya işvereninizden alamıyorsanız, size sağlayabilir. Kendinizi bir çıkmazda bulursanız, bu yararlı bir yedekleme seçeneğidir.
• IRS'den Bir Kopya İsteyin: İşvereninizden bir kopya alamıyorsanız, Form 4506–T'yi doldurarak IRS'den ücretsiz bir kopya talep edebilirsiniz. Diğer yöntemler başarısız olursa bu iyi bir alternatiftir.
• Üçüncü Taraf Hizmetleri Kullanın: Diğer tüm yöntemler başarısız olursa, W-2 formunuzun kopyalarını almanıza yardımcı olabilecek çeşitli üçüncü taraf hizmetleri vardır. Bu şirketler genellikle bu hizmet için ücret alır, bu nedenle bilinçli bir karar verdiğinizden emin olmak için önceden uygun araştırmayı yapmanız önerilir.

W-2'ler 2023'te ne zaman gelecek?

2022 vergi yılı için W-2'lerin süresi 31 Ocak 2023 veya öncesindedir. İşverenlerin W-2 formlarını takvim yılının sonunda düzenlemeleri ve Şubat ayının son gününe kadar göndermeleri gerekmektedir. Bu çok önemli bir son tarih ve bunun kaçırılması cezalara yol açabilir. İşverenler için tüm çalışanların W-2'lerini zamanında almalarını sağlamak, vergilerini doğru ve verimli bir şekilde hazırlamalarını sağlamak önemlidir.

W-2 Formu: Ücret ve Vergi Beyannamesi Hangi Bilgileri İçerir?

Form W-2 Ücret ve Vergi Beyannamesi, bir çalışanın o yıl için mali verileri hakkında kapsamlı bir genel bakış sağlar. Bu belge, vergi beyannamesi için hayati bilgilerin tek elden kaynağı olarak işlev görür. Form W-2'de yer alan ayrıntıların bir listesi aşağıdadır:

• Çalışanın adı, adresi ve Sosyal Güvenlik numarası
• İşverenin adı, adresi ve İşveren Kimlik Numarası (EIN)
• Toplam kazanç, ücretler ve bahşişler
• Kesilen federal gelir vergisi tutarı
• Kesilen Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerinin miktarı
• Eyalet vergileri, yerel vergiler ve/veya şehir vergileri kesilir
• IRS'ye bildirilen diğer vergiye tabi gelir veya kesintiler

W-2 Formu Nasıl Dosyalanır?

Aşağıda W-2 Formunun nasıl doldurulacağını kutu kutu inceleyelim…

Kutu AF

Kutu A, çalışanın SSN'si içindir. Bu numara, vergi amaçları için kritik bir kişisel kimlik parçasıdır. B, C ve D kutuları EIN, işveren adresi ve kontrol numarası içindir. Bu ayrıntılar işveren hakkında önemli bilgiler sağlar. E ve F kutuları, çalışanın adı ve adresi içindir, vergi kayıtları için kişisel tanımlamanın bir başka kritik yönü.

Kutu 1 – Ücretler, bahşişler, diğer tazminatlar

Bu bölüm, çalışanınızın vergiye tabi toplam maaşını, bahşişlerini ve diğer tazminatlarını içerir. Vergiye tabi olan her türlü kazançları kapsar.

Kutu 2 – Federal gelir vergisi stopajı

Yıl boyunca çalışanın maaşından alınan toplam federal gelir vergisinin listelendiği yer burasıdır. Bu rakam, çalışanın ön ödemeli federal vergi katkı paylarını temsil eder.

Kutu 3 ve 4

Çalışanınızın brüt maaşı ve maaşından kesilen SGK vergileri bu kutularda gösterilmektedir. Bu, kazançlarının ne kadarının Sosyal Güvenlik vergilerine tabi olduğunu gösterir.

Kutu 5 – Medicare maaşları ve bahşişler

Bu kutu, Medicare vergilerine tabi maaş ve bahşiş miktarını gösterir. Bu, çalışanınızın gelecekteki Medicare faydalarını doğrudan etkilediği için önemli bir ayrıntıdır.

Kutu 6 – Medicare vergisi stopajı

Bu bölüm, çalışanın maaş çekinden kesilen Medicare vergilerinin toplam tutarını içerir. Sosyal Güvenlik vergileri gibi, bu katkılar da çalışanın Medicare yardımlarını etkiler.

Kutu 7 – Sosyal güvenlik ipuçları

Mümkünse bu kutu, çalışanınız tarafından size bildirilen toplam bahşiş miktarını içerir. Bu ipuçları, Sosyal Güvenlik katkı paylarının hesaplanması amacıyla kazanılmış gelir olarak sayılır.

Kutu 8 – Tahsis edilen ipuçları

Bu kutu, bildirilen bahşiş gelirine göre çalışanınıza tahsis edilen bahşiş miktarını gösterir. Çalışanın toplam kazancının daha doğru bir resmini sağlamaya yardımcı olur.

Kutu 9

Bu kutu artık kullanılmamaktadır ve boş bırakılmalıdır.

Kutu 10 – Bağımlı bakım yardımları

Bu bölüm, işletmeniz tarafından sağlanan bağımlı bakım yardımlarının miktarını gösterir. İşveren tarafından finanse edilen çocuk bakımı veya yetişkinlere bağımlı bakım hizmetleri gibi şeyleri içerebilir.

Kutu 11 – Niteliksiz planlar

Bu bölüm, çalışana ödenen niteliksiz ertelenmiş tazminat tutarını içerir. Vergiye uygun ertelenmiş tazminat planının parçası olmayan tüm ödemeleri kapsar.

Kutu 12

Bu kutu, çeşitli ertelenmiş tazminat ve menfaat türlerini içerir. 401(k) planları Bu süreç, yazılıma bağlı olarak farklılık gösterebilir.

Kutu 13

13 numaralı kutuda üç onay kutusu vardır. İşveren, bunlardan herhangi birinin geçerli olup olmadığını işaretlemelidir:

• Yasal Çalışan: Bu, ücret kazanmasına rağmen FICA (Social Security and Medicare) vergileri söz konusu olduğunda serbest meslek sahibi olarak kabul edilen çalışanları ifade eder. IRS, kimlerin yasal bir çalışan olarak nitelendirildiği konusunda özel yönergelere sahiptir.
• Emeklilik Planı: Çalışan vergi yılı boyunca şirketinizin emeklilik planına katıldıysa bu kutu işaretlenmelidir. Bu, çalışanın geleneksel bir IRA'ya yaptığı katkıları kesme yeteneğini etkileyebilir.
• Üçüncü Şahıs Hasta Ödemesi: Sigorta şirketi gibi bir üçüncü şahıs çalışanınıza hastalık ücreti ödediyse bu kutu işaretlenmelidir.

Kutu 14 – Diğer

14. kutuda, işverenler standart kutulara uymayabilecek herhangi bir ek vergi bilgisini bildirme özgürlüğüne sahiptir. Bu, sendika aidatları, işveren destekli sağlık sigortası veya bir emeklilik planına vergi sonrası katkılar gibi kalemleri içerebilir.

Kutular 15 ila 20

Bu kutular eyalet ve yerel vergilerle ilgilidir. Bunlar, işverenin eyalet ve eyalet vergi kimlik numarasını, çalışanın eyalet maaşlarını, bahşişleri vb., eyalet gelir vergisini, mahallin adını, yerel maaşları, bahşişleri vb. ve yerel gelir vergisini içerir. Tüm çalışanların bu kutulara girişleri olmayacak, ancak ilgili olduğunda, işveren bu bilgileri doğru bir şekilde bildirmelidir.

IRS W2 Formunuzu almadıysanız ne yapmalısınız?

Şubat ayının sonuna kadar W-2 Formunuzu işvereninizden (veya eski işvereninizden) almadıysanız, W-2'nin postalanıp postalanmadığını ve ne zaman gönderildiğini öğrenmek için önce onlarla iletişime geçmelisiniz. Postayla gönderildiyse, yanlış adres nedeniyle işvereninize iade edilmiş olabilir. İşvereninizle görüştükten sonra, W-2'nizi almazsanız, yardım için 800-829-1040 numaralı telefondan IRS'yi arayabilirsiniz.

IRS W Formu Türleri

IRS tarafından verilen çeşitli W formları vardır, bunlardan bazıları şunlardır:

W-2'nizde bir hata bulursanız ne yapmalısınız?

W-2'nizde bir hata bulursanız, derhal işvereninize haber vermeli ve düzeltilmiş bir W-2 talep etmelisiniz. İşvereniniz, düzeltilmiş bir W-2 olan bir W-2c düzenleyecektir. Orijinal W-2'yi asla kendiniz değiştirmeyin.

W2'nizi nasıl bağlayabilirsiniz?

W-2'nizi vergi beyannamenize eklemek basit bir işlemdir. Bunu tam olarak şu şekilde yapabilirsiniz:

1. Belgeleri toplayın. W-2'nizi ve vergi beyannamenize ekleyeceğiniz diğer belgeleri toplayın.
2. Tarayın veya fotokopisini çekin. Belgeleri tarayın veya kağıt formlarsa kopyalarını çıkarın.
3. Bir elektronik klasör oluşturun. Bilgisayarınızda belgeleri saklayacağınız bir klasör oluşturun.
4. Belgeleri Yükle. Taranmış/fotokopilenmiş formlarınızı elektronik klasöre yükleyin.
5. Belgeleri iadeye ekleyin. Belgeleri beyannameye eklemek için vergilerinizi dosyalamak için kullandığınız yazılımı kullanın.

W2 Formu İpuçları

Vergi beyannamesi birçok insan için göz korkutucu bir görev olabilir. W-2'nizi doğru ve zamanında dosyaladığınızdan emin olmanız için bazı ipuçları:

• Bilgilerinizi dikkatlice kontrol edin . Tüm bilgilerinizin doğru ve güncel olduğundan emin olun.
• Doğruluk için iki kez kontrol edin. Hata olmadığından emin olmak için göndermeden önce formu dikkatlice inceleyin.
• Zamanında gönderin. Herhangi bir gecikme ücretine maruz kalmamak için W-2'nizi teslim tarihinden önce dosyaladığınızdan emin olun.
• Bir vergi uzmanına danışın. Şüpheniz varsa, vergi indirimleri ve W-2'nizi doldurma konusunda daha fazla tavsiye ve yardım için yetkili bir vergi uzmanına ulaşın.
• Tahmini vergi ödemeleri. Maaş veya ücret almıyorsanız, yıl boyunca tahmini vergi ödemeleri yapmanız gerekebilir.

Son sözler

W-2 formunu ve bunun hem çalışanlar hem de işverenler üzerindeki etkilerini anlamak çok önemlidir. Bu, vergi beyannamesi sürecinin önemli bir parçasıdır ve bir bireyin ne kadar gelir vergisi ödemesi gerektiğini belirlemede önemli bir rol oynayabilir. Bu form aynı zamanda işverenler için değerli bilgiler sağlayarak, yıl boyunca ödedikleri ücret ve vergi tutarlarını takip etmelerine yardımcı olur.

Kayıtları doğru tuttuğunuzdan, zamanında dosyaladığınızdan ve ister çalışan ister işveren olun sorumluluklarınızı anladığınızdan emin olun. Bunu yapmak, olası sorunlardan veya cezalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Dosyalama sürecini daha kolay ve daha verimli hale getirebileceğinden, serbest meslek sahibi kişiler ve küçük işletme sahipleri için en iyi vergi yazılımını bulmak da önemlidir.

1099 ve W-2 arasındaki fark nedir?

1099 Formu, serbest çalışma veya sözleşmeli çalışma gibi çalışan dışı gelirleri bildirmek içindir; W-2 Formu ise ücretleri, maaşları ve diğer çalışan tazminat türlerini bildirmek için kullanılır.

İşverenlerin ayrıca W-2 Formlarında bildirilen çalışan gelirinden vergi kesmesi gerekirken, 1099 kuralları, bağımsız yüklenicilerin 1099 Formlarında bildirilen gelir üzerinden kendi vergilerini ödemekten sorumlu olmasını gerektirir.

W-4 formu ile W-2 formu arasındaki fark nedir?

Çalışanın Stopaj Ödeneği Sertifikası olarak da bilinen bir W-4 Formu, işverenlerin maaş çeklerinden ne kadar federal gelir vergisi kesmeleri gerektiğini bilmelerini sağlamak için çalışanlar tarafından doldurulur. Çalışan, kişisel veya mali durumunda herhangi bir değişiklik olduğunda bu formu değiştirebilir. Buna karşılık, bir W-2 Formu, bir çalışanın kazandığı toplam geliri ve yıl boyunca maaşlarından kesilen federal, eyalet ve diğer vergilerin miktarını ayrıntılarıyla açıklayan, işverenler tarafından oluşturulan yıllık bir rapordur. Bu nedenle, W-4 formu vergi yükümlülüklerini tahmin etmek için kullanılırken, W-2 formu gerçekte kazanılan ve alıkonulanları yansıtır.

W-2 vergi formundaki "Cafe 125" nedir?

W-2 vergi formundaki "Cafe 125", IRS kodunun 125. Bölümüne atıfta bulunur. Bu bölüm, çalışanların sağlık, diş ve görme sigortası primleri gibi faydaları içeren bir yemekhane planına yaptıkları vergi öncesi katkı paylarıyla ilgilidir. Bu katkılar vergi öncesi dolar ile yapılır ve dolayısıyla federal gelir vergisi stopajına, Sosyal Güvenlik vergilerine veya Medicare vergilerine tabi değildir. W-2 formundaki 'Cafe 125' notu, çalışanın vergi yılı boyunca yaptığı bu tür katkıların bir göstergesidir.

Form W-2G nedir?

Belirli Kumar Kazançları olarak da bilinen Form W-2G, belirli kumar faaliyetlerinden kazanılan geliri bildirmek için kullanılan bir vergi formudur. Bu faaliyetler, belirli ödeme eşiklerini karşılayan piyangoları, çekilişleri ve diğer bahis girişimlerini içerir. Kazançlar, kumar türüne bağlı olarak değişen ve federal gelir vergisi stopajına tabi olan belirli değerleri aşarsa, bu tür kazançları ödeyenlerin alıcıya bir W-2G formu düzenlemesi gerekir.

Bir W-2 Almak İçin Ne Kadar Para Kazanmanız Gerekiyor?

Genel olarak, işverenler, yıl içinde en az 600 ABD doları maaş, bahşiş veya diğer tazminat kazanan herhangi bir çalışana bir W-2 formu sağlamakla yükümlüdür. Bu kural, çalışanın toplam gelirinden bağımsız olarak herhangi bir miktarda stopaj vergisi varsa da geçerlidir. Ancak, 600 dolardan az kazanmış olsanız bile, tüm gelirinizi IRS'ye bildirmekle yükümlü olduğunuzu unutmamak önemlidir.

W-2'mi Kaybedersem Ne Yapmalıyım?

W-2 formunuzu kaybettiyseniz, derhal işvereninize ulaşmalı ve bir kopyasını istemelisiniz. İşverenler, talep edilmesi halinde yasal olarak bir yedek sağlamakla yükümlüdür. İşvereniniz yenisini veremezse, işvereninizi yeni bir tane vermeye zorlayabilecek olan IRS ile iletişime geçebilirsiniz. IRS, işvereniniz zamanında bir yedek sağlamazsa, kullanmanız için size yedek bir W-2 Formu da sağlayabilir.

W-2'ler hangi tarihe kadar çalışanlara gönderilmelidir?

IRS, işverenlerin W-2 formlarını çalışanlarına en geç vergi yılını takip eden yılın 31 Ocak tarihine kadar dağıtmasını zorunlu kılar. Bu, çalışanlara vergi beyannamelerini son tarih olan 15 Nisan'dan önce sunmaları için bolca zaman tanır. İşverenler bu süreye uymazlarsa, cezalarla karşı karşıya kalabilirler. Bu nedenle, çalışanlar, W-2'lerini Şubat ayı başına kadar almamışlarsa, doğrudan işverenleriyle iletişime geçmelidir.

Bir çalışanın W-2 kopyası teslim edilemez olarak iade edilirse ne yapmalıyım?

Bir çalışanın W-2 formunun kopyası teslim edilemez olarak iade edilirse, düzeltilmiş bir posta adresi almak için makul bir girişimde bulunmak işverenin sorumluluğundadır. İşveren daha sonra W-2 formunu yeni adrese yeniden göndermelidir. İşveren düzeltilmiş bir adres alamıyorsa, teslim edilemeyen W-2'yi güvenli bir şekilde saklamalı ve talep üzerine şahsen veya e-posta ile çalışana sağlamalıdır.

İşverenler W-2'leri çalışanlarına elektronik olarak sağlayabilir mi?

Evet, işverenlerin çalışanlarına elektronik ortamda W-2 formları vermelerine izin verilir. Ancak, işveren W-2'yi elektronik formatta almak için önce çalışanın yazılı onayını almalıdır. Bu onay elektronik olarak verilebilir ve bir kez verildikten sonra, çalışan iptal etmediği sürece gelecek yıllar için geçerlidir.

Bir Çalışan Birden Fazla W-2 Alabilir mi?

Evet, vergi yılı boyunca birden fazla işveren için çalışan bir çalışan birden fazla W-2 formu alabilir. Ayrıca, işverenleri orijinal formda bir hata yaptıysa ve bu da formun değiştirilmesi ve yeniden yayınlanması ihtiyacına yol açarsa, düzeltilmiş bir W-2 formu alabilirler. Her W-2 formu, ayrı bir işveren tarafından tutulan kazançları ve vergileri temsil eder.

W-2'leri geç teslim etmenin cezaları nelerdir?

W-2 formlarını geç göndermenin cezaları, IRS'ye doğru bilgileri ne zaman verdiğinize bağlıdır. Teslim tarihinden itibaren 30 gün içinde başvurursanız form başına ceza 50 ABD dolarıdır ve teslim tarihinden sonraki 31 gün ile 1 Ağustos arasında başvurursanız form başına 110 ABD dolarına çıkar. 1 Ağustos'tan sonra veya hiç başvuruda bulunmazsanız, ceza form başına 270 ABD dolarına kadar çıkabilir. Kasıtlı dikkate almama durumunda ceza, üst sınır olmaksızın form başına en az 550 ABD dolarıdır.

Bir işveren yedek W-2 için ücret alabilir mi?

Evet, işverenlerin yeni bir W-2 formu düzenlemek için makul bir ücret talep etmelerine izin verilir. Bu ücret tipik olarak, araştırma, veri alma ve belge hazırlama ile ilgili masraflar dahil olmak üzere, işverenin değiştirme formunu işleme ve oluşturma sırasında maruz kaldığı gerçek maliyete eşdeğerdir. Ancak birçok işverenin çalışanlarına nezaket gereği bu hizmeti ücretsiz olarak verdiğini belirtmekte fayda var.

Resim: Envato Elementleri